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Gerenciamento Ágil de Projetos: Um Guia Abrangente

Quer aprender o gerenciamento de projetos ágeis? Em caso afirmativo, descubra o que o ágil significa, de onde vem e o que torna um projeto ágil em nosso extenso guia. 

O gerenciamento ágil de projetos é uma abordagem iterativa que se concentra na entrega frequente de valor e na obtenção de feedback rápido do mercado para se adaptar rapidamente às mudanças emergentes. Ele se concentra em:

  • trabalhar em pequenos lotes; 
  • visualizar processos para criar transparência; 
  • trabalho colaborativo com o cliente e 
  • obter feedback o mais rápido possível. 

Isso permite que você se adapte prontamente aos requisitos em constante mudança e produza produtos ou serviços de alta qualidade para melhor atender às necessidades de seus clientes. 

Aqui, devemos também mencionar que um equívoco comum sobre o ágil é considerá-lo uma metodologia. Em vez disso, o ágil é uma maneira de pensar para a solução colaborativa de problemas e uma abordagem aplicada ao gerenciamento de projetos moderno. 

Uma breve história do Ágil

Inicialmente enraizado na indústria de desenvolvimento de software, vamos explorar rapidamente como a ideia do gerenciamento de projetos ágeis surgiu em primeiro lugar. 

Tudo começou com a chamada "crise de desenvolvimento de aplicativos" no início dos anos 1990. Naquela época, havia um lapso de tempo significativo de cerca de três anos entre a necessidade comercial de um aplicativo e a entrega real do software. Frequentemente, no momento do lançamento do produto final, a tecnologia já era diferente ou os requisitos do cliente haviam mudado drasticamente. Isso resultou em muitos projetos fracassados e custos irrecuperáveis. 

Esses prazos extremamente longos de projeto levaram à frustração dos líderes de pensamento na indústria de desenvolvimento de software. Eles começaram a organizar reuniões informais entre si, determinados a encontrar uma maneira de desenvolver soluções de software de forma mais fácil e eficaz. 

Foi assim que aconteceu, a agora famosa, reunião de 17 líderes de desenvolvimento de software no resort de esqui Snowbird nas montanhas Wasatch de Utah entre 11 e 13 de fevereiro de 2001. O grupo se reuniu para conversar sobre esquiar, beber um pouco, comer e relaxar. No entanto, o que acabou surgindo foi o "Manifesto Ágil" que mudou a forma como gerenciamos projetos hoje. 

O que é Gerenciamento de Projetos Ágeis? 

No cerne do gerenciamento de projetos ágeis está a palavra "agilidade", que significa "mobilidade, agilidade", bem como do latim "agere": "fazer, agir". Isso significa a habilidade de mover algo para frente de uma maneira rápida que permite mudanças fáceis de direção. 

Portanto, em termos de gerenciamento de projetos, "agilidade" tem cinco atributos essenciais que formam os blocos de construção do processo Ágil: 

  • Transparência 
  • Foco no cliente 
  • Adaptabilidade 
  • Sentido de propriedade (liderança eficaz) 
  • Melhoria contínua 

Combinados, são eles que tornam um projeto ágil. Para discuti-los com mais detalhes, vamos dividir cada um deles abaixo: 

Transparência 

Um dos temas centrais do gerenciamento de projetos ágeis é o entendimento compartilhado do processo (incluindo a definição de pronto) entre todas as partes interessadas. Isso exige maior transparência na forma como as equipes trabalham e se comunicam. 

Em um ambiente ágil, as pessoas compartilham abertamente o progresso do trabalho integrando radiadores de informações, como quadros Kanban. Isso permite que todos entendam o que seus colegas estão fazendo e como estão fazendo, o que, por sua vez, possibilita conversas sobre como fazer melhor. 
 
Além disso, os membros da equipe são incentivados a compartilhar livremente suas ideias e desafios, sem se preocupar com a possibilidade de isso comprometer seu status no projeto. Como resultado, a abordagem ágil para gerenciamento de projetos visa criar um ambiente de unidade onde as equipes reconhecem seus erros e trabalham coletivamente para resolvê-los. 

Foco no Cliente 

Uma frase famosa do empresário serial Dave McClure afirma que "Os clientes não se importam com sua solução. Eles se preocupam com seus problemas". Ou seja, mesmo que você tenha a melhor solução do mundo, caso seus clientes não vejam como na realidade isso os ajudará a resolver seu problema, eles não vão querer utilizá-la. 

