Kanban vs. Scrum: Detailvergleich

Heutzutage streiten viele darüber, welche Lösung besser, flexibler und zuverlässiger beim Projektmanagement ist: Kanban oder Scrum. Anstatt über Überzeugungen zu streiten, schauen wir uns die grundlegenden Unterschiede an, die beide Methoden auszeichnen, und wie diese Unterschiede die Software-Tools definieren, die Kanban oder Scrum verwenden.

Eine kurze Einführung zu Kanban und Scrum

Kanban ist eine Methode zur Optimierung und zum Management von Workflows, mit der Sie Prozesse auf einem Kanban-Board visualisieren und Arbeitselemente kontinuierlich bearbeiten können. Mit Limits für die laufende Arbeit in jeder Phase des Workflows kann Ihr Team seine Kapazität optimal nutzen. Mit anderen Worten: Kanban hilft Ihnen, Ihren bestehenden Prozess mit einer Reihe von Prinzipien zu optimieren.

Auf der anderen Seite ist Scrum ein Framework, das im Vergleich zu Kanban sehr rigide und präskritiv ist. Scrum erfordert eine detaillierte und restriktive Planung und fordert vordefinierte Prozesse und Rollen.

In Scrum ist die Arbeit in eine Reihe von kleineren Aufgaben unterteilt, die in einem vordefinierten Zeitraum (Sprint) abgeschlossen werden müssen. Das Hinzufügen neuer Arbeitselemente während eines Sprints ist unbedingt zu vermeiden, sodass neue Aufgaben auf einen neuen Sprint warten müssen und somit die Reaktionsfähigkeit eines Teams auf Änderungen reduziert wird.

Jetzt, da wir die grundlegenden Unterschiede zwischen den beiden Konzepten kennen, wollen wir uns ein wenig näher mit den Gemeinsamkeiten und den Unterschieden der Kanban- und Scrum-Softwarelösungen beschäftigen. Oder sollten wir Kanban vs. Sprint sagen?

Visualisierung der Arbeit

Quelle: Dennis Hamilton

Genau wie die Kanban-Methode selbst basiert die Kanban-Software ausschließlich auf Kanban-Boards, in denen Ihr Team alle seine Prozesse und Arbeitselemente abbildet. Dies ermöglicht klar sichtbare Arbeit und vollständige Transparenz in Bezug auf den Fortschritt.

Jede Arbeitseinheit wird als Karte auf einem Board platziert, das in Spalten aufgeteilt ist, die Arbeitsphasen und Swimlanes visuell kommunizieren; letztere dienen zur Darstellung der Priorität und Art der Arbeit.

Die Scrum-Software basierte lange auf textzentrierten Benutzeroberflächen und verfügte über sogenannte Arbeitsepen – eine Art Ordner, die Arbeitselemente enthalten. In letzter Zeit haben gängige Scrum-Tools jedoch begonnen, ähnlich wie in der Kanban Software Karten zu integrieren, um einzelne Arbeitsphasen und Arbeitsaufgaben visuell darzustellen.

Auf einem Scrum-Board muss Ihr Team jedoch alle Stories (Arbeitseinheiten) zu Beginn eines Sprints hinzufügen und darf die Liste bis zum Ende eines Sprints nicht ändern.

Beispiel für ein einfaches Scrum-Board

Erst wenn alle abgeschlossen sind, gilt der Sprint als erfolgreich und neue Arbeit kann geprüft und gestartet werden. Nach jedem Sprint gibt es ein Meeting zur Rekapitulation und das Board wird zurückgesetzt und für einen neuen Sprint vorbereitet. Außerdem ist für das Scrum-Board ein multidisziplinäres Team verantwortlich, in dem alle Fähigkeiten zum Abschluss des Sprints vereint sind.

Außerdem werden in Scrum die WIP-Limits für jeden Sprint vorkonfiguriert, denn jedes Team verpflichtet sich, eine bestimmte Anzahl an Aufgaben während des Sprints zu erledigen. Die Gesamtanzahl der vordefinierten Aufgaben ist praktisch ihr WIP-Limit.

Das Kanban-Board dagegen muss nicht von einem speziellen multidisziplinären Team geführt werden. Bei Kanban geht es mehr um die Effizienz eines Workflows. Außerdem werden in Kanban die WIP-Limits pro Workflow-Phase festgelegt. So wird sichergestellt, dass keine Engpässe im Arbeitsablauf auftreten. Sollten sie es doch tun, sind sie leicht zu finden und zu beseitigen.

