O Quadro Kanban Explicado em 5 Passos Simples

Você está interessado em se tornar mais eficiente e produtivo? Aprenda o que é o quadro Kanban e por que é a melhor maneira de mapear seu fluxo de trabalho e aumentar seu desempenho

Introdução

A ineficiência é um problema encontrado em times de diferentes projetos. Na maioria das vezes, o problema é causado pela falta de transparência sobre o que o time está fazendo e o que está diminuindo sua produtividade.

A adoção de um quadro Kanban pode mudar isso e ajudá-lo a se tornar mais eficiente, ao revelar onde exatamente o time precisa começar a melhorar.

O Que É um Quadro Kanban?

Um Quadro Kanban é uma ferramenta para visualização e um dos componentes chave do método Kanban. Originalmente construído usando um quadro em branco, ele é dividido em colunas e raias. Cada coluna representa uma etapa do fluxo de trabalho e as raias separam diferentes tipos de atividades. Quando uma tarefa entra no seu fluxo de trabalho, ele é colocado em um cartão Kanban que passa por cada coluna do quadro. É por isso que você pode chamá-lo de quadro de tarefas Kanban.

simple Kanban board

Resumindo, todo quadro de tarefas Kanban é dividido em três seções básicas que mostram a situação das suas tarefas:

  • Pedido
  • Em progresso
  • Concluído

Para um mapeamento mais detalhado do seu processo, você possui a liberdade de criar quantas subseções precisar para visualizar seu fluxo de trabalho com a maior precisão. Por exemplo, um time de desenvolvimento pode ter um quadro de tarefas Kanban consistente de múltiplas colunas e raias.

developemnt Kanban board

Como Usar um Quadro Kanban

  1. Visualide o Fluxo de Trabalho do Seu Time no Quadro Kanban & Encontre os Pontos Fracos

    O quadro Kanban é a ferramenta perfeita para visualizar problemas potenciais em seu processo. A lógica é simples: se você vê uma coluna onde as tarefas chegam mais rápido do que saem, o trabalho começará a acumular e o problema se tornará visível para todo o time.

    Isto pode causar um problema temporário ou um gargalo no seu processo. Por essa razão, nós aconselhamos você a mapear seu fluxo de trabalho com a maior precisão possível, para que você tenha uma imagem clara de onde estão seus problemas.

    Por exemplo, se você possui um quadro Kanban simples somente com uma seção “Em progresso”, e há vários cartão esperando por atividade, será muito difícil determinar por que o trabalho está ficando emperrado e o que deve ser feito para aliviar a situação.

    De modo inverso, se você se esforçou para mapear seu fluxo de trabalho em detalhes e seu quadro está dividido em várias colunas, para todas as etapas de trabalho, você entenderá rapidamente onde melhoras podem ser feitas.

    process with a bottleneck
    Um exemplo de um gargalo no processo

    Após notar uma coluna/gargalo problemático, aja rapidamente para resolvê-lo e prevenir que sejam um problema recorrente. A coisa mais simples a ser feita é limitar a quantia de trabalho em progresso em etapas anteriores do fluxo, para que você forneça mais tempo para as pessoas que “possuem” esta etapa, permitindo que elas aliviem o gargalo. Outra opção seria a redistribuição dos esforços do time para cobrir os novos requisitos. O Kanban foi projetado para oferecer flexibilidade máxima, para que você seja responsável por todas as decisões importantes.

  2. Use o Quadro Kanban para Limitar o Trabalho em Progresso e Foco

    O quadro Kanban é uma ótima maneira de desencorajar que seu time possua tarefas múltiplas, ao aplicar limites de WIP de acordo com sua capacidade. Você pode aplicar um limite no número total de tarefas que podem estar simultaneamente no seu quadro ou colocar limites individuais em cada etapa do seu fluxo de trabalho.

    Se você deseja aumentar a taxa da sua entrega de valor para seus clientes, você deverá manter cada pessoa focada no menor número de tarefas possível

    Desta maneira, elas não começarão novas tarefas e se concentrarão na conclusão daquelas que já estão em progresso. Saber que todo mundo pode ver o que cada pessoa está fazendo também é um ótimo motivador para a busca constante de um melhor desempenho.

  3. Use o Painel de Controle Kanban para Economizar o Tempo Perdido em Reuniões Desnecessárias

    Um benefício significante que vem com a implementação dos quadros Kanban é que eles economizam o tempo gasto com reuniões, relatórios de progresso e outras interrupções desnecessárias.

    O quadro funcionará como um reservatório de informações. Ele espalhará os dados sobre quem está fazendo o quê, a qualquer momento. O quadro Kanban manterá você e todo mundo no seu time informado sobre como as tarefas de seus colegas estão progredindo: desta maneira, você não precisa agendar reuniões frequentes para receber atualizações de progresso.

    Seguindo esta linha de pensamento, o quadro Kanban permitirá que você esqueça sobre os longos relatórios de progresso que tomam muito tempo para serem preparados e que já estão desatualizados quando são apresentados às partes interessadas.

  4. Visualize os Bloqueadores de Trabalho no Seu Quadro Kanban

    O quadro Kanban permite que você visualize os problemas que impedem seu time de completar uma certa tarefa. Em um quadro típico, os bloqueadores são geralmente indicados com imãs vermelhos (ou pinos, se você estiver usando um quadro de cortiça).

    blocked card

    Cartão bloqueado em um quadro Kanban

    O software digital Kanban possui maneiras mais avançadas de visualizar bloqueadores (por exemplo, sinais de parada em cartões bloqueados): desta maneira, quando algo estiver impedindo seu time de continuar o trabalho em uma tarefa, eles podem rotular como bloqueado e começar a trabalhar em outra tarefa sem romper os limites de WIP.

  5. Reúna Métricas Chave do Fluxo de Trabalho e Melhore

    Quadros Kanban digitais contemporâneos podem reunir automaticamente informações sobre o tempo de ciclo de suas tarefas, tempo de lead e outros indicadores chave de desempenho. Isto irá ajudá-lo a tomar decisões baseadas em dados, sobre quaisquer mudanças no seu processo, e economizar tempo que você gastaria tentando coletar as métricas manualmente.

    Além disso, saber como usar o quadro Kanban irá ajudá-lo a priorizar as tarefas de uma maneira muito melhor. Ao visualizar tudo em um único lugar, o time inteiro estará sempre progredindo junto.

    Para uma visão geral, o vídeo a seguir mostrará como usar um quadro Kanban básico.

Resumindo

O quadro Kanban é uma ferramenta para mapear e visualizar seu fluxo de trabalho e é um dos componentes chave do método Kanban; Os Quadros Kanban ajudam a:

  • Visualizar os gargalos e pontos fracos do fluxo de trabalho
  • Focar na tarefa em mão
  • Eliminar a necessidade de reuniões de atualização de progresso

A seguir

Passo 1

O Que É Kanban?

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Passo 3

O que é um Cartão Kanban? Detalhes e Exemplos

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