Blocker-Clustering zur Prozessverbesserung

Die 5 Prinzipien des Lean-Managements geben Ihnen die Möglichkeit, Werte ausfindig zu machen, einen kontinuierlichen Workflow einzurichten und und Aktivitäten ohne Wertschöpfung zu erkennen. Mit ihrer Hilfe können Sie einen Lean-Workflow erarbeiten und Probleme auf einen Blick erkennen und beheben.

Es reicht jedoch nicht, ein Problem loszuwerden. Sie müssen die Ursache finden, um Ihren Arbeitsprozess für regelmäßig auftretenden Problemen zu schützen.

Zu den häufigsten Gründen für wiederkehrende Probleme gehören Blocker (Dinge, die ein Team daran hindern, eine bestimmte Aufgabe auszuführen). Wenn ein Blocker jedoch gelöst wird, arbeitet das Team sehr oft einfach weiter an der Aufgabe und der Blockiergrund wird bald vergessen. Bis er wieder auftaucht.

Je häufiger ein Blocker auftaucht, desto größer ist sein Einfluss auf die durchschnittliche Zyklusdauer. Daher ist es besser, Blocker mit möglichst vielen Detailinformationen zu erfassen und zu analysieren.

Es gibt ein relativ neues Verfahren, das von Dr. Klaus Leopold (Autor von „Kanban in der Praxis“) entwickelt wurde und sich mit genau diesem Thema beschäftigt. Es wird Blocker-Clustering genannt. Sehen wir uns die Methode einmal an.

Die Blocker-Clustering-Technik

Zuerst müssen wir klarstellen, dass die Blocker-Clustering-Technik am besten angewendet werden kann, wenn Ihr Team ein Pull-System wie Kanban verwendet. Durch die Implementierung eines solchen Systems haben Sie die Möglichkeit, Ihren Workflow zu visualisieren und wertvolle Informationen zu jeder Aufgabe zu sammeln.

Alle Teams, die ein Kanban-Board verwenden, können sich einen klaren Überblick über ihre Aufgaben verschaffen. Wenn ein Blocker auftaucht, kann jedes Mitglied diesen bemerken.

Sobald der Blocker jedoch gelöst ist, vergisst ihn das Team und arbeitet weiter an seinen Routineaufgaben. Das ist eigentlich nicht wünschenswert, da derselbe Blocker immer wieder auftreten kann.

Versuchen Sie stattdessen, alle Informationen zu allen Blockern zu sammeln, die in Ihrem Workflow auftreten. Schreiben Sie die Details auf Haftnotizen und sammeln Sie diesse. Dann analysieren Sie die Informationen zum Beispiel monatlich.

Beachten Sie, dass die Erfassung der blockierten Zeit der wichtigste Faktor für das Auffinden einflussreicher Blocker ist.

Die Blocker gruppieren

Nachdem Sie eine gewisse Menge an Blockern gesammelt haben, sollten Sie sie in zwei Hauptgruppen aufteilen:

• Externe Blocker
• Interne Blocker

Es ist wichtig, die gesamte blockierte Zeit für jede Gruppe zu berechnen, damit Sie Prioritäten setzen können. Die gesamte blockierte Zeit ist die Kennzahl, mit der Sie die kritischsten Blockertypen ermitteln können.

Nachdem Sie die Blocker nach externen und internen Ursachen aufgeteilt haben, müssen Sie kleinere Gruppen bilden. Diese Gruppen sollten aus Blockern mit identischen Unterscheidungsmerkmalen bestehen.

Beispiele dafür wären: fehlende Informationen, Warten auf Prüfung, Warten auf Test etc.. Danach müssen Sie die gesamte blockierte Zeit für jede Untergruppe berechnen, damit Sie die Blocker priorisieren können.Wenn Sie die einflussreichsten Blocker ermittelt haben, ist es an der Zeit, die Ursache für jeden einzelnen zu finden und nach Lösungen zu suchen. Sie können verschiedene Techniken der Ursachenanalyse, zum Beispiel die „5 Warums“, anwenden.

Mit dieser Methode können Sie herausfinden, was der wahre Grund für ein Problem ist, indem Sie so oft wie nötig hinteinander die Frage „Warum?“ stellen.Wenn Sie die Ursache haben, können Sie eine Brainstorming-Sitzung mit dem Team durchführen, um eine Lösung zu finden. Informieren Sie alle Beteiligten, wenn Sie die Lösung bereit haben.

Auf diese Weise können Sie Ihren Workflow vor wiederkehrenden Blockern schützen oder zumindest die blockierte Zeit erheblich reduzieren.

So sollten bei Bedarf mit verschiedenen Lösungen experimentieren. Manchmal funktioniert Ihre erste Lösung möglicherweise nicht richtig. Stellen Sie sich also darauf ein, verschiedene Ideen zu testen, bis Sie die optimale gefunden haben. Wenn Sie die negativen Auswirkungen von Blockern minimieren, können Sie die Engpässe in Ihrem Workflow verringern.

Die Blocker strukturieren

Denken Sie daran, dass die Beseitigung eines Blockers durchaus mehr kosten kann, als einfach die Verzögerung hinzunehmen. Manchmal tauchen Blocker ganz natürlich im System auf und es ist gefährlich, sie um jeden Preis zu beseitigen. Hier ist ein einfaches Beispiel:

Stellen Sie sich vor, dass Ihr Team ein Tutorial aufnehmen muss. Der Prozess wird jedoch blockiert, weil sie nicht über die richtigen Tools verfügen.

Also beschließen Sie, ein professionelles Aufnahmestudio zu bauen. Sie werden eine beträchtliche Menge Geld für etwas ausgeben, das gelegentlich verwendet wird und viel Zeit bis zur Rendite benötigt.

Zu guter Letzt können Sie anhand einer einfachen Matrix herausfinden, welche Blocker den größten Einfluss haben und welche Sie leicht beseitigen können. Das wird Ihnen helfen, leicht zu lösende Probleme zu priorisieren und Ihre Maßnahmen gleichmäßig zu verteilen.

In Summary

Blocker-Clustering ist eine einfache und effektive Methode, die Ihnen hilft:

• Einflussreiche Blocker in Ihrem Workflow zu identifizieren
• Wiederkehrende Blocker zu beseitigen oder die blockierte Zeit zu reduzieren
• Den Durchsatz zu erhöhen und die durchschnittliche Zyklusdauer zu verringern