O que é Kanban? Explicado para Iniciantes.

Kanban é um método popular de gestão de fluxo de trabalho Lean para definir, gerenciar e melhorar serviços que fornecem trabalho do conhecimento. Ele ajuda você a visualizar o trabalho, maximizar a eficiência e melhorar continuamente. O trabalho é representado em quadros Kanban, permitindo otimizar a entrega do trabalho em várias equipes e lidar até mesmo com os projetos mais complexos em um único ambiente.

Exemplo de quadro Kanban principal

Originário da manufatura, mais tarde se tornou um território reivindicado pelas equipes de desenvolvimento de software Ágil. Recentemente, começou a ser reconhecido por unidades de negócios em vários setores.

À medida que mais e mais pessoas ouvem sobre Kanban, surgem várias perguntas:

• O que exatamente é Kanban?
• Quais são os princípios e práticas Kanban?
• Quais são os benefícios da adoção do Kanban?

Aqui estão as coisas mais importantes que você precisa saber sobre o método e sua aplicação prática.

Definição do Kanban e uma breve introdução

Definição de Kanban

Do japonês, Kanban é literalmente traduzido como quadro de sinal ou sinal visual. Foi desenvolvido e aplicado pela Toyota como um sistema de produção para fabricação just-in-time. O termo “Kanban” em maiúscula é conhecido e associado ao surgimento do “Método Kanban”, definido pela primeira vez em 2007.

A Gênese do Kanban

O Kanban é um método de gestão de trabalho, originado do Sistema Toyota de Produção (TPS) . No final da década de 1940, a Toyota introduziu a fabricação “just in time” em sua produção. A abordagem representa um sistema puxado. Isso significa que a produção é baseada na demanda do cliente, em vez da prática padrão de produzir certas quantidades de mercadorias e empurrá-las ao mercado.

Seu sistema único de produção criou a base da produção Lean, ou simplesmente Lean. Seu propósito central é minimizar as atividades, sem sacrificar a produtividade. O objetivo principal é criar mais valor para o cliente, sem gerar mais custos.

O original sistema Kanban, Fonte: TOYOTA Global Website

O Método Kanban

No início do século 21, os principais participantes da indústria de software perceberam rapidamente como o Kanban poderia ser usado para mudar positivamente o formato de entrega de produtos e serviços.

Com um foco maior na eficiência, e aproveitando os avanços na tecnologia de computação, Kanban deixou os confins da indústria automotiva e foi cada vez mais aplicado a outros setores industriais e comerciais.

De fato, o que hoje reconhecemos como o Método Kanban surgiu no início de 2007. É resultado de anos de testes, experiência e esforços conjuntos de figuras de destaque na comunidade Lean e Agile, como David Anderson, Dan Vacanti, Darren Davis, Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber e outros.

O quadro Kanban mais simples possui três colunas – “Pedido”, “Em Progresso” e “Concluído”. Quando construído e gerenciado adequadamente, ele serve como uma central de informações em tempo real, destacando os gargalos no sistema e qualquer outra coisa que possa atrapalhar as práticas de trabalho.

Mas como o Kanban funciona?

Vamos descobrir mais.

Princípios do Kanban

Antes de explorar os valores Kanban com mais detalhes, gostaríamos de estabelecer que o método na forma que adotamos e usamos hoje surgiu devido aos esforços colaborativos de muitas pessoas. A comunidade Kanban em expansão deve reconhecer essas ideias e contribuições como tal.

David J. Anderson (pioneiro no campo do Lean/Kanban para o trabalho do conhecimento e um dos fundadores do método) formulou o método Kanban como uma abordagem ao processo incremental e evolutivo e à mudança de sistemas para organizações de trabalho do conhecimento. Ele está focado em fazer as coisas, e seus fundamentos podem ser divididos em dois tipos de princípios e seis práticas.

Vamos examinar quais são os princípios Kanban.

Princípios do Gerenciamento de Mudanças

Misturando-se com os processos já estabelecidos de forma não disruptiva, buscando mudanças evolutivas e melhoria contínua. Vamos dar uma olhada nos princípios de gerenciamento de mudanças Kanban.

