Portfólio Kanban - Implementando um Roadmap Kanban

Roadmaps de projetos e produtos são um dos mais importantes artefatos que todo gerente de produto ou projeto precisa fornece para que os principais interessados fiquem informados. No entanto, a maneira com que a maioria dos profissionais constrói roadmaps é problemática.

No minute em que alguém acredita que eles podem prever o futuro e fornecer uma estimativa detalhada, sobre o nível de item de trabalho individual, o dano causado é enorme. Se nó planejamos que algo será iniciado em uma certa data e será concluído em outra, nós começamos a enganar todo mundo, incluindo nós mesmos.

Se você tiver que prever o futuro, o conceito do Portfólio Kanban pode ser empregado para que você entregue um roadmap Kanban lean e flexível, que será, de fato, útil.

Desafios com Implementações de Roadmaps Tradicionais

O problema real com roadmaps tradicionais é que eles são deterministas, comunicando, frequentemente, datas e escopo fixos, quando, na verdade, eles deveriam ser probabilísticos, comunicando a probabilidade de X por cento de entrega de um certo escopo, em uma certa data.

Você já viu um roadmap de produto com marcos definidos em uma certa data? Com que frequência você vê qualquer probabilidade junto a esta data? Certo, quase nunca. Este é um verdadeiro desafio para várias empresas, porque os gerentes de projetos e programas trabalham com datas fixas.

No entanto, quando você fala sobre o futuro e você está na indústria do conhecimento, ninguém sabe quanto tempo levará. Portanto, você nunca deve comunicar datas e marcos fixos, a menos que tenha 100% de certeza de que você poderá fazê-lo.

Se você precisa comunicar datas fixas, somente porque ninguém jamais consideraria sua proposta para o projeto, então faça o que for preciso para ganhá-lo. Isto provavelmente exigirá que você se comprometa a entregar uma certa quantia de trabalho em um certo período de tempo.

Bem ou mal, é assim que o mundo funciona e isso é normal. No entanto, o fato de que você se compromete a uma data fixa não exige que você execute seu projeto em cascata. Você ainda pode ter um roadmap flexível com limites específicos.

Qual é a saída? Portfólio Kanban e um Roadmap Kanban.

Antes de ir mais à fundo na aplicação do Portfólio Kanban para as implementações do Roadmap Kanban, vamos entender um pouco mais sobre o Upstream Kanban, também conhecido como Cliente Kanban.

Upstream Kanban / Cliente Kanban

Como Patrick Steyaert explicou no artigo “Customer Kanban – from customer push to customer pull”, Upstream Kanban (Cliente Kanban) é:

Upstream Kanban visualiza a demanda em termos de opções que são exploradas para definir e selecionar os itens de trabalho que serão prometidos.

Tudo o mais, pensando em termos de opções, é crítico para obter um melhor entendimento de como um Roadmap Kanban funciona. Todos os projetos não iniciados são opções visualizadas como cartões Kanban na área “Pedido” do seu quadro Kanban. Mesmo se um certo projeto é prometido, a menos que ele seja iniciado, ainda há a opção de que você escolha executá-lo, ou não.

Tratar o trabalho não começado como opção é, de fato, adiar o compromisso para o último momento. Este é um dos princípios de Desenvolvimento de Software Lean que Tom e Mary Poppendieck discutem em um de seus livros mais populares. O princípio é verdadeiro não só para o desenvolvimento de software, mas para qualquer trabalho de conhecimento.

Se você adiar o compromisso, então você pode escolher reduzir o escopo de um certo trabalho, se as circunstâncias exigirem. Se você opera com base em um plano principal predefinido, você perde esta flexibilidade. Mesmo se você não precisar desta flexibilidade, ela pode ser útil, porque você aprenderá coisas novas conforme o projeto progredir. Você pode usar este novo conhecimento para adiar alguns dos recursos e acelerar outros. Portanto, a habilidade de reorganizar seu plano de maneira rápida e discreta, pode levar a grandes benefícios econômicos.

Portfólio Kanban e um Roadmap Kanban

Se você não estiver familiarizado com o termo Portfólio Kanban, por favor, veja este artigo antes de continuar sua leitura: O que é o Portfólio Kanban?. Para fazer um roadmap Kanba, primeiro, você precisa ter um quadro Portfólio Kanban. Este quadro geralmente possui MMFs (Mínima Funcionalidade Comercializável) ou Projetos. As MMFs ou Projetos serão divididos em Histórias de Usuários ou simplesmente tarefas.

Com o quadro Kanban configurado, você precisa focar na parte esquerda do quadro – a de Pedidos (aquela com uma linha cinza no topo). A área de Pedidos contém itens que ainda não foram iniciados (opções). Com base no escopo e cronograma do seu projeto, você pode adicionar um número ilimitado de colunas na área de Pedidos, que, neste cenário, representa um cronograma invertido.

