Portfólio Kanban - Definindo Limites de WIP a Nível Global

Uma das primeiras perguntas que gerentes de projeto experientes ou gerentes de programa geralmente possuem, quando tentar implementar o Portfólio Kanban, é: “O que fazer com os Limites de WIP no nível de Portfólio Kanban?”.

A menos que sua empresa ou departamento limite intencionalmente o trabalho em progresso, provavelmente, você verá várias iniciativas de longo prazo que nunca se finalizam.

Além disso, o portfólio se espalhará por diferentes iniciativas ou áreas de investimento e esta não é a maneira correta de criar impacto. A técnica de Portfólio Kanban o ajudará a atingir seus objetivos mais rapidamente ao concentrar recursos e energia somente em iniciativas-chave e transformará seus times de pessoas móveis para pessoa ativas.

Limites de WIP Kanban e a Lei de Little

No geral, o uso de limites de WIP é justificável por uma fórmula matemática chamada Lei de Little. Professor John Little provou a seguinte lei:

A número médio a longo prazo de cliente em um sistema estável L é igual à taxa de chegada efetiva média de longo prazo, λ, multiplicada pelo tempo médio que um cliente passa no sistema, W; ou expressada algebricamente: L = λW.

O Kanban empresta este princípio e o transforma no seguinte:

O número médio a longo prazo de cartões Kanban em um sistema estável (WIP) é igual à taxa de transferência média de longo prazo, multiplicada pelo tempo de ciclo médio que um cartão passa em um sistema, ou expressa algebricamente: WIP médio = Taxa de Transferência média * Tempo de Ciclo médio, ou também, Tempo de Ciclo médio = WIP médio / Taxa de Transferência média.

Dado que o seu sistema é estável (a taxa de chegada médio é mais ou menos igual à taxa de saída média e a idade do WIP não está crescendo), você pode afirmar que o WIP médio e o Tempo de Ciclo médio são proporcionais.

Este é um conceito poderoso, porque ele significa que quanto menor seu WIP, mais rápido você entregará. Vamos ter isso em mente para o resto do artigo!

Por que os Limites de WIP a Nível de Time Não São Suficientes

Com frequência, o Kanban começa no nível de time como um método de entrega mais flexível, e não diretamente como uma implementação de Portfólio Kanban. Mesmo este sendo um primeiro passo necessário, pode ser uma jogada arriscada, especialmente se a organização é isolada e a comunicação do time é impedida.

Por que isso acontece? A resposta é simples – se um time trabalho isolado, mas emprega novos métodos para produtividade e eficiência, tais como o Kanban, então, em certos casos, o time pode estar contribuindo no início de muito trabalho no nível da empresa/departamento, o que o resto dos times não consegue acompanhar.

Vamos tomar como um exemplo os recursos que uma empresa de produtos precisa entregar. Supondo a estrutura de time típica que a maioria das empresas possuem hoje, pelo menos 20% ou 30% dos recursos exigem o envolvimento de dois ou mais times. 

Então, se um time A é muito mais rápido que o time B, você verá a seguinte imagem com o tempo:

É por isso que você precisa de uma maneira de controlar vários recursos que você tenha em progresso e quantos são iniciados. Este é um conceito muito poderoso que traz o Lean para toda a organização.

Limites de WIP de Quadros Portfólio Kanban

Se você tomar o mesmo exemplo de “gerenciamento de recursos”, a coisa certa a ser feita seria impor um Limite de WIP global para o Portfólio Kanban. Isto prevenirá, essencialmente, que novos recursos sejam iniciados, mesmo se um time A tiver capacidade para isso.

Neste caso, você precisa ter um time A bloqueado ou ocioso, mais é crucial entender que ter um time ocioso é um problema menor do que ter uma empresa empilhada com trabalho começado que não é finalizado.

Nenhum time possui uma arquitetura perfeita ou automação de testes perfeita, somente permite que eles tenham tempo para evoluir. Este será um investimento melhor do que manter todo mundo ocupado a nível local enquanto há um dano a nível global.

In Summary

Sempre que você encontrar dependências entre times, é uma boa ideia começar a buscar por uma visualização de Portfólio Kanban. Isto dará:

• A alavancagem para melhorar o fluxo de valor na sua organização, o que melhorará seu poder competitivo
• A habilidade de atingir seus objetivos mais rapidamente ao concentrar recursos e energia somente em iniciativas-chave
• O poder de transformar seus times em pessoas mais ativas