Trabalho em Progresso (WIP) Envelhecido na Gestão Lean

A aplicação do método Kanban ao seu processo de trabalho provou ser uma maneira efetiva de aumentar a eficiência e elevar a produtividade de times.

No entanto, no começo, como um gerente, você pode ter dificuldades para determinar quais métricas acompanhar e como extrair dados para provar que o desempenho está realmente melhorando. Uma das primeiras coisas que você precisa começar a monitorar é o seu trabalho em progresso (WIP) envelhecido nos quadros Kanban.

Trabalho em Progresso na Gestão Lean

A limitação de trabalho em progresso é crucial para a implementação da gestão Lean. Como esta busca minimizar desperdícios e aumentas a eficiência, o método Kanban é uma maneira perfeita de aplicar os princípios Lean ao seu processo.

O propósito do quadro Kanban é torná-lo visível e mantê-lo organizado. Os cartão Kanban passam por diferentes estágios até sua conclusão e representam seu processo de trabalho.

O método Kanban prescreve que você sempre busque por menores tempos de ciclo. Para isto, você deve aplicar limites de WIP e estruturar seu quadro para melhor refletir seu processo. O valor do fluxo é reconhecido como uma maneira poderosa de assegurar uma entrega adequada.

Na gestão Lean, quanto menor o tempo de ciclo das tarefas no seu quadro, mais itens você será capaz de produz em um certo período de tempo.

A aplicação de limites de WIP ajuda seu time a minimizar as multitarefas e evita a mudança constante de contexto.

No entanto, a simples definição de limites são assegura uma produtividade maior. O ciclo construir-medir-aprender, um dos fundamentos do Lean, assegura eu você terá uma cultura de melhoramento contínuo (kaizen).

Neste sentido, depois de construir seu quadro Kanban, você precisa continuar medindo seus indicadores de desempenho. O próximo passo é acompanhar como essas ações refletem sobre seus resultados. Isto será necessário para que você consiga melhorar ainda mais seu processo.

Por Que Você Precisa Acompanhar o WIP Envelhecido?

O monitoramento do WIP envelhecido é basicamente uma análise de fluxo. Ele permite que você visualize como as tarefas estão progredindo desde a coluna de Pedidos até a de Concluídos no seu quadro Kanban.

Elas passam diferentes quantias de tempo em cada subcoluna. É importante que você saiba onde o processo está desacelerando, para conseguir determinar por que e como melhorar.

Com estes dados, você pode facilmente obter uma ideia de como seu time se desempenhou em contextos similares no passado. Estas estatísticas poderiam ser usadas para motivar novos objetivos estratégicos na frente da alta gerência e para gerar pontos de discussão dentro do time.

Como Usar um Gráfico de WIP Envelhecido?

Uma maneira fácil de acompanhar seu WIP envelhecido é usar o gráfico de WIP envelhecido, que é parte de algumas soluções profissionais de gerenciamento de projetos. O gráfico extrai dados do quadro e os apresenta de uma maneira visualmente clara para resumir seu fluxo.

Todo gráfico de WIP contém os seguintes elementos:

• Colunas (eixo horizontal)
• Idade (eixo vertical esquerdo)
• Porcentagem de Ritmo (eixo vertical direito)
• Tarefas (pontos no gráfico)

Para ser mais preciso, você pode escolher datas específicas para serem monitoradas ao selecionar um período de tempo no ícone de calendário no topo. A configuração padrão será o dia atual.

O eixo horizontal representa todos os estágios do processo (as colunas do quadro). No topo, acima de cada coluna, há um indicador de WIP que mostra quantas tarefas estão em progresso em cada estágio.

O eixo vertical exibe o tempo que cada tarefa passou naquela seção, em dias. Se você deseja obter um maior entendimento sobre isso, há informações mais detalhadas e instruções no artigo sobre WIP envelhecido.

Interpretando Dados

Ao acompanhar quais tarefas tomam mais tempo para serem concluídas, você pode facilmente tirar conclusões valiosas. Por exemplo, um funcionário específico que gasta mais tempo pode precisar de mais treinamento.

Você também pode encontrar um problema com a configuração do seu quadro Kanban e determinar que certas colunas não estão organizadas de maneira ótima, o que desacelera seu processo. Uma coluna de revisão com limite de WIP muito alto pode estar causando interrupções no fluxo.

Para prevenir tais atrasos, é uma boa prática configurar uma mensagem automática que será enviada para os responsáveis de tarefas que passaram mais tempo do que de costume em uma área de Em Progresso. Ela poderia dizer que talvez a tarefa deva ser dividida em tarefas menores para passar mais rapidamente pelo fluxo e não atrasar o processo ao usar todo o limite de WIP.

Se você deseja manter um processo Lean saudável e aproveitar ao máximo o Kanban, você deve combinar esta métrica com os outros indicadores e usá-la em conjunto com o diagrama de fluxo cumulativo, as simulações Monte Carlo, e o histograma da taxa de transferência.

Para descobrir o poder das análises e os benefícios para o seu trabalho, faça experimentos com eles. Não exclua a oportunidade de dar um significado completamente novo ao feedback loop construir-medir-aprender.

In Summary

A análise de Trabalho em Progresso é uma das partes mais importantes do Kanban. O gráfico de WIP Envelhecido o ajudará a entender seu fluxo de trabalho e identificar por que e onde seu processo está desacelerando. Se você deseja manter um fluxo saudável, você precisa monitorar seu WIP Envelhecido em conjunto com o tempo de ciclo e a taxa de transferência.

• O monitoramento de WIP Envelhecido permite que você identifique as causas para ineficiência.
• O gráfico de WIP Envelhecido extrai dados do seu quadro Kanban e os apresenta de uma maneira visualmente concisa para resumir seu fluxo.
• Os dados permitem que você facilmente entenda como seu time se desempenhou em contextos similares no passado.