Escalando o ágil de maneira evolucionária e orientada a dados

Ser ágil tornou-se mais ou menos a norma nos dias de hoje. Como já se passaram quase 20 anos desde o lançamento do manifesto ágil, muitas equipes já adotaram seus valores e princípios. No entanto, esse é apenas um lado da moeda - o lado da equipe. Ao falar sobre o lado mais amplo, organizacional, as coisas são um pouco diferentes.

A aplicação do ágil no nível da equipe fornece resultados, mas geralmente são limitados ao desempenho aprimorado de uma única equipe. Especialmente em grandes empresas, isso pode se tornar ineficaz se todas as outras estruturas organizacionais mantiverem sua forma tradicional de operar. Afinal, as empresas são sistemas e não apenas o conjunto de equipes. Ou para usar as palavras do Dr. Russel Ackoff:

“Um sistema nunca é a soma de suas partes. É o produto da interação de suas partes.”

É por isso que escalar o ágil é o caminho para alcançar a eficiência real dos negócios em todo o potencial da sua empresa. Na verdade, dado o ambiente de negócios altamente volátil de hoje, as organizações estão começando a ver isso como um passo necessário para sua sobrevivência a longo prazo.

O que é Ágil em Escala?

Escalar o ágil é levar a mentalidade ágil com seus princípios e práticas além do nível da equipe e aplicá-la em toda a organização. Isso envolve uma mudança cultural e uma transformação global de uma empresa em direção a um ambiente de negócios mais focado em valor. O objetivo é criar uma simbiose entre todas as estruturas organizacionais e responder eficazmente às mudanças ou riscos emergentes no mercado.

Alcançar agilidade em escala é muito mais fácil falar do que fazer. As empresas precisam ter um sistema bem lubrificado para levar as práticas ágeis a várias equipes e ao portfólio mais alto e às camadas estratégicas. Para fazer isso na prática, muitos deles normalmente recorrem a uma estrutura de dimensionamento específica e seguem suas regras.

Embora não haja nada de errado com essa abordagem, ela pode se tornar muito complicada e cara a longo prazo. É por isso que gostaríamos de apresentar a você uma forma alternativa de dimensionar o ágil em toda a organização - a maneira Kanban.

A abordagem humana e orientada por dados para o ágil escalado

Ao aplicar uma estrutura de dimensionamento ágil, geralmente há um grande foco em seguir diretrizes rígidas e revolucionar seus processos para torná-los melhores. Isso geralmente contribui para a resistência e o caos com os quais muitas organizações podem não lidar. Como resultado, eles voltam ao seu antigo modo de operar, abandonando a ideia de trazer agilidade em nível global.

Em contraste, o Kanban oferece um caminho evolutivo para a agilidade, onde você não interrompe seus processos e funções atuais. Ele aborda a necessidade humana de respeito e se concentra na tomada de decisões orientada por dados.

É por isso que, para ter um ponto de partida estável, você mantém o que está funcionando para você até agora e depois evolui gradualmente a partir daí através da melhoria contínua. Isso é feito com a ajuda das práticas do Kanban, como visualização, limitação do trabalho em andamento, implementação de loops de feedback, explicitação de políticas e gerenciamento de fluxo.

De fato, ao iniciar com o Kanban, os gerentes acreditam que essas práticas são predominantemente aplicáveis ​​ao nível da equipe para aumentar a eficiência. A realidade é que eles podem ser implementados com a mesma taxa de sucesso, se não maior, em toda a organização. Com a introdução de vários quadros Kanban, por exemplo, os gerentes podem construir fluxos de valor conectados e se concentrar na otimização do todo, em vez de apenas falhas locais separadas.

A questão é, como tudo isso pode ser trazido à vida? Deixe-nos mostrar como você pode aplicar o Kanban para escalar o ágil na prática.

Escalando agilidade com Kanban na Prática

Ao usar o Kanban para dimensionar o ágil, seu foco principal deve ser descobrir como você cria valor para o cliente do início ao fim. Em seguida, você deve conectar e visualizar todo esse processo para exibir dependências cruzadas e potencial de otimização em seu sistema.

Você também precisa estabelecer sistemas Kanban em todos os níveis para garantir a estabilidade do fluxo de trabalho e melhorar a previsibilidade. Outro passo crítico é introduzir cadências regulares para planejar e coordenar a liberação de valor dentro de toda a estrutura.

