Comment Modéliser, Modifier et Optimiser Votre Workflow Kanban?

A présent vous savez en quoi consiste Kanban. Vous avez lancé votre équipe dans le grand bain du tableau Kanban et vous avez commencé à l’utiliser. Chaque tâche est donc présente sur le tableau, tout comme son cheminement depuis ‘Demandé(e)’ jusqu’à ‘Terminé(e)’.

Vous avez la sensation que tout roule, néanmoins vous pensez qu’il y a encore mieux à faire pour tirer encore plus de bénéfices de la méthode Kanban. Mais comment s’y prendre dans le contexte précis qui est le votre ?

Vous voulez connaître certaines des meilleures choses à faire pour structurer votre workflow ?

Les voici.

Débuter avec les sous-colonnes

Le tableau Kanban le plus basique possède trois colonnes (qu’il soit numérique ou physique) - ‘Demandé(e)’, ‘En Cours’, ‘Terminé(e)’. Avant de comprendre leurs besoins spécifiques, les équipes commencent le projet avec ces trois colonnes seulement. Le plus tôt vous personnaliserez votre tableau Kanban, les plus grands bénéfices vous en tirerez.

La première chose que vous pouvez faire sur chaque tableau, c’est d’organiser la colonne ‘Demandé(e)’. Il est très utile de la diviser en deux sous-colonnes, la première contiendra les idées pour le futur proche et la seconde les éléments les plus urgents et prêts à être traités.

Plus vous parvenez à identifier de colonnes, plus fluide sera votre workflow Kanban. Vous verrez exactement quelles phases des opérations ralentissent l’ensemble, les endroit où les cartes sont mise en attente dans une file, et les limites TEC fixées en fonction de la capacité de l’équipe.

D’une manière générale, la plupart des sous-colonnes se trouvent dans la section ‘En Cours’. En fonction de votre domaine d’activité et des spécificités de vos opérations, la configuration de votre tableau Kanban peut varier notablement. Par exemple, en R&D il se peut que vous ayez deux niveaux de sous-colonnes.

Chez nous, l’équipe a créé trois divisions dans la zone ‘En Cours’ - Design Tech, Développement et Production. Design Tech possède ses 3 propres sous-colonnes – Design, Révision, Prêt pour Code.

Le développement est divisé en 3 également – Code, Test, Révision Code. Production possède 2 autres sous-colonnes – Test Production, Déploiement. De cette manière les étapes sont clairement divisées, les colonnes d’attente assurent un calcul de temps de cycle juste, ainsi qu’un workflow fluide.

Les équipes marketing peuvent connaître différentes configurations et structures, notamment la Conceptualisation, des différentes sous-colonnes de Révision, ou encore l’Attente d’un 3ème parti, lorsque le traitement d’une tâche est tributaire d’un partenaire/média/designer. Les colonnes qui dépendent de collaborateurs externes sont appelées Colonnes Tampon. Si vous souhaitez garder trace de votre temps de cycle, il est recommandé de les avoir à l’œil afin de pouvoir faire la différence entre le temps passé à travailler sur une tâche et le temps que cette dernière a passé En Attente.

Introduire les swimlanes dans votre workflow Kanban

Au départ, les équipes ne sont pas toujours convaincues de l’utilisation des swimlanes et ne savent pas comment les organiser. Généralement, celles d’en haut sont les tâches les plus urgentes (‘Urgent‘ ou ‘Haute Priorité’), on les traite donc en priorité afin de les faire avancer dans le processus. Les autres swimlanes peuvent être organisées thématiquement afin de ne pas mélanger les tâches de différentes étapes.

Si vous utilisez le logiciel Kanban, les swimlanes sont encore plus utiles. Dans Kanbanize vous pouvez en effet réduire chaque colonne ou swimlane afin de ne conserver que celles sur lesquelles vous êtes en train de travailler. Cela vous permettra d’avoir un visuel précis et seulement les informations qui vous sont utiles au présent. Vous pouvez aussi ajouter une limite TEC par swimlane afin de vous assurer qu’aucune phase du projet ne soit jamais en surcharge.

La nouvelle génération de swimlanes

Grâce aux logiciels Kanban pointus tels que Kanbanize by Businessmap, les swimlanes sont devenues complètement personnalisables. C’est ainsi qu’un simple tableau peut contenir de multiples workflows, chacun avec sa colonne spécifique.

Cela vous permettra de construire vos tableaux exactement comme vous le désirez. Avec l’ajout de ces fonctionnalités, vous pouvez définir des étapes spécifiques pour chaque type de service ou de travail, puis des équipes transversales avec des opérations fondamentalement différentes, mais sur un même tableau (ex : marketing et développement).

Définir les tâches avec les cartes Kanban

Kanban ne met pas l’accent sur la taille des éléments de travail. L’idée est de fragmenter le projet en parties aussi petites que possible. On considère que si cela est fait correctement, la taille ne devrait globalement pas varier de beaucoup. Chaque tâche est donc représentée sur le tableau par une carte contenant toutes les informations à son sujet.

Dans la section description, vous pouvez ajouter un résumé des actions à réaliser, mentionner des collaborateurs et/ ou ajouter des commentaires dans une section spécifique. Kanbanize vous permettra de joindre des fichiers ou des liens externes afin d’avoir toute la documentation nécessaire en un seul et même endroit.

C’est aussi une bonne idée de prioriser vos tâches afin de pouvoir les organiser. Vous pouvez utiliser un rappel un jour avant la date limite et ainsi minimiser le stress et les chances de retarder le projet.

