Costruire un’organizzazione Agile in Modo Sostenibile

Cos'è l'agilità Organizzativa e Perché Ne Hai Bisogno? 

Al giorno d'oggi, la maggior parte delle aziende operano nel cosiddetto mercato VUCA (volatile, incerto, complesso, ambiguo) dove i requisiti cambiano frequentemente. Ciò che i clienti ieri avrebbero potuto considerare una funzionalità di prodotto emozionante, ad oggi può facilmente trasformarsi in qualcosa di soddisfacente. Inoltre, le startup emergenti sviluppano rapidamente innovazioni, rendendo più difficile per le organizzazioni tradizionali tenere il passo con il loro ritmo. Di conseguenza, tali organizzazioni rischiano di diventare obsolete e, in ultima analisi, non competitive sul mercato  

Un esempio è lo studio Mckinsey's basato sull’Indice S&P 500, che ha rilevato che la durata media di vita delle grandi aziende è scesa da 61 anni nel 1958 a circa 18 anni nel 2011. Inoltre, le proiezioni mostrano un rischio considerevole per il 75% delle società attualmente quotate su S&P 500 che scompariranno entro il 2027. 

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Per evitare ciò, molti di loro si sono già rivolti a pratiche Agile e le hanno applicate a livello di team, per lo più cercando di migliorare l'efficienza dello sviluppo del prodotto. Tuttavia, garantire la sopravvivenza a lungo termine delle imprese richiede un approccio in scala dove l'intera azienda adotta modi agili di lavorare, non solo parti separate di essa. L'idea è quella di consentire di adattarsi in modo più rapido ed efficace a un ambiente in continua evoluzione, migliorare continuamente, innovarsi a un ritmo più veloce e quindi soddisfare al meglio le esigenze dei clienti. In realtà, questo è ciò che può essere definito come agilità organizzativa. 

Per ottenere ciò, deve esserci un allineamento tra tutti i livelli organizzativi, comunicazione più veloce, rilasci di valore più frequenti, nonché un modo per garantire che la cosa giusta venga eseguita al momento giusto.

Attributi Comuni delle Organizzazioni Agile  

Prima di approfondire il modo in cui è possibile sviluppare un'organizzazione Agile, poniamo le basi definendo alcuni tratti comuni condivise dalle aziende trasformate.  

1. Seguire uno Scopo e una Visione Condivisi 

Uno dei principali attributi delle organizzazioni Agile è che sono focalizzate sul cliente e impegnate a creare valore per tutte le parti interessate. L'idea principale è quella di spostare l'attenzione verso i risultati piuttosto che semplicemente sul completamento di un progetto. Ecco perché tutti hanno uno scopo e una visione condivisi da seguire, poiché i leader mirano a comunicarli costantemente lasciando che le persone decidano come sostenere al meglio questi obiettivi tramite le loro attività quotidiane. 

Ciò richiede una trasparenza radicale dell'intera struttura organizzativa e un passaggio culturale verso un ambiente più aperto che incoraggi la condivisione delle conoscenze. In pratica, le aziende raggiungono questo obiettivo concentrandosi sul miglioramento della collaborazione tra i team e sulla creazione di strumenti low-tech e high-touch (come grafici e board visuali) che diffondono informazioni. Questo aiuta a mantenere tutti sulla stessa linea e aumenta il senso di appartenenza verso lo scopo comune. 

Inoltre, le organizzazioni Agile si concentrano sulla ricerca di feedback costanti da parte degli stakeholder interni ed esterni per prendere visione della qualità di esecuzione sulla visione di alto livello. Ciò consente ai leader di valutare regolarmente i progressi degli obiettivi strategici e decidere se accelerarli o cambiare direzione per adattarsi alle mutevoli condizioni del mercato. 

