O que é um quadro Kanban e como usá-lo? Noções básicas explicadas.

O quadro Kanban é uma ferramenta para visualização do fluxo de trabalho, projetada para ajudá-lo a trazer clareza ao seu processo de trabalho e aumentar a eficiência limitando o trabalho em andamento.

Com esse novo nível de transparência, você identificará rapidamente estágios de trabalho problemáticos e, ao aprimorá-los, sua equipe logo trabalhará com mais eficiência.

Neste guia, explicaremos o que é um quadro Kanban, discutiremos o básico e esclareceremos detalhes importantes que você precisa entender, especialmente se você for iniciante.

O quadro Kanban explicado

O quadro Kanban passou por uma longa jornada para se tornar o que é hoje. Vamos começar com um breve histórico.

Quadro Kanban - Breve História

Kanban (inglês: signboard) começou como um sistema de programação visual, parte do sistema de produção Toyota. Algumas décadas depois (2007), David Anderson desenvolveu ainda mais a ideia do método Kanban e introduziu o quadro Kanban. De fato, Darren Davis (colega de Anderson) foi quem sugeriu que o fluxo de trabalho deveria ser visualizado em um quadro branco. Foi assim que o quadro Kanban nasceu, como o conhecemos hoje, para se tornar uma das ferramentas de gerenciamento de projetos ágeis mais úteis para o trabalho do conhecimento. Hoje em dia, seu uso por equipes ágeis é tão difundido que muitas vezes você pode ouvir as pessoas se referirem aos quadros Kanban como quadros de tarefas ágeis.

Quais são os recursos e componentes do quadro Kanban?

Os quadros Kanban usam cartões, colunas, raias e limites de WIP para permitir que as equipes visualizem e gerenciem seus fluxos de trabalho com eficiência. Vamos apresentá-lo aos principais componentes mais de perto:

Componentes do quadro Kanban

Cartões Kanban – Esta é a representação visual das entregas. Cada cartão contém informações sobre a entrega e seu status, como prazo, responsável, descrição, etc.

Colunas Kanban – Cada coluna no quadro representa um estágio diferente do seu fluxo de trabalho. Os cartões passam pelo fluxo de trabalho até sua completa conclusão.

Limites de trabalho em andamento – Eles restringem a quantidade máxima de cartões nos diferentes estágios do fluxo de trabalho. Limitar o WIP permite concluir itens de trabalho mais rapidamente, ajudando sua equipe a se concentrar apenas nas entregas atuais.

Kanban Swimlanes – São pistas horizontais que você pode usar para separar diferentes atividades, equipes, classes de serviço e muito mais.

Ponto de Compromisso – Um compromisso marca um ponto no processo de trabalho em que um item de trabalho está pronto para ser inserido no sistema.

Ponto de entrega – o ponto no fluxo de trabalho em que os itens de trabalho são considerados concluídos.

Tipos de Quadros Kanban

Existem dois tipos de quadros Kanban – quadros físicos e digitais.

Um quadro Kanban físico é a forma mais básica de um quadro Kanban, onde as equipes usam adesivos (representando tarefas) e um quadro branco (quadro de cortiça). As fases de trabalho são representadas como colunas e notas adesivas são movidas de um estágio para o próximo.

Um quadro Kanban digital é uma solução de software, tornando-o muito mais acessível do que seus equivalentes físicos. Esses tipos de quadros podem fornecer visibilidade do progresso do trabalho de praticamente qualquer lugar, facilitando a colaboração da equipe. Algumas soluções digitais são altamente flexíveis, permitindo que os gerentes acompanhem vários fluxos de trabalho e organizem seu trabalho em diferentes categorias. Existem muitos exemplos de quadros Kanban aplicados com sucesso em todos os setores e equipes com várias origens.

Quais são os benefícios dos quadros Kanban? 

Ao implementar o Kanban, você poderá começar a construir pequenas melhorias sustentáveis e de longo prazo em seus processos, possibilitando assim um maior nível de produtividade, redução de estresse e melhoria da qualidade, entre outros benefícios.

• Visibilidade aprimorada
• Produtividade aumentada
• Maior flexibilidade
• Melhor foco da equipe
• Níveis reduzidos de disperdícios
• Melhor colaboração
• Melhor previsibilidade
• Alinhamento com os valores da empresa

Como usar um quadro Kanban?

Ao construir seu quadro Kanban, comece com uma estrutura simples, aprimore gradualmente seu quadro e transforme-o em um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho seguindo estas sete etapas:

1. Visualize seu fluxo de trabalho no quadro Kanban

Use o quadro Kanban para mapear todas as etapas do seu processo de trabalho. Ao olhar para o quadro, você deve ser capaz de entender como o trabalho é processado. Comece com uma estrutura básica de quadro Kanban e divida-a em algumas seções primárias que mostram diferentes estágios de trabalho.

Estrutura básica do quadro Kanban

2. Identifique os gargalos do fluxo de trabalho no quadro Kanban

O quadro Kanban é uma ferramenta perfeita para visualizar possíveis problemas em seu processo. A lógica é simples: se você identificar uma coluna na qual as tarefas chegam mais rápido do que saem, o trabalho começará a se acumular e o problema ficará visível para toda a equipe. Isso pode ser causado por um problema temporário ou um gargalo no seu processo.

Aconselhamos que você mapeie seu fluxo de trabalho com a maior precisão possível para ter uma visão clara de onde está o problema.

