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Kanbaniser le Modèle de Maturité Kanban

Introduction

Le Modèle de Maturité Kanban (MMK) a accumulé et synthétisé 10 ans d’expérience d’application Kanban au sein de différentes organisations. C’est un outil qui peut s’avérer très utile pour les sociétés souhaitant développer leur agilité. 

Il va vous fournir le cadre de travail pour mettre Kanban à l’échelle et faire évoluer vos opérations pour devenir à la fois robuste et agile, et de ce fait assurer la pérennité à votre entreprise. 

MMK possède 7 niveaux de maturité, mais avant d’explorer le modèle dans le détail, parlons rapidement de ses avantages. 

A première vue, le MMK a l’air plutôt compliqué. Cela dit, en franchissant une à une toutes les étapes, vous réaliserez qu’il sera d’une aide précieuse pour votre organisation, et ce dans bien des secteurs. 

Par exemple, votre staff ne sera plus submergé de travail, vos opérations  seront plus faciles à prévoir et le workflow sera plus fluide. En outre, vous serez capable de satisfaire la demande/le marché plus rapidement, vous serez plus agile, vous ferez partager un but commun à vos collaborateurs, et vous valoriserez l’organisation. 

Il est important de bien comprendre que chaque niveau du modèle inclut à la fois la transition et des pratiques de base (des procédures de transition par exemple). 

Les procédures de transition vont vous aider à dépasser la résistance potentielle. En les implémentant, vous faciliterez la transition entre les différents niveaux de maturité. Les pratiques de base sont nécessaires pour réaliser les objectifs/atteindre le bilan définissant un niveau de maturité donné. Au demeurant, une organisation qui se situe au niveau le plus bas aura une tendance à résister ou à repousser ces pratiques, à moins qu’un travail de préparation ait été mené en amont. 

Sans plus attendre, tournons-nous désormais vers le modèle et voyons comment l’appliquer en combinaison avec les outils du logiciel Kanban pour obtenir une efficacité maximale.

Maturité 0 – Inconscient
Maturité 1 – Centré sur l’équipe
Maturitél 2 – Focalisé sur la cible
Maturité 3 – Adapté aux objectifs
Maturité 4 – Risque couvert
Maturité 5&6 – Leader de marché/Solide


Niveau 0 de Maturité – Inconscient 

KanbanMaturityLevel0

Si votre organisation ne sait strictement rien du besoin de structurer le processus de travail, alors vous êtes vraiment au niveau 0 de maturité. La plupart des compagnie situées à ce stade n’ont pas d’approche systématique quant à l’organisation de leur façon de travailler et il semble difficile d’appliquer Kanban au niveau de l’équipe. 

Voilà pourquoi vous devez dans un premier temps visualiser le travail à un niveau personnel, que ce soit sur un tableau Kanban physique ou numérique.

personal kanban board

L’objectif est très simple. Les individus doivent réaliser l’avantage de visualiser le travail invisible et de limiter les travaux en cours afin de devenir plus productif. 

A terme, votre équipe sera prête à commencer la transition vers le niveau 1 de maturité, lorsque chaque personne aura réalisé le besoin de prioriser ce qui doit être accompli, et ce dès la montagne de tâches réceptionnées dans les backlogs. 

A ce stade, il est crucial de bien comprendre que limiter les travaux en cours va vous aider à éviter les multi-tâches et donc à réduire les délais de complétion des tâches. 

Si chaque membre de l’équipe en est là, alors vous pouvez passer à la phase suivante.

Niveau 1 de Maturité – Centré sur l’équipe 

KanbanMaturityLevel1

A ce stade, les membres de l’équipe ont pris l’habitude d’utiliser Kanban à un niveau individuel. 

Une fois que tout le monde reconnaît les vertus de la visualisation du workflow, il est temps de répercuter à l’échelle de l’équipe les avantages offerts par Kanban aux individus. 

Visualisation 

La visualisation du workflow au niveau 1 revient en gros à transposer la méthode Kanban personnelle à toute une équipe. Cela tient en 5 pratiques : 

1 - Permettre à plusieurs collaborateurs de visualiser le travail par le biais d’un tableau Kanban personnel cumulé. 

2 – Visualiser le travail réalisé par une équipe via un tableau Kanban d’équipe. 

3 – Utiliser des avatars pour visualiser la charge de travail individuelle. 

4 – Visualiser les règles initiales. 

5 – Visualiser le travail d’équipe via un tableau Kanban de workflow émergent. 

Transition 

Lorsque l’on entame la transition, il faut déplacer tout le travail depuis les tableaux individuels vers un tableau Kanban partagé par l’équipe. Au début, il est plus facile de séparer les éléments de travail en utilisant des swimlanes. Chacune d’entre-elle peut être dévolue à une personne en particulier. 

Ainsi, les membres d’équipe reconnaîtront très facilement quelles sont leurs tâches et pourront en même temps très aisément voir qui fait quoi. 

personal swimlanes kanban board

Il n’y a toujours pas de cohérence dans les procédures de travail, mais vous pourrez noter une augmentation de la collaboration au niveau de l’équipe, ainsi que la naissance d’une forme de culture de responsabilité partagée. 

Vous pouvez faire cela sur un tableau en dur, mais ce sera bien plus facile de construire le tableau partagé en-ligne, en quelques clics seulement. En plus, il vous permettra de collecter les données infiniment plus tranquillement, ce qui est crucial pour continuer à avancer avec le modèle.

Pratiques de Base 

Si votre équipe est déjà encline à partager à la fois les responsabilités et les objectifs communs, alors il est temps de supprimer les swimlanes individuelles et d’utiliser des avatars.

using avatars on kanban board

Toute l’équipe partage désormais un même espace de travail et les tâches apparaissent dans un tableau commun bien que chacun soit responsable de ses propres tâches. L’équipe commence à développer une vision et une compréhension satisfaisantes de la procédure globale. 

Une étape importante consiste à bien définir et à visualiser les règles initiales. Ce sont comme des normes ou des lois sur lesquelles toute l’équipe s’est entendue afin de fonctionner ensemble et d’améliorer les procédures de travail. 

Sur un tableau Kanban numérique, c’est chose facile car elles apparaissent généralement au bas de chaque colonne et tout le monde peut y accéder d’un coup d’œil.

Limiter les Travaux En Cours 

Au niveau 1 il est relativement aisé de fixer des limites TEC. Si vous vous souvenez qu’au début de cette étape chaque membre de l’équipe possède sa propre swimlane, il est alors légitime et normal de commencer à appliquer des limites TEC. La ‘check-list’ permettant de parvenir au niveau 2 de maturité consiste en : 

1. Établir des limites TEC individuelles 

2. Établir des limites TEC pour l’équipe

Transition

Alors que chaque membre possède sa swimlane, il faut limiter le travail pouvant être ‘En Cours’ pour chacun d’entre eux. Si l’on prend ceci en compte, vous pouvez calculer une limite TEC par personne simplement en observant par exemple combien de tâches peuvent être complétées en 3 jours. Et ce sera votre limite TEC.

personal wip limits

En d’autres termes, si Jeanne est capable de traiter 4 éléments de travail en 3 jours, sa limite TEC sera de 4. De cette manière vous éviterez la surcharge de travail et le burn-out pour vos collaborateurs. 

