Portfólio Kanban – Como Prever em Nível de Portfólio

“Qual é o status?”, “Quando será concluído?” – estas são as perguntas mais importantes que gerentes de projeto e produto ouvem toda hora. Por mais importante que sejam, é difícil respondê-las, especialmente com grandes projetos, que dificilmente estão indo de acordo com o previsto.

Quando somos colocados contra a parede, nós retornamos aos costumes antigos de construir planejamentos e forçar as pessoas a segui-los. Nossos planos falharão dia após dia, nós os atualizamos, depois aplicamos mais pressão nos times. Todos começam a aceitar mais e mais trabalho, tentando alcançar o impossível.

Quando é tarde demais, nós percebemos que criamos uma bagunça e nós temos ideia da situação real. Este é o momento em que, geralmente, a gerência recebe um treinamento e começa a ouvir falar sobre Lean, Kanban, Portfólio Kanban, Gestão de Portfólio, e assim por diante.

Como o Status é Acompanhado no Sistema de Gestão de Portfólio Tradicional?

Na gestão de projetos tradicional, e até mesmo nas estruturas ágil, o status de um portfólio de projeto é acompanhada com um conjunto de gráficos e relatórios, como gráficos de burndown, gráficos de bolha, gráficos de Gantt, etc.

No entanto, eles se baseiam em uma suposição fundamentalmente quebrada, que os tornam inválidos na maioria das vezes. Esta é a suposição que nós podemos estimar de quanto tempo itens de trabalho tomarão no futuro.

Todas as ferramentas e práticas de gestão de portfólio se baseiam em estimativas. Goste ou não, a estimativa é sempre imprecisa, pelo menos quando falamos sobre trabalho de conhecimento. Quanto mais complexo for o projeto, menos precisa se torna a estimativa.

Quando a estimativa não é acurada, e praticamente falando, nunca será acurada, então acabamos nos colocando em uma situação sem saída. Por que estamos fazendo isso?

A resposta simples para esta questão é que para estimar o orçamento de um projeto, nós precisamos primeiro estabelecer seu escopo e cronograma. É por isso que precisamos passar semanas tentando estimar cada requisito, que nos ajudaria a fornecer a clareza ilusória de “quando as coisas serão feitas”.

Então, quando o orçamento e a carga de trabalho são “conhecidos”, nós podemos preparar o cronograma e adicionar o projeto ao nosso sistema de monitoramento de portfólio. Se os itens de trabalho levam menos tempo que o estimado, as coisas estão bem.

Se levam mais (o que é o caso comum), então vamos do amarelo para o vermelho. Isto acontece quando o “não estamos em dia” ocorre e é aí que todos trabalho durante o final de semana e tentar atingir o impossível. 

Precisamos Mudar Algo

Você pode pular tudo isso. Em vez de se comprometer a um projeto com escopo, tempo e orçamento fixo, você pode se comprometer a um período de tempo menor e ver quanto trabalho consegue concluir. Então, com base nos seus resultados reais, você pode prever quanto tempo precisará para completar todo o projeto. Quando você obtiver esta informação, você poderá calcular o custos.

É mais fácil falar do que fazer, porque isso exige um entendimento de ambos, o fornecedor e o cliente, mas é o único modo razoável de planejar um projeto com vários fatores desconhecidos. E à propósito, esta abordagem protege ambos os lados. Vamos ver como isso acontece.

Suponha que você possui um grande projeto com uma estimativa aproximada de 25 meses. Você oferece trabalhar no projeto por cinco meses e consumir um quinto do orçamento (isto pode varias). Depois de cinco meses, você pode verificar o seguinte:

• Você terminou um quinto do trabalho ou algo próximo a isso (é normal ser mais devagar no começo)
• Você consumiu, de fato, um quinto do orçamento?
• Há quaisquer riscos dos quais você não estava ciente no começo?
• Este projeto ainda é interessante para o cliente? Talvez o mercado mudou?

Agora, se você fosse tão bom em estimar coisas no começo, você estaria totalmente em dia. Já que este não será o caso, você e o cliente tem algumas opções para analisar. Por exemplo, você pode dizer ao cliente que sua estimativa inicial estava totalmente errada e para poder entregar o projeto, você preciso do dobro do orçamento.

O cliente pode aceitar (e receber um produto que funciona no final), rejeitar (e economizar 4/5 do orçamento, que, caso contrário, seria perdido) ou propor mudanças no escopo. Esta abordagem não protege ambos os lados? Bem, 1/5 do orçamento pode ser perdido, mas será melhor perder 1/5 do que tudo.

Mas como você sabe quando tempo precisará? Projetar linearmente trará problemas, então é melhor usar um mecanismo mais sofisticado para isso. É aqui onde o software entra em ação.

Software de Portfólio Kanban e a Previsão Monte Carlo

Um grande benefício na adoção do software de Portfólio Kanban é que você pode usar a análise estatística, tal como as simulações Monte Carlo para prever quanto trabalho você pode completar em um certo período de tempo.

Esta análise é baseada nos dados históricos e surpreendentemente, você não precisa de muito para começar. Claramente, quanto mais dados você possui, melhor será a previsão, mas até mesmo 20-30 itens concluídos são mais do que suficiente para começar.

Uma adição importante, no entanto, é que você só pode prever com uma certa probabilidade. Nós temos que aceitar o fato de que não vivemos em um mundo determinista e está na hora de desenvolvermos uma visão probabilística de como gerenciamos nossos projetos. Isto significa que, sempre que dissermos uma data, nós devemos adicionar uma probabilidade a esta data.

Por exemplo, não precisamos afirmar que nosso projeto será concluído até 20 de novembro. Devemos dizer que: “Há 85% de probabilidade de que completaremos este projeto até o dia 20 de novembro”. É uma afirmação diferente.

Chegamos à parte mais importante. Quais são os mecanismos do processo de previsão? Como eles funcionam? Bem, é um pouco vergonhoso revelar sua simplicidade, mas:

1. Você abre seu quadro Kanban e conta quantos itens de trabalho possui no backlog.
2. Você vai até seu mecanismo de análise e insere este número na simulação Monte Carlo.
3. A simulação revela a data projetada com uma certa probabilidade (85% ou 95% é preferido).

É difícil acreditar, mas, de fato, isso funciona. Se você quer ver em ação, comece um teste no Kanbanize e veja por si mesmo.

In Summary

Prever em Nível de Portfólio é possível quando:

• Você negocia projetos menores
• Você implementa uma abordagem com base no fluxo, tal como o Kanban no nível de time e de portfólio
• Você possui dados históricos para usar de base na sua previsão