Agrupación de Bloquedores para Mejorar Procesos

La grupación de bloqueadores es una técnica relativamente nueva para identificar bloqueadores idénticos en tu proceso de trabajo. Es una forma efectiva para mejorar tu flujo de trabajo.

Introducción

Los 5 principios de la gestión Lean te dan la oportunidad de identificar valor, crear un flujo de trabajo continuo e identificar actividades de desperdicio. Con su ayuda, puedes crear un flujo de trabajo eficiente y detectar y eliminar problemas fácilmente.

Sin embargo, eliminar un problema no es suficiente. Necesitas dentificar las causas para que puedas proteger tu proceso de trabajo de problemas recurrentes.

Entre los motivos más comunes para los problemas recurrentes están los bloqueadores (cosas que impiden que un equipo realice una determinada tarea). Sin embargo, muy a menudo, cuando se resuelve un bloqueador, el equipo sigue trabajando en la tarea y la razón del bloqueador pronto se olvida. Hasta que aparezca de nuevo.

Cuanto más a menudo aparece un bloqueador, mayor es el impacto que tiene sobre el tiempo de ciclo promedio. Por lo tanto, es mejor recolectar bloqueadores con tantos detalles como sea posible y analizarlos.

Existe una técnica relativamente nueva desarrollada por Dr.Klaus Leopold (autor de "Practical Kanban") que aborda este tema exacto. Se llama agrupación de bloqueadores. Vamos a explorarla.

La Técnica de Agrupación de Bloqueadores

Antes de comenzar, debemos aclarar que la técnica de agrupación en bloqueos puede aplicarse mejor si tu equipo utiliza un sistema pull como Kanban. La implementación de un sistema de este tipo te brinda la oportunidad de visualizar tu flujo de trabajo y recopilar información valiosa sobre cada tarea.

Todos los equipos que utilizan un tablero Kanban pueden obtener una visión general clara de sus tareas. Si aparece un bloqueador, cada miembro del equipo puede notarlo.

Sin embargo, tan pronto como se resuelva el bloqueador, el equipo se olvida de ello y continúa trabajando en sus tareas rutinarias. Esto puede no ser una buena práctica, porque el mismo bloqueador puede aparecer una y otra vez.

En vez, intenta reunir toda la información de todos los bloqueadores que aparecen en tu flujo de trabajo. Escribe los detalles en notas adhesivas y coleccionalas. Luego, analiza la información mensualmente.

task blockers

Ten en cuenta que capturar el tiempo de bloquo es el factor más importante que te ayudará a identificar los bloqueadores más impactantes.

Agrupar los bloqueadores

Lo primero que debes hacer después de haber recopilado una cierta cantidad de bloqueadores es dividirlos en dos grupos principales:

  • Bloqueadores externos
  • Bloqueadores internos

Es crucial calcular el tiempo de bloqueo total para cada grupo que se formó, para que puedas establecer prioridades. El tiempo de bloqueo total es la métrica que puedes usar para identificar qué tipos de bloqueadores son los más críticos.

Después de dividir los bloqueadores por causas externas e internas, debes formar grupos más pequeños. Estos grupos deben consistir en bloqueadores con marcas distintivas idénticas.

Por ejemplo, información faltante, espera de revisión, etc. Luego, debes calcular el tiempo total bloqueado para cada subgrupo, de modo que puedas priorizar los bloqueadores.

blockers clustering

Cuando determinas los bloqueadores más impactantes, es hora de localizar la causa raíz de cada uno y encontrar soluciones. Puedes aplicar diferentes técnicas de análisis de causa raíz, como los 5 por qué.

Este método te permitirá descubrir cuál es la razón real de un problema, haciendo preguntas consecutivas de “por qué” tantas veces como sea necesario.

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Cuando identificas la causa raíz, puedes realizar una sesión de intercambio de ideas con el equipo para encontrar una solución. Asegúrate de informar a todas las partes involucradas cuando tienes la solución lista.

De esta manera, podrás evitar que tu flujo de trabajo se repita con los bloqueadores o al menos disminuir significativamente el tiempo de bloqueo.

También es importante experimentar con diferentes soluciones si es necesario. A veces, la primera solución que apliques puede no funcionar. Así que prepárate para probar varias ideas hasta que encuentres la óptima. Después de todo, minimizar el efecto negativo de los bloqueadores te ayudará a aliviar los cuellos de botella en tu flujo de trabajo.

Estructurar los bloqueadores

Ten en cuenta que puede costar más reparar un bloqueador que demorarse. A veces, los bloqueadores aparecen de forma natural en el sistema y tratar de arreglarlos a cualquier precio puede ser peligroso. Aquí hay un ejemplo simple.

Imagina que tu equipo necesita grabar un tutorial, pero el proceso está bloqueado porque no tienen las herramientas adecuadas.

Así que decides construirles todo un estudio de grabación profesional. Gastará una cantidad significativa de dinero para algo que se usará ocasionalmente y requerirá mucho tiempo para obtener un retorno de la inversión.

Por último, aunque no menos importante, puedes utilizar una matriz simple para identificar qué bloqueadores tienen el mayor impacto y cuáles puedes resolver fácilmente. Esto te ayudará a elegir algunas ganancias fáciles y distribuir tus esfuerzos de manera uniforme.

 

TIEMPO DE BLOQUEO

Alto

Medio

Bajo

Fácil de resolver

1

2

7

Medio

3

4

8

Difícil

5

6

9

 

En resumen

La agrupación de bloqueadores es una técnica simple y efectiva que te ayudará a:

  • Identificar bloqueadores que tienen impacto sobre tu flujo de trabajo.
  • Eliminar los bloqueadores recurrentes o reducir el tiempo de bloqueo.
  • Aumentar el rendimiento y disminuir el tiempo de ciclo promedio.

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Histograma del Rendimiento en la Gestión de Proyectos Lean

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