Cos’è un Team Agile? Struttura e Principi

L'idea principale di un team Agile è di avere un gruppo di persone con un obiettivo comune caratterizzati da flessibilità nel metodo di lavoro e adattabilità alle mutevoli esigenze dei clienti. Una cosa che li distingue dai team tradizionali è che sono individui auto-gestiti e auto-organizzati che praticano la leadership condivisa. 

Un altro tratto comune che molte persone associano con i team Agile è la loro interfunzionalità. Questa pone l'accento sulla generalizzazione di specialisti che possono contribuire per diversi domini anziché solo per il proprio. L'idea è quella di interlacciare persone con diverse abilità in un unico team con lo scopo di eliminare i passaggi di mano e le dipendenze. 

Sebbene questo presenti dei vantaggi, richiede interruzioni dei processi, soprattutto per quanto riguarda le organizzazioni che intraprendono una trasformazione Agile. Di conseguenza, le aziende spesso sperimentano alti tassi di caos e resistenza, che potrebbero essere troppo difficili da affrontare. Quindi, alla fine, tornano ad adottare i loro vecchi metodi operativi, scartando l'idea di costruire un team Agile. 

Ecco perché un approccio migliore per ridurre questo rischio sarebbe quello di mantenere la struttura esistente (soprattutto se ha dato solidi risultati finora) e cercare di migliorare gradualmente attraverso la sperimentazione continua.

Approccio Evolutivo alla Costruzione di una Struttura di un Team Agile 

Implementando Agile per la prima volta, molti credono che sia uno sforzo unico che termina con l'applicazione di uno strumento specifico. In realtà, il processo continua a progredire mentre si impara a fare le cose sempre meglio. 

Ecco perché Kanban adotta un approccio evolutivo e incentrato sull'uomo per formare i team Agile e scalare l’agilità in tutta l’organizzazione. Il metodo ci incoraggia a iniziare semplicemente dove siamo visualizzando le nostre operazioni esistenti, rispettare i processi e i ruoli attuali e quindi evolvere da lì.

Agenda con Orientamento al Servizio 

Il primo passo per far evolvere i tuoi team e renderli più Agile è vederli come servizi (responsabili della creazione di valore) piuttosto che come risorse spendibili. Dall’ingegneria/sviluppo del prodotto alle vendite e al marketing, ogni membro del team è un fornitore di servizi che aiuta l'azienda a progredire aggiungendo valore all'offerta finale, in modo diretto o indiretto. 

Per garantire una simbiosi tra tutti i team, è necessario visualizzarli come un ecosistema di servizi interdipendenti in cui ogni servizio si evolve da sé. Di conseguenza, si avrà un modo per ottimizzare l'intero flusso di valore per i tuoi clienti e generare miglioramenti su larga scala dalle ottimizzazioni localizzate a livello di servizio. 

Ad esempio, Kanban mira a raggiungere questo obiettivo utilizzando una rete di Kanban board dove ogni team visualizza il proprio lavoro (il servizio che fornisce) all'interno del proprio sistema. Per garantire che tali sistemi funzionino correttamente e restino reattivi alle mutevoli esigenze dei clienti, ci atteniamo ai seguenti tre principi di erogazione del servizio. 

Focus sul Cliente 

Tutto ciò che produciamo dovrebbe essere visto dal punto di vista del cliente. Ecco perché il trampolino di lancio per migliorare la consegna del valore del nostro team è quello di capire ciò che rende i nostri servizi adatti al suo scopo. Per fare ciò, misuriamo i loro "criteri di idoneità", un indicatore che ci dice quanto un prodotto o un servizio soddisfi i desideri di un cliente. 

Oltre alla qualità (funzionale e non funzionale), di solito rappresenta indicatori di erogazione del servizio come il tasso di consegna (durata da/a), la prevedibilità, la quantità, ecc. Per misurarli, è possibile utilizzare metriche come il team di ciclo e lead, WIP (Work In Progress), throughput, ecc., e grafici che consentono di visualizzare e analizzare la fornitura di valore. 

Una volta che i team hanno acquisito questa conoscenza, possono organizzare i loro flussi di lavoro in base alle esigenze dei clienti e la produzione di servizi più "adatti allo scopo" per il loro mercato di destinazione. 

Gestisci il Lavoro, Non le Persone 

Per garantire un servizio di successo, dovresti concentrarti sulla gestione del lavoro lasciando che le persone si auto-gestiscano intorno ad esso. Ricorda, i membri del team sono quelli più vicini ai dettagli tecnici delle richieste dei clienti, quindi è giusto lasciare decidere loro come eseguirle al meglio. 

A loro volta, i leader dovrebbero creare un allineamento all'interno della rete di servizi comunicando uno scopo condiviso. Devono gestire il lavoro visualizzando l’accodamento di task, alleviando i rallentamenti e misurando l’efficienza del flusso piuttosto che seguendo solo le linee temporali. Ciò si traduce in un morale del team più alto, una maggiore efficienza e, infine, una migliore consegna del servizio finale ai clienti. 