É por isso que a abordagem ágil para gerenciamento de projetos coloca um grande foco em garantir que os requisitos do cliente sejam bem compreendidos por meio de colaboração constante. O objetivo é fornecer aos clientes não apenas o que eles pediram, mas o que precisam. Este é um desafio comum em um ambiente de trabalho do conhecimento, quando o trabalho é praticamente invisível; suas especificações podem ser facilmente mal interpretadas. 

Portanto, loops de feedback frequentes no ciclo de vida de entrega do projeto ágil servem como pontos de verificação onde os clientes podem ver como "o que eles pensaram que queriam" realmente parece na prática. Isso contribui para o desenvolvimento de novos conhecimentos e a exploração de possíveis soluções inovadoras. 

Além disso, por meio da colaboração frequente do cliente, o ágil visa aumentar a eficiência dos projetos. Uma maneira de conseguir isso é reduzindo o retrabalho extenso do projeto que cria um desperdício massivo de tempo e recursos. Como resultado, os projetos ágeis desfrutam de níveis de produção mais baixos e custos de atraso, tornando o produto ou serviço mais barato para o cliente final. 

Adaptabilidade 

A outra ideia principal no gerenciamento de projetos ágeis é permitir que as equipes respondam melhor às mudanças devido aos pontos de verificação mencionados acima. Isso também exige uma entrega de valor mais frequente ao cliente final, para que as equipes possam obter feedback rápido diretamente do mercado. 

É por isso que, em vez de produzir um grande lote de trabalho, o ágil foca em uma abordagem iterativa em que as equipes dividem seus projetos e entregam continuamente pequenos pedaços deles, mantendo a flexibilidade para o trabalho restante. 

O objetivo é garantir que o que está sendo trabalhado seja sincronizado com o usuário final junto com o ciclo de vida do projeto ágil. Como resultado, você irá capturar quaisquer mudanças nos requisitos do cliente no início do processo, se adaptar rapidamente à nova situação e evitar atrasos significativos na entrega final do projeto. 

Para ilustrar melhor esse ciclo de adaptação contínua, vamos dar uma olhada rápida nas fases do ágil. 

Quais são as fases de gerenciamento de projetos ágeis? 

Em geral, o processo de entrega do projeto ágil pode ser resumido nas seguintes fases: 

  • Imaginar - crie uma visão de produto / serviço de alto nível para os clientes, bem como determine quem estará envolvido no projeto 
  • Especular - esta é uma extensão da fase de “Previsão”, onde as equipes reúnem os amplos requisitos iniciais para um produto / serviço e desenvolvem um plano de iteração com base na visão. 
  • Explorar - trabalhar nas entregas do projeto com foco no fluxo, com o objetivo de obter feedback do cliente o mais rápido possível 
  • Adapte - analise os resultados entregues e adapte conforme necessário às condições atuais 
  • Fechar - concluir o projeto, repassar as principais descobertas 

Gerenciamento de projetos tradicional versus ágil 

No gerenciamento ágil, ao contrário dos estágios tradicionais de gerenciamento de projetos, há uma diferença fundamental dentro da fase "Adaptação", que define a natureza iterativa do gerenciamento Ágil de projetos. 

Depois de criar a visão do produto e preparar um plano de iteração, prossiga para a fase "Explorar". Lá, o objetivo é liberar continuamente pequenas entregas para o mercado, em vez de esperar que todas elas sejam concluídas. 

Em seguida, na fase de "Adaptação", as equipes realizam breves revisões do projeto com os clientes, que fornecem seus respectivos feedbacks. A ideia é adaptar suas ações futuras com base nesse feedback e, se necessário, aplicar pequenas modificações ao que foi entregue em vez de fazer um retrabalho extenso.  

Senso de Propriedade 

Outro atributo que a "agilidade" traz ao gerenciamento de projetos é a criação de um senso de propriedade nas equipes, contribuindo para uma liderança mais eficaz. Por exemplo, no gerenciamento de projetos tradicional, todas as informações passam por um gerente de projeto dedicado, que atribui tarefas a diferentes membros da equipe. Isso pode ser ineficaz devido à maior probabilidade de algumas informações serem perdidas. 

Em contraste, os projetos ágeis fornecem uma grande parte do processo de tomada de decisão aos membros da equipe. 

Na realidade, são eles os que mais se aproximam dos detalhes técnicos da obra, fazendo todo o sentido incluí-los ativamente nos processos de planejamento e decidir a melhor forma de executar as suas tarefas. Eventualmente, os membros da equipe são incentivados a colaborar e encontrar soluções para os problemas com base em seu entendimento, em vez de esperar que o "chefe" diga o que precisa ser feito. 