Princípio 1: Comece com o que você faz agora

O Kanban oferece a flexibilidade de usar o método em cima de fluxos de trabalho, sistemas e processos existentes sem interromper o que já está em vigor. O método reconhece que os processos, funções, responsabilidades e títulos existentes têm valor e, geralmente, vale a pena preservar. Naturalmente, ele destacará questões que precisam ser abordadas e ajudará a avaliar e planejar mudanças para que sua implementação seja o mais não disruptiva possível.

Princípio 2: Concordar em Buscar Mudanças Incrementais e Evolutivas

O método Kanban é projetado para encontrar resistência mínima. Ele incentiva pequenas mudanças incrementais e evolutivas contínuas no processo atual, implementando formulários de colaboração e feedback. Em geral, mudanças radicais são desencorajadas porque geralmente encontram resistência devido ao medo ou incerteza.

Princípio 3: Incentivar Atos de Liderança em Todos os Níveis

A liderança em todos os níveis deriva das percepções cotidianas das pessoas e atua para melhorar sua forma de trabalhar. Por mais insignificante que você possa pensar, cada observação compartilhada promove uma mentalidade de melhoria contínua (Kaizen) para alcançar o desempenho ideal em nível de equipe/departamento/empresa. Isso não pode ser uma atividade de nível gerencial.

Princípios da entrega de serviços

Kanban visa desenvolver uma abordagem orientada a serviços. Requer que você entenda profundamente as necessidades de seu cliente, crie uma rede de serviços onde as pessoas se auto-organizem em torno do trabalho e garanta que seu sistema evolua continuamente.

Princípio 1: Foco nas necessidades e expectativas do cliente

Entregar valor ao cliente deve estar no centro de cada organização. Compreender as necessidades e expectativas dos seus clientes chama a atenção para a qualidade dos serviços prestados e para o valor que cria.

Princípio 2: Gerenciar o Trabalho

Gerenciar o trabalho em sua rede de serviços garante que você capacite as habilidades das pessoas para se auto-organizarem em torno do trabalho. Isso permite que você se concentre nos resultados desejados sem o “ruído” criado pelo micro gerenciamento das pessoas que prestam os serviços.

Princípio 3: Rever regularmente a Rede de Serviços

Uma vez desenvolvida, uma abordagem orientada a serviços requer avaliação contínua para promover uma cultura de atendimento ao cliente. Por meio de revisões regulares da rede de serviços e avaliação das políticas de trabalho aplicadas, o Kanban estimula a melhoria dos resultados entregues.

Práticas do Kanban

Embora dominá-los seja vital, é um processo em evolução - cerca de 40% de todas as organizações admitem que a maneira como usam as práticas Kanban ainda amadurece. Vamos dar uma olhada e entender quais são as seis práticas do Kanban.

• Visualize o Fluxo de Trabalho
• Limite o Trabalho em Progresso (WIP)
• Gerencie o Fluxo
• Deixe as Políticas do Processo Explícitas
• Implemente Ciclos de Feedbacks
• Melhore colaborativamente (usando modelos e o método científico)

1. Visualizar o Fluxo de Trabalho

Simples Quadro Kanban

Para visualizar seu processo com um sistema Kanban, você precisará de um quadro com cartões e colunas. Cada coluna no quadro representa uma etapa em seu fluxo de trabalho. Cada cartão Kanban representa um item de trabalho. O próprio quadro Kanban representa o estado real do seu fluxo de trabalho com todos os seus riscos e especificações.

A primeira e mais importante coisa para você é entender o que é preciso para obter um item de uma solicitação para um produto entregável. Reconhecer como o trabalho flui pelo seu sistema o colocará no caminho da melhoria contínua, fazendo mudanças bem observadas e necessárias.

Quando você começa a trabalhar no item X, você o puxa da coluna “A fazer” e, quando estiver concluído, você o move para “Concluído”. Dessa forma, você pode acompanhar facilmente o progresso e identificar gargalos. Naturalmente, seu quadro Kanban pode ter uma perspectiva diferente, pois depende de suas necessidades e processos específicos.