Il est important de noter qu’il faut prendre en considération la taille de l’élément de travail avant de fixer un chiffre qui soit la limite TEC la plus adéquate possible.

Pratiques de Base 

Lorsque vous décidez d’opter pour un tableau Kanban commun et joint, il est temps de fixer des limites TEC. C’est toujours une bonne idée d’étayer vos décision de manière empirique, c’est la raison pour laquelle il vous sera bien plus facile d’utiliser un tableau Kanban en ligne et numérique. Les solutions logicielles Kanban collectent généralement les données s’agissant des workflows de votre équipe et il est facile de décider quelle sera la limite TEC.

Vous pouvez par exemple regarder la cadence de votre équipe sur une semaine et décider que ce sera sa limite TEC. Pour le dire autrement, si votre tableau Kanban en ligne vous dit que votre équipe a terminé 6 tâches en une semaine, vous pouvez fixer 6 tâches hebdomadaires comme limite TEC. 

Gardez un œil attentif sur les raisons pouvant causer le dépassement d’une limites TEC, cela vous aidera à la faire baisser petit à petit, jusqu’à atteindre un niveau où personne n’est en mode multi-tâches. C’est une autre très bonne raison d’utiliser Kanban. 

 

exceeded wip limits

Il est facile de voir les raisons de ‘Dépassement de limite TEC’ en quelques clics puis de les analyser plus tard. En outre, vous pouvez aussi fixer des règles stratégiques qui vont vous alarmer lorsqu’une limite sera atteinte ou dépassée. Cela peut réduire fortement la perte de temps et d’énergie, car vous n’aurez pas à déplacer ou à compter les cartes, surtout si votre équipe est suffisamment grande pour créer un nombre de tâches digne de ce nom. 

Enfin et surtout, l’atout majeur des limites TEC d’équipe c’est qu’elles favorisent la collaboration et encouragent le partage des connaissances. 

Niveau 2 de Maturité – Focalisé sur la cible 

KanbanMaturityLevel2

Jusqu’ici, votre équipe s’est rendue compte que l’utilisation de Kanban allait booster la synergie et clarifier les procédures globales du travail. La prochaine étape est de reconnaître le workflow, ce qui signifie que l’équipe commence à comprendre la manière et la méthode pour faire les choses. 

Atteindre ce stade veut aussi dire que l’équipe commence probablement à voir et à réaliser le besoin de définir des procédures de travail et comment sont complétés les éléments de travail.

Visualisation 

Jusqu’à présent, votre équipe utilisait le tableau Kanban simplement pour visualiser les tâches. A partir de cette étape, vos équipes vont réaliser la vraie valeur ajoutée de la visualisation.

Transition

Pour parvenir au niveau 2 de maturité, il vous faudra parvenir à compléter les points suivants : 

1. Visualiser les éléments de travail via un tableau Kanban de livraison doté de limites TEC individuelles. 

2. Visualiser les types de travail par le biais de codes couleurs (pour les cartes) ou de lignes dans les tableaux. 

3.Visualiser les éléments de travail bloqués. 

4. Visualiser le développement des options via un tableau Kanban découverte. 

5. Visualiser la charge de travail individuelle sur un tableau Kanban découverte grâce aux limites TEC par personne (implémentable via avatars). 

6. Visualiser les règles de base. 

Avant tout, une solution Kanban en ligne va vous donner la possibilité d’appliquer des changements rapides au workflow de votre équipe. En gardant ceci à l’esprit, vous allez pouvoir restructurer votre tableau Kanban pour appliquer les principales étapes de votre workflow.

Par exemple, si vous gérez une équipe de développement de logiciel, vous pourrez diviser le tableau Kanban de livraison en les colonnes suivantes : 

Demandé(e) → Spécifier → Prêt pour Développement → Développement/Test/Déploiement → Terminé(e) 

simple dev kanban board

Après cela, vous pouvez appliquer des codes couleur pour les différents type de travail, ou bien utiliser des swimlanes différentes, au choix. Les cartes jaunes peuvent par exemple représenter les bugs, les bleues de nouvelles fonctionnalités etc.

A ce stade, il est crucial de commencer à visualiser les bloqueurs. En quelques mots, les bloqueurs sont des événements imprévus qui empêchent la bonne marche du travail et sa continuité.

Si vous utilisez un logiciel Kanban, il vous permettra de collecter les données afférentes aux raisons des différents blocages. A partir de là, vous pourrez extraire un rapport détaillé à n’importe quel moment et en quelques clics, puis l’analyser afin de comprendre les raisons du blocage.

blocked reasons

Si vous en êtes à ce point, vous pouvez vous permettre d’agrandir votre tableau. Les étapes ‘découverte des procédures de travail’ ou ‘Backlog’ sont toutes indiquées pour cela. Plutôt que de déposer toutes les idées en un seul et même endroit (le backlog), vous pouvez séparer la phase ‘découverte’ en plusieurs étapes, ce qui vous aidera à prioriser encore plus efficacement et à déplacer les tâches plus vite. Le tout est de ne pas simplement empiler les idées.

discovery kanban board

Avant de vous pencher sur la dernière étape, vous devez d’abord visualiser les limites TEC individuelles. Leur objectif ici est de servir de secondes limites. Appliquer des limites TEC individuelles et d’équipe peut s’avérer être nécessaire lorsque plusieurs personne travaillent sur une carte. Imaginez qu’une carte ait un assigné responsable de sa complétion, mais que plusieurs sous-tâches requièrent l’assistance d’autres membres de l’équipe. Si les limites individuelles ne sont pas définies correctement, les collaborateurs des sous-tâches se conforment aux limites TEC d’équipe, mais il existe un risque de surcharge puisqu’ils travaillent aussi sur le traitement d’autres cartes.

Dernier point, et non le moindre, vous devez visualiser les stratégies de process. Elles doivent être claires et explicites. En utilisant un logiciel Kanban, il sera très facile de les appliquer.

Par exemple, elles peuvent apparaître en bas de chaque colonne pour décrire sous quelles conditions une tâche devrait apparaître ou être transmise. Ou bien prévenir votre équipe immédiatement pour peu qu’une limite TEC soit atteinte ou dépassée.

explicit policies kanban board

Pratiques de Base 

Vous voilà déjà au Niveau 2 de maturité. Il reste encore du chemin à parcourir, mais vous possédez déjà une base solide qui va vous aider à développer un flow stable et fluide de bout en bout. Pour parvenir à cela, vous n’avez qu’à vous astreindre aux pratiques de base suivantes : 

1. Visualiser les activités coïncidentes ou désordonnées  en les cochant 

2. Visualiser les activités coïncidentes traitées par les équipes spécialisées en utilisant des lignes partielles 

3. Visualiser les activités séquentielles sans dépendance ni ordre de préférence, en utilisant des lignes et des espaces verticaux. 

