Agrupamento de Bloqueadores para o Melhoramento de Processos

Os 5 princípios da gestão Lean oferecem a oportunidade de identificar valor, criar um fluxo de trabalho contínuo e identificar atividades que geram desperdício. Com a sua ajuda, você pode criar um fluxo de trabalho lean e facilmente detectar e eliminar problemas.

No entanto, se livrar de um problema não é suficiente. Você precisa encontrar sua causa para proteger seu processo de trabalho de problemas recorrentes.

Entre as razões mais comuns para problemas recorrentes estão os bloqueadores (coisas que obstruem um time de desempenhar uma certa tarefa. No entanto, frequentemente, quando um bloqueador é resolvido, o time continua trabalhando na tarefa e o motivo do bloqueador é esquecido. Até que ele ocorre novamente.

Quanto maior for a frequência com que um bloqueador aparece, maior será seu impacto no tempo de ciclo. Portanto, é melhor coletar bloqueadores com o maior número de detalhes possível e analisá-los.

Há uma nova técnica relativamente nova, desenvolvida pelo Dr. Klaus Leopold (autor de “Practical Kanban”) que fala exatamente sobre este tópico. Ela é chamada de agrupamento de bloqueadores. Vamos descobrir mais.

A Técnica de Agrupamento de Bloqueadores

Antes de começarmos, precisamos clarificar que a técnica de agrupamento de bloqueadores pode ser melhor aplicada se o seu time usa um sistema de puxar, como o Kanban. A implementação deste tipo de sistema dá a oportunidade de visualizar seu fluxo de trabalho e coletar informações valiosas sobre cada tarefa.

Todos os times que usam um quadro Kanban podem obter uma visão geral clara de suas tarefas. Se um bloqueador aparece, cada membro do time poderá notá-lo.

No entanto, assim que um bloqueador for resolvido, o time esquecerá sobre isso e continuará trabalhando nas suas tarefas rotineiras. Esta pode não ser uma boa prática, porque o mesmo bloqueados pode continuar aparecendo.

Em vez disso, tente juntar todas as informações para todos os bloqueadores que ocorrerem no seu fluxo de trabalho. Anote os detalhes e mantenha essa informações. Então, analise as informações mensalmente, por exemplo.

Tenha em mente que coletar o tempo de bloqueio é o fator mais importante que o ajudará a identificar os bloqueadores mais impactantes.

Agrupe os bloqueadores

A primeira coisa que você precisa fazer após recolher uma certa quantia de bloqueadores é dividi-los em dois grupos principais:

• Bloqueadores externos
• Bloqueadores internos

Isto é crucial para calcular o total de tempo bloqueado para cada grupo formado, para que você possa priorizar. O tempo de bloqueio total é a métrica que você pode usar para identificar quais tipos de bloqueadores são mais críticos.

Depois de dividir os bloqueadores entre causas externas e internas, você precisa formar grupos menores. Esses grupos devem consistir de bloqueadores com marcas distintivas idênticas.

Por exemplo, falta de informação, esperando por revisão, esperando por teste, etc. Após isso, você precisa calcular o tempo de bloqueio total para casa subgrupo, para que você possa priorizar os bloqueadores.

Depois de determinar os bloqueadores mais impactantes, você deverá localizar a raiz do problema para cada um e encontrar soluções. Você pode aplicar diferentes técnicas de análises para desvendar as causas, tais como os 5 porquês.

Este método permitirá que você descubra qual é a razão real para um problema, ao perguntar consecutivamente perguntas com “por que”, quantas vezes for necessário.

Quando você identificar a raiz do problema, você poderá fazer uma sessão de brainstorming com o time para encontrar uma solução. Certifique-se de informar todas as partes quando uma solução for preparada.

Desta maneira, você será capaz de prevenir bloqueadores recorrentes no seu fluxo de trabalho ou, pelo menos, diminuir o tempo de bloqueio significantemente.

Também é importante experimentar soluções diferentes, se preciso. Algumas vezes, a primeira solução que você aplicar pode não funcionar adequadamente. Então, esteja preparado para testar várias ideias, até que você encontre a melhor. Afinal, minimizar o efeito negativo de bloqueadores ajudará a aliviar os gargalos no seu fluxo de trabalho.

Estruture os bloqueadores

Lembre-se de que pode custar mais consertar um bloqueador do que o atraso causado por ele. Algumas vezes, bloqueadores aparecem naturalmente no sistema e tentar consertá-los a qualquer preço pode ser perigoso. Aqui está um exemplo simples.

Imagine que seu time precisa gravar um tutorial, mas o processo é bloqueado, porque eles não possuem as ferramentas corretas.

Então você decide construir um estúdio de gravação profissional. Você gastará uma quantia de dinheiro significante para algo que será usado ocasionalmente e exigirá muito tempo para obter o retorno sobre o investimento.

Por último, mas não menos importante, você pode usar uma matriz simples para identificar quais bloqueadores possuem o maior impacto e quais podem ser resolvidos facilmente. Isto o ajudará escolher as vitórias mais fáceis e distribuir seus esforços uniformemente.

In Summary

O agrupamento de bloqueadores é uma técnica efetiva e simples que poderá ajudá-lo a:

• Identificar bloqueadores impactantes no seu fluxo de trabalho.
• Eliminar bloqueadores recorrentes ou reduzir o tempo de bloqueio.
• Aumentar a taxa de transferência e diminuir o tempo de ciclo médio.