Die ersten 5 Schritte zur Implementierung von Lean

Jeder der 5 Schritte des Lean-Prozesses hat seine spezifischen Aktionselemente. Finden Sie heraus, wie Sie mit der Implementierung beginnen, indem Sie unserem kurzen Leitfaden folgen.

Introduction

Lean hat sich als effektives Modell für das Management von Teams in einigen der anspruchsvollsten Branchen wie Software-Entwicklung, Fertigung, Konstruktion und vielen anderen erwiesen.

Eine große Rolle dabei spielt die Tatsache, dass die Methodik einfach zu verstehen ist und bei richtiger Umsetzung schnell Wirkung zeigt.

Wie alles andere im Leben sind die ersten Schritte im Lean-Management die schwierigsten und ein großer Teil der Teams die es nicht erfolgreich umsetzen, geben früh auf.

Bereiten Sie Ihr Team auf die Veränderung vor

Obwohl Lean-Management auf den 5 Prinzipien von Lean basiert, müssen Sie Ihr Team, Abteilung und sogar die gesamte Organisation auf die Änderung vorbereiten, bevor Sie diese vornehmen.

Eine große Herausforderung besteht darin, sich mit dem Faktor Mensch auseinanderzusetzen und alle an Bord zu holen. Um zu beginnen, müssen Sie Ihrem Team erklären, was Lean ist und sicherstellen, dass sie die Vorteile verstehen, die mit der Implementierung einhergehen.

Sie müssen sehr klar sein, was dieses Ziel ist, aber auch einen Weg teilen, um es zu erreichen, motivieren Sie die Menschen, die Reise mit Ihnen zu wagen, und helfen Sie ihnen, indem Sie alle Hindernisse auf Ihrem Weg zur Perfektion zu beseitigen.

Es ist wichtig, dass Sie die Änderung nicht führen, sondern leiten.

Fangen Sie klein an

Eine gute Vorgehensweise besteht darin, mit einem einzelnen Team zu beginnen und später Lean über Abteilungen hinweg zu verteilen, um schließlich die gesamte Organisation zu transformieren.

Wenn Sie auf Unternehmensebene arbeiten, sollten Sie eine temporäre Pilotgruppe aus Mitgliedern verschiedener Teams bilden, damit sie als Wechselagenten dienen können, nachdem sie zu ihren ursprünglichen Teamkollegen zurückgekehrt sind.

Zum Beispiel, wenn Sie eine große Abteilung für Forschung und Entwicklung haben, die aus mehreren Teams besteht, die unabhängig arbeiten, sollten Sie nach Freiwilligen aus jedem Team fragen.

Ein guter Weg, um sicherzustellen, dass sie sich als so genannte „Change Agents“ eignen, ist die Auswahl von Personen, die nicht nur enthusiastisch sind, sondern auch Einfluss auf ihre Teams haben (z. B. leitende Mitglieder, informelle Führungskräfte usw.). Sobald Sie das starke Fundament gelegt haben, stellen Sie die 5 Prinzipien von Lean vor.

Einführung der Lean-Management-Prinzipien

Nachdem Sie Ihr Team auf die Änderung vorbereitet haben, müssen Sie spezifische Maßnahmen ergreifen, um alle 5 Prinzipien von Lean anzuwenden.

Nichtsdestotrotz haben Sie die Verantwortung, Ihr Team aufzuklären und ihnen zu helfen, zu verstehen, warum jedes einzelne Prinzip wichtig ist, um Lean schließlich als Kultur zu begreifen.

Lean-Management-Prinzipien
  1. Identifizieren Sie den Wert

    Nachdem Sie Ihr Team auf die Änderung vorbereitet haben, müssen Sie als Lean-Manager den Wert der Teamarbeit ermitteln. Sie müssen die wertsteigernden von den Aktivitäten unterscheiden, welche schließlich als verschwenderisch und obsolet gelten.

    Es ist äußerst wichtig, dass alle sich einig darüber sind Lean anzuwenden, also sollte dies eine kollektive Aktivität sein.

    Um zu verstehen, welchen Wert es hat, betrachten Sie das Endprodukt Ihrer Bemühungen und was Ihr Kunde davon erhält. Wert ist definitionsgemäß alles, wofür der Kunde bezahlt.

    Es gibt jedoch Teams, die keinen direkten Wert für den Kunden des Unternehmens produzieren, sondern den Gesamtwert verbessern, den das Unternehmen erbringt (z. B. QA-Teams).

    In diesem Fall ist der Kunde Ihr Unternehmen. Zum Beispiel ist der Wert der Arbeit eines Qualitätssicherungsteams die Anzahl der Fehler, die sie erfassen, und stellt daher sicher, dass das gesamte Unternehmen ein wertvolles Produkt an den Endbenutzer liefert.

    Lean identifiziert 7 Arten von Aktivitäten ohne Wert. Solche Aktivitäten können als rein und als notwendig kategorisiert werden.

