Métricas & Ferramentas Kanban para Impulsionar Seu Fluxo

Conheça os diagramas, gráficos de análise e métricas Lean mais valiosos. Aprenda a medir todas as métricas Kanban importantes e melhore a eficiência do seu fluxo de trabalho.

Introdução

O estabelecimento de um fluxo de trabalho estável é o ponto chave para construir times produtivos e bem-sucedidos. Um fluxo de trabalho estável ajuda sua organização a fazer uma entrega mais rápida ao mercado e traz um grande valor aos seus consumidores e organização.

Mas como você pode medir a taxa de sucesso do seu fluxo de trabalho e melhorá-la?

A resposta é simples - usandos dados estatisticamente significantes. É por isso que a maioria das soluções Kanban online contemporâneas são equipadas com módulos de análise poderosos, que fornecem dados valiosos sobre o fluxo de trabalho. O uso das métricas Kanban é necessário para entender como seu time está performando e onde precisam melhorar.

Com as métricas de fluxo Kanban, você não precisa adivinhar quando o trabalho em um projeto será feito. As métricas do seu fluxo de trabalho fornecerão dados concretos sobre a produtividade, eficiência e confiabilidade do seu processo de produção.

Por isso, você pode considerá-las como métricas de produtividade do time e métricas de eficiência do processo.

Agora, vamos descobrir quais são as melhores métricas Kanban que você precisa conhecer.

Tempo de Lead e Tempo de Ciclo



Tempo de Lead e tempo de Ciclo são duas das métricas Kanban mais importantes e úteis. Elas podem ajudá-lo a entender quanto tempo os itens de trabalho passarão no seu fluxo de trabalho até que sejam concluídos. O tempo de lead é a quantia total de tempo que uma tarefa passa no seu sistema, desde seu pedido até sua entrega. Tempo de ciclo é a quantia de tempo gasta trabalhando ativamente nela.

As pessoas tendem a confundir os dois, mas há uma diferença clara.

Basicamente, o tempo de lead começa no momento em que uma nova tarefa é requisitada e termina quando ela é concluída. Por outro lado, o ciclo começa quando alguém começa a trabalhar, de fato, em uma certa tarefa. Em outras palavras, o tempo de ciclo começa no momento em que há um comprometimento.

Ambas as métricas são muito importantes, porque elas podem mostrar quanto tempo leva para o trabalho passar pela sua corrente de valor.

Você pode usar a métrica de tempo de lead para analisar se os itens de trabalho estão esperando por muito tempo antes de entraram em progresso.

Por outro lado, a métrica de tempo de ciclo o ajuda a entender a quantia de tempo necessária para a conclusão de uma certa tarefa.

Como medir tempo de Ciclo e tempo de Lead?



Para medir os tempos de ciclo e de lead médios, você pode usar um Diagrama de Fluxo Cumulativo – uma das fontes de dados mais avançadas para seu fluxo de trabalho. O CFD pode mostrar os tempos médios de ciclo e de lead, além do número de itens de trabalho em progresso. Desta maneira, você pode ver a estabilidade do seu fluxo de trabalho e onde pode melhorá-la.

Aprenda mais sobre CFD

cumulative flow diagram
Diagrama de fluxo cumulativo


Se você quer analisar o tempo de ciclo de itens de trabalho individuais, você pode usar o Gráfico de Dispersão de Tempo de Ciclo. Ele ajudará a localizar tarefas que levarão uma maior quantia de tempo para serem concluídas. Isso ajudará a descobrir e analisar as possíveis razões que desaceleraram seu processo de trabalho.

Saiba mais sobre o Gráfico de Dispersão

Além disso, você pode também usar o Histograma de Tempo de Ciclo para ver o tamanho mais comum de tempo de ciclo para suas tarefas. Esta ferramenta ajudará a monitorar e controlar o ritmo desejado do seu time.

Aprenda mais sobre o Histograma de Tempo de Ciclo

Taxa de Transferência



A Taxa de Transferência é o número de tarefas concluídas por unidade de tempo. Por exemplo, itens de trabalho concluídos por dia. A taxa de transferência pode ser nomeada como uma métrica de produtividade do time. Ela representa o nível de produtividade do seu time no passado.

A taxa de transferência é uma métrica importante que deve ser acompanhada, porque desta maneira, você pode obter um melhor entendimento do impacto que seu fluxo de trabalho possui no desempenho total do negócio. A visão geral do total de unidades processadas pode ajudá-lo a tomar importantes decisões, como a expansão da força de trabalho para acelerar a produção, entre outras.

A taxa de transferência é uma métrica complicada. Ela mostra o número de tarefas que foram finalizadas por dia. No entanto, ela não mostra quando as diferentes tarefas foram iniciadas. É por isso que, para decisões futuras mais precisas, você deve combinar a taxa de transferência com o tempo de ciclo e o tempo de lead.

Como medir a Taxa de Transferência?



