Tablero Kanban Digital: 10 Razones Por Las Que Lo Necesitas

¿Es hora de actualizar tu tablero físico a un tablero Kanban digital? Es posible que tu equipo haya utilizado con éxito tableros Kanban físicos por algún tiempo y que haya estado contento con ellos. Sin embargo, el encanto de un tablero con notas adhesivas se ha desvanecido rápidamente. ¿Deberías avanzar a un tablero digital? ¿Cuáles son los beneficios del tablero Kanban en línea sobre el físico? Respuestas aquí.

¿Por qué tienes que cambiar a un tablero Kanban digital?

Cuando se trata de Kanban, los tableros físicos son una solución buena para los equipos pequeños que trabajan en la misma oficina. Sin embargo, hay algunas inconveniencias que pueden surgir.

1. Los tableros físicos son difíciles de mantener

Una de las primeras cosas que puedes notar es que cuando se acumulan muchas tarjetas, se convierten en una mezcla, se ensucian y el tablero en sí se vuelve más difícil de mantener. Cuando es necesario limpiar la columna “Hecho”, las tarjetas simplemente se tiran y no hay posibilidad de retroceder en el tiempo. Esto sería problemático para proyectos más grandes con muchas tarjetas relacionadas que llevan meses en ejecutarse.

2. Los Tableros Kanban en línea son accesibles desde cualquier lugar con Internet

Otro inconveniente surge cuando necesitas administrar empleados remotos, trabajadores independientes o consultores que están involucrados en el proceso. Como no pueden acceder al tablero, puede ocurrir que dos personas estén trabajando en la misma tarea sin saberlo. El tiempo necesario para comunicarse externamente y la imposibilidad de aplicar los límites WIP dañarán todo el proceso Kanban. Por otro lado, el uso de un tablero Kanban en línea te permite aplicar límites WIP por columna, carril e incluso por usuario.

3. Los tableros físicos no pueden proporcionar datos históricos de rendimiento

Analizar los indicadores de flujo de trabajo en un tablero físico es una tarea difícil. Los tiempos de ciclo no se pueden comparar fácilmente con períodos anteriores y esto afectaría la idea de mejora continua. Si no estás anotando los resultados constantemente, sería imposible rastrear el tiempo de ciclo personal o de proyecto.

Como resultado, tarde o temprano, muchos equipos descubren la necesidad de un tablero Kanban electrónico. Algunos lo hacen en Excel, por lo que podrían administrar los datos más fácilmente. Aunque es una solución un poco más conveniente que un tablero físico, hay algo mejor.

Beneficios del tablero Kanban digital sobre el físico

Reconocer la necesidad de más de un tablero físico no cuenta toda la historia sobre el software Kanban. Realmente podría ayudarte a aplicar el método de una manera completamente nueva, e incluso desarrollarlo. Kanban prospera en el mundo digital.

1. Toda la información se guarda en un lugar central

El mayor beneficio de usar un tablero Kanban en línea es que toda la información se almacena en el mismo lugar. Todas las descripciones de tarjeta o archivos adjuntos se almacenarán y estarán disponibles para recuperar en cualquier momento sin inundar el espacio.

2. Actualizaciones en vivo para todos

Si creas, mueves o completas una tarjeta, cada acción se realiza en vivo en los tableros de todos sin demoras. Toda la información para las diferentes tareas está a un clic de distancia y no hay necesidad de informes de estado, lo que ayuda a reducir las reuniones inútiles.

3. Fácil acceso para miembros remotos

A los tableros Kanban en línea se puede acceder fácilmente desde cualquier dispositivo con credenciales de inicio de sesión individuales. Esto permite el seguimiento de situaciones urgentes incluso fuera de la oficina física y la sincronización del equipo.

4. Seguridad

Los tableros físicos crean oportunidades para que las tarjetas se pierdan. Además, si un equipo está trabajando en un proyecto que contiene datos o información confidenciales, un tablero físico no podría proporcionar el nivel adecuado de discreción.

Por el contrario, los tableros Kanban digitales tienen la opción de acceso basado en roles, donde cada usuario podría tener derechos y restricciones específicos en el tablero. La mayoría de las soluciones en línea también tienen un inicio de sesión único adicional y una autenticación de dos factores para garantizar la seguridad incluso a nivel empresarial.

5. Análisis de flujo Los tableros digitales Kanban permiten un análisis sofisticado del proceso de trabajo. Hay algunas métricas clave para rastrear, que son invisibles en un tablero físico. Uno de los más útiles es el diagrama de flujo acumulativo (CFD), que nos permite realizar un seguimiento de la estabilidad del proceso. El diagrama de dispersión de tiempo de ciclo y los histogramas te ayudarán a medir efectivamente los tiempos de ciclo. Si estás interesado en profundizar en el análisis, las simulaciones predictivas de Monte Carlo pueden incluso estimar cuándo o cuántos elementos de trabajo podrá entregar tu equipo.

6. Integraciones con otras herramientas

Otra ventaja valiosa de las plataformas Kanban en línea es que son fáciles de integrar con otros sistemas existentes que se estén utilizando. Se pueden integrar con el correo electrónico para que las tareas puedan aparecer directamente en el tablero en lugar de tener que crearlas manualmente. La consolidación con CRM y otras herramientas de software también pueden ahorrarte mucho tiempo.

7. Automatización con reglas de negocio
La posibilidad de automatizar procesos definitivamente vale la pena explorarla. Una política configurada como la dependencia if-this-then-that puede darte la libertad de elegir las combinaciones más útiles para ti.

Puedes activar recordatorios, hacer que las tarjetas cambien de columna cuando se acerque una fecha tope o cuando se reciba un correo electrónico, bloquear la tarjeta si no se termina una subtarea y mucho más. Puedes explorar combinaciones de automatización en Kanbanize y estimar cuál sería útil para implementar a tu proceso.

Si tu equipo ha encontrado algunos de los problemas con un tablero Kanban físico, ahora tienes una razón para cambiar a un tablero Kanban digital. Inténtalo. No te arrepentirás.

En resumen

El tablero Kanban en línea es una herramienta para mapear y visualizar tu flujo de trabajo y uno de los componentes clave del método Kanban. Los tableros Kanban digitales te ayudarán a:

• Gestionar equipos remotos fácilmente
• Rastrear y analizar el flujo de trabajo de tu equipo
• Obtener una mejor accesibilidad, integrarlos con varias herramientas y automatizar las tareas recurrentes.