Was ist kontinuierliche Verbesserung? Eine Definition und Vorteile

Die kontinuierliche Verbesserung ist für viele Lean-Teams wie ein Glaube. Obwohl es so einfach scheint, haben, haben Führungskräfte und Teams, die mit nicht mit Prozessoptimierungstechniken vertraut sind, oft Schwierigkeiten, diese zu tragen.

Um diese Denkweise zu verankern, müssen Sie genau wissen, was kontinuierliche Verbesserung ist, welche Prinzipien Sie befolgen müssen, und sich mit den Best Practices vertraut machen.

Kontinuierliche Verbesserung – das Modell

Der Begriff der kontinuierlichen Verbesserung mag abstrakt erscheinen, wenn ihm der Kontext fehlt. Kurz gesagt ist es ein nie endendes Streben nach Perfektion bei allem, was Sie tun. Im Lean Management wird kontinuierliche Verbesserung auch als Kaizen bezeichnet.

Kaizen entstand kurz nach dem Ende des Zweiten Weltkriegs in Japan. Es wurde in der Fertigung sehr populär und wurde eine der Grundlagen für Toyotas Aufstieg vom kleinen Automobilhersteller zum größten Autobauer der Welt.

Im Lean Management zielt die kontinuierliche Verbesserung darauf ab, jeden Prozess in Ihrem Unternehmen zu verbessern, indem Sie sich auf die Optimierung der Aktivitäten konzentrieren, die den größten Nutzen für Ihre Kunden generieren, und gleichzeitig so viele Verschwendungen wie möglich beseitigen.

Es gibt drei Arten von Verschwendung in Lean:

• Muda – die sieben Verschwendungen
• Mura – die Verschwendung durch Ungleichmäßigkeit
• Muri – die Verschwendung durch Überlastung

Muda umfasst 7 wesentlich Prozessverschwendungen: Transport, Bestandsaufnahme, Bewegung, Warten, Überproduktion, Überbearbeitung, Defekte.

Es ist nahezu unmöglich, sie alle vollständig zu beseitigen, aber die Minimierung ihrer negativen Auswirkungen auf Ihre Arbeit ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung der kontinuierlichen Verbesserung.

Mura wird durch Ungleichmäßigkeit oder Inkonsistenz in Ihrem Prozess verursacht. Sie ist verantwortlich für viele der 7 Verschwendungen von Muda. Mura verhindert, dass Ihre Aufgaben reibungslos durch Ihren Arbeitsprozess fließen und blockiert somit einen kontinuierlichen Flow.

Muri ist ein großes Problem für Unternehmen, die Push-Systeme anwenden. Wenn Sie Ihrem Team zu viel Arbeit zuweisen, belasten Sie Team und Prozess unnötig.

Muri ist normalerweise ein Ergebnis von Mura und wenn Sie möchten, dass kontinuierliche Verbesserung Teil Ihrer Kultur wird, müssen Sie sich auf die Beseitigung dieser Verschwendung  konzentrieren.

Kontinuierliche Verbesserung einführen – Tools und Techniken

Der erste Schritt zur Einbindung der kontinuierlichen Verbesserung in Ihre Führungskultur ist das Nachvollziehen der zugrunde liegenden Theorie. Um sich für kontinuierliche Verbesserung aufzustellen, müssen Sie in Ihrem Unternehmen eine geeignete Umgebung schaffen.

Im Lean Management gibt es drei wesentliche Ansätze, um kontinuierliche Verbesserung zu erreichen:

Planen-Ausführen-Prüfen-Handeln (PDCA)

Das Modell Plan-Do-Check-Act ist der beliebteste Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung.

Auch bekannt als der Deming-Kreis (benannt nach seinem Gründer, dem amerikanischen Ingenieur William Edwards Deming), ist es ein nie endender Zyklus, der Ihnen auf der Grundlage der erzielten Ergebnisse weiterhilft.

Es wurde zuerst für die Qualitätskontrolle entwickelt, wurde aber mit der Zeit zu einem Instrument für kontinuierliche Verbesserung.

In der Planungsphase müssen Sie erforderliche Ziele und Prozesse zum Liefern von Ergebnissen in Übereinstimmung mit der erwarteten Leistung (Ziel(e)) festlegen.

Leistungserwartungen sind ein Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung, da die Genauigkeit der Ziele und deren Vollständigkeit ein wesentlicher Teil des Verbesserungsprozesses ist.

Es wird empfohlen, in kleinem Rahmen zu beginnen, damit Sie die Auswirkungen des Ansatzes testen können.

Die zweite Phase ist „Do“ oder Ausführen. Sie müssen einfach nur das umsetzen, was Sie während des Planungsschritts festgelegt haben.