Evolvere le Politiche per Migliorare i Risultati di Business 

Infine, per mantenere i sistemi correttamente funzionanti, è necessario visualizzare i processi del team come un insieme di politiche che creano una visione condivisa sullo svolgimento del lavoro. Quindi, è bene rendere tali politiche esplicite e visibili a tutti, permettendo ai membri di aprire discussioni collaborative e proporre potenziali miglioramenti. 

Inizialmente, l'idea è quella di vedere come i tuoi team forniscono servizi al mercato e poi gradualmente evolvere il loro approccio, riflettendo il processo di consegna del valore dal punto di vista del cliente. Di conseguenza, migliorerai i risultati aziendali complessivi mantenendo l'agilità per adattarti rapidamente alle mutevoli esigenze dei clienti ogni volta che è necessario.

Come Gestire i Servizi con Kanban nella Pratica? 

Come accennato, ogni team dell'organizzazione fornisce un particolare servizio, e dovrebbero avere sempre sott’occhio il proprio lavoro. Per costruire più team Agile, si dovrebbe cercare di evolvere il sistema per ottenere una migliore prevedibilità e tempi di ciclo più brevi per il mercato. Per raggiungere questo obiettivo, è necessario avere un metodo per gestire i vari tipi di servizi, i rischi ad essi associati e semplificare la collaborazione del team attraverso la rete. 

Vediamo come metterlo in pratica.

Identificare e Gestire Diversi Tipi di Lavoro sulla Kanban Board 

Se ogni team fornisce un proprio servizio, allora i vari tipi di lavoro possono rappresentare i sotto-servizi all'interno del team. Per identificarli, è possibile mappare il processo di lavoro del team su una Kanban board e strutturarlo in modo che i membri del team possano facilmente gestire il flusso dei diversi tipi di lavoro. 

Ad esempio, la correzione di un difetto in un componente del prodotto rappresenta un servizio per aumentare la qualità del prodotto consegnato. Nel caso in cui il team responsabile riceve un numero costante di richieste simili, dovrebbe visualizzare il flusso di quel tipo di lavoro e cercare di ottimizzarlo per soddisfare al meglio i requisiti di consegna al cliente. 

In Businessma, ad esempio, lo facciamo grazie all’aiuto dei Flussi di lavoro multipli. L’idea è quella di gestire la consegna di vari tipi di lavoro o anche interi progetti (a seconda delle loro dimensioni) al cliente. Questo aiuta i team a creare una migliore organizzazione all'interno dei loro processi di consegna del servizio e aumenta l'efficienza in quanto non devono passare da una board all'altra per verificare l'avanzamento dei vari tipi di lavoro (sotto-servizi).

Introdurre Classi di Servizio per Aumentare la Prevedibilità 

Le Classi di servizio rappresentano le politiche di come trattiamo il nostro lavoro. Le classi di servizio tipiche sono quattro: Veloce, Data di consegna fissa, Standard e Intangibile. Tuttavia, queste sono solo linee guida, e anche tu puoi introdurre la tua in base al flusso di lavoro specifico. 

The idea here is simple. Classes of service help you manage the risk of delaying specific work items based on their urgency. For example, Expedite separates tasks that are critical and bear the highest cost of delay. On the other hand, a fixed Delivery Date classifies items that customers want to be delivered by a specific point in time. 

Per introdurre le diverse classi di servizio nel processo di lavoro, è possibile visualizzarle sulle Kanban board. In Businessmap, utilizziamo gli swimlane per definire le classi di servizio e applicarle all'interno dei nostri flussi di lavoro multipli. Questo ci aiuta a soddisfare le aspettative di consegna dei clienti per diversi tipi di lavoro e avere un modo per gestire la prevedibilità dei nostri processi nel loro complesso.

Visualizza le Dipendenze Tra Team per Semplificare la Collaborazione 

Una delle cose più importanti per la costruzione di un team Agile che non abbiamo ancora menzionato è la collaborazione di team. Per garantire il corretto flusso di consegna di valore dall'intera rete di servizi, è necessario semplificare la collaborazione tra i team responsabili di ogni servizio. 

Invece di eliminare le dipendenze tra team, li visualizzi e poi evolvi nel modo in cui li gestisci. In pratica, questo può accadere con le Kanban board interconnesse in cui l'intero flusso di valore da un servizio all'altro viene reso visibile. 

Con l'introduzione di cadenze regolari (meeting) in tutta l'organizzazione, i team collaboreranno, sincronizzeranno i progressi e discuteranno le dipendenze avendo le board davanti. Di conseguenza, tutti potranno adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze dei clienti o alle condizioni di mercato e cercheranno in modo collaborativo dei modi per migliorare i loro processi di consegna del servizio. 

In Summary

Costruire dei team Agile richiedono di visualizzare la struttura esistente come un ecosistema di servizi interdipendenti e quindi evolvere creando un sistema individuale per ogni servizio. In questo modo, sarai in grado di costruire team stabili che forniscono soluzioni "adatte allo scopo" ai loro clienti e mantenere l'agilità anche durante i cambiamenti. 

Per gestire i servizi del tuo team, dovrai: 

• Identificare e gestire i vari tipo di lavoro sulla Kanban 
• Introdurre classi di servizi per migliorare la prevedibilità 
• Visualizzare le dipendenze tra team per semplificare la collaborazione