Herramientas de Gestión de Proyectos Kanban - ¿Por qué y cómo empezar?

Las herramientas de gestión de proyectos Kanban son perfectas para equipos avanzados que buscan una mayor eficiencia de su flujo. Aprende por qué y cómo empezar.

Introducción

Atrás quedaron los días en que Kanban era algo exótico y desconocido en la comunidad de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos Kanban están evolucionando y ahora pueden adaptarse a cualquier tipo de escenario de proyecto. Estas herramientas son superiores a los tableros físicos tradicionales y eliminan muchas de sus limitaciones. Implementar una herramienta Kanban digital es fácil y comenzarás a ver los beneficios de inmediato.

Beneficios de practicar gestión de proyectos Kanban con una herramienta digital

Crowded physical Kanban board

Suponiendo que ya sabes cómo aplicar Kanban en el contexto de la gestión de proyectos, debes considerar cómo maximizar el efecto del método. Si alguna vez intentaste ejecutar un flujo en un tablero Kanban físico, sabes que es provechoso al principio pero llega a ser difícil de mantener con el tiempo.

Aunque los tableros físicos son excelentes para comenzar con Kanban, no satisfacen las necesidades de los equipos de proyectos avanzados que quieren ampliar los límites de su eficiencia. En caso de que no te hayas dado cuenta de los beneficios de usar tableros Kanban digitales sobre los físicos, aquí hay algunos ejemplos específicos en el contexto de la gestión de proyectos:

    • Las herramientas Kanban eliminan la necesidad de informes de estado

Esto es posible con la ayuda de 3 componentes clave que forman parte de la mayoría de las soluciones disponibles: tableros Kanban, motor de búsqueda y mecanismo de generar informes.

Los tableros Kanban sirven como radiador de información y hacen transparente cada tarea que entra en el flujo de trabajo.

Cada plataforma Kanban está equipada con algún tipo de motor de búsqueda. Te permitirá encontrar cualquier información sobre las tareas que están o estuvieron en el flujo muy rápidamente sin tener que molestar a los miembros del equipo.

En caso de que necesitas presentar datos a las partes interesadas sin acceso a la herramienta, solo necesitas filtrar la información de interés y exportarla en un formato conveniente.

    • Las herramientas de gestión de proyectos Kanban aplican los límites de WIP para ti

El hábito de la multitarea muere muy difícilmente, especialmente si no se bloquea constantemente.

Al adoptar una solución digital, no tendrás que imponer los límites en el trabajo en progreso manualmente y hacer un seguimiento de si tu equipo cumple con ellos. Solo necesitas configurar los límites deseados y el sistema bloqueará cualquier intento de romperlos o te notificará tan pronto como suceda.

  • Las herramientas de gestión de proyectos Kanban te permiten administrar fácilmente las etapas de cola de tu proceso

Las colas son un gran culpado que contribuye a la baja eficiencia del equipo. La aplicación de una herramienta de administración de proyectos Kanban hará que sea más fácil mantenerlos en ejecución. Puedes monitorear la estabilidad de tu flujo con la ayuda de análisis como el diagrama de flujo acumulativo y reestructurar tu tablero de proyectos con solo unos pocos clics cuando sea necesario.

¿Cómo empiezo con mi herramienta Kanban?

    1. Elije el diseño Kanban de proyecto correcto

Kanban(ize) Project management tool templates

Cuando piensas de implementar software Kanban, es crucial encontrar uno que se adapte a tu caso particular. Por ejemplo, cuando inicias con Kanbanize, se te pedirá que especifiques qué tipo de proyecto deseas ejecutar.

De esta manera, el sistema podrá ayudarte a configurar el tipo de proyecto Kanban más apropiado. Puedes elegir entre 2 escenarios diferentes: Kanban para el equipo y Portfolio Kanban.

    1. Personaliza tu Tablero Kanban

Al seleccionar un diseño se cargará una plantilla de proyecto sugerida que está diseñada para proporcionar pautas sobre cómo estructurar tu flujo de trabajo. Las plantillas son altamente personalizables y, por supuesto, extraíbles para que puedas mapear tu proceso de la manera más conveniente.

Por ejemplo, la plantilla de portafolio te permite crear un tablero maestro para rastrear grandes asignaciones y tantas juntas de equipo como necesite. Mientras configuras tus tableros, puedes crear tarjetas en cada uno de ellos y enlazar las tareas más pequeñas en el tablero del equipo con las grandes proyectos en el tablero maestro.

El objetivo de la configuración es mostrarte cómo puedes ejecutar fácilmente proyectos complejos sin perder el enfoque y manteniendo la máxima transparencia del proceso.

    1. Automatizar para Eficiencia

Kanban project management tool - automation

Cuando has terminado de configurar su flujo de trabajo, puedes automatizar las tareas de rutina que el equipo realiza de manera mecánica y que no requieren mucha reflexión. Esto es posible con la ayuda de la amplia variedad de reglas de negocio.

Funcionan según el principio “si-esto-entonces-eso” y te permiten configurar acciones automáticas en tu herramienta de administración de proyectos Kanban activadas por casos predefinidos.

Esta es una manera perfecta de ilustrar el ejemplo de la aplicación de límites de WIP. Puedes configurar la automatización para bloquear inmediatamente una tarjeta que viole el límite de una columna y enviar una notificación al jefe del proyecto.

Las herramientas digitales de Kanban traen otro beneficio serio para los equipos de proyecto. Se pueden integrar con muchas otras soluciones de software que utiliza su equipo. De esta manera, puedes conectar todas tus herramientas y maximizar su valor.

  1. Analizar y mejorar

Cumulative flow diagram - Kanbanize

Finalmente, después de que tu equipo haya comenzado a utilizar su herramienta de gestión de proyectos Kanban, puedes monitorear su desempeño con la ayuda de una amplia variedad de analíticas que está a tu disposición. Con su ayuda, puedes observar la estabilidad de tu proceso, realizar un seguimiento del tiempo de ciclo de las asignaciones e incluso proyectar el rendimiento futuro de tu equipo.

En conclusión, las herramientas de gestión de proyectos Kanban son una opción superior para los equipos avanzados que desean llevar su juego a un nuevo nivel.

Proporcionan más flexibilidad y transparencia del flujo de trabajo. Puedes tener una visión más transparente de cómo avanza tu proyecto hacia la finalización y monitorear el rendimiento con solo unos pocos clics.

En resumen

Una herramienta Kanban digital puede convertir la gestión de su proyecto en un proceso mucho más confiable. Te da la oportunidad de:

  • Automatizar los procesos y reducir el tiempo de ciclo de las tareas
  • Optimizar la capacidad de trabajo de tu equipo
  • Utilizar datos históricos para mejorar la eficiencia de tu flujo de trabajo.

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