O que é um Cartão Kanban? Detalhes e Exemplos

O termo "Kanban" foi originalmente concebido pela fabricante japonesa de automóveis, Toyota. Significa, literalmente, "sinal visual" ou "cartão visual".

Na década de 1940, quando a Toyota começou a usar Kanban pela primeira vez, os cartões eram feitos de papel e eram fixados em um quadro físico (quadro Kanban). Os funcionários da Toyota usavam o sistema de cartão kanban para criar um processo de trabalho transparente e reduzir a produção de lixo.

Por volta de 60 anos mais tarde, David J. Anderson tomou a ideia original e definiu as fundações do método Kanban para o conhecimento do trabalho. No início, o método foi implementado na indústria de desenvolvimento de software e teve um impacto positivo imediato em termos de produtividade.

Hoje em dia, o método Kanban é utilizado em várias indústrias: produção, TI, desenvolvimento de software, marketing, finanças e outros, isso acontece porque qualquer time trabalhará melhor e de maneira mais inteligente, quando está ciente não só dos desafios que enfrenta, mas também daqueles que a organização enfrentam como um todo.

No ponto central do sistema, os cartões Kanban são usados para acompanhar e monitorar os elementos de trabalho durante o processo.

O Que É um Cartão Kanban?

Um cartão Kanban é uma representação visual do item de trabalho. Traduzido do japonês, literalmente significa visual (kan) cartão (ban). É o element central do Sistema Kanban, já que representa o trabalho e foi requisitado e que já está em progresso.

Um cartão Kanban contém informações valiosas sobre a tarefa e seu status, tal como um resumo do trabalho, pessoa responsável, prazo, etc.

Um exemplo de um cartão Kanban físico.

De fato, a objetivo real de cartões Kanban é visualizar o progresso de sua tarefas do momento em que são requisitadas até o momento em que são consideradas como concluídas. Durante este processo, os cartões:

• Servem como centros de informação
• Reduzem a necessidade de reuniões
• Melhoras a transparência do processo de trabalho em si

Um aspecto muito importante é que o número de cartões Kanban em progresso no quadro deve ser limitado. Desta maneira, você evitará a troca de context e problemas de produtividade.

A Natureza de Cartões Kanban Digitais

O software Kanban online contemporâneo é cheio de vários recursos se comparado com os quadros físicos tradicionais. Agora, as informações e cartões Kanban são muito mais acessíveis e fornecem uma grande vantagem para ambos, times locais e remotos.

Basicamente, cartões digitais Kanban possuem uma frente e um verso.

A frente fornece informações básicas sobre a tarefa, tais como descrição, título, o responsável, tempo de ciclo, prioridade e subtarefas. Esta é a parte visível de um cartão em um quadro Kanban e oferece a oportunidade de uma revisão rápida dos itens de trabalho.

O verso do cartão pode ser usado para gravar métricas e informações valiosas, enquanto ele passa pelo fluxo de trabalho. Aqui, seu time pode deixar comentários, anexar arquivos e links externos, e também verificar os dados históricos do cartão. Este lado do cartão é visível quando o cartão é aberto.

Configurações do Cartão Kanban

Membros diferentes do time observam e assimilam informações de maneiras diferentes. Alguns preferem, ou precisam, ver todos os dados para uma certa tarefa, simultaneamente, já outros preferem ver somente as informações mais pertinentes para sua função.

Neste senso, boas soluções de software Kanban oferecem opções de configuração pessoais para cartões. Isto significa que cada membro de um certo quadro pode configurar a visualização de um cartão de acordo com suas preferências.

Por exemplo, uma configuração de cartão Kanban simples que mostra informações básicas para uma tarefa podem ser adequadas para reuniões de time diárias. Desta maneira, todos os membros do time podem obter uma rápida visão geral de todas as tarefas atuais, sem precisar entrar em detalhes.

Por outro lado, todos os membros do time precisam de mais informações quando estiveram trabalhando em uma tarefa individual. Portanto, a configuração pessoal de cartões Kanban que revela a maior quantia de informações pode simplificar o processo de trabalho, melhorar a visibilidade e encorajar a colaboração de time.

Os cartões Kanban podem ser configurados de várias maneiras diferentes para mostrar as informações mais importantes como prazos, tempo de ciclo, arquivos anexados, subtarefas e muito mais. Você precisa encontrar a configuração de cartão Kanban que melhor se adequa a seus hábitos de trabalho.

Modelos de Cartão Kanban

Uma ótima vantagem de soluções de software Kanban online é que você pode usá-los para criar diferentes modelos de cartões Kanban. Isto é extremamente útil quando há tarefas recorrentes envolvidas no fluxo de trabalho.

Você pode considerar como uma padronização que ajuda trabalho do mesmo tipo e escopo a serem concluídos de maneira mais rápida e com prescrições similares.

Os modelos de cartão Kanban ajudam a evitar a duplicação de esforços e reduzir a necessidade de trabalho repetitivo. Os modelos fornecem todos os membros do time com uma compreensão clara do que precisa ser feito e um formato familiar para a conclusão da tarefa – isto não possui, de qualquer maneira, a intenção de reprimir a criatividade dos membros do time, mas sim permitir que o time seja gerenciado de maneira efetiva e reconheça rapidamente se as tarefas designadas precisarão de atenção especial.

Resumindo, quando estiver usando soluções Kanban online, você pode criar modelos diferentes que correspondem a vários tipos de trabalho, cada um com seu foco único. Por exemplo, você pode criar um modelo de “problema com cliente” e toda vez que haver um problema com um cliente, você pode carregar o modelo relevante ao criar o cartão.

Por exemplo, você pode criar um modelo “Recurso” e toda vez que houver um recurso a ser desenvolvido, você pode carregar o modelo relevante o criar o cartão.

Desta maneira, o responsável pelo cartão saberá exatamente quais passos precisam ser concluídos, sua sequência e quaisquer outras observações que podem ajudar com este estilo de trabalho.

In Summary

Os cartões Kanban visualizam tarefas em um fluxo de trabalho e o ajudam a:

• Registrar documentações cruciais para uma tarefa
• Revisar detalhes rapidamente
• Minimizar o tempo gasto
• Identificar oportunidades para colaboração