2. Limite o Trabalho em Progresso (WIP)

Quadro Kanban Digital com Limites WIP

Uma das principais funções do Kanban é garantir que um número gerenciável de itens ativos esteja em andamento a qualquer momento. Se não houver limites de trabalho em andamento, você não está fazendo Kanban. Mudar o foco de uma equipe no meio do caminho geralmente prejudicará o processo, e a multitarefa é um caminho certo para gerar desperdício e ineficiência.

Limitar o WIP significa implementar um sistema puxado nas fases do fluxo ou no fluxo de trabalho completo. Definir o máximo de itens por estágio garante que um cartão só seja “puxado” para a próxima etapa quando houver capacidade disponível. Essas restrições iluminarão rapidamente as áreas problemáticas em seu fluxo para que você possa identificá-las e resolvê-las.

3. Gerencie o Fluxo

Gerenciar o fluxo é gerenciar o trabalho, mas não as pessoas. Por fluxo, queremos dizer o movimento de itens de trabalho através do processo de produção em um ritmo previsível e sustentável.

Um dos principais objetivos ao implementar um sistema Kanban é criar um fluxo suave e saudável. Em vez de microgerenciar as pessoas e tentar mantê-las ocupadas o tempo todo, você deve se concentrar em gerenciar os processos de trabalho e entender como fazer esse trabalho mais rapidamente pelo sistema. Isso significaria que seu sistema Kanban está criando valor mais rapidamente.

4. Deixe as Políticas do Processo Explícitas

Você não pode melhorar algo que não entende. É por isso que seu processo deve ser claramente definido, publicado e socializado. As pessoas não se associariam e participariam de algo que não acreditam ser útil.

Quando todos estiverem familiarizados com o objetivo comum, poderão trabalhar e tomar decisões em relação a um impacto positivo. Esparsas, visíveis, bem definidas e sujeitas a mudanças (se/quando necessário), as políticas de trabalho têm o poder de impulsionar a auto-organização das pessoas.

5. Implemente Ciclos de Feedbacks

Para equipes e empresas que desejam ser mais ágeis, implementar ciclos de feedback é uma etapa obrigatória. Eles garantem que as organizações estejam respondendo adequadamente às mudanças potenciais e permitem a transferência de conhecimento entre as partes interessadas.

Kanban sugere o uso de cadências (loops de feedback) em nível de equipe, bem como cadências orientadas a serviços.

Um exemplo de cadência em nível de equipe é a Reunião Kanban Diária para acompanhar o status e o fluxo de trabalho. Ajuda a identificar a capacidade disponível e o potencial para aumentar o ritmo de entrega. Acontece em frente ao quadro Kanban, e cada membro conta aos outros o que fizeram no dia anterior e o que farão hoje.

Cadências Nível Time

As cadências orientadas a serviços no Kanban, como operações, entrega de serviços e reuniões de risco, visam sincronizar e melhorar sua entrega de serviço. A saída dessas revisões, como entender o que está bloqueando a entrega efetiva de serviços, deve servir como uma entrada de tomada de decisão para a melhoria contínua de sua rede de serviços.

Cadências Orientadas a Serviço

Embora reuniões focadas e regulares com menos participantes tenham provado ser uma boa prática, a duração ideal de cadências Kanban específicas depende do seu contexto, tamanho da equipe e tópicos.

6. Melhore colaborativamente (usando modelos e o método científico)

A maneira de alcançar a melhoria contínua e a mudança sustentável dentro de uma organização é através da implementação colaborativa de mudanças com base em métodos, feedback e métricas cientificamente comprovados.

Cultivar uma cultura organizacional em que todas as hipóteses comprovadamente tenham resultados positivos ou negativos é crucial para desenvolver uma mentalidade focada na melhoria por meio da mudança evolutiva.

Os 6 principais benefícios do Kanban

De acordo com o relatório (1st State of Kanban), as principais razões para a adoção do método Kanban são a necessidade de maior visibilidade do trabalho e melhoria contínua. Vamos revelar mais alguns dos benefícios de usar o Kanban hoje.

