Kanban Explicado para Iniciantes

Está tentando entender o que é Kanban? Descubra o verdadeiro poder do método Kanban e aprenda a aplicá-lo com sucesso na sua organização. Descubra como gerenciar seu fluxo de trabalho com facilidade.

Introdução

Kanban tem crescido em popularidade durante as décadas recentes. Originado no setor de produção, ele se tornou um território conquistado pelos desenvolvedores de software. Recentemente, ele começou a ser reconhecido por negócios de várias áreas.

Conforme mais pessoas descobrem mais sobre Kanban, mais desentendimentos surgem. Então, o que é Kanban? Aqui estão as coisas mais importantes que você precisa saber sobre sua criação até os dias atuais.

A Breve História do Kanban

O Kanban é um método de gestão de trabalho, originado do Sistema Toyota de Produção (TPS) . No final da década de 1940, a Toyota introduziu a fabricação “just in time” em sua produção. A abordagem representa um sistema puxado. Isso significa que a produção é baseada na demanda do cliente, em vez da prática padrão de produzir certas quantidades de mercadorias e empurrá-las ao mercado.

Seu sistema único de produção criou a base da produção Lean, ou simplesmente Lean. Seu propósito central é minimizar as atividades, sem sacrificar a produtividade. O objetivo principal é criar mais valor para o cliente, sem gerar mais custos.

 Toyota Production System
Fonte: Site Global da TOYOTA

O que Kanban significa?

Do japonês, Kanban é literalmente traduzido como quadro de sinal ou sinal visual. O quadro Kanban mais simples possui três colunas – “Pedido”, “Em Progresso” e “Concluído”. Quando construído e gerenciado adequadamente, ele serve como uma central de informações em tempo real, destacando os gargalos no sistema e qualquer outra coisa que possa atrapalhar as práticas de trabalho.

No início do século 21, os principais participantes da indústria de software perceberam rapidamente como o Kanban poderia ser usado para mudar positivamente o formato de entrega de produtos e serviços. Com um foco maior na eficiência, e aproveitando os avanços na tecnologia de computação, Kanban deixou os confins da indústria automotiva e foi cada vez mais aplicado a outros setores industriais e comerciais.

Mas como o Kanban funciona?

Vamos descobrir mais.

Os 4 Princípios Fundamentais do Kanban

David J. Anderson (um pioneiro no campo de Lean/Kanban para trabalho de conhecimento) formulou o método Kanban como uma abordagem para mudanças de sistemas e o processo evolutivo, incremental, para organizações de trabalho de conhecimento. Ele foca na conclusão de tarefas e seus princípios mais importantes podem ser divididos em quatro princípios básicos e seis práticas.

1º Princípio: Começar Com O Que Você Já Faz

A flexibilidade do Kanban faz com que ele funcione com os processos, sistemas e fluxos de trabalho existentes, sem interromper o que já está sendo feito com sucesso; ele irá, naturalmente, destacar os problemas que precisam ser resolvidos e ajudará a avaliar e planejar mudanças para que sua implementação seja a mais tranquila possível.

A versatilidade do Kanban permite que ele seja introduzido incrementalmente, e simpaticamente, em todos os tipos de organizações, sem o medo de um excesso de compromisso ou choque de cultura. Isto torna o Kanban fácil de ser implementado em qualquer tipo de negócio, já que não há necessidade de grandes mudanças.

2º Princípio: Aceitar a Busca por uma Mudança Evolutiva e Incremental

O método Kanban foi projetado para criar mínima resistência, e assim, encorajar pequenas mudanças incrementais e evolutivas ao processo atual. No geral, grandes mudanças são desencorajadas, porque geralmente enfrentam resistência, devido ao medo ou à incerteza.

3º Princípio: Respeitar os Processos, as Funções & Responsabilidades Atuais

O Kanban reconhece que processos, funções, responsabilidades e títulos existentes possuem valor e, geralmente, valem a pena ser preservados. O método Kanban não proíbe a mudança, mas também não a prescreve como uma ‘panaceia universal’. É designado a promover e encorajar mudanças lógicas e incrementais, sem incitar o medo de mudança.

4º Princípio: Encorajar Atos de Liderança em Todos os Níveis

Este é o mais novo princípio Kanban. Ele o lembra de que algumas das melhores lideranças vêm dos atos diários de pessoas na linha de frente de seus times. É importante que todo mundo adote a mentalidade de melhoria constante (Kaizen), para atingir um desempenho ótimo a nível de time/departamento/empresa. Isto não pode ser uma atividade a nível de gerência.

As 6 Práticas do Kanban

Embora aceitar a filosofia Kanban e embarca na jornada de transição seja o passo mais importante, toda organização precisa ter cuidado com os passos práticos. Há 6 práticas importantes, conforme identificado por David Anderson, que precisam estar presentes para uma implementação bem-sucedida.

  1. Visualizar o Fluxo de Trabalho

  2. Basic Kanban board

    A primeira, e mais importante, coisa para você é entender o que é necessário para mover um item de pedido para um produto entregável. Somente após entender como o fluxo de trabalho funciona atualmente, você pode melhorá-lo ao fazer os ajustes necessários.

    Para visualizer seu processo com um sistema Kanban, você precisará de um quadro com cartões e colunas. Cada coluna no quadro representa um passo no seu fluxo de trabalho. Cada cartão Kanban representa um item de trabalho.

    Quando você começar a trabalhar no item X, você o move da coluna “Pedido” e quando ele é completado, você o move para “Concluído”. Desta maneira, você pode acompanhar facilmente o progresso e visualizar os gargalos.