4. Visualiser les  types de défaut et les raisons des révisions à effectuer 

5. Utiliser CONWIP (Niveau Constant de Travaux En Cours) avec un tableau Kanban de Workflow émergent pour assurer un workflow sans surcharge et des mécaniques élémentaires de système ‘Pull’, avec des cadences de remplissage et de livraison 

6. Visualiser le workflow au moyen de tableaux améliorés de découverte/livraison 

7. Visualiser la progression du projet sur un tableau portfolio Kanban

En termes simples et concis, voici ce que vous devez savoir. 

Il peut arriver que plusieurs membres de l’équipe se retrouvent à travailler sur un seul élément de travail. Quand c’est le cas, vous pouvez appliquer des sous-tâches ou des cases à cocher pour faire en sorte qu’une fois seulement toutes les sous-tâches complétées, l’élément de travail soit considéré complété et puisse donc être déplacé vers la prochaine colonne.

De plus, vous pouvez aussi utiliser les swimlanes pour séparer les tâches qui doivent être menées en parallèle. 

La prochaine étape est de mettre des swimlanes pour séparer les tâches requérant des compétences différentes. Par exemple, vous pouvez avoir des swimlanes séparées pour des activités différentes telles que Design IU (Interface Utilisateur), Sécurité, etc.

team portfolio kanban board

C’est aussi l’endroit parfait pour visualiser les types de défauts et de révisions à effectuer. Vous pouvez faire cela en utilisant un code couleur spécifique pour chaque type de tâche ou en utilisant des swimlanes séparées. C’est une étape importante car elle vous donne l’opportunité de largement réduire les activités peu rentables de révision des tâches. 

Une autre étape importante est d’appliquer des TEC constants (CONWIP). A ce stade, vous avez sans doute déjà divisé la section En Cours de votre tableau en plusieurs phases de travail. Définir une limite TEC sur le En Cours global aidera votre équipe à mieux comprendre le processus de développement de produit.

Maintenant il faut que vous commenciez à améliorer votre tableau Kanban, à la fois à l’étape découverte et livraison. Comme nous l’avons dit plus tôt, la phase découverte, qu’on appelle généralement Backlog, est l’endroit où les idées naissent avant de devenir plus tard des éléments de travail et se déplacent vers l’étape livraison. Ajouter plus d’étapes au workflow vous aidera à visualiser la chaîne de valeur globale dans le détail et à travailler plus vite.

Par exemple, l’étape découverte de votre workflow pourrait commencer par une colonne nommée ‘Idées’, suivie d’une autre ‘Opportunités’ dans laquelle vous placerez les idées ayant reçu l’aval pour un futur développement. Ensuite vous pourriez avoir une étape d’analyse pour diviser le travail qui sera traité dans un futur plus ou moins proche.

Le même principe s’applique à l’ensemble du workflow. Plus vous progresserez avec Kanban, plus vous réaliserez la nécessité d’ajouter des colonnes. Pas pour le plaisir d’ajouter des colonnes bien évidemment, mais pour mieux visualiser toutes les étapes possibles par lesquelles une tâche peut être amenée à passer. En utilisant cette méthode vous allez bientôt commencer à identifier les endroits où le travail reste bloqué, où il stagne le plus souvent et où la valeur ajoutée est la plus grande.

strategic portfolio kanban board

Avant de commencer la transition vers le Niveau 3, il va falloir aller au-delà de Team Kanban (Kanban d’Équipe) et créer un tableau Portfolio Kanban où vos grands projets pourront être visualisés en cartes et fragmentés en tâches qui seront linkées aux tableaux de votre équipe en tant qu’Enfant. En fonction de l’avancement des Enfants, vous pourrez ou non déplacer l’initiative du projet vers Terminé(e).

Limiter les TEC 

Dans ce processus de maturation, vous venez d’apprendre comment limiter le travail en cours au niveau individuel et au niveau de l’équipe. Pour atteindre le niveau Focalisé sur la Cible dans l’implémentation de Kanban, il vous reste deux étapes à parcourir, l’une concernant la période de transition, et l’autre concernant certaines pratiques de base : 

1. Établir une activité basée sur les limites TEC 

2. Établir des limites CONWIP sur le workflow émergent 

Avoir une activité basée sur les limites TEC vous permet de gérer la capacité de l’équipe en fonction du type d’éléments de travail contenus dans votre workflow. Vous n’avez qu’à fixer une limite maximum  au nombre de tâches d’un certain type pouvant être ‘En Cours’.

Ensuite, vous allez devoir appliquer une limite constante au total de travaux en cours. Aussi connu sous le nom de CONWIP, c’est une manière plus évoluée de conserver un flow stable en ayant toujours le même nombre d’éléments en cours de traitement. Si la limite dépasse votre capacité, cela signifie que votre équipe est en multi-tâches ; si elle est plus basse, cela veut dire que vos membres d’équipe sont parfois inoccupés.

Gérer le Flow 

Au Niveau 2 de maturité, le concept de flow devient de plus en plus essentiel. Il existe 4 pratiques majeures de gestion de flow qui doivent devenir vos outils de travail : 

1. Définir les types de travail en fonction des requêtes client 

2. Modéliser le flow amont et aval 

3. Gérer les problèmes qui bloquent 

4. Gérer les types de défauts et les raisons des révisions à effectuer

Transition

La période de transition vers ce niveau de maturité ne consiste qu’en un seul stade, néanmoins crucial : définir les types de travail en fonction des requêtes des clients. Une fois que cela est fait, assurez-vous de visualiser chaque type de façon claire sur votre tableau Kanban.

types of work

Vous pouvez utiliser des cartes de couleurs différentes, des marques ou tout autre moyen, l’important est que ce soit clair. Par exemple, dans Kanbanize, vous pouvez définir des modèles de type de travail qui s’appliquent aux cartes nouvellement créées de tel ou tel type. Ces cartes là sont annotées avec une icône distincte.

Pratiques de Base 

Au Niveau 2 de maturité, le concept d’amont Kanban fait son apparition.Il concerne toutes les étapes du process avant que vous ne vous engagiez à traiter telle ou telle tâche. 

L’amont reflète les phases par lesquelles les idées ou les requêtes sont passées avant d’être entérinées et acceptées. Souvent on retrouve quelque chose comme  Opportunités – Synthèses – Analyses – Engagement.

Pour continuer à avancer vers le Niveau 3 de maturité, vous devez commencer à gérer les problèmes de blocage. Les visualiser est important, mais vous devrez les systématiser et voir avec votre équipe pour trouver des solutions à long terme afin de traiter les bloqueurs qui se répètent.

blocker types

Une bonne méthode pour classer vous bloqueurs est de préparer plusieurs avatars pour tous les problèmes que vous rencontrez. Si vous utilisez Kanbanize, vous pouvez par exemple créer des modèles personnalisés d’avatar de bloqueurs. Choisissez un symbole ou une icône facilement reconnaissable et annotez les informations pertinentes concernant le bloqueur en question.

