Os quadros Kanban físicos podem causam algumas inconveniência para negócios modernos. O quadro Kanban digital é a solução moderna que traz mais valor para o seu processo.
Está na hora de trocar seu quadro físico por um quadro Kanban digital? Seu time pode ter tido sucesso ao usar os quadros físicos baseados no Kanban por algum tempo e você está feliz com isso. No entanto, o encanto de um quadro branco com notas de papel desapareceu rapidamente. Você deve mudar para um quadro digital? Quais são os benefícios de um quadro Kanban online? Encontre aqui as respostas.
Porque Você Deve Começar a Usar um Quadro Kanban Digital
Quando se trata de Kanban, quadros físicos são uma ótima solução para pequenos times que trabalham no mesmo escritório. No entanto, há algumas inconveniências que podem surgir.
Quadros Físicos São Difíceis de Manter
Uma das primeiras coisas que você pode notar é que quando muitos cartões são acumulados, eles ficam bagunçados e o quadro se torna mais difícil de ser mantido. Quando a coluna “Concluído” precisa ser limpa, os cartões são jogados fora e não há a possibilidade de construir um histórico. Isto poderia ser problemático para projetos maiores, com muitos cartões relacionados entre si, que levam meses para serem executados.
Quadros Kanban Online Podem Ser Acessados de Qualquer Lugar com Internet
Outro obstáculo surge quando você precisa gerenciar funcionários remotos, freelancers ou consultores, que estão envolvidos no processo. Já que não são capazes de acessar o quadro, duas pessoas podem acabar trabalhando na mesma tarefa, sem saber. O tempo necessário para comunicar externamente e a impossibilidade de aplicar limites de WIP poderiam prejudicar todo o processo Kanban. Por outro lado, o uso do quadro Kanban online permite que você aplique limites de WIP por coluna, raia e, até mesmo, por usuário.
Quadros Físicos Não Podem Fornecer Dados Históricos de Desempenho
A análise de indicadores de fluxo de trabalho em um quadro físico é uma tarefa difícil. Tempos de ciclos não podem ser facilmente comparados com os períodos anteriores e isto afetaria a ideia de melhoria contínua. Se você não estiver anotando os resultados consistentemente, será impossível acompanhar o tempo de ciclo de um indivíduo.
Como um resultado, mais cedo ou mais tarde, vários times perceberão a necessidade de um quadro Kanban eletrônico. Alguns criam um arquivo Excel, para poderem gerenciar os dados com mais facilidade. Ainda que esta seja uma solução um pouco mais conveniente que um quadro físico, há uma maneira melhor.
Benefícios do quadro Kanban Online com relação ao Físico
Reconhecer a necessidade de ter mais do que um quadro físico não conta toda a história sobre o software Kanban. Ele poderia ajudá-lo a aplicar o método de uma maneira totalmente diferente, e até mesmo desenvolvê-lo. O Kanban prospera no mundo digital.
Todas as informações são armazenadas em um lugar central
O maior benefício de usar um quadro Kanban online é que todas as informações são armazenadas no mesmo quadro. Isto é impossível de se alcançar em um quadro físico. Todas as descrições de cartões ou arquivos anexos serão armazenados e estarão disponíveis a qualquer momento, sem tomar todo o espaço.
As alterações são instantâneas para todos
Se um cartão é criado, movido ou concluído, cada ação acontece ao vivo, nos quadros de todo mundo, sem atrasos e sem precisar sincronizar. Todas as informações para diferentes tarefas estão a um clique de distância e não há a necessidade de um relatório de atualização, o que ajuda a reduzir reuniões desnecessárias.
Acesso fácil para membros remotos do time
Os quadros Kanban online podem ser acessados facilmente através de qualquer dispositivo, usando as credenciais individuais para login. Isto permite o acompanhamento de situações urgente, mesmo for a do escritório, e a sincronização do time.
Segurança
Quadros físicos podem criar situações onde cartões são perdidos. Além disso, se um time está trabalhando em um projeto que contém dados sensíveis ou informações confidenciais, um quadro físico não forneceria o nível adequado de sigilo.
Pelo contrário, quadros Kanban online podem ter uma opção para acesso com base na função e cada usuário pode ter direitos específicos e restrições no quadro. A maioria das soluções online também possuem entrada única e autenticação de dois fatores, que garantem a segurança, mesmo a níveis maiores.
Análise de Fluxo
Quadros Kanban digitais permitem uma análise sofisticada do processo de trabalho. Existem algumas métricas importantes a serem seguidas, que são invisíveis em um quadro físico. Uma das mais úteis é o diagrama de fluxo cumulativo, que permite acompanhar a estabilidade do processo. Um gráfico de dispersão de tempo de ciclo e histogramas ajudarão você a medir os tempos de ciclo efetivamente. Se você está interessado em se aprofundar mais nas análises, as simulações Monte Carlo podem estimar quando ou quantos itens de trabalho seu time será capaz de entregar.
Integrações com outras ferramentas
Outra vantagem valiosa das plataformas Kanban online é que elas são fáceis de serem integradas com outros sistemas existentes que estão sendo usados. Elas podem ser integradas com o e-mail, para que as tarefas aparecerão diretamente no quadro, em vez de criá-las manualmente. A consolidação com CRMs e outras ferramentas também pode economizar muito seu tempo.
Automação de regras de negócio
A possibilidade de automatizar processos, definitivamente, vale a pena explorar. Uma política configurada como dependência IFTTT, pode dar a liberdade de escolher as combinações mais úteis para você. Você pode ativar lembretes, fazer cartões mudar de coluna quando o prazo está próximo ou quando um e-mail é recebido, bloquear um cartão se uma subtarefa não for concluída, e muito mais. Você pode explorar combinações de automação no Kanbanize e estimar quais serão mais úteis para o seu processo.
Se o seu time encontrou algum dos problemas com um quadro Kanban físico, você tem um motivo para mudar para um quadro Kanban digital. Experimente. Você não vai se arrepender.
In Summary
O quadro Kanban online é uma ferramenta para mapear e visualizar o fluxo de trabalho e é um dos principais componentes do método Kanban. Os quadros Kanban online ajudarão você a:
Gerenciar times remotos facilmente
Acompanhar e analisar o fluxo de trabalho do seu time
Melhorar a acessibilidade, integrar-se com várias ferramentas e automatizar tarefas recorrentes.
A conta de teste do Kanbanize dá acesso a todos os recursos do sistema com quase nenhuma restrição. Durante o período de teste de 14 dias, você pode convidar seu time e testar o aplicativo em um ambiente de produção.
