Priorizando Tarefas com Kanban

O uso do método Kanban para o gerenciamento do fluxo de trabalho pode ajudá-lo significativamente com a priorização de tarefas. Ele o guiará para organizar as tarefas com base em sua importância e resolverá problemas urgentes o mais rápido possível. Tudo que você precisa fazer pé definir algumas regras básicas no seu quadro Kanban e se certificar de que seu time está seguindo-as estritamente.

Como Priorizar Seu Trabalho com Colunas Kanban?

Há sempre uma coluna de pedidos (ou o backlog) no seu quadro Kanban que serve como um ponto de entrada para cada item do seu fluxo de trabalho. Todas as tarefas futuras são posicionadas ali, dependendo da sua prioridade.

No entanto, podem haver diferentes tipos de colunas de espera Kanban posteriores no fluxo de trabalho, no seu quadro Kanban, dependendo das funcionalidades do seu time.

Para cada uma delas, seu time precisa seguir a regra de puxar os cartões superiores primeiro. Desta maneira, as tarefas de maior importância serão completadas o mais rápido possível.

Alguns exemplos de colunas de espera Kanban podem ser:

• Esperando por Aprovação – Este tipo de coluna de fila Kanban é adequado para tarefas que necessitam de aprovação para serem processadas (por exemplo, pagamentos, vendas promocionais, etc.)
• Esperando por Revisão – Esta fila Kanban é uma etapa relevante do fluxo de trabalho onde os itens esperam para serem avaliados. É como um filtro onde as tarefas recebem feedback e seguem adiante para a etapa de conclusão ou voltam para melhoramentos. Ela possui um papel crucial na qualidade de produtos/serviços (por exemplo, desenvolvimento de produto, escrita de conteúdo, design, etc.)
• Esperando por Atividade Externa – Este tipo de coluna Kanban é aplicável para tarefas que esperam por ações de terceiros para serem concluídas. Acontece com frequência quando um time se comunica com outras unidades fora da empresa (por exemplo, parceiros, programas afiliados, etc.)

Geralmente, ao usar Kanban, você cria um sistema puxado onde os membros do time puxam sua próxima tarefa após concluir a atual. No entanto, antes de mover o próximo item, você precisar conhecer uma regra básica:

Quando você coloco suas tarefas futuras em uma coluna de espera Kanban, você precisa se certificar de que as que estão no topo são as de maior importância.

Então, toda vez que um membro do seu time decidir puxar um novo cartão Kanban, será aquele com maior prioridade. Isto não significa que as tarefas com alta prioridade passarão constantemente as tarefas com baixa prioridade. Você deve acelerar somente os itens de trabalho urgentes.

Priorização de Tarefas com Raias Kanban

Além de melhorar a transparência, raias também podem servir como uma ferramenta para priorizar as tarefas no seu quadro Kanban. Colunas dividem seu fluxo de trabalho em etapas diferentes (como desenvolvimento, revisão, pronto para entrega, etc.), já as raias podem ser usadas de diversas maneiras, como:

1. Agrupamento de tarefas, dependendo do tipo de trabalho, por exemplo: desenvolvimento web, recursos técnicos, conteúdo, etc.
2. Agrupamento de tarefas com base em desenvolvimento de produto : Trabalhando no produto X, produto Y ou produto Z.
3. Agrupamento de tarefas, dependendo da sua prioridade: prioridade baixa, prioridade média, prioridade alta.

Nos dois primeiros casos, você pode aplicar facilmente a priorização de trabalho. Você só precisa adicionar uma raia “acelerar” no topo do seu quadro Kanban. Depois disso, toda vez que houver um problema urgente, você simplesmente deve mover o cartão para a raia superior. Além disso, certifique-se de que o membro do time responsável por esse exato problema esteja trabalhando somente nisso, até sua conclusão.

Ao usar raias Kanban para a priorização de tarefas, você pode se certificar de que itens valiosos de trabalho serão concluídos antes dos outros. Além disso, a visualização de todo o processo ajudará a localizar os pontos fracos do seu fluxo de trabalho e melhorá-lo constantemente.

Priorizando Tarefas Com Indicadores de Cor

O uso de indicadores de cor é uma das maneiras mais comuns de priorizar o trabalho. Soluções de software Kanban contemporâneas permitem que você use cores personalizadas para marcar o nível de prioridade.

Por exemplo, um cartão vermelho pode significar que este possui prioridade crítica, já um cartão verde, prioridade normal. Como sinais visuais, as marcas de cores podem ser visualizadas facilmente por quaisquer membros do time.

In Summary

Você pode usar ferramentas diferentes em seu quadro Kanban para otimizar a priorizaçãor o trabalho:

• Use colunas para se certificar de que as tarefas com maior prioridade serão iniciadas primeiro
• Use raias para acelerar problemas urgentes
• Use indicadores de cor para melhorar a visibilidade