Au final, pour pouvoir dire avec lucidité que vous avez bel et bien atteint le niveau 2 de maturité, vous devez commencer à gérer les types de défaut et de révision. Pour y parvenir sans problème, préparez une swimlane dédiée aux éléments de travail de ce type qui ont besoin d’être accélérés.

software kanban board

Nous vous conseillons de la placer tout en haut de votre tableau, d’être aussi simple que possible (s’agissant des étapes du process) afin que les cartes ne traînent pas entre ‘Demandé(e)’ et ‘Terminé(e)’. Le mieux est de conférer une haute priorité à ces tâches et d’adopter des règles qui permettent aux membres de l’équipe de lâcher tout ce qu’ils sont en train de faire pour immédiatement régler le problème.

Sauf si tous les membres de l’équipe travaillent déjà sur des éléments de haute priorité, il ne doit pas y avoir d’exception. 

Sans trop entrer dans le détail concernant ces pratiques, nous aimerions insister sur l’importance de conserver une transparence totale vis à vis de votre équipe, pour ce qui est des stratégies de process. 

Assurez-vous de tirer un profit maximum des potentialités de visualisation de Kanban et continuez à développer les boucles Feedback du Niveau 2 de maturité. 

La dernière marche pour parvenir au Niveau 3 est d’identifier les sources d’insatisfaction et les règles qui posent problème.

Niveau 3 de Maturité – Adapté aux Objectifs 

KanbanMaturityLevel3

Au cours du temps qu’il vous a fallut pour parvenir à ce Niveau 3, vous avez sans doute pu vous faire une définition des termes Process (ou Opérations), Workflow, Règles et Cadre de Décision Cadre. Il est important que toute l’équipe fasse bloc derrière ces concepts et qu’elle comprenne comment ces mêmes concepts peuvent permettre d’atteindre de meilleurs résultats. 

A ce niveau, le point sur lequel vous devrez faire le forcing est l’évolution de votre implémentation Kanban, et cela vaut pour les 6 pratiques de base.

Visualiser le Workflow 

Alors que vous commencez à aller par-delà le Niveau 2 de maturité et entamez la transition de Focalisé sur la Cible vers Adapté aux Objectifs, les pratiques de visualisation se font en amont.

Transition

La transition vers le Niveau 3 de maturité se fait via 6 leviers d’action : 

1. Visualisez le statut ‘Prêt à être traité’, ou ‘Prêt pour pull’ 

2. Visualisez le critère ‘Prêt à être traité’, ou ‘Définition de Prêt’, ou ‘Critère d’entrée’ 

3. Visualisez le workflow et les éléments de travail d’équipe en utilisant le tableau Kanban équipe cumulée 

4. Visualisez les éléments de travail du projet sur un tableau Kanban de projet à deux niveaux 

5. Visualisez les dépendances Parent-Enfant et peer-peer 

6. Utilisez des emplacements de stockage pour visualiser les requêtes de travail dépendantes d’un autre service ou système et qui sont actuellement en attente ou bloquées

Afin de démarrer la transition, vous devez créer une nouvelle colonne dédiée aux éléments qui sont prêts à être traités. Cette étape a pour but de bien distinguer les éléments demandés qui peuvent déjà être placés dans En Cours et tout le reste qui attend. Si l’on suit la logique, vous devriez placer cette colonne juste avant la première étape des opérations.

Ensuite il vous faut vous assurer que votre équipe suit bel et bien la consigne et ne traite pas d’éléments  ‘Demandé(e)’ qui ne serait pas placé dans la colonne amont. La meilleure manière de faire cela est d’expliciter très clairement ce qui doit se passer avec les éléments de la colonne. Il est sage de lui donner un nom tel que ‘Suivant’, ‘Prêt à Démarrer’, ‘Prêt à Traiter’ ou quelque chose comme ça. 

En outre, il serait pertinent de visualiser la définition de ‘Prêt’ ou, si l’on reste sur la terminologie Kanban ‘Critères de Pull’. Et le meilleur endroit pour cela, c’est le tableau Kanban lui-même. 

advanced kanban board

Lorsque les deux premières étapes pour tendre vers l’implémentation Kanban - Adapté aux Objectifs deviennent naturelles pour vous au quotidien, vous pouvez commencer à combiner plusieurs tableaux de différentes équipes avec des fonctions très proches (Ex : QA et Développement).

Votre objectif est d’obtenir un transfert de travail plus naturel et de conserver au même endroit les tâches qui doivent être traitées par les deux équipes. 

Il est même possible d’aller encore plus loin en utilisant une solution logicielle Kanban, notamment grâce à l’automatisation rendue possible via certains outils. 

Par exemple, dans Kanbanize, vous pouvez paramétrer le système afin qu’il envoie une notification à l’équipe QA dès qu’une carte devient disponible pour le test. 

Ensuite, vous pouvez utiliser quelques swimlanes afin de séparer vos projets et de garder toutes les tâches en relation groupées. 

Pour boucler la transition vers le Niveau 3 de maturité (s’agissant de la visualisation), vous devriez visualiser les dépendances entre les tâches de votre tableau et dédier une colonne pour celles qui attendent le traitement ou une action d’un tiers en externe. 

Visualiser les dépendances sur un tableau physique est vraiment délicat et demande des phases de fabrications connectées entre elles. 

Néanmoins il existe un moyen plus facile pour les équipes qui n’ont pas peur de mener l’implémentation Kanban en  numérique. 

Certains tableau Kanban en ligne, dont ceux disponibles sur Kanbanize, proposent des fonctionnalités permettant de visualiser tout un éventail de dépendances de cartes, telles que : 

- Parent 

- Enfant 

- Relative 

- Prédécesseur 

- Successeur 

 

Pour atteindre le Niveau 3 de maturité, votre but sera de rendre ces dépendances transparentes entre les tâches parent/enfant et peer-peer. 

La plus simple des dépendances à comprendre pour commencer c’est la tâche ‘Parent‘ qui consiste en plusieurs cartes ‘Enfant’ qui doivent être toutes complétées avant que le ‘Parent’ ne puisse être à son tour considérée comme ‘Terminé(e)’ ou ‘Prêt à traiter’ (pour peu qu’il faille travailler dessus). 

La relation peer-peer quant à elle illustre une situation dans laquelle deux cartes sont reliées entre elles sans rapport de supériorité ou d’ascendance de l’une par rapport à l’autre.

kanban dependencies

Lorsque vous utilisez un tableau Kanban en ligne, vous n’expérimentez pas les situations de type ‘série’ (Thread), mais vous devez connectez les cartes entre elles vie les mécanismes de dépendance de l’outil. Ensuite il faut bien entendu surveiller la progression des ‘Enfants’ sur la carte ‘Parent’ elle même. Vous allez aussi gagner un temps fou à tenir rigoureusement votre tableau à jour, mais n’oubliez pas que vous pouvez faire appel à des notifications automatiques pour savoir lorsqu’une opération a été effectuée. 