Isso cria um ambiente de propriedade compartilhada que motiva e capacita as equipes a serem mais eficientes em seu trabalho. Como resultado, eles contribuirão da melhor maneira possível para a conclusão do projeto. 

Por sua vez, a liderança torna-se mais eficaz porque seu foco se desvia para a gestão do trabalho (não dos trabalhadores), que gera os lucros do negócio. Portanto, líderes ágeis bem-sucedidos definem metas compartilhadas com os membros de sua equipe, ajudam a remover impedimentos otimizando o fluxo de trabalho, fornecem os recursos necessários e incentivam o aprendizado colaborativo. 

Melhoria contínua 

Um dos atributos mais importantes do gerenciamento de projetos ágeis é que ele cria um ambiente para melhoria contínua. As equipes regularmente se envolvem em ciclos de aprendizagem frequentes junto com o desenvolvimento do projeto, em vez de uma grande sessão de "lições aprendidas" no final dele. 

Isso garante que melhorias essenciais de processo ocorram enquanto o projeto ágil ainda está em andamento, o que pode contribuir positivamente para a entrega bem-sucedida da solução final aos clientes finais. Claro, não há nada de errado com a outra abordagem, que ainda está presente no processo de gerenciamento de projetos ágeis. No entanto, em um ambiente onde o trabalho é invisível e as mudanças costumam ocorrer, confiar apenas nisso acaba sendo ineficaz para a entrega bem-sucedida do projeto ágil. 

Além disso, o trabalho é dividido em pequenos resultados e continuamente entregue aos clientes para sua análise e feedback. Isso também contribui para o refinamento contínuo de um produto ou serviço com o objetivo de torná-lo perfeitamente adequado para o cliente-alvo. 

Valores e princípios ágeis

Tornar-se ágil tem tudo a ver com mudar sua mentalidade e seguir valores e princípios específicos na forma como você trabalha. 

Quais são os quatro valores principais do Agile? 

  • Indivíduos e interações sobre processos e ferramentas. 
  • Software que funciona sobre uma documentação completa. 
  • Colaboração do cliente na negociação do contrato. 
  • Respondendo à mudança seguindo um plano. 

É importante mencionar que esses valores foram definidos no seguinte formato: “Enquanto valorizamos as coisas da direita, valorizamos mais as coisas da esquerda”. Isso significa que processos e ferramentas, documentação, contratos e planejamento ainda são fundamentais. Nós apenas temos que usá-los com sabedoria. 

Quais são os 12 princípios do Agile? 

  • A maior prioridade é satisfazer o cliente por meio da entrega antecipada e contínua de software valioso. 
  • A mudança de requisitos deve ser bem-vinda, mesmo no final do processo de desenvolvimento. Os processos ágeis aproveitam a mudança para a vantagem competitiva do cliente. 
  • O software funcional deve ser entregue com frequência, de algumas semanas a alguns meses, com preferência para a escala de tempo mais curta. 
  • Empresários e desenvolvedores de software devem trabalhar juntos diariamente ao longo do projeto. 
  • Construa projetos em torno de indivíduos motivados. Dê a eles o ambiente e o suporte de que precisam e confie neles para fazer o trabalho. 
  • O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e dentro de uma equipe de desenvolvimento é uma conversa cara a cara. 
  • O software funcional é a principal medida de progresso. 
  • Processos ágeis promovem o desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente. 
  • A atenção contínua à excelência técnica e ao bom design aumenta a agilidade. 
  • Simplicidade - a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado - é essencial. 
  • As melhores arquiteturas, requisitos e designs surgem de equipes auto-organizadas. 
  • Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e, em seguida, sintoniza e ajusta seu comportamento de acordo. 

Saiba mais sobre os 12 princípios do gerenciamento de projetos ágeis.

Embora o gerenciamento de projetos ágeis seja proveniente da indústria de desenvolvimento de software, ele é aplicado com sucesso a muitas outras áreas, como desenvolvimento de produto, arquitetura, marketing, serviços financeiros, etc. 

Métodos ágeis de gerenciamento de projetos 

Até agora, exploramos principalmente o que é gerenciamento de projetos ágeis, incluindo suas principais características. Agora, vamos ter uma visão mais detalhada do processo e abordar alguns dos estilos e métodos de gerenciamento ágeis mais populares. 