    Der Hauptunterschied zwischen ihnen besteht darin, dass einige Aktivitäten ohne Wert erforderlich sind, um die wertschöpfenden Aktivitäten zu unterstützen, während reine Aktivitäten ohne Wert nur Ihren Prozess beeinträchtigen.

    Zurück zum Beispiel der Softwareentwicklung, Qualitätssicherung ist das beste Beispiel für eine notwendige Aktivität ohne Wert. Es erzeugt keinen direkten Wert für den Endkunden, aber es stellt sicher, dass der Wert des Entwicklungsprozesses nicht verloren geht.

  2. Visualisieren Sie den Wertstrom

    Nachdem Sie den Wert identifiziert haben, den Ihr Team produziert, ist es wichtig, seinen Weg zum Kunden zu visualisieren. Im Lean-Management erfolgt dies in der Regel mit Hilfe von Kanban-Boards.

    Ein einfaches Kanban-Board

    Das Kanban Board ist ein Werkzeug, um jeden Schritt Ihres Prozesses abzubilden und somit den Wertstrom Ihres Teams zu visualisieren.

    Als Teil des Toyota-Produktionssystems entwickelt, das die Grundlage für ein Lean-Management bildete, ist das Basis-Kanban-Board eine vertikale, flache, durch Spalten getrennte Fläche, welche die drei Hauptzustände jeder Aufgabe visualisiert:

     Angefordert
     In Bearbeitung
     Erledigt
    

    Obwohl die Visualisierung Ihres Arbeitsablaufs auf diese Weise ein guter Anfang ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihren Prozess genauer zu planen, indem Sie die Schritte für jede Phase einbeziehen.

    Zum Beispiel kann eine angeforderte Phase zwei Schritte haben – Auftrag empfangen und startbereit. Normalerweise besteht die „In Bearbeitung“-Phase aus der größten Anzahl von Schritten.

    Im Kontext der Softwareentwicklung würden Sie normalerweise Schritte wie Tech-Design, Entwicklung, Tests und mindestens ein paar Überprüfungsstufen haben.

    Wenn Sie Ihren Wertstrom zum ersten Mal zuordnen, sollten Sie sich auf wertschöpfende Schritte konzentrieren. Achten Sie darauf, es gelegentlich zu korrigieren, während sich Ihr Prozess entwickelt.

  3. Einen Flow schaffen

    Im Lean Management ist der Flow ein Schlüsselkonzept. Da jede Art von Warten eine Zeitverschwendung ist, ist es Ihr Ziel bei der Schaffung eines Wert-Flows, eine reibungslose Lieferung von der Sekunde, an der Sie eine Bestellung erhalten, bis zu dem Moment, in dem Sie sie an den Kunden liefern, sicherzustellen.

    Ein Haupthindernis für einen reibungslosen Ablauf sind die Engpässe in Ihrem Prozess. Als Manager sollten Sie darauf achten, wie Aufgaben in Ihrem Workflow ablaufen. Achten Sie besonders darauf, wo Aufgaben ins Stocken geraten, und verstehen Sie, warum das passiert.

    kanban-wip-engpass

    Engpässe können durch mangelnde Kapazitäten in einem bestimmten Stadium, durch externe Stakeholder usw. verursacht werden.

    Zu den häufigsten Engpässen in einem Prozess gehören die Überprüfungsstufen, da die Personen, die Arbeitsaufgaben überprüfen, meistens weniger sind als diejenigen, die sie einreichen, und die Personen, die mit der Überprüfung beauftragt sind, werden oft überfordert.

    Die Beseitigung von Engpässen in Ihrem Prozess ist entscheidend für die Schaffung eines reibungslosen Ablaufs. Wenn Sie sie nicht lindern können, sollten Sie zumindest sicherstellen, dass vorhandene nicht ins Stocken geraten.

    Eine einfache Möglichkeit besteht darin, die Menge an Arbeit zu begrenzen die Ihr Team gleichzeitig ausführen kann. Vor diesem Hintergrund sollten Sie mit Ihrem Team eine Diskussion über das Thema führen und sich gemeinsam über akzeptable WIP-Limits einigen, die ihnen helfen, maximale Effizienz zu erreichen.

    Stellen Sie sicher, dass sie verstehen wie schädlich Multitasking für ihre Produktivität sein kann und experimentieren Sie mit unterschiedlichen Limits, bis Sie ein reibungsloses Fließen von Aufgaben erreichen.

  4. Schaffen Sie ein Pull-System

    Nachdem Sie einen Workflow erstellt haben, sollten Sie ein Pull-System einrichten. Die Idee ist einfach, starten Sie neue Arbeit nur, wenn Bedarf besteht und Ihr Team über freie Kapazitäten verfügt. Ihr Ziel sollte es sein, Wert zu erzeugen, der tatsächlich von Ihrem Kunden benötigt wird, und Überproduktion zu vermeiden.

    Um es klar zu visualisieren, schauen wir uns an, wie Zuweisungen in einem Pull-System im Vergleich zum typischen Push-Modell verarbeitet werden.