In einem guten Kanban Software-Tool sind die Spalten auf dem Board nicht nur so beschriftet, dass sie den Arbeitsphasen-Status anzeigen; Sie können auch ein WIP-Limit für jede Spalte festlegen, das die maximale Arbeit pro Arbeitsphase begrenzt.

Beispiel für ein einfaches Kanban-Board

Zusätzlich gibt es auf einem Kanban-Board keine Zeitbeschränkungen (wie Sprintlänge ibei Scrum-Tools) und neue Karten (Arbeitselemente) können jederzeit hinzugefügt werden, wenn die WIP-Limits (welche die optimale Kapazität des Teams repräsentieren) dies erlauben. Daher muss ein Kanban-Board auch nicht regelmäßig zurückgesetzt werden.

Mit anderen Worten: Kanban Software-Tools basieren auf einem kontinuierlichen Workflow und unterstützen diesen aktiv. Erweiterte Kanban-Boards ermöglichen Ihnen auch, Daten für jedes auf Ihrem Kanban-Board auftauchende Arbeitselement zu sammeln und damit Engpässe aufzuspüren, die Zyklusdauer zu verbessern und vieles mehr.

Planung und verbleibende Arbeit

In einem Scrum-Software-Tool gibt es einen Rückstand (Backlog), in dem alle zukünftigen Aktivitäten für den Sprint platziert werden. Um das Arbeitstempo auf dem richtigen Niveau zu halten, sind Scrum Software-Tools mit einem Burndown-Diagramm ausgestattet.

Das ist ein grundlegender Leistungsindikator für ein Scrum-System, der veranschaulicht, wie viel Arbeit im Projekt noch zu erledigen ist.

Im Allgemeinen eignen sich Burndown-Diagramme für einen kurzen Überblick über den aktuellen Fortschritt im Bezug zum Plan, aber Prozesslücken lassen sich mit dem Diagramm nur schwer aufspüren. Immerhin zeigt es einfach eine Zusammenfassung der Arbeit für alle Teammitglieder. Mit anderen Worten: Wenn etwas schief geht, werden Sie es als Rückgang der Gesamtarbeit sehen.

Den Grund für diesen Rückgang müssen Sie jedoch ganz allein herausfinden  – die meisten Scrum-Tools unterstützen Sie nicht bei der Suche nach dem wahren Engpass in Ihrem Projekt.

Auf der anderen Seite hat Kanban-Software überhaupt kein Burndown-Diagramm, weil es keine vordefinierte Zeitspanne gibt, in der ein Rückstand erledigt werden sollte.

Stattdessen verfügen digitale Kanban-Boards in der Regel über ein kumulatives Flussdiagramm (CFD), das automatisch Daten für jede Aufgabe erfasst, die in den Workflow gelangt. Diese Daten werden dann verwendet, um die Zyklusdauer aller Aufträge zu analysieren.

Demzufolge kann das CFD beides visualisieren – Arbeitselemente und die Zeit, die sie in bestimmten Arbeitsphasen verbracht haben. Auf diese Weise kann das Team sofort sehen, wann eine bestimmte Arbeitsphase beginnt, Karten zu blockieren – je länger der Aufenthalt einer Karte in einer bestimmten Phase, desto größer wird der Bereich dieser Phase im Diagramm.

Das bedeutet, dass Sie problematische Teile Ihres Workflows direkt lokalisieren und Maßnahmen ergreifen können, anstatt einfach darüber informiert zu werden, dass die Dinge nicht wie geplant ablaufen.

Arbeitseinschätzung

In Scrum-Softwarelösungen ist die Schätzung ein wesentlicher Teil des Prozesses und wird vom gesamten Team während des Sprint-Planungsmeetings durchgeführt.

Während der Planungsphase stimmt Ihr Team die Schwierigkeitsgrade für jede User-Story ab. Danach müssen die User-Stories priorisiert werden.

Der Hauptzweck des Schätzungsprozesses besteht darin, zu bestimmen, wie viele Arbeitsaufgaben von Ihrem Team innerhalb des vordefinierten Zeitraums des Sprints ausgeführt werden können. Mit der Scrum-basierten Software können Sie jeder User-Story bestimmte Story-Points zuweisen und diese verfolgen.