Nachdem Sie Ihre Ziele erreicht haben, müssen Sie überprüfen, was Sie erreicht haben, und es mit Ihren Erwartungen vergleichen. Sammeln Sie so viele Daten wie möglich und überlegen Sie, was Sie in Ihrem Prozess verbessern können, um beim nächsten Mal bessere Ergebnisse zu erzielen.

Wenn die Analyse zeigt, dass Sie sich im Vergleich zu Ihrem vorherigen Projekt verbessert haben, wird der Standard aktualisiert und Sie sollten beim nächsten Mal eine noch bessere Leistung anstreben.

Falls Sie es nicht geschafft haben, sich zu verbessern, oder im Vergleich zur Vergangenheit sogar schlechtere Ergebnisse erzielt haben, bleibt der Standard so, wie er vor dem letzten Projekt war.

Grundursachenanalyse

Grundursachenanalyse (RCA) ist eine Technik, die im Lean Management praktiziert wird und Ihnen den Weg zu Kaizen ermöglicht, indem sie die Ursachen der Probleme in Ihrem Prozess aufzeigt.

Es ist ein iteratives Verfahren mit Problemfokus, das die Ursache des Problems analysiert, bis Sie die den Grund erreichen. Den Grund haben Sie dann erreicht, wenn die negative Wirkung nach Beseitigung der Ursache dauerhaft verhindert wird.

Um RCA für kontinuierliche Verbesserung zu verwenden, müssen Sie das Problem gründlich analysieren.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie ein Software-Entwicklungsteam leiten. Nach dem neuesten Update Ihres Produkts wurde Ihr Support-Team mit Fehlerberichten von Kunden bombardiert.

Sie fangen ganz oben beim Problemsymptom mit der Suche nach der Ursache an.

Sie untersuchen, wie Ihr QA-Team dies zugelassen hat und stellen fest, dass nicht alle erforderlichen Tests für die Software durchgeführt wurden.

Danach schauen Sie sich an, wodurch das verursacht hat und erfahren, dass das Entwicklerteam Funktionen liefert, die in letzter Minute veröffentlicht werden sollten.

Wenn Sie sich die Ursache dafür ansehen, stellen Sie fest, dass die Entwickler die meisten Features fertiggestellt haben, bevor sie zur Qualitätssicherung eingereicht wurden.

Wenn Sie nach der Ursache dafür suchen, stellen Sie fest, dass Ihr Entwicklerteam mehr Zeit als geplant benötigt hat, um die Features zu entwickeln.

Wenn Sie den Grund dafür untersuchen, stellen Sie fest, dass Ihr Team ineffizient war, da jeder Entwickler an einigen Funktionen gleichzeitig arbeitete. Anstatt also die Features einzeln an die QA zu übergeben, kamen diese stapelweise und konnten nicht kurzfristig bearbeitet werden.

Wenn Sie analysieren, warum dies passiert ist, werden Sie sehen, dass Sie keine Vorschriften zur Menge der laufenden Arbeit festgelegt haben und die Gleichmäßigkeit Ihres Prozesses nicht gewährleisten können.

Wenn Sie diesen Punkt erreicht haben, kommen Sie zum Schluss, dass die Hauptursache des Bug-Problems Mura (die Verschwendung durch Ungleichmäßigkeit) ist.

Um kontinuierliche Verbesserung zu erreichen, empfehlen wir Ihnen, die Ursache jedes Problems zu analysieren und mit Lösungen zu experimentieren.

Oft stellen sich Probleme als viel komplexer heraus und die RCA braucht einige Durchläufe, bevor die negative Wirkung vollständig verhindert wird.

Wenn Sie bezüglich der Durchführung einer Grundursachenanalyse noch unsicher sind, empfehlen wir Ihnen, sich die 5 Warums zur Bestimmung der Grundursachen anzusehen.

Lean Kanban anwenden

Um Ihren Prozess kontinuierlich zu verbessern, benötigen Sie ein klares Bild dessen, was verbessert werden muss.

Wenn es Ihnen an Sichtbarkeit mangelt, können Sie sich gelegentlich verbessern, können die Symptome eines Problems nicht erkennen, bevor es zu spät ist.

Als Toyota nach einer Lösung für diese Herausforderung suchte, entwickelten sie Kanban als ein System zur Verbesserung der Workflow-Effizienz im Produktionsprozess.