Você pode usar o Histograma da Taxa de Transferência para ver o número de dias que tiveram uma certa taxa de transferência ou qual porcentagem de dias tiveram uma taxa de transferência específica. Isto dará um melhor entendimento da capacidade do seu time.

Aprenda mais sobre o Histograma da Taxa de Transferência

throughput histogram
Histograma da Taxa de Transferência

Trabalho em Progresso



Basicamente, o trabalho inacabado que está em progresso não pode adicionar valor aos seus clientes. No entanto, ele possui uma função importante quando você deseja monitorar e analisar a capacidade do seu fluxo de trabalho. É por isso que é importante acompanhar os itens de trabalho que estão em progresso, mas não concluídos. Ao fazer isso, você não somente determinará a capacidade do seu time, mas também melhorará o fluxo de valor.

Você pode facilmente monitorar o trabalho em progresso no seu quadro Kanban. O quadro mostra uma rápida visão geral de todas as tarefas que estão em progresso e informações vitais, relacionadas a cada tarefa, tais como responsável, prazo, descrição, entre outras.

Como medir o Trabalho em Progresso?



Além disso, ao usar o gráfico de Trabalho em Progresso Envelhecido, você pode ser a soma de todos os itens de trabalho que estão sendo processados e quanto tempo se passou desde que eles foram iniciados. Desta maneira, você pode localizar tarefas que estiveram em progresso por muito tempo e o porquê.

Saiba mais sobre o Trabalho em Progresso Envelhecido

aging work in progress
Trabalho em Progresso Envelhecido

Filas (O Custo da Espera)



Filas aparecem no seu fluxo de trabalho quando as tarefas aguardam por ações. Por exemplo, uma etapa de fila por ser “esperando por revisão”. Na verdade, as filas acumulam uma grande parte do tempo de ciclo das tarefas, porque os itens de trabalho são, frequentemente, inter-relacionados e dependem de diferentes membros do time. É por isso que é importante acompanhar as filas e entender como elas impactam o desempenho geral. É razoável limitar o número de itens de trabalho que estão em filas e tentar movê-los o mais rápido possível.

Em Lean, a espera é considerada como um grande desperdício. Portanto, quanto mais as tarefas esperam em filas, maiores são os custos.

Como acompanhar e analisar Filas?



Você pode usar o Heat Map para monitorar e analisar filar. Esta ferramenta, na verdade, mostra quanto tempo suas tarefas passaram em cada estágio do seu fluxo de trabalho. Desta maneira, você pode ver a quantia total de tempo que itens de trabalho passaram em filas, durante um prazo predefinido.

Quando Será Concluído?



Não seria maravilhoso se seu negócio pudesse responder esta questão com segurança? Claramente que sim. A estimativa de trabalho sempre foi um problema, mas agora você pode usar previsões baseadas em dados para ver quando suas tarefas serão concluídas.

Conheça as simulações Monte Carlo – uma ferramenta estatística que pode ajudá-lo a tomar decisões com base em dados.

Baseado nos dados históricos do seu fluxo de trabalho, esta ferramenta roda uma grande quantidade de simulações aleatórias para dar uma previsão probabilística de quando as tarefas atuais serão finalizadas ou quantas tarefas podem ser concluídas em um certo prazo.

Saiba mais sobre as Simulações Monte Carlo

Monte Carlo simulations
Simulações Monte Carlo


Estas são algumas das métricas Kanban mais importantes que você pode começar a usar para tornar seu time mais produtivo e seu fluxo de trabalho mais eficiente.

Se você quer ainda mais informações, veja nossos artigos abaixo.

Passo 1

Diagrama de Fluxo Cumulativo - A Chave para a Estabilidade de Processos

Leia mais

Diagrama de Fluxo Cumulativo
Passo 2

Usando o Gráfico de Dispersão para Medir e Prever o Tempo de Ciclo

Leia mais

Scatter Plot Chart
Selecting the right measures and measuring things right are both art and science.

Pearl Zhu

Passo 3

Simulações Monte Carlo para a Gestão de Projeto Lean

Leia mais

Monte Carlo Simulations for Lean Project Management
Passo 4

Trabalho em Progresso Envelhecido na Gestão de Projetos Lean

Leia mais

Aging Work in Progress (WIP) in Lean Project Management
Passo 5

Fundamentos da Gestão Lean - Monitorando a Eficiência do Fluxo

Leia mais

Lean Project Management Basics - Monitoring Flow Efficiency
Let the flow manage the process, and not let management manage the flow.

Taiichi Ohno

Passo 6

Histograma do Tempo de Ciclo para Gestão Lean

Leia mais

Histograma de Tempo de Ciclo para a Gestão Lean
Passo 7

Histograma da Taxa de Transferência na Gestão de Projetos Lean

Leia mais

Throughput Histogram in Lean Project Management
Passo 8

Agrupamento de Bloqueadores para Melhoria de Processo

Leia mais

Block Clustering

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