Kanbanize vous permet également de créer des types et des modèles de carte personnalisés. Ils peuvent contenir des spécifications prédéfinies telles que l’assigné, la description du contenu, la couleur de la carte etc. Ces différents types vont vous permettre de localiser facilement sur le tableau quelle carte représente quel type de travail, sans pour autant avoir à l’ouvrir et à lire toute la description.

6 étapes pour la visualisation du workflow

Il existe des tas de méthodes et de techniques pour cartographier les opérations et la plupart sont très utiles lorsqu'il s'agit de s'attaquer à cette tâche.Dans les paragraphes qui suivent, nous allons survoler ce processus et vous aider à établir et à gérer le flow Kanban de vos opérations.

1. Définissez la l'étape A et l'étape Z

Afin de donner une forme aux opérations, on commence par souligner la première étape et la dernière du workflow. La première est représentée par l'état 'Demandé(e)' et la dernière par 'Terminé(e)'. Il est crucial de ne pas tomber dans l'écueil du 'Presque fait'..

2. Mettre en évidence les étapes intermédiaires

Faites une liste des étapes par lesquelles un élément de travail devra passer une fois qu'il aura été démarré jusqu'à sa complétion. Gardez en tête que ce n'est pas la version définitive de votre tableau et que vous aurez à le modifier très souvent à mesure que vous maîtriserez et connaîtrez vos opérations.

3. Déterminez le niveau de détail

Il est primordial de savoir à quel niveau de détail vos opérations vont être poussées. Des flows trop complexes peuvent impacter la productivité et créer de la confusion au sein de l'équipe. Généralement une étape est ajoutée uniquement lorsqu'elle se répète au cours du temps. Si quelque chose se produit 1 fois sur 100, il n'est peut-être pas judicieux de créer une étape pour le coup !

4. Conservez une/des colonne(s) tampon

Ceci est une partie très importante de chaque tableau et s'avère très utile. Les colonnes tampon sont utiles pour les cas où une tâche sur laquelel vous travaillez dépend de quelque chose ou de quelqu'un d'autre.

Par exemple, lorsque vous attendez l'approbation de votre supérieur et que vous ne pouvez rien faire pour aller plus vite. De cette manière vous pouvez donc séparez ces tâches et mesurer le temps qu'elles ont passé 'En Attente' dans cette colonne.

Créez une colonne tampon lorsqu'une tâche transite entre différentes phases ou sous-opérations, comme quand le Marketing envoie une demande d'achat au Département Financier par exemple. Dans le meilleur des cas vous n'aurezpas besoin de colonne tampon, mais si vous rencontrez les situations décrites plus haut, mieux vaut garder cette possibilité en tête.

5. Déterminez la forme de vos opérations

Vos opérations sont-elles linéaires ou verticales ?Les colonnes de votre tableau Kanban représentent les opérations horizontales (linéaires) de votre flow. Les swimlanes quant à elles représentent l'aspect vertical. Généralement, la verticalité illustre le fait que l'on ait plusieurs équipes d'un même département. Il est important que toutes les verticales du tableau soient soumises aux mêmes opérations.

6. L'amélioration en continu

La culture Kaizen d’amélioration continue est l’un des éléments clefs de Kanban. Toute opération peut potentiellement être optimisée, il n'existe pas d'exception à la règle. Alors n'oubliez jamais d'améliorer vos opérations sur une base régulière en cas de besoin.

Comment améliorer votre workflow Kanban en continu ?

Comme nous l'avons précisé plus haut, la culture Kaizen d'amélioration perpétuelle est un pivot central pour Kanban. Voici quelques pistes solides pour y parvenir. En outre, notez qu’il est primordial d’analyser votre progression avec le temps et de comparer les données avec des périodes précédentes. Des outils d’analyse très utiles vont vous aider à surveiller votre performance et à croître de manière pérenne.

1. Baisser les limites TEC

Kanban préconise les changements par incrémentation, de fait, régler des limites TEC très basses pourrait devenir stressant pour votre équipe. Pour commencer, il vaut mieux comptabiliser le nombre total de tâches dans la/les colonnes En Cours et s’assurer qu’elles ne dépassent pas les limites fixées. Ensuite, avec la méthode, vous verrez que les tâches fileront plus vite vers la complétion et vous pourrez donc réduire les limites TEC.

Au final, l’idéal serait un élément de travail par membre d’équipe. Vous pouvez commencer par deux tâches par personne - par exemple, si votre équipe est constituée de 5 personnes, alors la limite TEC devra être de 10 -.

2. Ajuster la structure du tableau aux changements de vos opérations

Vos colonnes ne sont pas gravées dans la roche. Vos opérations sont sans cesse en cours d’évolution. De nouvelles activités sont ajoutées, d’autres sont exclues, et le tableau doit refléter tous ces changements. Les nouvelles swimlanes et les nouvelles colonnes, au demeurant, ne doivent pas affecter les limites TEC si la taille de l’équipe n’a pas varié. Il est important, d’un point de vue analytique, que votre tableau reflète exactement votre workflow Kanban, sans quoi les analyses présenteront des données erronées.

3. Tendez vers la réduction des temps de cycle

Votre objectif ultime c’est d’obtenir des temps de cycle les plus courts possible. Cela signifie que la carte doit voyager très vite depuis la colonne ‘Demandé(e)’ jusqu’à la colonne ‘Terminé(e)’. La plupart des solutions logicielles Kanban modernes possèdent des modules d’analyse permettant de surveiller votre workflow et d’analyser vos résultats. L’outil permettant de classer les temps de cycle, la carte thermique ( heat map) et le diagramme de flow cumulatif seront notamment d’une aide plus que précieuse afin de vous améliorer.

Souvenez-vous il faut expérimenter les changements de votre workflow jusqu’à trouver la bonne formule pour combler les besoins de votre équipe.