Schließlich wurde Kanban für die Wissensarbeit angepasst und konnte Tausenden von Teams helfen, sich kontinuierlich zu verbessern. Die Methode basiert auf sechs Kernpraktiken zur Minimierung der Verschwendungen in Ihrem Prozess:

• Workflow visualisieren
• Unterbrechungen beseitigen
• Flow-Management
• Prozessrichtlinien klar formulieren
• Feedbackschleifen einrichten
• Gemeinsam Verbesserung anstreben

Zur Visualisierung Ihres Workflows stützt sich die Methode auf Whiteboards, um jeden Schritt Ihres Prozesses abzubilden. Das Board ist durch vertikale Linien unterteilt, die Spalten für die verschiedenen Phasen bilden.

Das einfachste Kanban-Board besteht aus drei Spalten: Angefordert, In Bearbeitung, Erledigt.

Jede Aufgabe, an der Ihr Team arbeitet, wird auf eine Kanban-Karte geschrieben (ursprünglich in Form einer Haftnotiz) und muss alle Phasen Ihres Workflows durchlaufen, um als erledigt gewertet zu werden.

Mit Kanban-Boards können Sie die Gleichmäßigkeit Ihres Prozesses überwachen; sie sind eine wichtige Waffe zur Minimierung von Mura.

Darüber hinaus zeigen sie Ihnen, wie viel Arbeit jeder in Ihrem Team hat und können Ihnen helfen, Überlastung (Muri) zu vermeiden, indem Sie Aufgaben entsprechend der Kapazität Ihres Teams delegieren.

Zu guter Letzt können Sie das Tempo überwachen, mit dem die Arbeit in Ihrem Workflow voranschreitet, und eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Workflow-Effizienz erreichen.

Um Unterbrechungen zu vermeiden, nutzt Kanban Limits, die die Anzahl gleichzeitig ausgeführter Aufgaben beschränken. Das Ziel ist, Multitasking abszuschaffen. Denn das ist nur ein Hin- und Herspringen zwischen den Aufgaben und beeinträchtigt die Produktivität.

Mit Hilfe von Kanban können Sie den Flow in Ihrem Prozess steuern. Um einen gleichmäßigen Prozess zu gewährleisten, müssen Sie wissen, wo die Arbeit stecken bleibt, und Maßnahmen ergreifen, um die Engpässe in Ihrem Prozess zu beheben. Auf diese Weise können Sie mit den verschiedenen Schritten Ihres Workflows experimentieren und sich kontinuierlich verbessern.

Im Lean Management ist kontinuierliche Verbesserung eine gemeinsame Aufgabe. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team das gemeinsame Ziel versteht und weiß, warum sein Prozessabschnitt wichtig ist.

Wenn Sie Prozessrichtlinien klar formulieren, ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, mehr Verantwortung zu übernehmen und sich als zuständig für ihren Prozess zu verstehen.

Damit positive Veränderungen stattfinden können, muss ein konstanter Wissensaustausch zwischen Ihnen und Ihrem Team stattfinden.

Das Kanban-Board selbst erzeugt großartige Feedbackschleifen, weil es genau zeigt, wer zu welcher Zeit was macht.

In Kombination mit der weit verbreiteten Methode, tägliche Stand-Up-Meetings mit dem Team abzuhalten, können Sie den Informationsaustausch zwischen Einzelpersonen kontinuierlich verbessern.

Weitere Verfahren im Arsenal der kontinuierlichen Verbesserung sind der Gemba Walk und der A3-Bericht. Der A3-Bericht ist ein strukturierter Ansatz, der Ihnen bei der Problemlösung hilft. Beim Gemba Walk machen Sie dort einen Rundgang, wo die Arbeit erledigt wird. Beide sind sehr nützlich und unterstützen Sie bei der Suche nach problematischen Teilen Ihres Workflows.

Fazit

Kaizen ist ein nie endendes Streben nach Perfektion, aber Sie werden die Vorteile der kontinuierlichen Verbesserung für Ihr Geschäft bemerken, sobald Ihr ganzes Team das Prinzip verinnerlicht hat.

Kanban und andere Tools für kontinuierliche Verbesserung können Ihnen dabei helfen, indem sie Ihrem Team viel Wissen über Prozessverbesserung und Workflow-Management liefern. Dadurch können alle besser nachvollziehen, wie Ihr Prozess funktioniert und wie er verbessert werden kann.

In Summary

Es gibt viele Wege zur kontinuierlichen Verbesserung. Sie alle haben eines gemeinsam – analysieren, was im Vergleich zur Vergangenheit besser gemacht werden kann. Sie können dauerhafte kontinuierliche Verbesserung folgendermaßen erreichen:

• Minimierung der Verschwendungen in Ihrem Prozess
• Einrichtung einer geeigneten Umgebung für Ihr Team zur Verbesserung
• Implementierung des PDCA-Zyklus
• Immer Ausschau nach der Ursache für bestehende und potenzielle Probleme halten
• Die Kanban-Methode im Workflow-Management anwenden