Ferramentas de Gestão de Projeto Kanban - Por que e Como Começar

Os dias em que o Kanban era algo exótico e desconhecido ficaram para trás na comunidade de gestão de projetos. As ferramentas de gestão de projetos Kanban estão evoluindo e agora podem se encaixar em quase todo tipo de cenário para um projeto.

Essas ferramentas são superiores aos quadros brancos tradicionais e removem várias de suas limitações. A implementação de uma ferramenta Kanban Digital é fácil e você começará a ver os benefícios imediatamente.

Os Benefícios de Praticar a Gestão de Projetos Kanban com uma Ferramenta Digital

Assumindo que você já saiba como aplicar o Kanban no contexto da gestão de projetos, você deve tentar maximizar o efeito do método. Se você já tentou executar um fluxo em um quadro Kanban físico, você sabe que é ótimo no começo, mas se torna mais difícil com o passar do tempo.

Embora os quadros físicos sejam ótimos para começar com o Kanban, eles não atendem todas as necessidades de times de projeto avançados que buscam ultrapassar os limites de sua eficiência. Caso você não tenha percebido, os benefícios do uso de quadros Kanban digitais em vez dos físicos, aqui estão alguns exemplos específicos no contexto de gestão de projetos:

• Ferramentas Kanban Eliminam a Necessidade de Relatórios de Status

Isto é possível com a ajuda de 3 componentes chave que são parte da maioria das soluções disponíveis: quadros Kanban, mecanismo de busca e sistema de relatório.

Os quadros Kanban servem como um radiador de informações e tornam transparentes, todas as tarefas que passam pelo fluxo.

Toda plataforma Kanban é equipada com algum tipo de mecanismo de busca. Ele permite que você encontre qualquer informações sobre tarefas que estão ou estiveram no fluxo, de maneira rápida e sem ter que perguntar os membros do time.

Caso você precise apresentar dados para partes interessadas, que não possuem acesso à ferramenta, você só precisa filtrar as informações de interesse e exportá-las no formato conveniente.

• Ferramentas de Gestão de Projeto Kanban Aplicam Limites de WIP para Você

Multitarefa é um hábito que morre cedo, especialmente se não é bloqueado constantemente.

Ao adotar uma solução digital, você não terá que impor os limites sobre o trabalho em progresso manualmente e acompanhar se seu time os está seguindo. Você só precisa definir os limites desejados e o sistema irá bloquear qualquer tentativas de ultrapassagem ou o notificará assim que isso acontecer.

• As Ferramentas de Gestão de Projetos Kanban Permitem que Você Gerencie as Filas do Seu Processo com Facilidade

As filas são grandes vilãs que contribuem para a baixa eficiência de um time. A aplicação da ferramenta de gestão de projetos Kanban tornará mais fácil sua movimentação. Você pode monitorar a estabilidade do seu fluxo com a ajuda de análises como o diagrama de fluxo cumulativo e reestruturar o quadro do seu projeto com somente alguns cliques quando necessário.

Como Posso Começar a Usar Minha Ferramenta Kanban?

1. Escolha o Layout Correta para o Projeto Kanban

Quando você está considerando adotar um software Kanban, é crucial encontrar um que se adapte ao seu caso em particular. Por exemplo, quando entrar no Businessmap pela primeira vez, você terá que responder perguntas para especificar qual tipo de projeto você deseja rodar.

Desta maneira, o sistema será capaz de ajudá-lo a definir o tipo mais adequado de projeto Kanban. Você pode escolher entre 2 cenários diferentes: Time Kanban e Portfólio Kanban.

2. Personalize Seu Quadro Kanban

A seleção de um layout carregará o modelo sugerido de um projeto que foi desenvolvido para fornecer um guia como como estruturar seu fluxo de trabalho. Os modelos são altamente personalizáveis e, é claro, removíveis, para que você possa mapear seu processo da maneira mais conveniente possível.

Por exemplo, o modelo de portfólio permite que você crie um quadro principal para acompanhar grandes tarefas e quantos quadros de times forem necessários. Ao configurar seus quadros, você pode criar cartões para cada uma delas e conectar as tarefas menores no quadro àquelas maiores no quadro principal.

A configuração busca mostrar o quão facilmente você pode rodar projetos complexos, sem perder o foco e mantendo a máxima transparência do processo.

3. Automação para Eficiência

Quando você terminar de configurar seu fluxo de trabalho, você pode automatizar tarefas rotineiras que são executadas mecanicamente pelo time e não exigem muita atenção. Isto é possível com a ajuda de uma grande variedade de regras de negócios.

Elas funcionam com o princípio “if-this-then-that” e permitem que você configure ações automatizadas em sua ferramenta de gestão de projetos Kanban, ativadas por ocorrências predefinidas.

Esta é uma maneira perfeita de ilustrar o exemplo de aplicação de limites de WIP. Você pode definir a automação para bloquear imediatamente cartões que infrinjam o limite de uma coluna e enviar uma notificação para o gerente do projeto.

As ferramentas digitais Kanban trazem outro grande benefício para os times de projetos. Elas podem ser integradas com um grande número de outras soluções de software que seu time utiliza. Desta maneira, você pode conectar todas suas ferramentas e maximizar seu valor.

4. Analise & Melhore

Finalmente, depois que seu time tiver começado a usar a ferramenta de gestão de projeto Kanban, você pode monitorar seu desempenho com a ajuda de uma grande variedade de análises que estão à sua disposição. Com a sua ajuda, você pode observar a estabilidade do seu processo, acompanhar o tempo de ciclo de tarefas, e até mesmo projetar a taxa de transferência futura do seu time.

Concluindo, as ferramentas de gestão de projeto Kanban são uma ótima escolha para times avançados que desejam passar para um novo patamar.

Elas fornecem mais flexibilidade e transparência do seu fluxo de trabalho. Você pode ter uma visão mais transparente de como seu projeto está progredindo em direção à sua conclusão e monitorar o desempenho com alguns cliques.

In Summary

Uma ferramenta digital Kanban pode transformar sua gestão de projetos em um processo mais confiável. Ela dá a oportunidade de:

• Automatizar processos e reduzir o tempo de ciclo de tarefas
• Otimizar a capacidade de trabalho do seu time
• Utilizar dados históricos para melhorar a eficiência do seu fluxo de trabalho