Crédito da imagem: State of Kanban

• Maior visibilidade do fluxo
• Maior velocidade de entrega
• Alinhamento entre metas e execução
• Melhor previsibilidade
• Melhor gestão de equipes em escala e dependências
• Melhora na satisfação do cliente

Maior visibilidade do fluxo

A ideia básica do Kanban é visualizar cada parte do trabalho. Dessa forma, o quadro Kanban se transforma em um hub central de informações e todos estão na mesma página. Todas as tarefas são visíveis e nunca se perdem, o que traz transparência a todo o processo de trabalho. Cada membro da equipe pode ter uma atualização rápida sobre o status de cada projeto ou tarefa.

Maior Velocidade de entrega

O Kanban oferece várias maneiras para os gerentes de projeto monitorarem de perto e fazerem análises informadas da distribuição do trabalho. Com uma visão clara sobre os itens de trabalho concluídos por um determinado período de tempo, as etapas em que as tarefas são mais demoradas, os gargalos são fáceis de identificar. As equipes podem enfrentar esses desafios para melhorar seu fluxo de trabalho e, em última análise, sua taxa de entrega.

Alinhamento entre os Objetivos de Negócios e a Execução

Promovendo a transparência, incentivando o feedback e reuniões regulares de revisão, as práticas Kanban permitem alinhar os objetivos estratégicos da empresa com o dia a dia das equipes. Esse alinhamento entre a direção do negócio e a execução aumenta a agilidade de uma organização. Ele permite que as equipes se adaptem às mudanças de prioridades e reorganizações devido a mudanças no mercado ou nos requisitos do cliente.

Melhor Previsibilidade

Depois de criar um quadro Kanban e começar a acumular itens de trabalho nele, você poderá entender seu processo em profundidade com métricas de fluxo. Analisar o tempo gasto pelas tarefas em seu fluxo de trabalho (tempo de ciclo) permitirá que você melhore suas previsões sobre quanto trabalho você pode entregar no futuro. Compreender a consistência da sua taxa de entrega (vazão) tornará suas previsões mais precisas e suas decisões baseadas em dados históricos.

Melhor gestão de equipes em escala e dependências

A prática Kanban intrínseca à visualização também é aplicada quando se trata de mapeamento e gerenciamento de dependências. Começar com o que você faz agora significa visualizar as dependências presentes e gerenciar o fluxo entre elas. O gerenciamento de dependências fornece informações sobre o estado atual de um fluxo de trabalho e ideias para melhorias. Por outro lado, também permite total transparência para a gestão estratégica sobre o fluxo de trabalho e os vínculos existentes entre as equipes.

Melhora na Satisfação do Cliente

A origem do método Kanban - o sistema puxado em que se baseia implica que o trabalho é feito quando há demanda. Em outras palavras, o Kanban orienta você para reduzir o desperdício trabalhando apenas nas tarefas que são necessárias no momento. Além disso, aplicando técnicas de visualização e introduzindo limites de trabalho em andamento ao processo, você garantirá que o resultado final seja ajustado às expectativas de seu cliente.

Scrum vs. Kanban

A diferença mais importante entre Kanban e Scrum é que o primeiro é um método, enquanto o último é um framework. O Kanban constrói um modelo de entrega contínua onde as equipes liberam valor assim que estão prontas, enquanto o Scrum organiza o trabalho em Sprints. A aplicação de qualquer um deles depende da natureza do seu processo, no entanto, pode-se dizer que o Kanban oferece uma abordagem mais personalizada, enquanto o Scrum depende de regras predeterminadas. Outra característica chave distintiva entre os dois é a mentalidade e os sistemas de crenças fundadores do Scrum e do Kanban.

Aplicando Kanban em toda a organização para agilidade empresarial

Por natureza, o Kanban é um método adaptativo aplicável em todas as camadas organizacionais. Você pode usar quadros Kanban conectados para mapear o gerenciamento de seus portfólios e conectar a estratégia à execução. Com a ajuda do conceito Portfolio Kanban, as organizações podem colher os benefícios dos princípios e práticas do Kanban em vários níveis de gerenciamento.

A abordagem Kanban de Portfolio pode ser usada de quatro formas diferentes:

• Portfólio Kanban de nível de equipe
• Portfólio Kanban no nível do projeto/produto
• Portfólio Kanban no nível do Programa
• Portfólio Kanban no nível Estratégico

Programa de Portfólio Kanban

Quais são os principais termos Kanban que você deve conhecer?

