Was ist ein Engpass und wie geht man damit um?

Wann hat Ihr Team das letzte Mal ein Produkt pünktlich geliefert? Ohne Verzögerungen oder Überstunden Ihrer Teammitglieder, versteht sich.

Prozessengpässe sind ein Grund für verzögerte Projekte, durch Zusatzkosten geplatzte Budgets und schlicht unvorhersehbare Prozesse.

Anstatt die Symptome zu bekämpfen, brauchen Manager lediglich eine einfache Engpassanalyse und eine Reihe von Präventionsmaßnahmen, um den Tag zu retten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Kanban und Lean verwenden, um Engpässe in Prozessen zu identifizieren und zu analysieren, um einen vorhersehbaren Workflow zu etablieren und die Kontrolle zu übernehmen.

Was ist ein Engpass?

In der einfachsten Definition ist ein Prozess-Engpass eine Arbeitsphase, die mehr Arbeitsanfragen erhält, als sie mit ihrer maximalen Durchsatzkapazität verarbeiten kann. Dies führt zu einer Unterbrechung des Workflows und zu Verzögerungen im gesamten Produktionsprozess.

Mit anderen Worten: Selbst wenn diese Arbeitsphase mit ihrer maximalen Kapazität läuft, kann sie immer noch nicht alle Arbeitselemente schnell genug verarbeiten, um sie ohne Verzögerung in die nächsten Phasen zu bringen.

Der Workflow-Engpass kann ein Computer, eine Person, eine Abteilung oder eine ganze Arbeitsphase sein. Typische Beispiele für Engpässe in der Wissensarbeit sind die Softwaretest- und Qualitätsprüfungsprozesse.

Leider wird ein Engpass oft erst dann erkannt, wenn er den Workflow blockiert hat.

Im Lean Management und in Kanban gibt es einfache aber effektive Analyse-Tools, mit denen Sie sowohl Arbeitsstaus vermeiden als auch einen vorhandenen Engpass erkennen können.

Wie erkennt man einen Workflow-Engpass?

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Workflow unvorhersehbar ist und in mehreren Stößen statt gleichmäßig läuft, haben Sie irgendwo einen Engpass.

Das eigentliche Problem besteht darin, es zu lokalisieren und eine angemessene Gegenmaßnahme zu ergreifen. Um Engpässe zu erkennen, können Sie im Lean Management mehrere Kanban-Engpassanalyse-Tools einsetzen.

So erkennen Sie einen Engpass in 3 Schritten:

1. Visualisieren. Wenn Sie Ihre Arbeit in Form von Aufgabenkarten auf einem Kanban-Board verfolgen, erkennen Sie leicht, wo sich Arbeitsaufgaben häufen. Dies ist ein starker Hinweis auf ein Problem, höchstwahrscheinlich ein Engpass.
2. Warteschlangen und Aktivitäten abbilden. Wenn wir Warteschlangen und Aktivitäten trennen und sie im Kanban-Board abbilden, können wir sehen, wie viel Zeit unsere Arbeit in einer Warteschlange vor einer bestimmten Aktivität wartet. Wenn diese Warteschlange deutlich schneller wächst als die Prozesse in der Aktivitätsphase, haben Sie Ihren Engpass gefunden.
3. Zyklusdauer pro Phase messen. Durch die Messung der Zyklusdauer in jeder Phase können Sie eine Zyklusdauer-Heatmap erstellen. Ein kurzer Blick auf dieses Diagramm zeigt die Phasen, in denen Karten die meiste Zeit verbringen. Wenn diese Workflow-Phasen auch Warteschlangen sind, haben Sie wahrscheinlich Ihre Engpässe.

Was nun? Wie geht man mit einem Engpass um?

Manchmal können Sie den Engpass leicht beheben, indem Sie dieser Arbeitsphase oder diesem Prozess mehr Ressourcen oder Personen zuweisen. So könnten Sie den Produktionsfluss zum Beispiel mit einem weiteren QA-Tester straffen.

