¿Cómo Estructurar el Trabajo con Temas, Iniciativas, Tareas y Épicas en Agile?

Por lo general, todo el trabajo en la gestión de proyectos tradicionales es homogéneo e impulsado por las fechas de vencimiento, lo que es un problema. Si bien es aceptable tener un marco de tiempo aspiracional para un proyecto grande, no está bien cuando todas sus partes móviles tienen fechas de vencimiento específicas. Puede sonar como una declaración fuerte, pero esto pone a los equipos en “modo fracaso”.

Con esto en mente, es esencial tener una manera transparente y eficiente de desglosar el trabajo. Aquí viene la gestión de proyectos Agile, que no trata todo el trabajo de manera homogénea. En su lugar, intenta construir una estructura de trabajo adaptable, teniendo en cuenta que diferentes factores pueden influir en el sistema.

Desglose de tareas ágiles

Es posible que hayas visto varias formas de descomponer el trabajo. En el mundo Agile, conocerás diferentes términos. Algunos de los términos más utilizados son, por ejemplo, épicas, temas, proyectos, iniciativas, campañas, historias de usuarios, entregables, tareas, etc.

Para simplificar las cosas, nos centraremos en la siguiente terminología:

Tema / Iniciativa – piensa en esto como objetivos a largo plazo con un enfoque más amplio que tendrá un impacto más significativo en el rendimiento de tu empresa.

Épica / Proyecto – las épicas en Agile son una colección de múltiples tareas o historias de usuario. Por lo general, son responsables de producir una entrega importante, que puede incluir varias características de Agile, por ejemplo.

El proyecto, por otro lado, es un término muy extenso. Si su tamaño y alcance son grandes, entonces podría incluir varias épicas de proyecto. Sin embargo, la gente a menudo usa "proyecto" y "épica" indistintamente. En general, se puede pensar en ellos como los elementos básicos de las iniciativas y temas de Agile.

Tarea / Historia de usuario – esta es la pieza de trabajo más pequeña de la cadena. Podría ser cualquier cosa en la que los equipos estén trabajando (nueva característica, pieza de contenido, dibujo de diseño, prototipo, documento legal, etc.)

No importa cómo decidas llamar a las diferentes tareas, asegúrate de desglosar todo el trabajo de arriba a abajo y hacerlo visible. Esto te ayudará a crear un entorno de trabajo transparente.

El enfoque Agile se centra en dividir las cosas en elementos más pequeños. Estos entregables procesables se envían continuamente al mercado sin esperar a que el resto de las tareas se complete antes. De esta manera, serás capaz de entregar valor a los clientes con más frecuencia de lo habitual.

Quédate con nosotros, y veamos cómo puedes aplicar una estructura de proyecto Agile en la práctica.

Temas/Iniciativas ágiles

Tratemos estos como objetivos estratégicos de negocio en forma de elementos. Proporcionan contexto empresarial para la toma de decisiones y te ayudan a seguir el curso de tu organización. También afectan los elementos de trabajo que vas a cargar en las diferentes secuencias de valor. En pocas palabras, los temas o iniciativas ágiles se encuentran en la parte superior de la jerarquía de desglose del trabajo.

Para que esto, se más claro, echemos un vistazo al siguiente ejemplo. Supongamos que deseas entrar en un nuevo mercado, por ejemplo, el mercado de software de gestión de proyectos. Puedes dividir esto en proyectos más pequeños y procesables.

Así que entrar en el mercado de software de gestión de proyectos es tu iniciativa ágil/tema de alto nivel. Ahora tienes que descomponerlo y hacerlo procesable.

Épicas/Proyectos

La palabra "épica" proviene de la literatura. Allí, representa un largo poema narrativo, que generalmente está relacionado con algunos actos heroicos realizados por el personaje principal. Pero, ¿qué es una épica en Agile?

Definición de épica. En la gestión ágil de proyectos, las épicas son grandes elementos de trabajo, que pueden ser los pilares de las iniciativas/temas mencionados en el apartado anterior. Deben ser más específicos y medibles para que pueda ver su contribución al objetivo principal.

En los párrafos anteriores, dimos un ejemplo de entrar en el mercado de software de gestión de proyectos como la iniciativa principal. Ahora, vamos a desglosarlo en dos épicas/proyectos que son:

• Nuevas características: desarrollar nuevas características para la gestión de proyectos Agile.
• Mejorar nuestras características actuales para que sean adecuadas para los gerentes de proyecto.