2. Un Ecosistema di Servizi Interdipendenti e Team Potenziati 

Le organizzazioni Agile costruiscono le loro strutture vedendole come un ecosistema di servizi interdipendenti in cui ogni servizio contribuisce alla consegna del valore finale del cliente. Si stabilisce una connessione, e la visibilità attraverso essi, consentendo un flusso più veloce di comunicazione top-down, bottom-up, o laterale. Ciò consentirà alle aziende di visualizzare il flusso delle loro soluzioni attraverso tutte le strutture e quindi concentrarsi sull'ottimizzazione dell'intero flusso di consegna del valore. 

Inoltre, i team Agile responsabili di ogni servizio all'interno dell'azienda mirano continuamente ad evolvere i propri processi lavorativi per renderli più "adatti allo scopo". Essi hanno il potere di prendere decisioni locali, condividere liberamente idee e sperimentare cose nuove. In questo modo, le organizzazioni Agile mirano a creare una forza lavoro impegnata che offre più prodotti o servizi di qualità ai clienti finali. 

3. Rapido Processo Decisionale e Cicli di Apprendimento 

Un altro tratto essenziale delle organizzazioni Agile è il fatto che riconoscono che il modo migliore per ridurre al minimo il rischio è quello di abbracciare l'incertezza. Invece di sviluppare piani dettagliati e a lungo termine che indicano una falsa sicurezza, le aziende devono impegnarsi in un processo decisionale più rapido rilasciando valore al mercato in modo più frequente.

Le organizzazioni Agile lo fanno riducendo le dimensioni dei batch, dai singoli elementi di lavoro agli obiettivi strategici di alto livello per raccogliere feedback rapidi dal mercato. Successivamente, si impegnano in cicli di apprendimento regolari (cicli di feedback) in cui si concentrano su qualsiasi nuova informazione, si adattano ai cambiamenti e cercano di migliorarsi di continuo. 

Le start-up utilizzano spesso questi principi per sviluppare prodotti innovativi. Tuttavia, anche le grandi aziende consolidate devono adottarli creando un allineamento tra tutti i team e vedendoli come piccole start-up che producono valore per l'offerta di mercato finale. 

L'idea non è solo quella di assicurarsi che i team sviluppino il prodotto o il servizio giusto, ma anche che l'intera azienda si muova nella direzione corretta. Integrando frequenti cicli di "test, apprendimento e adattamento", le organizzazioni sono in grado di gestire l'incertezza, comprendere al meglio la complessità e quindi innovarsi a un ritmo più veloce.

Sviluppare un'organizzazione Agile in Modo Evolutivo e Basato sui Dati 

Per guidare l'agilità organizzativa, le aziende devono avere a disposizione un sistema di gestione completo che possano sfruttare per costruire una trasparenza radicale, creare una simbiosi tra tutte le strutture e facilitare il flusso di informazioni al loro interno. Un'altra parte critica dell'equazione include la capacità dell'organizzazione di migliorare la prevedibilità e quindi di bilanciare meglio la domanda con le capacità. 

Ma come è possibile unire tutte queste cose per rendere un’organizzazione più resistente ai cambiamenti? Un modo per farlo è quello di implementare il metodo di gestione del flusso di lavoro Kanban che permette di migliorare la sopravvivenza organizzativa attraverso la gestione del cambiamento evolutivo. Concentrarsi sulla visualizzazione, sul miglioramento continuo basato sui dati e sul coinvolgimento di tutte le parti interessate è una risposta adeguata al ritmo turbolento del cambiamento nell'attuale ambiente di lavoro. 

Scaviamo più a fondo e vediamo come questo accade nella pratica.

1. Sistema Kanban per Ogni Servizio nell'organizzazione 

Come accennato in precedenza, le organizzazioni Agile mirano a vedere le loro strutture come una rete di servizi interdipendenti e quindi osservare il flusso di una determinata soluzione dal concetto alla fruizione. In realtà, questo può accadere introducendo le Kanban board interconnesse in cui viene visualizzato il flusso di valore di ogni servizio. 