Conectando a Estratégia às Operações com Quadros Kanban Interconectados

Você sabia que cerca de 67% de todas as iniciativas estratégicas bem polidas falham devido à sua má implementação? Algumas razões comuns para a alta taxa de falha incluem enormes lacunas entre estratégia e operações e falta de transparência organizacional.

É por isso que o primeiro passo para escalar a agilidade em nível global é ter uma estrutura altamente refinada, unindo todos os seus fluxos de valor. Na prática, isso pode acontecer com a introdução de quadros Kanban interconectados. Você pode usá-los para visualizar todos os segmentos da organização, desde o nível estratégico mais alto até o nível de equipe ou vice-versa.

Por exemplo, você pode construir um quadro kanban master ou um fluxo de trabalho dedicado dentro dele que represente os objetivos de negócios da sua empresa. Lá, seu objetivo deve ser visualizar as iniciativas estratégicas de alto nível de sua organização e revisitá-las regularmente para garantir que você esteja se movendo na direção certa.

Os gerentes seniores podem então se envolver em discussões colaborativas, refinar e dividir essas iniciativas em um portfólio de projetos separados que apoiam a visão de alto nível. Por sua vez, esses projetos podem ser ainda divididos em entregas menores (dependendo de seu tamanho) ou diretamente vinculados às equipes específicas responsáveis ​​por sua execução. Para tornar toda essa estrutura possível, você pode usar quadros Kanban relacionados interligados com base em sua hierarquia (ex. Estratégia-Portfólio/Programa-Projeto-Equipe).

Elaboração progressiva no nível da equipe

Uma vez que você tenha os planos iniciais "grosseiros" no nível do portfólio/projeto, você deve refiná-los progressivamente. Em outras palavras, procure adicionar mais detalhes no decorrer do projeto, em vez de tentar planejar tudo desde o início. Em nossa plataforma, fazemos isso dentro de quadros Kanban separados no nível da equipe, onde os membros da equipe visualizam seus fluxos de trabalho específicos.

Aqui, a ideia é dividir o projeto ou suas múltiplas entregas na menor medida de detalhes - as tarefas e, em seguida, acompanhar seu fluxo ao longo do processo. É aqui que a equipe determina de forma colaborativa o que executar em seguida e progressivamente extrai novos trabalhos à medida que as tarefas anteriores são concluídas. Como resultado, os líderes ou gerentes de equipe em Kanban gastam seu tempo descobrindo gargalos e otimizando a eficiência do processo em vez de maximizar a utilização da capacidade.

Usar toda essa estrutura de quadros Kanban interconectados pode ajudá-lo a traduzir sua visão em prática e conectar objetivos de alto nível à execução do dia-a-dia. Como resultado, você criará transparência em toda a organização e estará um passo mais perto de escalar a agilidade.

Escalando agilidade com sistemas Kanban em todos os níveis

A transparência por si só traz muitas melhorias para as operações diárias. No entanto, não é o ponto final ao dimensionar o ágil. Isso porque o principal objetivo do ágil dimensionado é criar sincronização entre todas as camadas organizacionais para que todos trabalhem na coisa certa no momento certo. É por isso que, além de apenas visualizar todas as atividades de trabalho, você também precisa garantir que haja um sistema Kanban em vigor - não apenas no nível da equipe, mas também em toda a empresa.

Limitando o WIP em um nível global

Construir um sistema Kanban em todos os níveis organizacionais requer uma abordagem de pensamento sistêmico. Para isso, um dos primeiros passos é limitar o WIP (Work In Progress) em nível global. Significa limitar o número de iniciativas e projetos estratégicos (pode ser um portfólio de produtos) que estão em andamento em seu sistema organizacional.

Isso permite que os gerentes seniores garantam que o que vem de uma posição global como prioridade máxima seja sempre trabalhado pelas equipes e finalizado o mais rápido possível.

Além disso, você também precisa gerenciar todo o fluxo de sua organização para transformar suas operações em um sistema completo de entrega de valor. Além de limitar o WIP, isso envolve a introdução de pontos de compromisso, o bloqueio do trabalho em nível global (caso apareçam problemas maiores) e a medição de métricas como tempo total de entraga e tempo de ciclo.

Apresentando pontos de compromisso

A aplicação de pontos de compromisso em nível de projeto/portfólio é uma excelente prática para gerenciar o fluxo global. No quadro Master Kanban, é possível visualizar o processo de validação de um projeto e o ponto no sistema quando ele está pronto para execução pelas equipes. Isso cria um entendimento compartilhado de como um projeto vai do conceito à fruição e ajuda você a organizar a entrega ao cliente final.

