O que é o Portfólio Kanban?

Quando os times dominam o Kanban a nível de time, eles começar a entregar valor mais rapidamente. No entanto, quando todas as partes de um projeto começam a se mover ainda mais rapidamente, se torna um grande desafio obter a visão geral e desvendar o verdadeiro estado dos negócios. Esta maior velocidade do time exige uma nova maneira de acompanhar o status de projetos e é aqui que entra o conceito de Gestão de Portfólio Kanban.

O Portfólio Kanban é um método holístico que busca melhorar a habilidade da sua organização de entrega ao aplicar os princípios de visualização, limitação de trabalho em progresso e gestão de fluxo a um nível de sistema.

O método Portfólio Kanban é aplicável em todos os níveis de hierarquia, começando a nível de time, passando pela gestão de produto e gestão de projetos ou programas, atingindo até o C-level de execução de estratégia. Antes de apresentar os detalhes sobre a implementação do Portfólio Kanban em qualquer um destes níveis, vamos primeiro clarificar como o método do Portfólio Kanban difere do método do Time Kanban.

A Diferença entre Portfólio Kanban e Time Kanban

A principal diferença entre o método do Portfólio Kanban e o método do Time Kanban é que os cartões Kanban no seu quadro Portfólio Kanban são “pais” de um ou vários cartões Kanban que habitam seu quadro Time Kanban. Idealmente, o status de um cartão Kanban pai é automaticamente atualizado com base nos status de cada um de seus cartões Kanban filhos.

Por exemplo, quando um cartão Kanban filho no nível de Time é movido para Em Progresso, o cartão Kanban pai também deve ser considerado Em Progresso, porque o primeiro filho foi iniciado. Respectivamente, quando todos os Cartões Kanban filhos são movidos para Concluído nos quadros Time Kanban, o cartão Kanban no seu quadro Portfólio Kanban deverá ser considerado Concluído.

Se olharmos para a imagem abaixo, o cartão superior pode ser um item de trabalho no quadro Portfólio Kanban do CEO da empresa. O CEO dividiu esta iniciativa estratégica em dois programas e designou dois gerentes de programas. Eles possuem seus próprios quadros Portfólio Kanban.

Os gerentes de programa dividiram seus programas em dois ou mais projetos e os designaram aos gerentes de produto ou projeto responsáveis, que também possuem seus próprios quadros Portfólio Kanban.

Os gerentes de Produto ou Projeto dividiram seus projetos em itens de trabalho e os passaram para os quadros Time Kanban, onde os times podem trabalhar de fato em itens de trabalho práticos (geralmente histórias de usuário).

Neste contexto, nós possuímos alguns quadros de time (o nível mais baixo) e alguns quadros de Portfólio Kanban.

É importante mencionar que você não precisa começar a partir do CEO. Você pode implementar o Portfólio Kanban em cada nível, com base no seu contexto.

Portfólio Kanban no Nível de Time

O primeiro desafio para a maioria dos times, depois de dominar o Kanban, é que eles perdem a visibilidade da situação geral. Muitas tarefas são concluídas, mas a conexão com o projeto pai ou iniciativa mãe é facilmente perdida. A abordagem comum em situações como estas é a adição de uma raia Portfólio Kanban no quadro Time Kanban. Esta é uma raia simplificada no topo do seu quadro Kanban, onde as chamadas “Iniciativas” são visualizadas e acompanhadas. No caso específico do Kanbanize, a raia de Portfólio Kanban possui esta aparência:

A raia superior do Portfólio Kanban contém Iniciativas, que são visíveis para todo o time. Novas filhas das Iniciativas podem ser criadas com um simples clique e arraste e todos podem verificar rapidamente qual é a situação de suas Iniciativas chave. Além disso, as Iniciativas alteram seus status automaticamente, com base no status dos cartões Kanban filhos.

Portfólio Kanban no Nível de Projeto/Produto

Suponha que você é um gerente de projeto em uma agência da web. Você está encarregado de um grande projeto que precisa ser executa em um cronograma apertado. Se o seu comportamento padrão é planejar tudo em um gráfico Gantt, por favor, leia este artigo primeiro: Planejamento Kanban – Eliminando o Gráfico de Gantt. Agendar tudo em MS Project não está funcionando – bem inúmeros projetos falharam e você não tem que fazê-los sozinho.

