Enciclopédia Kanban: Conceitos e Termos

O método Kanban é um conjunto avançado de princípios e práticas combinados com artefatos para a visualização do seu fluxo de trabalho. À primeira vista, parece uma maneira simples de mapear as etapas do seu processo de trabalho, mas ele une mais de um século de teorias e experimentações que o trouxeram até seu computador.

Conheça a terminologia Kanban. Aprenda tudo sobre o conceito Kanban e as pessoas que o desenvolveram.

Termos

kanban

A palavra, literalmente, significa “quadro de sinal” ou “cartão visual”. No fim da década de 1049, se tornou um termo para o sistema de gerenciamento de estoque da Toyota e, mais tarde, evoluiu como um método de gestão.

sistema kanban

O sistema kanban foi originado como um sistema de agendamento para a produção lean e a produção just-in-time (JIT). Era um sistema de controle de estoque usado para a cadeia de fornecimento pelo engenheiro da Toyota, Taiichi Ohno.

O método Kanban

O Método Kanban para trabalho de conhecimento e serviço foi formulado por David J. Anderson em 2005. Ele combinou os elementos do trabalho e W Edwards Deming, Eli Goldratt, Peter Drucker e Taiichi Ohno. Ele incorpora conceitos tais como sistema puxado, teoria de fila e fluxo.

Princípios Fundamentais

• Começar com o que você já faz
• Aceitar a busca por uma mudança evolutiva e incremental
• Respeitar os processos, funções & responsabilidades atuais
• Encorajar atos de liderança em todos os níveis

Práticas Centrais

• Visualizar
• Limitar WIP
• Gerenciar o fluxo
• Construir políticas explícitas
• Implementar feedback loops
• Melhorar a colaboração, evoluir experimentalmente (usando modelos e o método científico)

Kaizen

Kaizen é a palavra japonesa para “melhoria contínua”. Ela evoluiu como um termo de negócios no Japão após a Segunda Guerra Mundial e descreve a prática de negócios de melhorar processos e evitar desperdícios, mais notavelmente na Toyota.

Quadro Kanban

Um quadro Kanban é uma das ferramentas para implementar o método Kanban. O quadro é dividido em, no mínimo, 3 colunas – Pedido, Em Progresso, Concluído, representando as etapas de um processo.

Os quadros Kanban podem ser físicos ou eletrônicos. A ideia principal é visualizar o caminho das tarefas desde seu pedido até sua conclusão, e ver onde estão os gargalos.

Raia

Raias são divisões horizontais de um quadro Kanban, que ajudam a otimizar o fluxo de trabalho. As colunas representam etapas e as raias categorizam o trabalho. Raias podem ser usadas para representar times, classes de serviço, prioridade, etc.

Cartão Kanban

No método Kanban, cartões representam visualmente os itens de trabalho. Cada cartão é uma tarefa, que se move pelas colunas do quadro Kanban. Os cartões contêm informações sobre o item de trabalho. Eles não possuem diferença em tamanho, porque a ideia é dividir um projeto em pequenas tarefas que podem ser concluídas rapidamente.

WIP

WIP ou Work In Progress (Trabalho em Progresso) é a quantidade de trabalho sendo iniciada, independentemente da sua subcoluna atual.

Limites de WIP

A definição de limites de trabalho em progresso é uma estratégia para evitar a sobrecarga e a mudança de contexto enquanto focamos em coisas importantes. A aplicação de limites de WIP é a segunda prática central do Kanban e assegura um fluxo saudável.

Portfólio Kanban

O Portfólio Kanban é um método holístico que visa melhorar a habilidade de entrega de uma organização, ao aplicar os princípios de visualização, limitação de trabalho em progresso e gestão de fluxo a nível de sistema.

A principal diferença entre o método Portfólio Kanban e o método Time Kanban é que os cartões Kanban em um quadro Portfólio Kanban são “pais” de um ou vários cartões Kanban, situados em um quadro Time Kanban.

Métricas Kanban

As métricas Kanban visam a melhoria da previsibilidade do processo. As coisas mais importantes a serem monitoraras são a taxa de transferência, WIP, tempo de ciclo e tempo de lead.

Taxa de Transferência

A taxa de transferência é o número de itens que passam pelo sistema ou processo. De acordo com a Lei de Little, a Taxa de Transferência Média = WIP Médio dividido pelo tempo de ciclo médio. A taxa de transferência do seu time é um indicador chave que mostra se seu processo é produtivo ou não.

Tempo de Ciclo

O tempo de ciclo inicia no momento quando um novo item entra na etapa de “em progresso” e alguém está trabalhando nele, até que entre na coluna de Concluído.

Tempo de Lead

Este é o período entre o aparecimento de uma nova tarefa no seu fluxo de trabalho e sua partida final do sistema.

