Aufgaben priorisieren mit Kanban

Introduction

Der Einsatz der Kanban-Methode für das Workflow-Management kann Ihnen sehr dabei helfen, Aufgaben präzise zu priorisieren. Sie unterstützt sie dabei, Aufgaben anhand ihrer Wichtigkeit anzuordnungen und dringende Probleme so schnell wie möglich zu lösen. Sie müssen nur einige Grundregeln für Ihr Kanban-Board festlegen und sicherstellen, dass Ihr Team sie genau befolgt.

Wie priorisiert man die Arbeit mit Kanban-Spalten?

Es gibt immer eine Angefordert-Spalte (oder einen Rückstand) auf Ihrem Kanban-Board, die als Einstiegspunkt für Arbeitselemente in Ihren Workflow dient. Alle zukünftigen Aufgaben werden dort entsprechend ihrer Priorität platziert.

Je nach den Funktionalitäten Ihres Teams kann es jedoch verschiedene Arten von wartenden Kanban-Spalten im Workflow auf Ihrem Board geben.

Für jede von ihnen muss Ihr Team die Regel befolgen, zuerst die obersten Karten zu ziehen. Auf diese Weise werden die Aufgaben von höchster Wichtigkeit so schnell wie möglich erledigt.

Einige Beispiele für wartende Kanban-Spalten sind:

• Warten auf Genehmigung – Diese Art von Kanban-Warteschlangenspalte eignet sich für Aufgaben, zu deren Bearbeitung eine Genehmigung erforderlich ist (z. B. Zahlungen, Aktionsverkäufe usw.)
• Warten auf Überprüfung – Diese Kanban-Warteschlange ist eine Workflow-Phase, in der Arbeitselemente auf ihre Bewertung warten. Sie ist wie ein Filter, der Aufgaben mit Feedback entweder zur Fertigstellungsphase oder zurück zur Nacharbeitung schickt. Sie spielt eine entscheidende Rolle für die Qualität der Produkte/Dienstleistungen (z. B. Produktentwicklung, Content-Gestaltung, Design usw.)
• Warten auf externe Aktivität – Diese Art von Kanban-Spalte eignet sich für Aufgaben, die für den Abschluss auf Aktivitäten Dritter warten. Das ist oft der Fall, wenn ein Team mit Abteilungen außerhalb des Unternehmens kommuniziert. (z. B. Partnerschaften, Partnerprogramme usw.)

Im Allgemeinen erstellen Sie mit Hilfe von Kanban ein Pull-System, bei dem die Teammitglieder ihre nächste Aufgabe ausführen, nachdem sie ihre aktuelle beendet haben. Vor dem Ziehen des nächsten Arbeitselements müssen Sie jedoch eine Grundregel kennen:

Wenn Sie zukünftige Aufgaben in einer wartenden Kanban-Spalte platzieren, müssen Sie sicherstellen, dass die obersten Aufgaben die höchste Priorität haben.

Jedes Mal, wenn eines Ihrer Teammitglieder eine neue Kanban-Karte zieht, ist es die mit der höchsten Priorität. Das heißt aber nicht, dass Aufgaben mit hoher Priorität ständig vor denen mit niedriger Priorität kommen. Sie müssen nur dringende Arbeitselemente beschleunigen.

Aufgaben priorisieren mit Kanban-Swimlanes

Neben der Verbesserung der Transparenz können Swimlanes auch als Tool zum Priorisieren von Arbeitsaufgaben auf Ihrem Kanban-Board dienen. Während Spalten Ihren Workflow in verschiedene Phasen unterteilen (wie Entwicklung, Überprüfung, Bereit zur Lieferung usw.), können Swimlanes auf verschiedene Arten verwendet werden:

1. Gruppierung von Aufgaben nach Art der Arbeit, zum Beispiel: Web-Entwicklung, technische Merkmale, Inhalt etc.
2. Gruppierung von Aufgaben nach Produktentwicklung: Arbeiten an Produkt X, Produkt Y oder Produkt Z.
3. Gruppierung von Aufgaben nach Priorität: niedrige Priorität, durchschnittliche Priorität, hohe Priorität.

In den ersten beiden Fällen können Sie problemlos die Arbeitspriorisierung anwenden. Sie müssen nur eine „Beschleunigen“-Swimlane oben auf Ihrem Kanban-Board hinzufügen. Danach müssen Sie dringende Probleme einfach nur in die oberste Swimlane verschieben. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass das Teammitglied, das mit diesem Problem verbunden ist, bis zu dessen Lösung ausschließlich daran arbeitet.

Durch die Verwendung von Kanban-Swimlanes zur Aufgabenpriorisierung wissen Sie genau, dass wertschöpfende Arbeitsaufgaben vor anderen erledigt werden. Darüber hinaus hilft Ihnen die Visualisierung des gesamten Prozesses dabei, Schwachstellen in Ihrem Workflow zu erkennen und ihn stetig zu verbessern.

Aufgaben priorisieren mit farbigen Kennzeichnungen

Die Verwendung von farbigen Kennzeichnungen ist eine der gebräuchlichsten Methoden zur Arbeitspriorisierung. Moderne Kanban-Softwarelösungen gestatten Ihnen normalerweise die Verwendung benutzerdefinierter Farben zur Angabe der Priorität.

Zum Beispiel kann eine rote Karte bedeuten, dass sie eine kritische Priorität hat, während eine grüne Karte eine normale Priorität hat. Als visuelle Signale können farbige Kennzeichnungen von jedem Teammitglied leicht erkannt werden.

In Summary

Sie können verschiedene Tools in Ihrem Kanban-Board einsetzen, um die Arbeit optimal zu priorisieren:

• Verwenden Sie Spalten, damit Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst ausgeführt werden
• Verwenden Sie Swimlanes, um dringende Probleme zu beschleunigen
• Verwenden Sie farbige Kennzeichnungen, um die Sichtbarkeit zu verbessern