Ciò fornisce una trasparenza senza pari e, attraverso l'integrazione di varie pratiche come la limitazione del work in progress (WIP), individua i rallentamenti e migliora l'efficienza del flusso. Di conseguenza, i team possono costruire un sistema Kanban per ogni processo di consegna del servizio e quindi evolverlo gradualmente per soddisfare gli accordi sul livello di servizio (SLA). 

Questi rappresentano gli impegni assunti nei confronti del cliente per quanto riguarda il tasso di consegna del servizio, definito da metriche come il tempo di ciclo e di lead e il throughput. Questi sono i criteri con i quali dovremmo spesso misurare quanto i nostri processi siano "adatti allo scopo" e discutere potenziali miglioramenti per garantire la soddisfazione del cliente.

1.1. Gestire le Dipendenze Tra Team 

Spesso nelle grandi organizzazioni, vi sono diversi team coinvolti nel rilascio di un servizio completo al mercato, accumulando dipendenze tra di loro. Nel mondo Lean/Agile, sono classificati come sprechi, quindi le aziende hanno bisogno di un modo semplice per gestirli e ridurre quindi il rischio di ritardo. 

Una soluzione per la gestione delle dipendenze che evita pesanti interruzioni dei processi esistenti è quello di visualizzarle su schede (board) interconnesse e monitorare i loro progressi. Ad esempio, supponiamo che un team dipenda da un altro per produrre una qualche forma di valore. In tal caso, possono creare una colonna specifica sulla loro Kanban board (parcheggio) dove si inseriscono gli elementi di lavoro per segnalare la necessità di input da parte di un altro team. 

Questo crea una coda nel processo di lavoro, che il team dipendente deve monitorare regolarmente. Una buona pratica è quella di applicare i limiti WIP sulla coda per limitare il numero di elementi di lavoro. Questo permetterà di migliorarne il flusso ed evitare che il sistema Kanban dell'altro team si sovraccarichi. 

Inoltre, con i dati del tempo di ciclo e di lead, è possibile calcolare per quanto tempo il lavoro dipendente rimane in ‘parcheggio’. Sulla base dei risultati, è possibile formare accordi a livello di servizio con gli altri team (da cui si dipende) e collaborare con essi a intervalli periodici al fine di migliorare gradualmente il processo di consegna del servizio complessivo.

2. Cicli di Feedback per Creare un Flusso di Informazioni 

Quando si parla di collaborazioni frequenti, le organizzazioni Agile mirano a raggiungerle con cadenze regolari su tutti i livelli aziendali. Ciò contribuisce alla creazione di simbiosi tra le strutture e snellisce il flusso di informazioni al fine di garantire che vengano eseguite le cose giuste al momento giusto. 

In Kanban, ad esempio, vi sono sette cadenze, che sono essenzialmente i meeting che mirano a semplificare la comunicazione tra i team. Questi includono le revisioni di strategia, le revisioni di operazione, le revisioni di consegna del servizio e dei rischi così come il rifornimento, la pianificazione di consegna e le riunioni quotidiane. 

Scomponiamoli in due categorie principali per spiegare meglio la loro applicazione.

2.1. Servizio di Consegna 

Le cadenze in questa categoria si occupano principalmente di prendere nuovo lavoro e garantire la puntuale consegna del vecchio in ogni sistema Kanban per tutta l'organizzazione. Essi includono il Kanban Giornaliero, Rifornimento, e riunioni per la Pianificazione della Consegna. 

Ad esempio, ogni singolo team può praticare delle riunioni giornaliere in cui i collaboratori hanno di fronte a una Kanban board per sincronizzare i progressi sui progetti e le singole attività. Con l'aiuto della cadenza di rifornimento, i team possono discutere quale lavoro iniziare dopo, mentre la riunione di pianificazione della consegna è riservata per prendere decisioni in merito a quali articoli sono pronti per la consegna al cliente.