Lei de Little

Tempo de Ciclo Médio = WIP Médio / Taxa de Transferência Média

A lei de Little conecta três medidas (WIP, taxa de transferência e tempo de ciclo) de maneira única e consistente para qualquer sistema onde for aplicada.

No entanto, ela foi originalmente estabelecida de uma forma levemente diferente:

Média de Itens em Fila = Taxa de Entrada Média * Tempo de Espera Médio

Este fato é importante, porque hipóteses diferentes precisam ser satisfeitas, dependendo do formato que estamos usando da lei.

Princípios do Kanban

Há 4 princípios fundamentais do Kanban:

• Começar com o que você já faz
• Aceitar a busca por uma mudança evolutiva
• Respeitar os títulos, funções & responsabilidades atuais
• Encorajar atos de liderança em todos os níveis

Cadência Kanban

Há 7 Cadências Kanban – as reuniões cíclicas que guiam a mudança evolucionária e a entrega de serviço “apto para o propósito”.

• Revisão de Risco (mensal)
• Revisão de Estratégia (trimestral)
• Revisão de Entrega de Serviço (semanal)
• Revisão de Operações (mensal)
• Reuniões de Atualização (diárias)
• Reunião de Reabastecimento (semanal)
• Reunião de Planejamento de Entrega (de acordo com o ritmo de entrega)

Feedback Loops

Os feedback loops representam a circulação de informação e mudança entre as 7 cadências. As relações são exibidas visualmente na imagem acima.

Às vezes, os times chamam suas reuniões de feedback loops por simplicidade, embora o significado seja realmente as interações entre eles.

Sistema puxado

Um sistema puxado é uma estratégia de produção lean usado para reduzir o desperdício no processo de produção. Componentes usados no processo de fabricação são somente substituídos quando forem consumidos, para que as empresas produzam somente o suficiente para suprir a demanda dos consumidores.

Na gerência, isso significa que nenhum novo trabalho é começado até que os itens já iniciados sejam concluídos. Quando há a capacidade, um novo item é puxado para “Em Progresso”.

JIT

A abreviação significa Just In Time. Produção/fabricação Just-in-time é uma metodologia focada, essencialmente, na redução de tempo de ciclo em um sistema de produção. Foi originada no Japão, em grande parte nas décadas de 1960 e 1970, e particularmente na Toyota.

Software Kanban

O propósito do software Kanban é assegurar uma melhor visualização do fluxo de trabalho. Em comparação com o software de gestão de projetos clássico, ele fornece mais flexibilidade e leva menos tempo para ser administrado. O software Kanban intensifica a comunicação de time, gera métricas e ajuda a melhorar processos e aumentar a previsibilidade.

Políticas Explícitas

A quarta prática Kanban diz “construir políticas explícitas”. Como o método revolve em torno de um acordo comum em buscar mudanças incrementais e evolutivas, esta é uma das primeiras coisas a ser feita. A construção de políticas explícitas facilita o consenso em torno de sugestões de melhoria e minimiza a chance de desentendimentos e falta de entendimento.

Evolua Experimentalmente

A sexta prática do Método Kanban é formulada integralmente com “melhore colaborativamente, evolua experimentalmente (usando modelos/método científico)”. Se um time possui um entendimento compartilhado de teorias sobre trabalho, fluxo de trabalho, processo e risco, há uma maior probabilidade de construir uma compreensão compartilhada de um problema e sugerir ações de melhoria que podem ser aceitas através de um consenso.

Há três modelos úteis sugeridos por David J. Anderson:

• A Teoria das Restrições (o estudo de gargalos)
• A Teoria do Conhecimento Profundo (um estudo da variação e como ela afeta os processos)
• Modelo Econômico Lean (baseado nos conceitos de “desperdício”)

Conwip

Tecnicamente, o escalonamento de um limite de WIP único em um sistema é conhecido como um CONWIP (do inglês, “constant Work-In-Progress” que significa “constante trabalho em progresso”). Um CONWIP é uma forma de sistema puxado e, se aplicado em um sistema Kanban maduro, funciona muito bem.

Política de Puxar

Uma política de puxar dentro de um sistema puxado define as exigências do processo – a ordem na qual o trabalho deve ser puxado, de onde e a quantidade.

Gestão de Fluxo

A gestão de fluxo é a terceira prática Kanban e se refere ao monitoramento e à medida do fluxo. Fluxo é o movimento de itens de trabalho desde o pedido até sua conclusão.

Um fluxo rápido e tranquilo significa que um sistema está criando valor rapidamente, minimizando os riscos e evitando o custo de atrasos, e também está fazendo-o de maneira previsível.

Visualização

A primeira prática Kanban é visualizar o fluxo de trabalho. Esta é a função primária do quadro Kanban e a melhor maneira de obter informações sobre um processo e analisar os dados. Esta é a primeira coisa necessária para seguir adiante com os outros princípios.