  3. Limitar Trabalho em Progresso

  4. Alterar o foco do time no meio do caminho irá, em geral, prejudicar o processo, e o foco em diversas tarefas é uma rota certa para a perda de tempo e ineficiência; uma função primária do Kanban é certificar que há um número manejável de itens ativos em progresso, a qualquer dado momento. Se não houver limites de trabalho em progresso, você não está praticando Kanban.

    A limitação de WIP significa que um sistema puxado foi implementado em partes ou todo o fluxo de trabalho. A definição de um número máximo de itens por etapa certifica de que um cartão somente é puxado para o próximo passo quando há uma capacidade disponível para isso. Tais restrições destacarão, rapidamente, áreas problemáticas no seu fluxo para que você possa identificá-las e resolvê-las.

  5. Gerenciar o Fluxo

  6. A ideia de implementar um sistema Kanban é criar um fluxo saudável. Por fluxo, nós estamos nos referindo ao movimento de itens de trabalho através do processo de produção. Nós estamos interessados na velocidade e suavidade do movimento.

    Então, a gestão do fluxo está relacionada à gestão do trabalho, mas não das pessoas. Em vez de microgerenciar as pessoas e tentar mantê-las ocupadas todo o tempo, nós devemos nos focar no gerenciamento dos processos de trabalho e entender como podemos acelerar o trabalho.

    Idealmente, nós queremos um fluxo rápido e tranquilo. Isto significa que nosso sistema está criando valor rapidamente. Desta maneira, nós podemos minimizar o tempo de ciclo médio para a produção, evitando o custo de atrasos, mas de maneira previsível.

  7. Construir Políticas de Processo Explícitas

  8. Você não pode melhorar algo que não entende. É por isso que o processo deve ser definido, publicado e socializado claramente. As pessoas não associariam e participariam de algo que não acreditam ser bem-sucedido.

    Quando todo mundo está familiar com um objetivo comum, ela são capazes de trabalhar e tomar decisões com relação a mudanças que o moverão em uma direção positiva.

  9. Feedback Loops

  10. Para uma mudança positiva ocorrer, ser bem-sucedida e continuar, uma coisa precisa ser feita. A filosofia Lean suporta a suposição de que reuniões regulares são necessárias para a transferência de conhecimento (feedback loops).

    Tais são as reuniões diárias para sincronização do time. Elas ocorrem em frente do quadro Kanban e cada membro explica aos outros o que ele/ela fez no dia anterior e o que fará hoje.

    Há também as reuniões de revisão de entrega de serviço, revisão de operações e revisão de risco. A frequência depende de vários fatores, mas a ideia é que elas sejam regulares, em um horário fixo, diretas ao ponto e nunca tomem mais tempo que o necessário.

    O tempo médio ideal para reuniões diárias deve ser de 10-15 minutos, e as outras devem atingir até uma hora, dependendo do tamanho do time e dos tópicos.

  11. Melhorar a Colaboração (usando modelos & o método científico)

A maneira para atingir melhoria contínua e mudança sustentável dentro de uma organização é através de uma visão compartilhada de um futuro melhor e o entendimento coletivo dos obstáculos que precisam ser superados.

Os times que possuem um entendimento compartilhado das teorias sobre trabalho, fluxo de trabalho, processo e risco, têm uma probabilidade maior de construir uma compreensão compartilhada de um problema e sugerir passos em direção a melhorias, que podem ser aceitos em consenso.

Kanban Moderno

Digital Kanban board

Com o desenvolvimento tecnológico, Kanban também melhorado continuadamente. As soluções de quadro Digital Kanban foram desenvolvidas para superar os problemas que surgem em times remotos.

A maioria das grandes empresas, e até mesmo startuos, possuem muitos funcionários remotos. Alguns times estão, frequentemente, espalhados pelo mundo.

Eles não são capazes de trabalhar em um único quadro físico e, portanto, precisam de uma versão digital que pode ser acessada de qualquer lugar. Quadros Kanban online são a maneira mais efetiva de manter todo mundo no mesmo caminho, uma vez que fornecem acesso a todas as informações através de qualquer dispositivo, a qualquer momento, e mostram as ações ao vivo.

Além disso, o software Kanban permite processos de análise sofisticados para ajuda-lo a acompanhar o desempenho em detalhes, encontrar gargalos e implementar mudanças necessárias.

Quadros Kanban digitais são também fáceis de serem integrados com outros sistemas e podem oferecer uma perspectiva extremamente valiosa de todo o processo, economizar tempo e aumentar a eficiência.

Kanban em Poucas Palavras

Um Sistema Kanban é muito mais que anotações em uma parede. A maneira mais fácil de entender Kanban é aceitar sua filosofia e aplicá-lo no seu trabalho diário. Se você lê, entende e se identifica com seus quatro princípios básico, a transição prática seria lógica e, até mesmo, inevitável.

A visualização do fluxo de trabalho, definição de limites de WIP, gerenciamento do fluxo, garantia de políticas explícitas e melhoria colaborativa desenvolverão seu processo muito mais do que você poderia imaginar. Lembre-se de organizar feedback loops regularmente e todos essas peças unidas revelarão poder real do Kanban.

Como você está embarcando em uma jornada para entender Kanban, este é somente o começo. Para compreender a fundo o Kanban, explore os pontos fortes dos Quadros Kanban, limites de WIP e dos Cartões Kanban.

Resumindo

Tentar compreender o que é Kanban pode ser difícil no começo, mas agora que já sabe do que se trata, você pode aproveitar ao máximo seus benefícios:

  • Os quadros, físicos e digitais, Kanban o ajudam a visualizar seu trabalho
  • Kanban é fácil de ser adotado e você pode começar com o que tem
  • Os limites de WIP o encorajam a se tornar mais eficiente

A seguir

Passo 2

O que é um Quadro Kanban?

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