Was ist ein Kanban-Board – Grundlagen

Möchten Sie gern effizienter und produktiver arbeiten? Erfahren Sie, was ein Kanban-Board ist und warum Sie damit Ihren Workflow optimal abbilden und Ihre Leistung steigern können

Einleitung

Effizienzmängel sind ein weit verbreitetes Problem in Projektteams. Meistens liegt die Ursache darin, dass überhaupt nicht klar ist, was das Team tut und was genau die Produktivität verringert.

Die Einführung eines Kanban-Boards kann das Blatt wenden und Ihnen dabei helfen, effizienter zu werden als je zuvor, indem Sie herausfinden, wo genau sich das Team verbessern muss.

Was ist ein Kanban-Board?

Das Kanban-Board ist ein Tool zur Abbildung und Visualisierung Ihres Workflows und eine der Schlüsselkomponenten der Kanban-Methode. Ursprünglich war es ein Whiteboard (oder eine Korkplatte), das in Spalten und Swimlanes aufgeteilt wurde.
Jede Spalte stellt eine Prozessphase dar, Swimlanes die verschiedenen Aufgabenbereiche der Aktivitäten. Wenn eine Aufgabe in Ihren Workflow gelangt, wird sie auf einer Kanban-Karte platziert, die jede Spalte des Boards durchläuft. Deshalb nennt man es auch Kanban-Aufgaben-Board.

ein simples Kanban-Board

Jedes Kanban-Board ist in drei grundlegende Abschnitte unterteilt, die den Status Ihrer Aufgaben anzeigen:

  • Angefordert
  • In Bearbeitung
  • Erledigt

Zur detaillierten Abbildung Ihres Prozesses können Sie so viele Unterabschnitte erstellen, wie Sie zur präzisen Visualierung Ihres Workflows brauchen. Ein Entwicklungsteam kann beispielsweise ein Kanban-Aufgaben-Board mit mehreren Spalten und Swimlanes nutzen.

So benutzen Sie ein Kanban-Board

  1. Visualisieren Sie den Workflow Ihres Teams auf dem Kanban-Board und decken Sie Schwächen auf

    Das Kanban-Board ist ein perfektesTool, um mögliche Probleme in Ihrem Prozess zu visualisieren. Das Prinzip ist einfach. Wenn Sie eine Spalte sehen, in der Aufgaben schneller ankommen als sie erledigt werden, lagert sich dort Arbeit an und das Problem wird für das gesamte Team sichtbar.

    Dies kann durch ein temporäres Problem oder einen Engpass in Ihrem Prozess verursacht werden. Deshalb empfehlen wir Ihnen, Ihren Workflow so präzise wie möglich abzubilden, um ein glasklares Bild des Problems zu erhalten.

    Wenn Sie zum Beispiel ein einfaches Kanban-Board mit nur einem „In Bearbeitung“-Abschnitt haben und viele Karten einfach nur in der Warteschlange sitzen, werden Sie nur schwer herausfinden, warum die Arbeit hängen bleibt.

    Wenn Sie sich jedoch die Zeit genommen haben, Ihren Workflow präzise abzubilden und Ihr Board in zahlreiche Spalten für alle Arbeitsphasen unterteilt ist, sehen Sie mit einem Blick, was verbessert werden muss.

    Sobald Sie eine problematische Spalte/einen Engpass bemerkt haben, ergreifen Sie Maßnahmen, um das Problem zu lösen und ein erneutes Auftreten zu verhindern. Am einfachsten ist es, die laufende Arbeit bereits früher im Workflow zu begrenzen. So haben die Verantwortlichen für diese Phase mehr Zeit und können den Engpass selbst beheben. Eine weitere Möglichkeit besteht in der Verteilung der Teamressourcen, um sie bei der Erfüllung der neuen Anforderungen zu unterstützen.