À medida que o ágil se tornou um tema quente no início do século 21, muitos frameworks se aproveitaram do hype crescente e rapidamente se tornaram famosos (Scrum, SAFe, etc.). No entanto, muitas empresas que buscam a verdadeira agilidade de negócios perceberam que estruturas altamente prescritivas e agilidade são exatamente o oposto. É por isso que muitas organizações hoje procuram metodologias ágeis que criam e suportam um fluxo de trabalho estável e adaptam os processos às suas próprias necessidades, em vez de adotar estruturas altamente prescritivas.

Hoje, as estruturas ou métodos de gerenciamento de projetos ágeis mais populares são Kanban, Scrum e Scrumban. 
Então, vamos começar com Kanban. 

Kanban

Kanban é um método formulado há uma década. Ele se concentra em mudanças evolutivas e melhorias contínuas de processos. 

O método tem seis práticas principais:

  • visualizar trabalho 
  • limitar o trabalho em andamento 
  • gerenciar o fluxo 
  • tornar as políticas de processo explícitas 
  • implementar ciclos de feedback 
  • melhorar colaborativamente 

As equipes visualizam seu trabalho em um quadro Kanban (https://kanbanize.com/kanban-resources/getting-started/what-is-kanban-board) que funciona como um hub de informações central onde todas as tarefas devem ser colocadas. Isso permitirá que as pessoas troquem informações com muito mais rapidez e colaborem de forma mais eficaz enquanto trabalham em diferentes projetos. 

Um quadro Kanban é dividido em colunas que representam diferentes estágios do fluxo de trabalho. Isso ajuda as equipes e gerentes de projeto a organizar e gerenciar o trabalho muito melhor, controlar vários projetos e obter uma visão geral melhor do processo. 

Uma das práticas Kanban mais críticas é limitar o trabalho em andamento (https://kanbanize.com/kanban-resources/getting-started/what-is-wip). O limite de WIP é a quantidade de trabalho permitida em cada uma das colunas do quadro. É uma das ferramentas mais eficazes que você pode usar para aumentar o foco de sua equipe e priorizar o trabalho de acabamento para melhorar a eficiência geral. 

Por outro lado, todos sabemos que projetos, equipes e indivíduos são únicos. Equipes diferentes têm um conjunto diferente de habilidades, níveis de experiência e especialização. Vários projetos podem ter diferentes escopos, orçamentos e assim por diante. 

É por isso que Kanban sugere que você deve começar com o que você faz agora e evoluir gradualmente. Sem mudanças drásticas, sem revoluções, tornando o Kanban um dos métodos de gerenciamento de projetos mais adaptáveis. Kanban pode ser aplicado por qualquer equipe em sua organização, de TI a marketing. A principal razão é que Kanban: 

  • respeita os processos e funções atuais; 
  • não requer mudanças revolucionárias, mas evolutivas; 
  • sugere que você deve buscar mudanças incrementais e evolutivas e tentar melhorar continuamente; 
  • incentiva a gestão do trabalho e permite que as pessoas se organizem em torno dele. 

Se você quiser usar Kanban, basta colocá-lo no topo de seus processos atuais e começar a melhorar passo a passo. Aprenda mais sobre o Kanban 

Scrum 

Muitos acreditam que Scrum é um método ágil, mas na verdade, é uma estrutura prescritiva. Por natureza, é uma abordagem iterativa que usa intervalos time-boxed e divide projetos em períodos fixos chamados sprints. O objetivo principal é apoiar as equipes para fornecer produtos do mais alto valor possível de forma produtiva e criativa. 

Existem três funções imutáveis:

  • o dono do produto 
  • o Scrum Master 
  • o time 

O dono do produto representa os clientes e outras partes interessadas. Ele / ela organiza e gerencia o backlog do produto, uma lista de tarefas priorizada de todos os itens de trabalho necessários para o produto. Por outro lado, o Scrum Master é um líder-servo da equipe com ênfase na liderança e ajuda a todos a entender e aplicar as regras corretamente. 

Na lista de pendências do produto, os itens de trabalho são selecionados e movidos para a lista de pendências da Sprint até que a capacidade da Sprint seja atingida. Uma equipe auto-organizada ou autogerida faz o trabalho durante o Sprint, que pode ser considerado como um projeto com duração fixa não superior a um mês. 

Existem quatro eventos Scrum principais: 

  • Planejamento de Sprint 
  • Daily Scrum 
  • Revisão de Sprint 
  • Retrospectiva Sprint 

Curiosamente, no artigo original que formula a estrutura e posteriormente no guia Scrum, os autores nunca mencionam o uso de um quadro de tarefas. 

No entanto, hoje em dia, você pode observar que todas as equipes ou organizações usam um quadro de tarefas enquanto praticam o gerenciamento de projetos ágeis com Scrum, uma prática emprestada do Kanban. 

