Grundlagen des Lean-Projektmanagements – Überwachung der Flow-Effizienz

Die Messung der Flow-Effizienz Ihres Prozesses ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung des Lean-Projektmanagements. Erfahren Sie, was diese Kennzahl ist und wie man sie misst.

Einleitung

Die Effizienz Ihres Team-Workflows gehört zu den wichtigsten Kennzahlen im Lean-Management. Wenn Sie erfahren möchten, ob Sie das Modell richtig umgesetzt haben, müssen sie den Wert unbedingt messen.

Die Verfolgung Ihrer Flow-Effizienz muss nicht schwierig sein und zeigt Ihnen genau, wo Ihre Schwächen liegen und wie diese die Ergebnisse Ihres Teams beeinflussen.

Was ist Flow-Effizienz?

Die Flow-Effizienz ist das Verhältnis von der Wertschöpfungszeit zur Vorlaufzeit, die bis zum Abschluss eines Prozesses benötigt wird. Wertschöpfungszeit ist die Zeit, in der eine Person oder Maschine aktiv auf ein bestimmtes Ziel hinarbeitet. Die Vorlaufzeit ist die Dauer zwischen der Bestellung und der Auslieferung eines Produkts.

Die Verfolgung der Effizienz Ihres Team-Workflows ist entscheidend für die Optimierung des gesamten Prozesses.

Wenn wir den obigen Gedanken weiterspinnen, ist die typische Aktivität bei nicht wertschöpfender Zeit dieselbe wie eine der sieben Arten von Verschwendung im Lean-Management: auf etwas warten. Dies lässt sich noch einmal in zwei Kategorien unterteilen:

  • Wartezeit
  • Blockierte Zeit

Wartezeit läuft auf, wenn eine Aufgabe auf etwas warten muss, dass nicht vom Bearbeiter abhängig ist. Ein typisches Beispiel für Wartezeit in Kanban ist eine Karte, die noch von jemandem geprüft werden muss, bevor sie zur nächsten Spalte auf dem Kanban-Board vorrücken kann.

Blockierte Zeit in Kanban

Auf der anderen Seite entsteht blockierte Zeit dann, wenn eine Aufgabe irgendwo im Workflow stecken bleibt und etwas die Wiederaufnahme der Arbeit verhindert.

Blocker-Gründe können sein: Warten auf persönliche Kapazitäten (üblicherweise, weil eine andere Aufgabe sofort bearbeitet werden muss) oder ein Hardware-/Software-Problem, das vom Reparaturteam gelöst werden muss.

Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Verschwendungen besteht darin, ob die passive Zeit erwartet wird. Wenn damit zu rechnen ist, sollten Sie es als Wartezeit betrachten. Wenn nicht, wird ins Stocken geratene Aufgabe als blockiert angesehen.

Wenn Sie wissen, wie viel Zeit beim Warten verloren geht, erhalten Sie Aufschluss darüber, wo Sie Ihren Prozess verbessern müssen.

Wie misst man die Flow-Effizienz?

Wenn Sie in einer Position mit Führungsverantwortung neu ins Lean-Management einsteigen, mag das Messen der Flow-Effizienz schwierig erscheinen. In der Praxis reicht diese einfache Formel:

Flow-Effizienz [%] = Wertschöpfungszeit / Vorlaufzeit * 100

Ein praktisches Beispiel: Wenn eine Ihrer Softwareingenieurinnen 5 Tage benötigt, um eine Funktion abzuschließen, sie aber nur einen Tag aktiv daran arbeitet, dann beträgt die Flow-Effizienz für die Entwicklung dieser speziellen Funktion 20 %.

Die manuelle Berechnung dieses Werts für jede Aufgabe, die den Workflow Ihres Teams durchläuft, führt jedoch zu mehr Verschwendung als Wert für Führungskräfte, die das Lean-Managementmodell anwenden.

Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie alle Faktoren berücksichtigen müssen, die diese Kennzahl beeinflussen. Glücklicherweise können Sie mit der digitalen Kanban-Software Ihre Flow-Effizienz ohne viel Zeitaufwand verfolgen.

Tools zur Berechnung der Flow-Effizienz in Kanbanize!

Flow-Effizienz-Widget

In Kanbanize können Sie die Flow-Effizienz direkt auf dem Haupt-Dashboard mit Hilfe eines speziell entwickelten Widgets überwachen. Es kann umfassend angepasst werden und liefert Ihnen einen schnellen Überblick über die Effizienzstatistiken, die Sie verfolgen möchten.

Flow-Effizienz-Diagramm

Darüber hinaus steht Ihnen ein praxisrelevantes Diagramm zur Verfügung, das die Effizienz Ihres Flows detaillierter darstellt.

Dieses kann sich als unschätzbares Hilfsmittel in Ihrem Lean-Management-Arsenal erweisen. Das Diagramm sammelt automatisch Daten von jeder Karte, die während des Zeitraums Ihr Kanban-Board durchlaufen hat, erfasst die gesamte Fow-Effizienz für den Zeitraum und visualisiert die Ergebnisse.

Ein wesentlicher Vorteil einer digitalen Lösung besteht in der großen Auswahl an Workflow-Filtern. Außerdem können Sie zusätzliche Faktoren wie die blockierte Zeit der Karten hinzufügen oder ausblenden. Dies gilt auch für die verschiedenen Phasen Ihres Team-Workflows.

Auf diese Weise können Sie mit nur wenigen Klicks verschiedene Aspekte Ihrer Flow-Effizienz überwachen und Daten darüber sammeln, wo Sie etwas verbessern müssen.

Dadurch können Sie redundante Phasen Ihres Workflows identifizieren oder sich davon überzeugen, dass neue Schritte zur Leistungssteigerung erforderlich sind. Sie können aber auch die Leistungsfähigkeit Ihres Teams inviduell verfolgen und mehr über deren Stärken und Schwächen erfahren.

ZUSAMMENFASSUNG

Die Flow-Effizienz ist das Verhältnis von Wertschöpfungszeit zu Vorlaufzeit. Wenn Sie diese Kennzahl messen, können Sie besser:

  • Nachvollziehen, ob Sie sich verbessern
  • Visualisieren, wie viel Zeit verloren geht, wenn Sie auf etwas warten
  • Einblicke darin erhalten, wo Sie Ihren Prozess verbessern müssen

ALS NÄCHSTES

Schritt 4

Alternde laufende Arbeit (WIP) im Lean-Projektmanagement

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Schritt 6

Zyklusdauer-Histogramm für das Lean-Management

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