  2. Ihr Kanban-Board hilft Ihnen, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren

    Mit dem Kanban-Board können Sie Ihr Team vom Multitasking abhalten, indem Sie der Kapazität entsprechend WIP-Limits festlegen. Sie können entweder eine Begrenzung für die Gesamtzahl der Aufgaben ansetzen, die gleichzeitig an Ihrem Board bearbeitet werden können, oder Sie legen spezielle Limits für jede Workflow-Phase fest.

    Wenn Sie die Wertschöpfungsgeschwindigkeit für Ihre Kunden steigern möchten, müssen Sie bloß darauf achten, dass sich jeder Mitarbeiter auf so wenige Aufgaben wie möglich konzentriert.

    So werden sie aufhören, ständig neue Aufgaben anzufangen, und sich auf den Abschluss der bereits begonnenen konzentrieren. Wenn alle wissen, dass alle sehen können, was man tut, ist die Motivation für bessere Leistung außerdem dauerhaft höher.

  3. Ihr Kanban-Board spart Ihnen Zeit, die Sie ansonsten für unnötige Meetings verschwenden würden

    Ein bedeutender Vorteil der Einführung Ihres Teams in Kanban-Boards, ist die Zeitersparnis durch Meetings, Fortschrittsberichte und unnötige Unterbrechungen, die Sie nun abschaffen können.

    Das Board dient als Informationsknoten. Es verteilt das Wissen darüber, wer zu welcher Zeit was tut. Das Kanban-Board wird Sie und alle anderen im Team darüber auf dem Laufenden halten, wie die Kollegen mit ihren Aufgaben vorankommen. So müssen Sie nicht ständig Meetings einberufen, wenn Sie eigentlich nur einen Zwischenstand brauchen.

    Kanban-Boards machen die langen Fortschrittsberichte überflüssig, die mühsam erstellt werden mussten und bei der Präsentation bereits veraltet waren.

  4. Ihr Kanban-Board visualisiert Arbeitsblocker

    Mit dem Kanban-Board können Sie Probleme visualisieren, die Ihr Team bei bestimmten Aufgaben ausbremsen. Auf einem realen Board werden Blocker üblicherweise mit roten Magneten (oder Pins, wenn Sie eine Korkplatte verwenden) angezeigt.

    Digitale Kanban Software bietet erweiterte Möglichkeiten zur Visualisierung von Blockern (z. B. Stoppschilder auf blockierten Karten). Auf diese Weise können Sie eine Aufgabe, an der Ihr Team gerade gehindert wird, als blockiert markieren und eine andere Aufgabe bearbeiten, ohne die WIP-Limits zu überschreiten.

  5. Entscheidene Workflow-Kennzahlen sammeln und verbessern

    Moderne digitale Kanban-Boards können automatisch Informationen über die Zyklusdauer Ihrer Aufgaben und andere wichtige Leistungskennzahlen sammeln. Auf diese Weise können Sie datengestützte Entscheidungen über Änderungen an Ihrem Prozess treffen und viel Zeit sparen, die andernfalls für die manuelle Kennzahlenerfassung verschwendet würde.

    Zusätzlich können Sie viel besser Aufgaben priorisieren, wenn Sie wissen, wie man ein Kanban-Board benutzt. Durch die Visualisierung aller Aufgaben an einem Ort weiß das gesamte Team jederzeit Bescheid.

    Wenn Sie noch nicht überzeugt sind, erfahren Sie im folgenden Video, wie Sie ein einfaches Kanban-Board benutzen.

ZUSAMMENFASSUNG

Das Kanban-Board ist ein Werkzeug zur Abbildung und Visualisierung Ihres Workflows und eine der Schlüsselkomponenten der Kanban-Methode. Kanban-Boards helfen Ihnen:

  • Engpässe und Workflow-Schwachstellen zu visualisieren
  • Sich auf die aktuelle Arbeit zu konzentrieren
  • Ausschließlich den Status-Updates dienende Meetings abzuschaffen

ALS NÄCHSTES

Schritt 1

Was ist Kanban?

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Was ist eine Kanban-Karte?

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