Comme nous l’avons mentionné quelques paragraphes plus tôt, la dernière étape de la transition tient en réserver un espace du tableau pour les tâches qui attendent l’intervention d’un tiers externe. Vous pouvez être très flexible pour cela et agir de différentes manières, mais le plus souvent on conseille de : 

- Dédier une colonne du tableau quelque part dans la section Progression 

- Tracer une ligne verticale pour séparer une ou plusieurs colonnes de progression, afin de montrer que tout ce qui se situe sous cette ligne est en attente de quelqu’un en dehors de l’équipe. 

Pratiques de Base 

Si vous êtes parvenu à implémenter avec succès tout ce que vous avez lu jusqu’ici s’agissant de la visualisation du travail, alors vous êtes sur le point d’atteindre le Niveau 3 de maturité et vous pouvez désormais proclamer maîtriser la visualisation du workflow. Il demeure encore quelques pratiques de base qu’il vous faudra adopter afin d’accéder pour de bon à ce niveau : 

1. Visualiser les options amont par le biais du tableau Kanban amont/découverte 

2. Visualiser les options abandonnées via la corbeille sur un tableau Kanban amont/découverte 

3. Visualiser les signaux de remplissage 

4. Visualiser les signaux Pull 

5. Visualiser les critères Pull (aussi appelés ‘Règles Pull’, ‘Définition de Prêt’, ou ‘Critères Exit’) 

6. Visualiser la capacité disponibles 

7. Visualiser la durée de vie des éléments de travail 

8. Visualiser les date butoir 

9. Visualiser les défaillances dans la demande ainsi que la valorisation de cette dernière 

10. Visualiser le travail abandonné 

11. Visualiser les types de service en utilisant des tickets de couleur, des lignes de tableau etc. 

12. Utiliser un tableau Portfolio Kanban de valorisation pour visualiser la progression du projet et pour planifier ou budgétiser les risques 

Afin de poursuivre avec l’amont, il vous faut améliorer votre tableau Kanban afin d’avoir une meilleure vue des options disponibles pour votre équipe face au défi à relever. 

Pour ce faire, vous devez fragmenter encore plus la section ‘Demandée’ de votre tableau afin d’ajouter quelques étapes entre l’apparition de la tâche sur le tableau et l’étape d’engagement à la traiter. 

breakdown kanban requested area

Les étapes doivent servir à définir une tâche et à analyser les besoins pour la traiter.

Vous feriez bien de réserver de l’espace afin de visualiser les idées qui ont été abandonnées en utilisant une autre swimlane pour ces cartes, en dessous de la section amont du tableau. 

Ensuite vous devrez vous assurer que votre équipe est informée du moment où elle pourra tirer des nouvelles tâches en aval vers l’engagement à les traiter. Une méthode simple pour cela consiste à définir une limite TEC minimale sur vos colonnes en amont.

Assurez-vous également d’avoir précisé quand telle ou telle tâche devra être tirée plus loin en aval (par exemple en utilisant des tags sur les cartes) et tenez rigoureusement le tableau à jour pour éviter d’avoir trop de périodes d’inactivité.

Pour continuer à cheminer sur les pratiques de visualisation de Niveau 3 de maturité, il est crucial de visualiser le temps de vie et l’évolution des travaux en cours, cela dans l’optique de maintenir une haute efficacité de votre workflow et de réagir très vite aux signes précurseurs de tout hypothétique problème.

aging work

Les solutions logicielles Kanban sont fantastiques pour vous soutenir car elles mettent à disposition tout un arsenal de fonctionnalités et de paramètres qui vous permettront de visualiser l’évolution des TEC (un indicateur de durée de vie pour chaque carte, des analyses quant à l’objectif, et même la possibilité de changer la couleur de la carte lorsqu’elle atteint une certaine durée de vie). En fonction du choix de logiciel, différentes fonctionnalités peuvent être proposées (indicateur de date limite pour les cartes, notifications e-mail pour les dates limites approchantes, changement automatique de couleur de carte lorsqu’une date limite est arrivée à moins de X jours/heures de son échéance, etc.). 

Bien que le Niveau 3 de maturité mette spécifiquement l’accent sur la partie amont de votre workflow, cela ne signifie pas pour autant qu’il ne faudra pas agir aussi sur la partie aval. 

Que vous l’acceptiez ou non, l’inertie, le gaspillage (de ressources ou d’énergie), la perte de temps sont inévitables dans n’importe quel process et parfois il faut même abandonner certains travaux en cours en fonction de certaines circonstances. 

C’est pourquoi il est de bon ton de visualiser le travail sur lequel l’équipe a effectivement planché mais qui a été abandonné sur votre tableau. Vous pouvez soit dédier une colonne à ces cartes ou bien plus simplement ajouter un tag pour indiquer que ces tâches n’ont pas été terminées puis les placer dans ‘Terminé(e)’. Cela vous permettra notamment d’apprendre de chacun des échecs pour ne pas réitérer telle ou telle erreur commise. 

Avant de considérer que vous êtes fin prêt à accéder au Niveau 4 de maturité, il reste deux ou trois choses que vous devez intégrer pour les appliquer au quotidien. 

simple board

L’une d’entre elles est de visualiser différents types de travaux ou de services sur votre tableau. Vous pouvez réaliser cela soit via des couleurs pour les cartes,  ou bien en utilisant des swimlanes dédiées. La seconde option est plus répandue, car dans la plupart des tableau Kanban, plus une carte est haute dans la colonne, plus sa priorité est grande.

C’est pourquoi lorsque vous faites la part des choses entre les différents types de travaux à mener, c’est aussi une bonne idée de hiérarchiser ces derniers en mettant les plus prioritaires sur la swimlane du haut et ainsi de suite... 

Pour terminer avant d’entamer la transition vers le Niveau 4, vous devez encore aller plus loin dans l’implémentation de votre Portfolio Kanban en transformant ce dernier en Portfolio Kanban de valorisation, afin de vous permettre de visualiser la progression des opérations et de planifier et/ou de budgétiser le risque.

Limiter les TEC 

A l’instar des Niveaux de maturité précédents, lorsque vous avancez vers l’implémentation Kanban – Adapté aux Objectifs, il vous faut renforcer les pratiques que vous venez de vous appliquer s’agissant des limites de travaux en cours. Au demeurant, une fois que vous avez atteint le Niveau – Focalisé sur la Cible en termes de limitation de TEC, vous pouvez directement passer au Niveau 3 de maturité sans avoir à passer par une phase de transition. 

Il existe 3 moyens pour limiter les travaux en cours à ce niveau : 

1. Fixer une limite minimale pour le remplissage en amont 

2. Utiliser une limite maximale pour définir la capacité 

3. Mettre entre parenthèse les limites TEC pour les différents stades 

En premier lieu, il faut établir une limite minimale pour le remplissage des tâches. Le but est d’avoir un flow d’idées constant pour les éléments qui avancent en direction de l’engagement à les réaliser. La limite TEC minimale vous signalera si votre vivier d’idées doit être rempli une fois que vos équipes piochent dedans. 

