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Los 5 Porqués: La Mejor Herramienta de Análisis de Causa Raíz

Los problemas imprevistos pueden ocurrir en cualquier equipo o proceso. Sin embargo, los problemas son tan solo síntomas de causas más profundas. Una solución rápida a un problema puede ser conveniente, sin embargo, esta no protege a tu proceso de trabajo de errores recurrentes. Es por ello que tu equipo debe enfocarse en encontrar la causa raíz y abordarla adecuadamente.

La técnica de los 5 Porqués es una de las herramientas más efectivas para el análisis de causa raíz dentro del arsenal de Lean Management. En su trabajo diario cada equipo enfrenta obstáculos. Sin embargo, usar los 5 Porqués te ayudará a encontrar la causa raíz de cualquier problema y a proteger el proceso de errores y fallas recurrentes.

Origen de los 5 Porqués

El método de los 5 Porqués es parte del Sistema de Producción de Toyota. La técnica, desarrollada por Sakichi Toyoda, un inventor e industrial japonés, se convirtió en una parte integral de la filosofía Lean. 

“La base del enfoque científico de Toyota es preguntarse “por qué” cinco veces cada vez que encontramos un problema... Al repetir “por qué” cinco veces, la naturaleza del problema y su solución se vuelven claras.“ Taiichi Ohno

Uno de los factores clave para la implementación exitosa de la técnica es tomar una decisión informada. Esto significa que el proceso de toma de decisiones debe basarse en una comprensión profunda de lo que realmente está sucediendo en el lugar de trabajo. En otras palabras, el proceso de análisis de causa raíz debe incluir personas que posean experiencia práctica. Es lógico que estas pueden darte la información más valiosa sobre cualquier problema que aparezca en su área de especialización.

Análisis de los 5 Porqués en Acción

Al aplicar la técnica de los 5 Porqués, buscas llegar a la esencia del problema y después solucionarlo. En realidad, los 5 Porqués pueden mostrarte que la fuente del problema puede ser bastante inesperada. A menudo, los problemas que pueden ser considerados como un problema técnico, resultan ser en realidad problemas humanos y de proceso. Es por ello que encontrar y eliminar la causa raíz es crucial si deseas evitar la iteración de fallas.

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Aquí hay un ejemplo de cómo aplicar los 5 Porqués. Problema – No enviamos a tiempo el Newsletter con las últimas actualizaciones de software.

  1. ¿Por qué no enviamos el Newsletter a tiempo? Las actualizaciones no fueron implementadas hasta la fecha límite.
  2. ¿Por qué las actualizaciones no se implementaron a tiempo? Porque los desarrolladores todavía estaban trabajando en las nuevas funcionalidades.
  3. ¿Por qué los desarrolladores seguían trabajando en las nuevas funcionalidades? Uno de los nuevos desarrolladores no conocía los procedimientos.
  4. ¿Por qué el nuevo desarrollador no estaba familiarizado con todos los procedimientos? Él no fue entrenado adecuadamente.
  5. ¿Por qué no fue entrenado adecuadamente? Porque el CTO cree que los nuevos empleados no necesitan una capacitación completa y deben aprender mientras trabajan.

Puedes notar como la causa raíz del problema inicial resultó ser algo completamente distinto a lo que se esperaba.Además, es obvio que no es un problema tecnológico sino que es un problema en el proceso. Esto es normal porque a menudo nos enfocamos en la parte del problema asociada al producto y no consideramos el factor humano. Por lo tanto, el análisis de los 5 Porqués tiene el propósito de inspeccionar un cierto problema a profundidad hasta este te muestre la causa real. Ten en cuenta que el "5" es solo un número. Pregúntate el "Por qué" tantas veces como sea necesario para completar el proceso y tomar las medidas apropiadas.

Cómo Comenzar con Los 5 Porqués

La técnica de 5 Porqués puede ayudarte a lograr una mejora continua en cualquier nivel de tu organización. Aquí hay algunos pasos básicos que debes seguir.

Forma un equipo

Trata de formar un equipo de personas de diferentes departamentos. Cada representante debe estar familiarizado con el proceso que será investigado. Al formar un equipo multifuncional, recibirás puntos de vista únicos. Esto te ayudará a recopilar suficiente información para tomar una decisión informada. Ten en cuenta que esta no es una tarea individual y que debe ser ejecutada por el equipo.

Define el problema

Discute el problema con el equipo y realiza una declaración clara del problema. Esto te ayudará a definir el alcance del problema que vas a investigar. Esto es importante puesto que investigar un problema de amplio alcance puede consumir mucho tiempo y tener límites borrosos. Trata de estar lo más enfocado posible para encontrar al final una solución efectiva.

Pregunta Porque

Empodera a una persona para que facilite todo el proceso. Este líder del equipo hará las preguntas y tratará de mantener al equipo enfocado. Las respuestas deben estar basadas en hechos y datos reales, en lugar de basarse en opiniones emocionales. El facilitador debe preguntar "Por qué" tantas veces como sea necesario hasta que el equipo pueda identificar la causa raíz del problema inicial. 

Consejo 1. No preguntes demasiados Porqués. Al hacerlo puedes terminar recibiendo toneladas de sugerencias y quejas irrazonables, y ese no es el propósito. Concéntrate en encontrar la causa raíz. 

Consejo 2. Algunas veces puede haber más de una causa raíz. En estos casos, el análisis de los 5 Porqués 5 se verá más como una matriz con diferentes ramificaciones. Esto incluso puede ayudarte a detectar y eliminar problemas organizacionales que tienen efectos negativos permanentes en el rendimiento general.

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Toma acción

Después de que el equipo detecta la causa o las causas raíz, es hora de tomar medidas correctivas. Todos los miembros deben involucrarse en una discusión con el fin de encontrar y aplicar la mejor solución que protegerá tu proceso de problemas recurrentes.

Cuando la decisión sea tomada, uno de los miembros del equipo deberá ser el responsable de aplicar las acciones correctas y de observar todo el proceso. Después de un cierto período de tiempo, el equipo deberá reunirse nuevamente y verificar si sus acciones realmente tuvieron un impacto positivo. De lo contrario, el proceso debe repetirse. Al final, el caso deberá documentarse y enviarse a toda la organización. Compartir esta información dará una visión general de los diferentes tipos de problemas con los que un equipo puede lidiar y cómo esos problemas pueden eliminarse.

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