Comece onde você está

O primeiro princípio Kanban diz “comece com o que você já faz”. O Método Kanban não exige quaisquer mudanças no processo. Ele foi baseado no conceito de que o processo atual evolui e melhora.

Encorajar liderança em todos os níveis

O quarto princípio do Kanban é “encorajar atos de liderança em todos os níveis”. Liderança é um catalizador importante para mudanças e as pessoas são mais dispostas a melhorar em uma cultura de segurança e encorajamento.

Respeitar as funções atuais

O terceiro princípio Kanban é “Respeitar as funções e posições atuais”. Isso significa que você não deve fazer mudanças na estrutura formal de uma organização quando estiver implementando o Kanban. Ele pode ser aplicado no processo já existente. Ao concordar em respeitar os títulos, responsabilidades e funções atuais, nós eliminamos o medo inicial.

Aceitar a busca pela melhoria contínua

O segundo princípio Kanban, “aceitar a busca pela mudança incremental e evolutiva”, enfatiza que, para a implementação bem-sucedida, é necessário um acordo sobre uma abordagem incremental, evolutiva, gentil e lenta, caso contrário, não haverá o ambiente correto ou o apoio de gestão para a iniciativa Kanban.

Bloqueador

Bloqueador é o motivo pela qual um cartão foi bloqueado no quadro Kanban. Qualquer coisa que o impede de avançar em direção à sua conclusão, pode ser um bloqueador. Algumas das razões frequentes são “informações insuficiente”, “capacidade de pessoal”, “problema de agilidade”, entre outros.

Agrupamento de bloqueadores

O agrupamento de bloqueadores é uma técnica que analisa os bloqueios. Razões diferentes para os bloqueios são agrupadas e a causa é determinada para cada grupo, é formado um aglomerado ao seu redor. O agrupamento enfatiza que bloqueadores possuem um custo. Esta é a estratégia para uma melhoria e evita futuros bloqueadores quantificados.

Por exemplo, dentro de duas categorias maiores, “bloqueadores internos e externos”, nós encontramos com frequência aglomerados como “armazenagem dependente”, “falta de requisitos”, “ambiente indisponível” e “dono do produto indisponível”.

Custo de Atraso

Custo de Atraso é a maneira de comunicar o impacto do tempo sobre algo que esperamos atingir. Formalmente, é o derivativo parcial do total valor esperado com relação ao tempo.

Custo de Atraso combina urgência e valor – duas coisas que não fácil de serem distinguidas entre si. Para tomar decisões, precisamos entender não só o valor de algo, mas também sua urgência.

CFD

O diagrama de fluxo cumulativo é uma das ferramentas analíticas mais úteis nos sistemas Kanban. O software Kanban pode fornecê-la como uma ferramenta integrada. Ela acompanha as três métricas Kanban – taxa de transferência, tempo de ciclo e WIP, e apresenta os dados de maneira visual e concisa.

Figuras Importantes

Taiichi Ohno

Taiichi Ohno foi um homem de negócios e engenheiro industrial da Toyota, conhecido como o pai do Sistema Toyota de Produção, que se tornou a fundação da produção Lean.

No início de sua carreira, ele expandiu os conceitos de JIT desenvolvidos por Kiichito Toyoda para reduzir desperdício e começou a experimentar e desenvolver metodologias para produzir os componentes necessários, de maneira oportuna, para apoiar a montagem final. Desta maneira, ele desenvolveu o Kanban para melhorar a eficiência produtiva. Ele identificou os 7 desperdícios (ou Muda, em japonês) do Lean.

“Progresso não pode ser gerado quando estamos satisfeitos com as situações existentes”.

Sakichi Toyoda

Sakichi Toyoda foi um inventor japonês, industrialista e fundador da Toyota Industries Co., Ltd.

Ele inventou um tear mecânico em 1902 e em 1926, um tear automático, capaz de detectar um fio rompido que automaticamente parava o tear, prevenindo, assim, a produção de baixa qualidade. Este princípio de automação autônoma é conhecido como princípio Jidoka e se tornou parte da metodologia Lean.

“Eu não tenho mais talento do que outros. Só faço muito esforço e pesquisa.”

David J. Anderson

David J. Anderson é um líder no desenvolvimento de tecnologia de gestão efetiva. Ele é um pioneiro no uso de sistemas Kanban para a melhoria na entrega de negócios de serviços profissionais. David Anderson é o originador do Método Kanban para melhor estratégia e entrega de serviços.

“As pessoas me perguntam, “Qual é a diferença entre lean e kanban?” Resposta: lean é o destino; Kanban é a maneira de alcançá-lo.”

In Summary

Ao chegar no final da enciclopédia Kanban, você aprendeu tudo que um praticante novato de Kanban deve saber. Continue aprendendo e, de tempos em tempos, tire alguns minutos para refrescar seu conhecimento.