Em sua essência, o Kanban é um método de trabalho que ajuda você a otimizar o fluxo de valor por meio de seus fluxos de valor, da idealização ao cliente. Embora pareça uma maneira fácil de melhorar seus processos de trabalho, Kanban é mais do que visualizar seu trabalho. Você precisa prestar atenção aos detalhes e se familiarizar com os termos e artefatos básicos do Kanban se quiser se beneficiar da aplicação do método.

Aqui está um pequeno glossário Kanban que o ajudará a começar.

• Quadro Kanban: Um quadro Kanban é um dos principais componentes do método Kanban e é onde você visualiza todos os itens de trabalho. Deve ser dividido em no mínimo 3 colunas – Solicitado, Em andamento, Concluído, representando as diferentes etapas do processo.
• Cartão Kanban: Os cartões Kanban representam os diferentes itens de trabalho que se movem em um quadro Kanban. Eles contêm detalhes importantes sobre as tarefas, como descrição, prazo, tamanho, responsáveis, etc.
• Colunas: Elas dividem o quadro Kanban verticalmente e cada uma delas representa uma etapa diferente do fluxo de trabalho. Cada quadro Kanban tem 3 colunas padrão: Solicitado, Em andamento, Concluído. Dependendo da complexidade de um processo de trabalho, esses três estágios podem ser divididos em muitas subcolunas menores.
• Raias: Pistas horizontais que dividem um quadro Kanban em seções. As equipes os usam para separar visualmente diferentes tipos de trabalho no mesmo quadro e organizar tarefas homogêneas juntas.
• Tempo de Ciclo: O tempo de ciclo começa no momento em que uma nova tarefa entra no estágio “em andamento” do seu fluxo de trabalho e alguém está realmente trabalhando nela.
• Lead Time: O lead time começa no momento em que uma nova tarefa está sendo solicitada (não importa se alguém está realmente trabalhando nela) e termina com sua saída final do sistema.
• Vazão: O número de itens de trabalho que passam por (concluídos) um sistema ou processo durante um determinado período. A vazão é um indicador-chave que mostra a produtividade de sua equipe ao longo do tempo.
• Trabalho em andamento (WIP): Esta é a quantidade de trabalho em que você está trabalhando atualmente e ainda não foi concluído.
• Limites de WIP: Limitar o trabalho em andamento significa limitar o número de tarefas em que sua equipe pode trabalhar simultaneamente para evitar sobrecarga e alternância de contexto.
• Classes de serviço: Conjunto de políticas que ajudam as equipes ágeis a priorizar itens de trabalho e projetos.
• Cadências Kanban: Reuniões cíclicas que impulsionam mudanças evolutivas e entrega de serviços “adequados ao propósito”.
• Software Kanban: Refere-se a um sistema digital que permite a aplicação das práticas e princípios Kanban a serem utilizados por diversas equipes e organizações de todos os portes.

Kanban em Poucas Palavras

Um Sistema Kanban é muito mais que anotações em uma parede. A maneira mais fácil de entender Kanban é aceitar sua filosofia e aplicá-lo no seu trabalho diário. Se você lê, entende e se identifica com seus princípios básico, a transição prática seria lógica e, até mesmo, inevitável.

A visualização do fluxo de trabalho, definição de limites de WIP, gerenciamento do fluxo, garantia de políticas explícitas e melhoria colaborativa desenvolverão seu processo muito mais do que você poderia imaginar. Lembre-se de organizar feedback loops regularmente e todos essas peças unidas revelarão poder real do Kanban.

In Summary

Tentar aprender o que é Kanban pode ser difícil no começo, mas agora que você sabe o que é, você pode aproveitar ao máximo os principais benefícios do Kanban:

• Quadros Kanban físicos e digitais ajudam você a visualizar seu trabalho
• Kanban é fácil de adotar e somente comece com o que você tem
• Os limites de WIP permitem que você se torne mais eficiente
• Os princípios e práticas Kanban oferecem um caminho evolutivo para a agilidade sem interromper os processos atuais