A présent vous savez en quoi consiste Kanban. Vous avez lancé votre équipe dans le grand bain du tableau Kanban et vous avez commencé à l’utiliser.
A présent vous savez en quoi consiste Kanban. Vous avez lancé votre équipe dans le grand bain du tableau Kanban et vous avez commencé à l’utiliser. Chaque tâche est donc présente sur le tableau, tout comme son cheminement depuis ‘Demandé(e)’ jusqu’à ‘Terminé(e)’.Vous avez la sensation que tout roule, néanmoins vous pensez qu’il y a encore mieux à faire pour tirer encore plus de bénéfices de la méthode Kanban.Mais comment s’y prendre dans le contexte précis qui est le votre ?Vous voulez connaître certaines des meilleures choses à faire pour structurer votre workflow ?Les voici.
Le tableau Kanban le plus basique possède trois colonnes (qu’il soit numérique ou physique) - ‘Demandé(e)’, ‘En Cours’, ‘Terminé(e)’. Avant de comprendre leurs besoins spécifiques, les équipes commencent le projet avec ces trois colonnes seulement. Le plus tôt vous personnaliserez votre tableau Kanban, les plus grands bénéfices vous en tirerez.La première chose que vous pouvez faire sur chaque tableau, c’est d’organiser la colonne ‘Demandé(e)’. Il est très utile de la diviser en deux sous-colonnes, la première contiendra les idées pour le futur proche et la seconde les éléments les plus urgents et prêts à être traités.Plus vous parvenez à identifier de colonnes, plus fluide sera votre workflow Kanban. Vous verrez exactement quelles phases des opérations ralentissent l’ensemble, les endroit où les cartes sont mise en attente dans une file, et les limites TEC fixées en fonction de la capacité de l’équipe.
D’une manière générale, la plupart des sous-colonnes se trouvent dans la section ‘En Cours’. En fonction de votre domaine d’activité et des spécificités de vos opérations, la configuration de votre tableau Kanban peut varier notablement. Par exemple, en R&D il se peut que vous ayez deux niveaux de sous-colonnes.Chez Kanbanize, l’équipe a créé trois divisions dans la zone ‘En Cours’ - Design Tech, Développement et Production. Design Tech possède ses 3 propres sous-colonnes – Design, Révision, Prêt pour Code.
Le développement est divisé en 3 également – Code, Test, Révision Code. Production possède 2 autres sous-colonnes – Test Production, Déploiement. De cette manière les étapes sont clairement divisées, les colonnes d’attente assurent un calcul de temps de cycle juste, ainsi qu’un workflow fluide.Les équipes marketing peuvent connaître différentes configurations et structures, notamment la Conceptualisation, des différentes sous-colonnes de Révision, ou encore l’Attente d’un 3ème parti, lorsque le traitement d’une tâche est tributaire d’un partenaire/média/designer. Les colonnes qui dépendent de collaborateurs externes sont appelées Colonnes Tampon. Si vous souhaitez garder trace de votre temps de cycle, il est recommandé de les avoir à l’œil afin de pouvoir faire la différence entre le temps passé à travailler sur une tâche et le temps que cette dernière a passé En Attente.
Au départ, les équipes ne sont pas toujours convaincues de l’utilisation des swimlanes et ne savent pas comment les organiser. Généralement, celles d’en haut sont les tâches les plus urgentes (‘Urgent‘ ou ‘Haute Priorité’), on les traite donc en priorité afin de les faire avancer dans le processus. Les autres swimlanes peuvent être organisées thématiquement afin de ne pas mélanger les tâches de différentes étapes.
Si vous utilisez le logiciel Kanban , les swimlanes sont encore plus utiles. Dans Kanbanize vous pouvez en effet réduire chaque colonne ou swimlane afin de ne conserver que celles sur lesquelles vous êtes en train de travailler. Cela vous permettra d’avoir un visuel précis et seulement les informations qui vous sont utiles au présent. Vous pouvez aussi ajouter une limite TEC par swimlane afin de vous assurer qu’aucune phase du projet ne soit jamais en surcharge.
Grâce aux logiciels Kanban pointus tels que Kanbanize, les swimlanes sont devenues complètement personnalisables. C’est ainsi qu’un simple tableau peut contenir de multiples workflows, chacun avec sa colonne spécifique.
Cela vous permettra de construire vos tableaux exactement comme vous le désirez. Avec l’ajout de ces fonctionnalités, vous pouvez définir des étapes spécifiques pour chaque type de service ou de travail, puis des équipes transversales avec des opérations fondamentalement différentes, mais sur un même tableau (ex : marketing et développement).
Kanban ne met pas l’accent sur la taille des éléments de travail. L’idée est de fragmenter le projet en parties aussi petites que possible. On considère que si cela est fait correctement, la taille ne devrait globalement pas varier de beaucoup. Chaque tâche est donc représentée sur le tableau par une carte contenant toutes les informations à son sujet.
Dans la section description, vous pouvez ajouter un résumé des actions à réaliser, mentionner des collaborateurs et/ ou ajouter des commentaires dans une section spécifique. Kanbanize vous permettra de joindre des fichiers ou des liens externes afin d’avoir toute la documentation nécessaire en un seul et même endroit.C’est aussi une bonne idée de prioriser vos tâches afin de pouvoir les organiser. Vous pouvez utiliser un rappel un jour avant la date limite et ainsi minimiser le stress et les chances de retarder le projet.Kanbanize vous permet également de créer des types et des modèles de carte personnalisés. Ils peuvent contenir des spécifications prédéfinies telles que l’assigné, la description du contenu, la couleur de la carte etc. Ces différents types vont vous permettre de localiser facilement sur le tableau quelle carte représente quel type de travail, sans pour autant avoir à l’ouvrir et à lire toute la description.
Il existe des tas de méthodes et de techniques pour cartographier les opérations et la plupart sont très utiles lorsqu'il s'agit de s'attaquer à cette tâche.Dans les paragraphes qui suivent, nous allons survoler ce processus et vous aider à établir et à gérer le flow Kanban de vos opérations.
La culture Kaizen d’amélioration continue est l’un des éléments clefs de Kanban. Toute opération peut potentiellement être optimisée, il n'existe pas d'exception à la règle. Alors n'oubliez jamais d'améliorer vos opérations sur une base régulière en cas de besoin.
Comme nous l'avons précisé plus haut, la culture Kaizen d'amélioration perpétuelle est un pivot central pour Kanban. Voici quelques pistes solides pour y parvenir. En outre, notez qu’il est primordial d’analyser votre progression avec le temps et de comparer les données avec des périodes précédentes. Des outils d’analyse très utiles vont vous aider à surveiller votre performance et à croître de manière pérenne.
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