Was aber, wenn der Engpass eine besonders knappe Ressource oder schwer zu findende Expertise erfordert? In einigen Fällen können die Kosten für die Lösung des Engpasses zu hoch sein.

Wenn Sie einen Flaschenhals nicht angehen, kostet Sie das immer mehr als das Beheben.

Was sollten Sie dann als Nächstes tun?

Diese Maßnahmen sollten Sie ergreifen, um den Engpass einzudämmen:

• Lassen Sie den Engpass niemals „leer laufen“. Aufgrund des Welleneffekts, der auf den Rest des Flows wirkt, sollte der Engpass-Prozess immer mit voller Kapazität ausgeschöpft werden.
• Reduzieren Sie den Ausmaß des Engpasses. Stellen Sie sicher, dass die Arbeit in ihrer besten Form ankommt. Wenn Ihr Überprüfungsprozess ein Engpass ist, stellen Sie sicher, dass die Qualität von Anfang an berücksichtigt wird. Die zu überprüfende Arbeit muss fehlerfrei sein; jeder Fehler, den der Prüfer findet, kostet Sie mehr Zeit und Geld.
• Managen Sie WIP-Limits. Wenn die Grenzwerte für die laufende Arbeit im Engpass recht großzügig ausfallen und eine Menge Umschalten zwischen den Aufgaben stattfindet, sollten Sie das WIP-Limit senken. Wenn kein WIP-Limit vorhanden ist, sollten Sie eines festlegen.
• Erledigen Sie die Arbeit stapelweise. Einige Vorgänge nehmen weniger Zeit in Anspruch, wenn Sie ähnliche Arbeitselemente in Stapeln organisieren. Aber Vorsicht: Je größer der Stapel, desto höher ist das Risiko. Die Faustregel ist, dass ein kleinerer Stapel immer besser ist, aber in der Praxis müssen wir manchmal Kompromisse eingehen.
• Fügen Sie weitere Personen und Ressourcen hinzu. Steigern Sie falls möglich die Kapazität des Engpasses, um den gesamten Prozess zu beschleunigen. Halten Sie jedoch die Augen offen: Sobald die Ressourcen im System neu verteilt werden, wird ein anderer Engpass an einer anderen Stelle im System auftreten.

Kontinuierliche Engpassanalyse mit Kanban

Der Schlüssel zu einem guten und produktiven Flow ist die absolut minimale Unterbrechung des Prozesses. Die Arbeit muss frei fließen und nur durch den Pull-Strom geleitet werden.

Nach dem Konzept der kontinuierlichen Verbesserung im Lean Management sollte die Engpassanalyse ebenfalls ein kontinuierlicher Prozess sein.

Auf den modernen, sich ständig verändernden Märkten müssen Sie jedes Mal, wenn das relative Gleichgewicht im Produktionssystem gestört ist, den Workflow überprüfen. Sie müssen nachsehen, ob neue Engpässe aufgetreten sind, und was getan werden muss, um deren Auswirkungen zu verringern.

Mit Kanban-Workflows und Lean Engpassanalyse-Tools können Sie Ihre Arbeit unter Kontrolle bringen und Ihren Flow so vorhersagbar wie nie zuvor machen.

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In Summary

Wenn Ihr Team permanent gestresst ist, die Liefertermine regelmäßig verpasst werden und die Arbeit nie wirklich fließt, sollten Sie eine Engpassanalyse durchführen. Glücklicherweise ermöglicht Ihnen Lean Management in Kombination mit Kanban-Tools, Engpässe schnell zu erkennen und zu beheben.

• Bilden Sie Ihren Prozess und Workflow visuell ab, um Engpässe zu erkennen.
• Messen Sie Flow-Kennzahlen auf Systemebene, um einen besseren Überblick zu erhalten.
• Passen Sie die Ressourcenverteilung an, um einfache Engpässe zu beheben.
• Halten Sie den Workflow durch kontinuierliche Engpassanalyse stabil und vorhersehbar.