Métricas de acompanhamento e medição

O rastreamento de métricas é outra parte fundamental da construção de um sistema Kanban.

Medir o tempo total de entrega, o tempo de ciclo e o rendimento em um nível estratégico ou de projeto (além de apenas itens de trabalho separados no nível de equipe) fornece as ferramentas para analisar seu sistema como um todo e procurar maneiras de melhorá-lo.

Com a introdução de simulações de Monte Carlo, por exemplo, você pode adotar uma abordagem de planejamento probabilístico para projetos ou iniciativas estratégicas de alto nível. Em vez de estimá-los com base em sua intuição, você poderá prever suas datas de entrega com maior certeza.

A construção de sistemas Kanban conectados contribuirá para a criação do Flow em toda a sua estrutura organizacional. Isso resultará na entrega de produtos ou serviços superiores ao mercado e flexibilidade para satisfazer as necessidades de seus clientes em constante mudança.

Coordenação e Planejamento de Trabalho

Outro ponto importante ao escalar o ágil em toda a organização é coordenar e planejar o trabalho em nível global. A maneira de fazer isso com Kanban é através da aplicação de cadências Kanban regulares.

Em geral, são reuniões para alinhar a comunicação empresarial que podem ajudá-lo a planejar, revisar e sincronizar regularmente o progresso do trabalho para manter a agilidade e se adaptar às mudanças sempre que necessário. As cadências Kanban, assim como as práticas Kanban, são aplicáveis ​​tanto nos níveis de equipe quanto nos níveis estratégicos da organização.

Reuniões do projeto em pé (stand-up meeting)

Por exemplo, a reunião diária é muito popular no nível da equipe, onde os membros da equipe ficam em frente a um quadro e sincronizam seu progresso. Essa cadência pode ser ampliada para que cada equipe envie um delegado para uma reunião mais ampla do projeto (envolvendo várias equipes), onde todo o progresso do projeto é discutido. A ideia aqui é sincronizar o progresso em um nível mais alto e discutir as dependências entre as equipes e visualizá-las nos vários quadros Kanban da equipe.

Revisão de operações

A Revisão de Operações, por outro lado, é a cadência que tem uma visão holística do desempenho de todas as equipes internas dentro da organização. Este é o momento em que líderes de equipe, gerentes funcionais ou de nível médio se reúnem para buscar melhorias nas operações organizacionais como um todo e discutir otimizações em todo o fluxo de valor em todo o sistema.

Cadência de revisão de estratégia

Além disso, você pode se envolver em cadências regulares de Revisão de Estratégia no nível superior da organização. Lá, o objetivo é alinhar o progresso para atingir os objetivos estratégicos, bem como planejar novos. Nossa equipe gerencial no Businessmap, por exemplo, se reúne toda semana em torno do quadro de Gestão/Estratégico Kanban para discutir o andamento das iniciativas estratégicas definidas. Eles visam garantir que ainda estamos fazendo as coisas certas e, se necessário, nos adaptar às mudanças e mudar rapidamente a direção de toda a empresa.

As cadências Kanban podem mantê-lo alinhado ao trabalho mais crítico que você precisa fazer agora e ao quadro geral dentro de sua empresa. Como resultado, você melhorará a colaboração entre todas as camadas organizacionais e entregará valor com mais frequência aos seus clientes finais.

A necessidade de escalar ágil

Embora a aplicação de práticas ágeis localmente fosse vista como revolucionária há apenas alguns anos, o ambiente de negócios volátil de hoje exige uma abordagem escalonada para a agilidade. As empresas precisam criar transparência em seus processos construindo sistemas conectados e otimizando-os para eficiência.

Dessa forma, eles preencherão a lacuna entre estratégia e execução, melhorarão a colaboração, mudarão rapidamente de direção quando necessário e aumentarão a previsibilidade da entrega do projeto. O resultado será a criação de valor superior para os clientes finais o tempo todo.

Caso contrário, as organizações correm o risco de se tornar incapazes de responder prontamente às condições de mercado em rápida mudança, o que coloca em risco sua sobrevivência a longo prazo. É por isso que trazer o ágil em escala deve ser visto como uma necessidade nos dias de hoje, e não apenas um luxo.