Afinal, o conselho aumenta a transparência e apóia os valores de gerenciamento de projetos ágeis. 

Scrumban

Conforme Kanban estava se tornando cada vez mais popular, algumas pessoas da comunidade ágil viram uma oportunidade de desenvolver um método que torna mais fácil para as equipes Scrum avançarem e se concentrarem na melhoria contínua e na mudança evolutiva. E foi assim que o Scrumban nasceu. 

Um fato interessante é que 81% dos Scrum masters usam Kanban junto com o Scrum. (https://www.scrum.org/resources/blog/scrum-master-trends-report-prepare-your-next-career-step) 

O Scrumban pega a filosofia e as práticas do Kanban, coloca-as em cima do Scrum e elimina algumas regras. 

Vamos ver o que o Scrumban tira do Kanban. 

Visualize o trabalho. Esta é a primeira coisa que Scrumban prescreve como obrigatória. É essencial porque o Scrum não impõe um conselho, enquanto no Kanban, o conselho é uma obrigação. 

Limite de trabalho em andamento (WIP). Se você sabe alguma coisa sobre Kanban, entende que limitar o WIP é uma virada de jogo. O Scrumban pega essa prática e a aplica com sucesso, pois torna possível que as equipes se concentrem na finalização do trabalho. Limitar o WIP é um bom pré-requisito para a criação de um sistema pull, onde as tarefas entram naturalmente no fluxo de trabalho em vez de serem empurradas. 

Estenda o quadro. Em outras palavras, adicione mais colunas ao quadro. Isso é típico do Kanban e é uma ótima maneira de visualizar as diferentes etapas do fluxo de trabalho no quadro. Dessa forma, sua equipe pode ter uma melhor visão geral do processo, e isso o ajudará a descobrir onde exatamente no processo aparecem os gargalos. 

Priorizando. O Scrumban aplica outra técnica do Kanban - priorização. É muito simples. Você ordena os cartões na coluna Solicitado (A Fazer) e há uma regra direta: o de cima é o mais importante. Tendo em mente esta regra, a equipe começa a puxar as cartas uma a uma. 

(Pare) Estimativa. Este é provavelmente o lugar onde o Scrumban trapaceia no Scrum. Por que é que? Scrumban afirma que você não precisa estimar o trabalho. É o seguinte. Segundo Lean, toda atividade que não agrega valor ao resultado é considerada desperdício. Nesse sentido, estimar é uma atividade perdulária. Aqui está o porquê no Scrumban, as sessões de planejamento são relativamente curtas, e elas estão focadas em priorizar ao invés de estimar. 

Planejamento sob demanda. Esta é uma das principais diferenças entre Scrum e Scrumban. O Scrumban elimina o planejamento do Sprint em sua forma inicial. Em vez disso, a equipe planeja se isso for necessário. Em outras palavras, a equipe puxa itens de trabalho do backlog até que fique vazio, o que é um gatilho para que a equipe planeje mais tarefas. 

Como você pode ver, o Scrumban leva o Scrum para o próximo nível, aplicando os princípios e práticas do Kanban. Isso permite que as equipes aumentem a produção e diminuam o desperdício, proporcionando visibilidade e maior produtividade. Ele também permite que as equipes apliquem o planejamento ágil em todo o seu potencial (https://kanbanize.com/agile/project-management/planning) 

Outras Menções Honráveis 

Existem outros métodos de gerenciamento de projetos ágeis que tiveram um impacto positivo no desenvolvimento da comunidade ágil, mas durante os anos, eles foram lentamente deixados de lado. É por isso que não dedicamos parágrafos separados a eles. No entanto, devemos mencionar que alguns deles são:  

  • XP - Extreme Programming (programação extrema) 
  • Métodos de cristal - Crystal methods 
  • FDD - Feature-driven Development (desenvolvimento orientado a recursos) 
  • DAD - Disciplined Agile Delivery (Entrega Ágil Disciplinada) 

No início, Scrum era muito bem aceito (e ainda é), e se tornou popular na indústria de desenvolvimento de software. No entanto, ao longo dos anos, o uso de modelos Kanban, Scrumban e híbridos cresceu em popularidade e ajudou o ágil a se espalhar por vários setores. Afinal, Kanban, Scrum e Scrumban são os 3 principais que cruzaram o abismo com sucesso e se espalharam por outros setores, como desenvolvimento de produtos, arquitetura, marketing, serviços financeiros, saúde, seguros, educação e outros. 

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