Der Schätzungsprozess ist zeitaufwendig und oft von zweifelhaftem Wert. Das liegt daran, dass Teams selten die genaue Menge an Arbeit vorhersagen können, die in einem Sprint erledigt werden kann; die ursprüngliche Schätzung liegt dann oft falsch.

In einer typischen Kanban-Softwarelösung gibt es keine Vorabschätzung von Arbeitsaufgaben, sondern nur ein Aufgabengrößenfeld. Der Wert, den Sie dort eingeben, entspricht dem relativen Aufwand, der für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe erforderlich ist. Es liegt jedoch an Ihrem Team, zu entscheiden, ob die Größe ihrer Arbeitsaufgaben geschätzt werden soll oder nicht.

Im Kanban empfiehlt es sich, große Aufgaben in kleinere Aufgaben aufzuteilen. Die Idee besteht darin, Aufgaben so klein wie möglich zu halten, ohne den Wert des endgültigen Ergebnisses zu verringern. Dies hilft bei der Ausführung der Aufgaben und unterstützt einen gleichmäßigeren Flow, der viel zuverlässiger ist als stoßweises Arbeiten.

Statt einer Schätzung bieten gute Kanban-Softwarelösungen Workflow-Prognosen. Da hierbei historische Daten tatsächlicher Arbeitselemente eingesetzt werden, kann eine umfassende Kanban-Board-Analyse vorhersagen, wie viel Arbeit in einem vorher festgelegten Zeitraum in der Zukunft geleistet werden kann.

Zum Beispiel bietet das Analysemodul in Kanbanize eine Monte-Carlo-Simulation. Dieses Tool kann Ihnen eine statistisch korrekte ungefähre Anzahl von Aufgaben liefern, die Ihr Team wahrscheinlich innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausführen wird. All dies wird mathematisch auf der Grundlage der Arbeitsgeschichte eines bestimmten Teams berechnet.

Im Gegensatz zu Scrum-Tools liefert Ihnen die Kanban Software Prognosen, die auf historischen Daten und nicht auf unzuverlässigen Annahmen des Teams basieren.

Also, Kanban oder Scrum. Wer ist der Gewinner?

Sowohl Kanban als auch Scrum wurden entwickelt, um Teams dabei zu helfen, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern.

Scrum-Software ist hilfreich für die Teams, die beschlossen haben, eine vollständige Scrum-Transformation inklusive Einführung der damit verbundenen Rollen, Praktiken und Frameworks zu durchlaufen. Das Problem ist, dass die Scrum-Software Ihnen nicht dabei helfen wird, bei der Arbeitsschätzung besser zu werden – Sie können damit nur Ihre Schätzungen einfacher dokumentieren.

Mit der Kanban Software ist der Einstieg ebenso wie mit der Kanban-Methode sehr einfach. Da keine Prozessanforderungen gestellt oder Änderungen der Teamstruktur gefordert werden, können Sie mit bei Kanban-Software mit dem beginnen, was Sie gerade haben, und darauf aufbauen.

Die Kanban Software ist in gewisser Weise viel flexibler, passt sich leicht an unterschiedliche Umgebungen an und hilft dabei, jeden Workflow kontextunabhängig zu visualisieren und zu optimieren.

In Summary

Sowohl die Kanban- als auch die Scrum-Methode haben ihre Fans und Erfolgsgeschichten. Wenn sie als Software umgesetzt werden, unterscheiden sich Kanban und Scrum vor allem in folgenden Punkten:

• Die Kanban-Software passt sich flexibel an jedes Team an, während Scrum-Tools auf einem konkreten Framework basieren.
• Kanban setzt auf kontinuierliche Verbesserung und die Kanban Software hilft, den Workflow ständig zu analysieren. Scrum wiederum stützt sich auf die Story-Points-Planung und die Scrum-Tools helfen Ihnen nur, zu messen, wie nah Sie an Ihrer Schätzung waren.
• Während Sie mit der Kanban Software WIP-Limits festlegen können, um die Produktivität Ihres Teams durch Abgleich der Arbeit mit der tatsächlichen Kapazität zu erhalten, verhindert die Scrum-Software, dass das Team die Arbeitswarteschlange beginnt oder verändert, sobald der Sprint begonnen hat. Dies hilft zwar dabei, sich auf aktuelle Elemente zu konzentrieren, macht es jedoch unmöglich, sich an Änderungen außerhalb von Sprints anzupassen.