Por exemplo, em um quadro Kanban simples com apenas uma seção "Em andamento" e muitos cartões aguardando atividade, será um desafio determinar por que o trabalho está travando e como você pode aliviar a situação. Por outro lado, mapear seu fluxo de trabalho detalhadamente com colunas dedicadas para todos os estágios de trabalho permitirá que você entenda rapidamente onde melhorias podem ser feitas.

Identifique gargalos de processo em um quadro Kanban

Depois de notar uma coluna/gargalo problemático, aja rapidamente para resolvê-lo e evitar que ocorra novamente. A coisa mais simples a fazer é limitar o trabalho em andamento no início do fluxo. Dessa forma, você dará mais tempo às pessoas que “dominam” essa etapa, permitindo que elas aliviem o gargalo. Outra opção poderia ser redistribuir os esforços da equipe para atender aos novos requisitos. O Kanban foi projetado para oferecer flexibilidade máxima, para que você fique no comando de todas as decisões cruciais.

3. Use o quadro Kanban para limitar o trabalho em andamento e foque

O quadro Kanban é uma ótima maneira de desencorajar sua equipe de multitarefas aplicando limites de WIP de acordo com sua capacidade. Você pode usar um limite no número total de tarefas que podem estar em andamento simultaneamente em seu quadro ou colocar limites individuais em cada estágio do seu fluxo de trabalho.

Aplique limites de WIP (Work-In-Progress) em um quadro Kanban

Se você deseja aumentar a taxa de entrega de valor aos seus clientes, você desejará manter todas as equipes focadas em terminar o trabalho em vez de iniciar um novo.

Dessa forma, eles param de iniciar novos trabalhos e se concentram em terminar as tarefas que já estão em andamento. Saber que todos podem ver o que cada pessoa está fazendo é um grande motivador para buscar um melhor desempenho o tempo todo também.

4. Use o quadro Kanban para economizar tempo desperdiçado em reuniões desnecessárias

Um benefício significativo que vem com a implementação de quadros Kanban é que eles economizam muito tempo gasto em reuniões, relatórios de progresso e muitas outras interrupções desnecessárias.

Use o quadro Kanban como um repositório de informações dedicado. Ele vai espalhar o conhecimento sobre quem está fazendo o que a qualquer momento. O quadro Kanban manterá você e todos da equipe informados sobre como as atribuições estão progredindo. Dessa forma, você não precisará agendar reuniões com tanta frequência para receber atualizações de progresso.

Além disso, o quadro Kanban permitirá que você esqueça aqueles longos livros de relatórios de progresso que levam anos para serem preparados e já estão desatualizados no momento em que são apresentados às partes interessadas.

5. Visualize os bloqueios de trabalho em seu quadro Kanban

O quadro Kanban permite visualizar problemas que impedem sua equipe de concluir qualquer tarefa. Em um quadro físico típico, os bloqueadores geralmente são indicados com ímãs vermelhos (ou alfinetes, se você estiver usando um quadro de cortiça).

Use bloqueadores visuais em um quadro Kanban

O software Kanban digital tem maneiras mais avançadas de visualizar bloqueadores (por exemplo, sinais de parada em cartões bloqueados). Quando algo impede sua equipe de continuar trabalhando em uma tarefa, eles podem rotulá-la como bloqueada e começar a trabalhar em outra tarefa sem quebrar nenhum limite de WIP.

6. Automatize os processos de trabalho em seu quadro Kanban ágil

Automatizar as operações de trabalho é uma ótima maneira de construir um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho maduro. Frequentemente, as equipes precisam lidar com tarefas recorrentes, notificar rapidamente seus colegas sobre mudanças emergentes, definir lembretes sobre prazos e transferir o trabalho sem problemas entre si. Tudo isso pode tomar muito tempo, criar desperdício e caos no sistema quando você os manuseia manualmente.

É por isso que os quadros Kanban modernos permitem que você aplique regras de automação às suas tarefas e otimize seu fluxo dentro do sistema. Normalmente, eles estão na forma de regras “se-isso-então-aquilo”, que permitem acionar ações predefinidas dentro do seu quadro Kanban sempre que algo mais ocorrer.

Aplicar automação a um quadro Kanban

Dessa forma, você poderá automatizar processos repetitivos sempre que possível, reduzir atividades desnecessárias e trazer maior eficiência ao seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho.

7. Colete as principais métricas de fluxo de trabalho e melhore

Os quadros Kanban digitais contemporâneos podem coletar automaticamente informações sobre o tempo de ciclo de suas tarefas, lead time e outros indicadores-chave de desempenho. Isso ajudará você a tomar decisões baseadas em dados sobre quaisquer alterações em seu processo e economizará muito tempo desperdiçado na coleta manual de métricas.

No Kanbanize, por exemplo, você pode usar vários gráficos em seu quadro Kanban, onde você pode medir seus dados de fluxo de trabalho e otimizar continuamente a entrega de tarefas e projetos.

Use métricas e gráficos Lean/Ágil

Além disso, saber como usar um quadro Kanban ajudará você a priorizar tarefas de uma maneira muito melhor. Ao visualizar tudo em um só lugar, toda a equipe estará sempre no mesmo caminho.

In Summary

O quadro Kanban é uma ferramenta para mapear e visualizar seu fluxo de trabalho e um dos principais componentes do método Kanban. Os quadros Kanban ajudam você a:

• Visualizar gargalos e fraquezas do fluxo de trabalho
• Concentrar-se no trabalho atualmente em mãos
• Eliminar a necessidade de reuniões básicas de atualização de statusogresso