Améliorer le Process via le Groupage de Bloqueurs

Les 5 principes de base du Lean Management vous offre la possibilité de chiffrer la valeur, de créer un workflow régulier et d’identifier les activités de gaspillage. Grâce à leur aide vous pouvez créer un workflow optimisé et facilement détecter et éliminer les problèmes. 

Quoi qu’il en soit, régler un problème n’est pas suffisant. Il vous faut en trouver la cause afin de protéger votre process de travail d’une récurrence future de ce même problème.  

S’agissant des problèmes récurrents, parmi les raisons les plus communes, il y a bien entendu les bloqueurs (des choses qui empêchent une équipe de réaliser une tâche donnée). Très souvent, dès lors qu’un bloqueur est résolu, l’équipe traite la tâche, et la raison du blocage est très vite perdue et/ou oubliée. Jusqu’à ce qu’il apparaisse à nouveau… 

Plus un bloqueur est fréquent, plus l’impact est grand sur le temps de cycle moyen. Il est donc conseillé de relever les bloqueurs, de fournir autant d’informations et de détails que possible à leur sujet et de les analyser. 

Un technique relativement nouvelle, dont le créateur est le Dr Klaus Leopold – (auteur de ‘Practical Kanban’) traite de ce sujet tout particulièrement. Cette technique s’appelle le Groupage de Bloqueur, voyons d quoi il retourne précisément. 

La Technique de Groupage de Bloqueur 

Avant de commencer, il nous faut préciser que la technique de groupage de bloqueur ne s’applique de manière optimale que si votre équipe utilise un système ‘pull’ tel que Kanban. Implémenter un tel système vous donnera l’opportunité de visualiser votre workflow et de collecter des informations précieuses pour chaque tâche. 

Toutes les équipes qui utilisent un tableau Kanban peuvent obtenir une vue d’ensemble des tâches claire. Pour peu qu’un bloqueur apparaisse, tous les membres de l’équipe en seront informés. 

Une fois que le bloqueur est résolu, trop souvent l’équipe continue son travail et l’oublie en retrouvant ses tâches de routine. Cela n’est pas une bonne manière de faire les choses, car le même bloqueur pourrait bien se présenter à nouveau dans le futur, puis encore...et encore… 

Au lieu de cela, tâchez de rassembler toute l’information pour chaque bloqueur apparaissant dans votre workflow. Posez le détail par écrit et analysez l’ensemble de ces informations sur une base mensuelle par exemple. 

Gardez à l’esprit que mesurer le temps de blocage est un facteur important pour identifier les bloqueurs les plus impactant. 

Groupez les Bloqueurs 

La première chose à faire une fois que vous avez collecté un certain nombre de bloqueurs, c’est de les diviser en deux groupes principaux : 

• Bloqueurs Externes 
• Bloqueurs Internes 

Il est essentiel ensuite de calculer le temps de blocage total pour chacun de ces deux groupes, dans le but de prioriser. Le temps de blocage total est la mesure qu’il vous faut utiliser afin d’identifier quels types de bloqueurs sont les plus critiques. 

Une fois que vous avez divisé les bloqueurs par causes internes ou externes, il vous faut former de plus petits groupes. Ces groupes seront constitués de bloqueurs possédants des marques distinctives communes. 

Cela pourrait être par exemple : information manquante, en attente de révision, en attente de test, etc. Après cela, il vous faut calculer le total du temps de blocage pour chaque sous-groupe, afin de prioriser les bloqueurs. 

Lorsque vous en êtes à déterminer les bloqueurs les plus impactant, il est temps de localiser la cause-racine pour chacun d’entre eux, puis de trouver les solutions. La techniques d’analyse des ‘5 Pourquoi’ est tout à fait indiquée dans cette situation. 

Cette méthode vous permettra de découvrir la vraie raison de tel ou tel problème en posant consécutivement la question ‘Pourquoi ?’ autant de fois que nécessaire. 

Analyse des 5 Pourquoi

Lorsque vous identifiez une cause-racine, vous pouvez tenir une réunion de réflexion avec toute l’équipe afin de trouver la solution. Assurez-vous d’informer toutes les parties prenantes lorsque la solution est prête. 

De cette manière vous éviterez à votre workflow de voir se reproduire le même type de bloqueur, ou tout du moins ferez-vous baisser de façon très sensible le temps de blocage global. 

Il est aussi primordial de tester différentes solutions si nécessaire. Parrfois, la première des solutions ne s’avère pas d’une pertinence absolue. Alors soyez prêt à tester plusieurs idées jusqu’à trouver celle optimale. Après tout, minimiser l’effet négatif des bloqueurs vous aidera déjà à désengorger les goulots d’étranglement de votre workflow. 

Structurer les Bloqueurs 

Gardez en tête que résoudre un bloqueur peut parfois s’avérer plus coûteux que simplement l’ajourner. Parfois un bloqueur apparaît naturellement dans le système et essayer de le solutionner à tout prix peut s’avérer dangereux. Voici un exemple pour illustrer la situation : 

Imaginez que votre équipe doive enregistrer un tutoriel, mais le process est bloqué parce qu’elle ne possède pas les outils qu’il lui faut pour le faire. 

Vous décidez alors de leur faire construire un studio d’enregistrement professionnel complet. Vous allez donc dépenser un montant conséquent pour quelque chose qui ne sera utilisé qu’occasionnellement et dont le retour sur investissement prendra fort longtemps. 

Enfin et surtout, vous pouvez utiliser une simple matrice afin de savoir quels bloqueurs ont le plus grand impact et lesquels sont facilement solvables. Cela vous aidera à régler les problèmes les plus simples et à répartir vos efforts de manière uniforme. 

In Summary

Le Groupage de bloqueurs est une technique simple et efficace qui vous aidera à : 

• Identifier les bloqueurs qui impactent vraiment votre workflow
• Éliminer les bloqueurs récurrents et à réduire le temps de blocage
• Accroître la cadence moyenne et à réduire le temps de cycle moyen