Estos ejemplos de épicas ágiles consistirán en varias tareas, elementos de trabajo o historias de usuario que deben completarse durante un período más prolongado.

Dependiendo de su tamaño, también pueden convertirse en proyectos más grandes. Independientemente de cómo decidas nombrarlos, lo importante aquí es asegurarse de que esas épicas/proyectos estén relacionados con el tema/iniciativa principal y apoyen el objetivo de alto nivel de entrar en el mercado de software de gestión de proyectos.

Tareas/Historias de usuario

Cuando tienes un proyecto o una épica en Agile, necesitas desglosarlo en pequeñas solicitudes que irán entrando relativamente rápido en tu flujo de trabajo. En otras palabras, este es el nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo. Es posible que escuche términos como historias de usuarios (en desarrollo de software), entregables (en marketing) o simplemente tareas en este nivel.

Volvamos al ejemplo de software PM. Recordamos que el tema/iniciativa de Agile era entrar en el mercado de software de gestión de proyectos, y como ejemplo de épica Agile íbamos a usar "Desarrollo de nuevas características" y "Mejorar las características actuales".

Ahora vamos a desglosar la épica/proyecto Nuevas características para PM. ¿Cuáles podrían ser las posibles tareas que son procesables y lo suficientemente pequeñas? Por ejemplo, estas podrían ser:

• Herramientas de investigación PM
• Nuevas características diseño/concepto
• Desarrollo de nuevas características

La realización de todas estas pequeñas tareas te ayudará a completar el proyecto/épica. Por otro lado, completar las iniciativas te ayudará a acercarte un paso más al objetivo del tema/iniciativa.

Por qué necesitas estructurar el trabajo de manera ágil

Esta es una pregunta retórica. Desglosando el trabajo de forma ágil te ayudará a realizar un seguimiento de cada proyecto e iniciativa estratégica, y traerá una mayor transparencia al proceso de trabajo de arriba a abajo.

Por un lado, dividir el trabajo en elementos lo más pequeños posible ayudará a tu equipo a construir una estructura clara de tareas y centrarse en terminar el trabajo mucho más rápido. Por otro lado, toda la estructura proporcionará una guía de orientación a la organización.

Construir una estructura de proyecto ágil en la práctica

Vamos a dar un ejemplo práctico de estructuración de temas, iniciativas, tareas, historias de usuario y proyectos/épicas en Agile desde nuestra propia experiencia.

En Businessmap, tenemos un tablero maestro Kanban, que sirve como la capa superior de nuestra estructura de trabajo. Allí, los planes de gestión participan en discusiones colaborativas y visualizan todas las iniciativas/temas estratégicos de la empresa.

A continuación, tenemos espacios de trabajo de equipo, donde cada departamento construye tableros kanban de equipo (cada equipo tiene su propio tablero). Además de estos tableros, los miembros del equipo crean una línea de tiempo para realizar un seguimiento de las épicas/proyectos específicos de Agile en los que están trabajando. Por último, debajo de la línea de tiempo, está el tablero Kanban, donde realizamos un seguimiento del flujo de los elementos de trabajo más pequeños / tareas / historias de usuario.

El objetivo es aportar transparencia a todo el proceso de trabajo y poder corresponder rápidamente a las necesidades cambiantes del mercado.

Por lo tanto, no importa cómo llames a tus tareas (entregables o historias de usuario), ten como objetivo desglosar el trabajo a elementos de trabajo más pequeños, hacerlo fácilmente rastreable y visualizar las dependencias.

En resumen

Desglosando el trabajo de forma ágil tiene los siguientes beneficios:

• Transparencia - Todo el mundo puede ver las principales prioridades de la empresa y cómo su trabajo se relaciona con ellas.
• Fácil seguimiento - Ideal para pensar en ese imagen global. También es excepcional tener en cuenta los detalles que comprenderán la visión final. No se pierde nada a medida que se ejecuta el proyecto.
• Mejor comunicación - La construcción de una estructura de proyecto ágil comunica todo, de arriba a abajo: visión, detalles, miembros del equipo asignados.
• Mantiene la visión a la vanguardia