Portfólio Kanban - Como Gerenciar Épicos e Recursos

Em uma implementação de portfólio Kanban típico, os Épicos vivem em um quadro portfólio Knaban e são divididos em histórias de usuários que vivem em quadros time Kanban separados.

Por exemplo, nós temos um único quadro Portfólio Kanban e três quadros time Kanban – Time de desenvolvimento 1, Time de desenvolvimento 2 e Time de desenvolvimento 3. Uma amostra de estrutura é exibida na imagem abaixo:

Esta configuração ajuda muita com a visualização e transparência, mas há uma grande questão que é frequentemente esquecida. Um dos maiores problemas ocorrem mais adiante no processo e é uma forma de desperdício chamada “dispersão”.

Dispersão pode ser definida como as ações ou falta de ações que tornam o conhecimento e as informações ineficazes ao perturbar seu fluxo.

O que isto significa na realidade? Em nove de cada dez empresas, o time 1 não saberá o que os times 2 e 3 estão fazendo. Os times geralmente operam isoladamente e raramente obtêm informações sobre o que está acontecendo fora da sua bolha.

Isto não será um problema se os times trabalho em Épicos diferentes, mas assim que dois ou mais times começam a trabalhar no mesmo épico, as coisas mudam dramaticamente, quase sempre para pior.

Imagine uma situação onde quatro times trabalho no mesmo Épico e cada time tem que contribuir para uma história. Se você for adiante e medir os tempos de ciclo para cada história e compará-lo com o tempo de ciclo do épico, você sempre descobrirá algo parecido com isto (os números não são reais):

Mas espere! Como a some dos tempos de ciclo das histórias de usuários é 28 dias (aproximadamente 1 mês), mas o Épico levou 4 meses para ser completado?

Bem, isto é dispersão – informações e conhecimentos são tão dispersos pelos times, que o fluxo no nível do Portfólio Kanban é perturbado.

Isso é geralmente um problema de sincronização, falta de comunicação, várias histórias aceleradas, e assim por diante. Para resolver esta questão, precisamos observar a métrica chamada Eficiência de Fluxo.

O que é Eficiência de Fluxo?

Uma breve definição de eficiência de fluxo é “a razão entre tempo de valor agregado e o tempo de ciclo total”. O valor agregado pode ser definido como qualquer tempo sem bloqueio ou espera. Para tornar as coisas mais simples, vamos tomar este exemplo:

Se você precisa de 8 horas para completar uma certa tarefa, mas você trabalho somente duas horas durante o dia (tempo de valor agregado), então a eficiência de fluxo serie 2/8*100=25%.

Eficiência do Ciclo de Processo[%] = Tempo de Valor Agregado / Tempo de Ciclo*100

Nós mencionamos os tempos sem bloqueio e sem espera, então faz sentidos defini-los também.

Tempo de espera
O tempo que um certo cartão passa no seu quadro Kanban esperando por algo. A espera é uma das principais fontes de desperdício na maioria das empresas.

Tempo de bloqueio
O tempo que um certo cartão passa em um quadro Kanban num estado bloqueado. Um cartão é bloqueado quando não pode proceder pelo fluxo de trabalho devido a alguma razão. Um cenário típico seria um defeito, falta de recursos de hardware, falta de capacidade do time, etc.

Para acomodar o tempo de bloqueio na fórmula acima, devemos notar o seguinte:

Tempo de valor agregado = Tempo de Ciclo – Tempo de Espera – Tempo de Bloqueio

Eficiência de Fluxo no Nível de Portfólio Kanban

A formula para calcular a eficiência de fluxo no nível de portfólio ainda é a mesma. No entanto, a definição de tempo de espera e bloqueio muda.

O cálculo de tempo de espera se torna um pouco mais complexo, porque nós temos cenários diferentes, dependendo se as histórias de usuários podem ser executadas em paralelo, ou não. Vamos examinar cada um dos diferentes cenários.

Cenário 1: Todas as histórias de usuário devem ser executadas em sequência.

Neste cenário, qualquer atraso no início da história consecutiva, imediatamente depois de sua antecessora ter sido concluída, é tempo de espera. Além disso, bloqueios em qualquer uma das histórias de usuário afetam diretamente o tempo de ciclo de todo o épico, portanto, é considerado como tempo de bloqueio para o épico.

Qualquer tempo de espera no nível das histórias de usuário acumulam tempo de espera para todo o épico, então, também é considerado como tempo de espera.

Cenário 2: Todas as histórias de usuário podem ser executadas em paralelo.

Idealmente, neste cenário, o tempo de ciclo de todo o épico deve ser igual o tempo de ciclo da maior história de usuário. Então, o tempo que não agrega valor seria aquele entre o tempo de ciclo real do épico e o tempo de ciclo ideal da história de usuário com o maior tempo e ciclo.

Cenário 3: Algumas histórias de usuário não podem começar antes de outras, mas algumas podem ser executadas em paralelo.

Na prática, este (e suas variações) é o cenário mais comum. O cálculo de tempo de espera aqui é parecido ao dos conceitos de gerenciamento de projetos de cadeia crítica (CCPM). Estes são os diferentes casos:

• Qualquer atraso no começo de uma história, que não pode ser iniciada antes da conclusão de outra é considerado como tempo de espera
• Qualquer bloqueio em uma história não paralela é considerado como tempo de bloqueio
• Qualquer bloqueio na maior história paralela é considerado como tempo de bloqueio
• Um bloqueio em uma história paralela, que não é a maior, pode, ou não, ser considerado como tempo de bloqueio, isso depende se pode se “esconder” atrás da maior história, ou não.
• Qualquer tempo de espera no nível de história de usuário acumula o tempo de espera para todo o épico, contanto que esteja no “caminho crítico”.

Por que a Eficiência de Fluxo é Importante no Nível de Portfólio Kanban?

Imagine um cenário real, onde o departamento de P&D trabalha em mais de 50 épicos. Esses épicos são divididos em mais de 200 histórias de usuário. Essas 200 histórias são desenvolvidas por mais de 5 times. Esta é uma situação muito difícil de ser gerenciada e na maioria do tempo, ninguém sabe qual é a situação das coisas e por que estão demorando tanto para serem concluídas.

Se não estamos gerenciando para a Eficiência de Fluxo no nível de Portfólio Kanban, então um time poderia inicia a primeira história de um épico, enquanto outro Épico já poderia ter sido finalizado, se o time soubesse disso.

A falta de sincronização no nível de portfólio pode levar a atrasos e ineficiências monstruosos. É por isso que, quando gerenciamos a eficiência de fluxo no nível de Portfólio Kanban, podemos ganhar uma melhora de 300% e, às vezes, até mais.

In Summary

Acompanhar e gerenciar a eficiência de fluxo a nível global é um pré-requisito importante para processos de trabalho eficientes e bem-sucedidos. Medir a eficiência de fluxo no nível Portfólio Kanban, permite que você:

• Melhore a eficiência de ciclo de processo
• Distinga e meça dados com maior precisão para diferentes estruturas de fluxo de trabalho
• Identifique bloqueadores que desaceleram todo o processo de trabalho