Veja esta imagem simples:

Como mostrado acima, a coluna mais à direita na área de Pedidos é a mais próxima do momento atual (Este Mês). Quanto mais para a esquerda você for, mais você avançará no futuro – “Próximos 3 Meses”, “Não Planejado”. Naturalmente, os itens que você coloca nestas colunas devem ser planejados para o período correspondente.

Por exemplo, todos os itens que estão na coluna “Este Mês” devem ser esperados para antes do fim do mês. Todo os itens de trabalho em “Próximos Três Meses” devem ser esperados para os próximos três meses, etc.

Quando se trata de prioridade, quanto mais alta a posição de um item em uma coluna, maior sua prioridade. Se você quer reorganizar suas prioridades, arraste o item para sua nova posição.

Os nomes das colunas podem variar de acordo com sua conveniência, contanto que elas indiquem um cronograma reverso. No exemplo acima, nós usamos meses, mas no seu caso, poderia ser dias, semanas, meses, trimestres ou, até mesmo, anos. As raias horizontais podem ser usadas por diferentes times, produtos, ou o que fizer mais sentido no seu contexto.

Tão simples quanto pareça, esta é a aparência de um Roadmap Portfólio Kanban simples.

Quais são os Benefícios de um Roadmap Portfólio Kanban?

1. Ele é Visual – A natureza visual do roadmap Kanban permite que você obtenha facilmente muitas informações. Por exemplo, se algumas das MMFs estão bloqueadas, devido a um problema em um dos times, você imediatamente verá isto no seu roadmap, em tempo real. O roadmap Kanban é um centro de informações excelente, porque todos podem vê-lo e responder instantaneamente a pergunta “Quanto X será concluído?”, sem precisar de um relatório de status.
2. Fácil Repriorização – Conforme mencionado acima, para alterar a prioridade só é precisa arrastar o cartão para uma nova posição. É assim que você se certifica de que os times trabalharão primeiro nos itens mais importantes.
3. Fácil Alteração de Prazos – O que você deve fazer se o prazo mudar? Bem, em vez de atualizar o plano de três anos, tudo que você precisa fazer é mudar a coluna de alguns dos itens. Claramente, esta atividade exige uma análise cuidadosa sobre a capacidade e taxa de transferência, mas nós temos algo que poderá ajudá-lo com isso: Portfólio Kanban – Como Prever no Nível de Portfólio.
4. Suporta o Fluxo a Nível Global – Provavelmente o mais importante é que seu roadmap Kanban não é uma apresentação estática no powerpoint que ninguém vê. Pelo contrário, é uma entidade viva que constantemente transmite informações e permite o fluxo através da organização. Com esta abordagem para o roadmap, você não precisará dizer quando as tarefas serão concluídas, mas será capaz de monitorar se elas estão progredindo de acordo com o esperado e o que ainda resta ser feito.

Quais são as Desvantagens de um Roadmap Portfólio Kanban?

A única desvantagem real da abordagem do roadmap Kanban é a falta de datas fixas. Tecnicamente falando, você poderia rotular uma coluna com uma certa data e tratá-la como um marco, mas isto viola, de certa maneira, a abordagem baseado no fluxo que foi descrita acima.

Este conceito representa um paradigma diferente e exige mudanças de perspectiva para se acostumar com ele. No entanto, após gerir seu primeiro projeto desta maneira, você provavelmente não olhará para trás.

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Em resumo

Há cinco grandes vantagens da implementação de um Roadmap Kanban usando um Quadro Portfólio Kanban:

• Pensando e trabalhando em Opções - Nós podemos cancelar uma opção a qualquer hora, contanto que não tenha sido iniciada. Note que ainda podemos cancelar uma opção se ela é executada (iniciada), mas isto seria um desperdício de tempo e recursos, então devemos evitar isso.
• Comprometimento é adiado até o último momento possível - Nós podemos executar uma opção quando temos capacidade livre para isso (times, pessoas, recursos, etc.). Até lá, podemos repriorizar tanto quando for necessário, com base em novas informações disponíveis.
• Pensando no Fluxo - Quando nosso roadmap é um roadmap Kanban, nossas opções “fluem” pelo quadro Portfólio Kanban. Isto nos dá a Liberdade de escapar do relatório vermelho/verde/amarelo e adotar as métricas de fluxo do Kanban Lean, tais como Tempo de Ciclo e eficiência de Fluxo.
• Detectando e resolvendo bloqueios - Quando as opções fluem através do quadro Portfólio Kanban, nós podemos reconhecer quando uma certa opção está parada por muito tempo em um certo estado. Isto nos dá o controle da situação e permite que a desbloqueemos antes que seja tarde demais.
• Facilmente ampliável ou alterável - Dada a estrutura de um quadro Kanban, nós sempre podemos adicionar colunas na esquerda e rotulá-las “Próximos 3 meses”, “Próximos 6 meses”, “Próximo Ano”, etc. Isto nos dá uma ótima representação visual do que está por vir, sem precisar de muitas estimativas ou detalhes.