    In einem Push-System wird eine Aufgabe erstellt und dann einem Entwickler zugewiesen. Jemand, normalerweise eine Art Manager oder Teamleiter, übernimmt die Arbeitseinheiten, die erledigt werden müssen, und ordnet sie dann den Teammitgliedern zu. Einfach ausgedrückt, Arbeit wird auf die Leute geschoben, die es tun werden.

    In einem Pull-System werden die zu verarbeitenden Aufgaben in einer Warteschlange gespeichert. Ein Entwickler, der gerade nicht an etwas arbeitet, geht in die Warteschlange und nimmt das Objekt mit der höchsten Priorität an, an das er arbeiten kann. Die Leute, die die Arbeit erledigen, sind auch die Leute, die die Aufträge ziehen und anfangen, sie zu bearbeiten.

    Als Lean-Team ist es Ihr Ziel, Ihren Kunden den größtmöglichsten Nutzen zu bieten. Ein guter Weg, um sicherzustellen, dass Sie sich auf zwei Schlüsselmetriken jeder Aufgabe konzentrieren:

     Zykluszeit
     Durchsatz
    

    Die Zykluszeit Ihrer Aufgaben ist die Zeit, in der Ihr Team aktiv auf deren Abschluss hinarbeitet, während der Durchsatz die Anzahl der Aufgaben ist, die Sie in einem vordefinierten Zeitrahmen abschließen.

    Als Lean-Manager sollten Sie kürzere Zykluszeiten anstreben, was zu einem höheren Durchsatz Ihres Teams führt.

  5. Streben Sie kontinuierliche Verbesserung an

    Dieses Lean-Prinzip ist eng mit dem Konzept der kontinuierlichen Verbesserung verbunden, das integraler Bestandteil des Lean-Managements ist.

    Ihr Ziel ist es, jeden Prozess in Ihrem Team ständig zu verbessern, indem Sie sich auf die Verbesserung der Aktivitäten konzentrieren, die den größten Nutzen für Ihre Kunden generieren, und gleichzeitig so viele Aktivitäten ohne jeglichen Wert wie möglich wegschaffen.

    Kontinuierliche Verbesserung kann mit Hilfe von Methoden wie Plan-Do-Check-Act bekannt als PDCA, erreicht werden, ist jedoch eher eine Einstellung, die Sie in Ihrem Team inspirieren müssen.

    Um Ihrem Team zu helfen, kontinuierliche Verbesserungen zu erreichen, sollten Sie überlegen, wie Sie dieses führen.

    Wenn Sie zu den traditionellen Managern gehören, die es vorziehen, jede Aktivität in Ihrem Team zu kontrollieren und selbst kleine Aufgaben auszuführen, müssen Sie möglicherweise eine Änderung an Ihrem Stil vornehmen und ein gemeinsames Führungsmodell implementieren..

    Kontinuierliche Verbesserung kann nur entstehen, wenn jede Person in Ihrem Team die Verantwortung für ihre Aufgaben übernimmt. Dies kann sich als ziemlich schwierig erweisen, wenn sie selbst die kleinsten Probleme nicht bewältigen können.

    Vertrauen Sie ihrer Expertise mehr und erhöhen Sie ihre Unabhängigkeit entsprechend ihrer Leistung.

    Natürlich bedeutet dies nicht, dass Sie Ihr Team frei laufen lassen sollten, und es gibt viele Möglichkeiten, um sie zur Rechenschaft zu ziehen, wie zum Beispiel die Durchführung eines täglichen Stand-Up-Meetings.

    Dort erklärt jede Person, was sie am Vortag getan haben, was sie heute vorhaben und ob ihnen Hindernisse im Weg stehen.

ZUSAMMENFASSUNG

Die Implementierung von Lean-Management erfordert ein tiefes Verständnis der Theorie, die dahinter steht. Nehmen Sie sich Zeit, um den besten Weg zu finden, damit es in Ihrem organisatorischen Kontext funktioniert. Wenn Sie die ersten Schritte bei der Implementierung unternehmen, sollten Sie:

  • Ihrer Organisation die Idee von Lean präsentieren und sicher stellen, dass sie den erwarteten Wandel verstehen und davon profitieren. Erklären Sie auch wie dieser der gesamten Organisation zugutekommt.
  • Die Wertschöpfung von Aktivitäten ohne Wert trennen.
  • Den Wertstrom, den Sie Ihrem Kunden auf einem Kanban-Board liefern, visualisieren.
  • Schaffen Sie einen reibungslosen Fluss, indem Sie Ihren Kunden einen Mehrwert bieten, indem Sie die Engpässe in Ihrem Prozess entweder lindern oder schützen.
  • Ziehen Sie neue Arbeit nur dann, wenn Bedarf besteht und Sie über freie Kapazitäten verfügen.
  • Nehmen Sie die richtige Kultur an, um eine kontinuierliche Verbesserung Ihres Prozesses zu erreichen.

ALS NÄCHSTES

Schritt 1

Was ist Lean Management?

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Schritt 3

Was bedeuted die gemeinsame Führung in Lean?

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