Après avoir fixé un point de remplissage donc, il faut vous assurer que vous ne surchargez pas l’équipe qui travaille en amont. En d’autres termes, il faut définir une limite maximale de cartes pouvant être placées dans la colonne amont. 

kanban upstream limits

La dernière choses à faire pour les limites de travail au Niveau 3 de maturité est de mettre entre parenthèses la limite TEC des différents stades de votre workflow. Par exemple, si votre équipe développement et QA travaillent sur un seul et même tableau, il faut ajouter des limites séparées pour leurs étapes respectives, qui combineront toutes les étapes concernant l’une ou l’autre des équipes.

Gérer le Flow 

Passer les Niveaux 0, puis 1 puis 2 vous a permis de poser une fondation solide pour ce qui est du management de workflows complexes, mais lorsque vous abordez la transition vers le Niveau 3 de maturité, des tas de choses viennent s’ajouter pour y parvenir.

Transition

Les 7 pratiques listées ci-après doivent être implémentées dans l’ordre et comme suit : 

1. Vous organiser autour du process de découverte de connaissances 

2. Repousser l’engagement (s’engager au dernier moment raisonnablement responsable) 

3. Utiliser le digramme de flow/flux cumulatif pour surveiller les files d’attente 

4. Utiliser la loi de Little 

5. Faire disparaître petit à petit les innombrables tampons 

6. Rapporter simplement l’efficacité du flow pour comprendre l’intérêt de réduire les tampons et l’effet de levier qu’aura l’élimination des causes de retard 

7. Fermer activement les requêtes amont qui vérifient les critères d’abandon 

Implémenter l’ensemble de ces pratiques est obligatoire pour prendre pied solidement dans le Niveau 3 de maturité. Une fois que vous serez parvenu à organiser votre équipe autour de services spécifiques et que vous aurez différé les engagements, il est grand temps de commencer à gérer votre workflow.

CFD

Il n’existe pas de meilleur outil de travail pour cela que le diagramme de flow cumulatif (DFC). C’est un outil d’analyse très poussé proposé par les tableaux Kanban en ligne qui permet une visualisation précise et concise des trois mesures les plus importantes de votre workflow : 

- Temps de cycle 

- Cadence 

- Travail en cours

Son objectif principal est de vous montrer la stabilité de votre workflow et de vous aider à comprendre où vous devriez concentrer vos efforts pour rendre vos opérations plus faciles à prédire. Il vous donne une vision quantitative et qualitative des problèmes présents ou passés, et permet de visualiser une véritable montagne de données. 

 

Bien que le DFC puisse paraître un peu abscons de prime abord, il est en fait très simple. 

3 états de votre workflow peuvent être visualisés : 

- Les bandes s’élargissent – il y a plus d’éléments de travail qui entrent dans le workflow qu’il n’y en a qui en sortent 

- Les bandent progressent de manière parallèle – votre workflow est stable et il y a un équilibre entre tâches commencées et tâches allant vers ‘Terminé(e)’ 

- Les bandes se resserrent – votre équipe traite plus de travail qu’elle n’en commence et il y a donc une certaine inactivité latente 

Cette visualisation simple est l’un des atouts principaux des tableaux Kanban puisqu’il procure des données de workflow primordiales qui seraient impossibles à glaner via un tableau Kanban en dur. 

A ce stade, vous voilà à mi-chemin de la transition. Après avoir maîtrisé votre workflow grâce au DFC, il faut désormais mettre en pratique un peu de planification Kanban en utilisant la loi de Little.  

C’est un moyen plutôt simple de prévoir le délai de livraison de vos tâches en divisant les TEC par le Délai.Si votre workflow devient prédictible, alors la loi de Little peut vous permettre de respirer facilement si vous vous astreignez aux dates limites. Si ce n’est pas le cas, c’est que vous n’êtes pas encore prêt à franchir cette étape. 

Ensuite il faut faire disparaître les tampons infinis de vos opérations et ne laisser que ceux qui permettent un flow de travail fluide sans le ralentir de trop. 

Afin de comprendre l’avantage de supprimer ces tampons de votre système, vous devez être vigilant quant à l’efficacité de votre flow. Ce n’est donc pas une surprise si l’étape de maturité suivante tient en cela. 

Pour clore la transition, il faut vous habituez à fermer les requêtes qui vérifient les critères d’abandon, en amont. 

Pratiques de Base 

Une fois que la transition est terminée, il vous reste encore pas mal de pain sur la planche pour parvenir à un workflow vraiment maîtrisé : 

1. Mettre sur pied une méthode de tri 

2. Gérer les dépendances 

3. Analysez et rapporter les éléments de travail avortés 

4. Utilisez des classes de service pour influer sur la sélection 

5. Prévoir les livraisons 

6. Avoir une approche qualitative et réfléchie des options réelles 

Bien que ces 6 éléments soient tous importants, mettez l’accent sur la gestion des dépendances. Si vous ne parvenez pas à le faire efficacement, vous pourriez régresser au Niveau 2 de maturité.

Les dépendances augmentent le risque, de fait, les visualiser et les gérer est primordial pour répondre aux attentes des clients.

CFD

Comme nous l’avons dit plus tôt dans cet article, visualiser les dépendances sur un tableau physique est extrêmement compliqué pour ne pas dire impossible,ce qui n’empêche pas de les gérer bien que cela s’avère beaucoup plus difficile. Les créateurs du Modèle de Maturité Kanban (MMK) suggèrent de suivre les stratégies suivantes pour gérer les dépendances : 

- Utiliser un tableau Kanban séparé pour gérer les dépendances aux tiers partis tels que les fournisseurs, d’autres équipes, des spécialistes ou des organisations externes 

- Définir les dépendances de manière claire en indiquant explicitement le lien entre un élément de travail avec d’autres ou avec une équipe 

- Analyser périodiquement les bloqueurs causés par une dépendance. Identifier les causes et agir pour empêcher leur apparition dans le futur 

- Tenir des réunions régulières avec les représentants de chaque système Kanban pour parler de la communication et pour résoudre les problèmes relatifs aux dépendances 

- Faire remonter les dépendances qui ne peuvent pas être réglées dans le workflow de l’équipe de prestation de services, auprès de l’équipe Révisions des Opérations (Operations Review)

Faire des Règles Explicites 

Au niveau 2 de maturité, vous avez défini votre stratégie de process initiale, mais à partir du moment où vous aspirez à l’implémentation Kanban – Adapté aux Objectifs, il va vous falloir vérifier une toute nouvelle check-list de conditions.

Transition

Afin d’effectuer la transition vers le Niveau 3 de maturité, vous allez devoir : 

1. Fixer des objectifs explicites aux mesures 

2. Établir des règles initiales d’acceptation de requête 

3. Définir les règles d’abandon de requête de travail 

4. Fixer les règles de remplissage des engagements 

Il y a peu de raisons de s’attarder sur ce qui rend nécessaire d’établir l’objectif des mesures que vous avez décidées de suivre en tant que KPI (Key Performance Indicator = Indicateur de Performance Clef), il faut bien faire la part des choses entre les vrais indicateurs de performance et ceux qui sont futiles. 