Sua melhor opção é dividir o projeto em MMFs (minimal marketable features ou mínima funcionalidade comercializável), depois dividi-las em tarefas do Time (histórias do usuário) e deixar que seus times as PUXEM em uma velocidade sustentável. Isto significa que eles começarão a trabalhar em uma nova MMF somente quando a outra MMF tiver sido concluída. Se você fizer isso e garantir de que nenhuma MMF fique emperrada para sempre, suas chances de sucesso são muito maiores. Mas como você acompanha e como sabe se conseguirá alcançar seus objetivos?

É aqui que o método Portfólio Kanban entra em ação. Se você está em um time pequeno, a raia Portfólio Kanban, sobre a qual falamos na seção anterior, será suficiente. No entanto, se você precisa de um melhor controle sobre o fluxo de trabalho da MMF, você terá que empregar um Quadro Portfólio Kanban dedicado a isso. Este quadro conterá somente as MMFs, que serão divididas em histórias de usuários. Essas histórias de usuários viverão em quadros de Time Kanban separados.

Nesta situação, você precisa manter uma relação entre uma MMF e suas histórias de usuário, para que nenhum item se perca. Você pode fazer isso em um quadro físico usando alguns indicadores visuais, mas é muito mais fácil fazê-lo com ferramentas de Software Kanban.

Se você usa o Kanbanize, por exemplo, você será capaz de conectar múltiplas Histórias de Usuários à MMF correspondente e usar Regras de Negócios (Políticas de Tempo de Execução) para automatizar seu fluxo de trabalho. De certa maneira, você estará fazendo a mesma coisa que fez com a Raia de Portfólio, mas em vez de ter somente uma Raia de Portfólio, você terá um quadro Kanban inteiro para converter em um quadro Portfólio Kanban.

Esta abordagem se torna ainda mais valiosa quando você possui vários times e não somente um. Se você implementar um quadro Portfólio Kanban, cada time pode ter seu próprio quadro Time Kanban, enquanto você monitora o fluxo das MMFs diretamente no quadro central.

Ao possuir esta “visão geral”, você pode facilmente sincronizar seus times e ajudá-los a trabalhar de uma maneira mais alinhada. Por exemplo, em vez de ter um time trabalhando na MMF1 e outro time trabalhando na MMF2, você pode pedir que eles trabalhem na MMF1 e concluam-na muito mais rápido. Com isso, você melhorará o fluxo de valor a seus clientes, que é o objetivo final.

Portfólio Kanban no Nível de Programa

O Portfólio Kanban pode ser usado também a nível de programa. O conceito é o mesmo que aquele usado no nível de produto/projeto. A única  coisa que você precisa fazer é adicionar um quadro Kanban “acima” do quadro MMF e conectar todas as MMFs ao projeto correspondente (o projeto é um único cartão Kanban no quadro de programa):

Se você seguir esta abordagem, o status das MMFs automaticamente mudarão o status dos projetos. Isto permitirá que o gerente do programa se concentre em tópicos mais importantes do que ler relatórios de status e economizará muito tempo gasto com relatórios para os gerentes de projetos e seus times.

Portfólio Kanban no Nível Estratégico (C-level)

Como você adivinhou, o mesmo padrão pode ser replicado no C-level estratégico. Após um CEO definir a estratégia da empresa, ela pode ser dividida em iniciativas estratégicas. As iniciativas estratégicas podem ser dividias em programas/projetos/MMFs, etc. (dependendo do tamanho da empresa).

No Kanbanize, todas as iniciativas estratégicas são dividias em MMFs e então, todas as MMFs são divididas em histórias de usuários para os times. Assim que os times começam a trabalhar em uma história de usuário, que é parte da MMF estratégica, a MMF automaticamente irá para em progresso. Como resultado, toda a iniciativa irá para em progresso automaticamente e todos no quadro podem monitorar o progresso, sem precisarem pedir por relatórios de status.

In Summary

A gestão de Portfólio Kanban é uma maneira de usar os princípios e práticas do Kanban para melhorar as capacidades de entrega da organização. Há quatro maneiras diferentes de usar o método Portfólio Kanban:

• Time Portfólio Kanban - Uma única raia de portfólio é adicionada ao quadro time Kanban, onde todas as principais iniciativas são acompanhadas.
• Portfólio Kanban no nível Projeto/Produto - Um quadro portfólio Kanban contém MMFs e os quadros Time Kanban contêm histórias de usuários.
• Portfólio Kanban no nível Programa - Um quadro portfólio Kanban contém Projetos e os outros quadros Kanban contêm MMFs.
• Portfólio Kanban no nível Estratégico – Um quadro portfólio Kanban contém iniciativas estratégicas e os outros quadros Kanban contêm MMFs, projetos ou, às vezes, programas inteiros.