2.2. Miglioramento/Evoluzione 

La prossima categoria comprende le cadenze, dove l'idea principale è di adattarsi ai cambiamenti sia a livello di team che di gestione e cercare modi per evolvere i sistemi organizzativi. Questi includono Revisioni di Consegna di Sistema (a livello di team), Operazioni e Revisione dei Rischi (middle management) e Revisione di Strategia (executive management). 

Le Revisioni di Consegna del Servizio, ad esempio, si occupano di un unico sistema Kanban in cui i singoli membri del team riflettono sugli eventi passati e discutono su come migliorare le cose. Le Revisioni delle Operazioni e dei Rischi, d'altra parte, portano tali discussioni a un livello organizzativo più elevato, con lo scopo di riflettere sulle prestazioni di più sistemi Kanban, dove si esaminano le dipendenze, identificare gli eventi di rischio, e cercare modi per mitigarli. 

Avanzando ulteriormente nella gerarchia, le Revisioni di Strategia si occupano di coinvolgere dirigenti di alto livello (ad es. amministratori delegati, gestori di portfolio) che valutano l'ambiente aziendale e si adattano ai cambiamenti. Aggregando le informazioni provenienti da altre cadenze, comprese le osservazioni di mercato, possono pianificare iniziative strategiche e garantire che l'azienda si stia muovendo nella direzione giusta.

3. Miglioramenti Continui Basati sui Dati 

Lo sviluppo di un'organizzazione Agile richiede anche una migliore prevedibilità in modo da poter meglio abbinare la domanda con le capacità e quindi soddisfare i requisiti di consegna al cliente. Il modo per raggiungere questo obiettivo è analizzando i dati di consegna del servizio e applicare miglioramenti sulla base dei risultati. 

Per farlo, è possibile utilizzare metriche come il tempo di ciclo e di lead, il WIP e il throughput. È possibile misurare e raccogliere dati su tali metriche con diagrammi di flusso cumulativo (CFD), diagrammi a dispersione del tempo del ciclo e istogrammi, WIP e diagrammi Throughput Run, che ti aiuteranno ad analizzare la stabilità del flusso lavorativo ed elaborare accordi del livello di servizio tra le organizzazioni. 

Ad esempio, in Businessmap, applichiamo questi grafici e tracciamo le nostre metriche storiche di consegna dei servizi nelle simulazioni di Monte Carlo. Questo ci consente di prevedere quando e quanti articoli di lavoro possiamo fornire al cliente finale o i servizi condivisi in base alla probabilità piuttosto che sulla stima. 

Di conseguenza, sarai in grado di migliorare la consegna dei servizi o la prevedibilità del progetto e avrai un modo per anticipare meglio la domanda. Ciò ti consentirà di prendere le decisioni giuste sulla base di dati reali per migliorare continuamente l'agilità organizzativa generale.

4. Comprendere e Concentrarsi sulle Aspettative dei Clienti 

Ultimo ma non meno importante, ricorda che il percorso verso l'agilità organizzativa non ha mai fine. Le idee menzionate possono aiutare a migliorare il tuo lavoro, ma il tuo obiettivo principale per garantire la sopravvivenza a lungo termine dovrebbe essere quello di soddisfare continuamente il tuo mercato di destinazione. 

Ecco perché non devi aver paura di sperimentare. Cerca di raccogliere i feedback il più presto possibile, in modo da poter capire al meglio quali sono le aspettative dei tuoi clienti. Questo ti permetterà di adattarti alle loro mutevoli esigenze e apportare innovazioni più velocemente possibile. 

In Summary

Raggiungere l'agilità organizzativa richiede un passaggio culturale verso un ambiente più trasparente e una mentalità basata su "test, apprendimento e adattamento". Per creare un'organizzazione Agile, è necessario un sistema di gestione completo e a portata di mano che consenta di: 

• Ottenere una trasparenza radicale in tutte le strutture organizzative; 
• Creare un flusso di informazioni al loro interno; 
• Migliorare la prevedibilità per bilanciare la domanda con le capacità.