En établissant des règles initiales d’acceptation de requête, vous réduirez le délai de vos tâche et vous vous donnerez du temps pour définir la tâche avant de vous engager à la réaliser. Une fois que les règles ont été fixées, ajoutez-les en description sous chaque colonne du tableau pour lequel elles ont cours. 

explicit policies kanban

Par ailleurs, définir des règles d’abandon de requête vous permettra de vous délester de tâches qui n’ont pas été entamées depuis un certain temps et qui ont toutes les chances de ne pas être traitées non plus. Une fois encore, vous pouvez ajouter les critères d’abandon au bas de chaque colonne concernée. 

Nous avons déjà couvert les activités en amont pour faire transiter le flow vers l’engagement à la réalisation, donc, en toute logique, vous devez à présent définir un point de remplissage spécifique, qui une fois atteint, ne permet aucun retour. En principe on considère que ce doit être la dernière colonne de votre tableau.

Pratiques de Base 

Une fois la transition effectuée il faut vous accrocher au niveau 3 de maturité en : 

1. Fixant des critères ‘Pull’ 

2. Établissant un point d’engagement à la livraison 

3. Établissant des critères d’acceptation de client pour chaque élément de travail ou bien une classe d’éléments de travail 

4. Définissant des classes de service

Les critères ‘Pull’ sont importants pour vous assurer que vous ne commencez que le nombre de tâches que vous êtes en mesure de traiter. Ils peuvent varier en fonction des classes de services, alors prenez votre temps pour les fixer.

Une manière simple de visualiser les critères ‘Pull’ est de faire la liste de tous les critères des sous-tâches sur la carte concernant la tâche qui vous intéresse. 

Fixer un point d’engagement à la livraison est la prochaine chose qu’il vous faut faire sur la route du niveau 4 de maturité. Le plus simple pour ce faire, c’est de dédier une colonne de votre tableau Kanban juste avant la valorisation. Cela peut être la colonne ‘Terminé(e)’ ou bien la dernière étape ‘En Cours’ (ex : prêt au déploiement).

Après cela, vous devrez fixer les critères d’acceptation client et définir les classes de services. Ces dernières vous permettront de gérer le travail en fonction des attentes de vos clients.

classes of work kanban

Les 4 premières pratiques Kanban sont fortement préconisées au niveau 3 de maturité. Les 2 dernières quant à elles - implémenter des boucles feedback et évoluer par l’expérimentation – s’adressent davantage à l’équipe communication. Nous ne pensons pas qu’il soit réellement possible de tirer profit des explications détaillées des auteurs du modèle fourni (David Anderson et Teodora Bozheva) alors nous n’allons pas nous arrêter dessus. 

Les causes de retard peuvent être catégorisées en 2 types principaux : 

- Commun (file d’attente, tampon, multi-tâche, etc.) 

- Spécial (dépendance auprès d’un autre service ou d’un vendeur externe, attente de permission ou d’approbation, audit, vérification de la conformité, approbation du budget, etc.) 

Dans la plupart des cas, vous pourrez utiliser un sticker pour montrer qu’une tâche est bloquée et si vous utilisez une solution logicielle, vous pourrez même expliquer pourquoi. Prenez votre temps pour bien étudier ces sources et cherchez des moyens pour les éviter à l’avenir. 

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Niveau 4 de Maturité – Risque Couvert 

KanbanMaturityLevel4

 

Le niveau 4 de maturité Kanban se caractérise par la couverture du risque et la prise de décision en fonction des données. Cela se caractérise plus par l’adoption des Cadences Kanban et du Cadre de Travail – Adapté aux Objectifs que par le design spécifique du tableau Kanban. 

Quoi qu’il en soit, il reste encore de sérieux progrès à accomplir s’agissant de la visualisation du workflow et de la gestion du flow. Lorsque l’on passe du Niveau 3 au Niveau 4 de maturité (et au-dessus…) le modèle se concentre davantage sur l’évolution de vos pratiques managériales et sur le process en lui-même. 

Visualiser le Workflow 

A la différence des Niveau 0 à 3, au Niveau 4 de maturité, les pratiques relatives à la visualisation du workflow ne sont plus les facteurs principaux. La transition du Niveau 4 est plus courte et les pratiques de bases sont moins nombreuses, mais leurs pertinences sont tout aussi indiscutables. 

Transition 

Pour réussir sa transition et accéder au niveau 4 de maturité, il faut commencer à : 

1. Visualiser le temps de cycle local 

2. Utiliser des décorateurs de tickets pour indiquer les risques 

3. Visualiser les classes de risque avec des swimlanes différentes 

4. Visualiser les workflows qui se séparent et ceux qui se rejoignent 

Le temps de cycle local correspond au temps qu’un élément de travail passe dans une activité donnée ou une séquence d’activités. Pour faire simple, c’est le temps qu’une carte passe à un certain stade de vos opérations (ex : développement). 

Pour visualiser le temps de cycle local vous devez indiquer combien de temps une tâche passe dans chaque étape du process. Certaines équipes qui restent en implémentation physique même à ce niveau, marquent d’un point les jours passés par une carte dans telle ou telle colonne. 

Comme ce n’est pas une fonctionnalité très développée dans les tableau Kanban en ligne, les équipes qui préfèrent utiliser ce moyen d’implémentation de la méthode écrivent dans la description de la carte à la fois la date d’entrée et de sortie de la carte pour une étape donnée.

kanban cycle time

Ensuite il vous faut indiquer les risques en utilisant une décoration de carte. Vous pouvez vous limiter à choisir une couleur pour une tâche en fonction du risque qu’elle court de ne pas respecter les accords de niveau de service (SLA : Service Level Agreement).

Pour aller plus loin, si vous avez adopté une solution tableau Kanban en ligne, vous pouvez utilisez des moyens plus sophistiqués, tels que changer automatiquement la couleur à l’approche d’une date limite par exemple. En utilisant Kanban, vous aurez toute une panoplie de stickers qui pourront vous aider à indiquer les risques plus facilement.

Une autre option est de visualiser différentes classes de risque avec des swimlanes séparées. La logique est plutôt simple, définissez plusieurs niveaux de risque et placez chacun d’entre eux dans une swimlane. Attribuez ensuite les tâches en fonction. 

La dernière étape de transition tient en la réunion ou la séparation de plusieurs workflows. Il est crucial de bien comprendre que cela revient à séparer une tâche en deux ou plusieurs autres cartes qui peuvent être traitées simultanément, donc votre équipe travaille en parallèle.

breaking down projects

Pour cela,si vous utilisez un logiciel Portfolio Kanban, le plus simple est de visualiser les grandes tâches comme des initiatives et de les fractionner en plus petites cartes qui peuvent être traitées par votre équipe. Lorsque toutes ces dernières seront terminées, alors l’initiative pourra être considérée comme complétée et être déplacée dans ‘Terminé(e)’.

Pratiques de Base 

Si vous avez fait correctement tout ce que nous avons survolé jusqu’ici s’agissant de la visualisation, toutes nos félicitations ! Vous avez désormais atteint le Niveau 4 de maturité. A ce stade du Modèle de Maturité Kanban, vous devez vous focaliser sur 3 objectifs afin de continuer l’ascension vers les sommets de la visualisation : 

1. Visualiser les limites TEC sur les emplacements de stockage des dépendances 

2. Visualiser le temps d’attente sur les emplacements de stockage des dépendances 

3. Visualiser les accords de niveau de service (SLA) dépassés des dépendances 

Au niveau 4 de maturité, il faut désormais complètement contrôler vos emplacements de stockage des dépendances. Il faut donc fixer une limite TEC maximale pour la colonne servant à cela et visualiser clairement cette limite en haut de l’étape.

parking lots kanban

Cela étant fait, vous devez à présent visualiser le temps passé par les cartes dans l’emplacement de stockage. C’est la même manipulation que pour le temps de cycle local, à savoir, il faut entrer une date d’entrée et de sortie de la carte dans la phase, ou bien ajouter un point sur le tableau à côté de la carte pour chaque jour écoulé. 

Dernier point et non des moindres, il vous faut savoir lorsqu’une carte en attente de quelque chose est acceptée en respectant les SLA.

Gérer le Flow 

La gestion du flow est la pierre angulaire de la pratique Kanban au Niveau 4 de Maturité. Il existe un total de 12 points à respecter afin de passer d’une implémentation Kanban ‘Adapté aux Objectifs’ à une autre ‘Risque Couvert’.

Transition

La période de transition se fait en 5 étapes pour atteindre une maîtrise de gestion de flow avancée : 

1. Collectez et et rédigez des rapports détaillés concernant les analyses d’efficacité du flow 

2. Utilisez des tampons explicites pour ralentir et fluidifier le flow 

3. Utilisez un engagement en deux temps pour ce qui est de l’engagement à la livraison 

4. Anticiper les dépendances par l’analyse 

5. Établir une balance entre la demande ‘réfutable’ (au mieux probable) et la demande ‘irréfutable’ (certaine) 

Au niveau 3 de maturité, vous avez appris à mesurer l’efficacité du flow. Si vous utilisez un logiciel Kanban, la transition s’apparente à passer de la mesure à la collecte en seulement quelques clics et gagner ainsi un temps précieux dans le processus de maturation. 

Une fois encore, il faut prêter une attention toute particulière aux tampons de vos opérations et les utiliser pour ralentir et fluidifier le flow. Il est sage de disposer une colonne tampon (ou même plusieurs) avant une activité de type goulot d’étranglement pour ne pas bloquer votre process. 

kanban commitment points

L’engagement en deux temps vous permet de mieux appréhender les attentes des clients. En implémentant un second point d’engagement dans votre workflow, vous pourrez faire filer une tâche en aval sans faire appel à quelques date limite que ce soit de bout en bout. 

De cette manière, lorsque vous atteignez un point des opérations où vous pouvez vous engager pour une date de livraison, vous le faites en plus grande confiance et réduisez considérablement les risques que vous avez de ne pas parvenir à compléter la livraison à temps. 

Les deux derniers éléments sur la check-list de la transition sont plus en relation avec les opérations en elles-mêmes qu’avec Kanban, alors nous n’allons pas nous attarder dessus dans le détail.

Pratiques de Base 

Le Niveau 4 du Modèle de Maturité Kanban comprend 7 pratiques de base s’agissant de la gestion du flow : 

1. Établissez un ensemble de données de classe de référence 

2. Faites des prévisions en utilisant des classes de référence, les simulations Monte Carlo et d’autres modèles 

3. Allouez des capacités à travers les swimlanes 

4. Allouez des capacités par couleur d’élément de travail 

5. Utilisez les prévisions judicieusement 

6. Évaluez les modèles de prévisions quant à leur robustesse 

7. Utilisez des méthodes statistiques pour prendre des décisions 

Allons directement au point 2 de notre liste, avec les simulations Monte Carlo, qui comptent parmi les moyens les plus fiables pour prévoir l’efficacité et les performances des opération, le tout basé sur les données passées. Grâce à ces simulations, vous pourrez prévoir le temps de cycle et la cadence  sur la base de très nombreuses simulations aléatoires qui utilisent des données de performances passées.

cumulative flow diagram

En vous appuyant sur cela, vous pourrez gérer votre capacité à expérimenter plus facilement et plus efficacement. Vous pourrez faire des tests et allouer des capacités à travers les swimlanes ou bien les types de tâches (si vous utilisez des couleurs pour les différencier). 

Assurez-vous de tirer le parti maximum de ces prévisions. Cessez de vous reposer sur des intuitions et suivez plutôt les méthodes statistiques pour prendre des décisions par rapport aux données collectées. 

Une fois encore, le reste des pratiques du Modèle de Maturité est un soupçon plus empirique. Vous pouvez en apprendre plus encore en lisant l’ouvrage intitulé « Kanban Maturity Model : Evolving Fit-for-Purpose Organization » par David J. Anderson et Teodora Bozheva. 

Dans le reste de l’article, nous allons nous contenter de survoler ce qu’il vous reste à accomplir ou parcourir afin d’atteindre le plus haut niveau de maturité Kanban – Leader de Marché/Solide.

Niveau 5 et 6 de Maturité – Leader de Marché/Solide 

KanbanMaturityLevel5-6

Vous pouvez être extrêmement fier de vous et de votre équipe si vous êtes parvenu à atteindre ce niveau de maturité qui vous permet désormais de lorgner sur les deux ‘petits’ niveaux supplémentaires de MMK. Ceux-ci se concentrent sur l’idée de construire un process global robuste et de s’assurer de la pérennité de toute l’organisation au long terme. 

En ce qui concerne la visualisation, la dernière marche à franchir est de visualiser les équipes fixes et les collaborateurs changeants (ressources partagées) à travers les différents services. 

A ces niveaux, il n’y a plus rien à faire concernant les limites TEC, soyez assuré que vous maîtrisez pleinement le sujet à ce stade de maturité. 

Ce qui reste à faire, c’est d’utiliser des équipes de service fixe hybrides avec une main d’œuvre flexible et d’aligner stratégie et capacité.

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In Summary

Le Modèle de Maturité Kanban est fait pour modéliser l’implémentation des six pratiques Kanban au sein de n’importe quelle organisation. 

En avançant et en progressant dans les 7 niveaux, vous et votre équipe allez de mieux en mieux comprendre votre propre process et le faire évoluer pour le rendre robuste et solide. 

Chaque niveau se concentre sur quelque chose de différent et les solutions logicielles Kanban peuvent vous aider à atteindre les plus hauts bien plus rapidement. Voici l’essence de chacun des 7 niveaux de maturité Kanban : 

Niveau 0 – Inconscient : réalisation personnelle 

Niveau 1 – Centré sur l’équipe : collaboration et transparence 

Niveau 2 – Focalisé sur la cible : flow de travail 

Niveau 3 – Adapté aux objectifs : accord, service au client, respect, compréhension, objectif, équilibre, leadership, réglementaire, conformité 

Niveau 4 – Risque couvert : centré sur le marché, résultats à court terme 

Niveau 5 – Leader du marché : centré sur le business, investissement à long terme, expérimentation 

Niveau 6 – Solide : pérennité de l’activité, diversité, résistance

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