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Les bases du Tableau Kanban expliquées en 5 Étapes Simples

C’est un outil qui permet de visualiser le workflow et un des éléments clef de la méthode Kanban.Il faut préciser que le tableau Kanban a fait un long voyage depuis ses début pour devenir ce qu'il est aujourd'hui.

Le manque d'efficacité est un problème très répandu parmi les différentes équipes du projet. La plupart du temps, cela vient d'un manque de visibilité s'agissant de ce que fait l'équipe et de ce qui tire la productivité vers le bas.Adopter un tableau Kanban peut faire pencher la balance et vous aider à être plus efficace que jamais en vous montrant clairement les points que l'équipe doit s'atteler à améliorer.

Qu’est-ce qu’un Tableau Kanban ?

C’est un outil qui permet de visualiser le workflow et un des éléments clef de la méthode Kanban.Il faut préciser que le tableau Kanban a fait un long voyage depuis ses début pour devenir ce qu'il est aujourd'hui. Au départ, Kanban n'était qu'un système de planification visuel, utilisé dans les systèmes de production de Toyota.Quelques décennies plus tard (2007) l'idée a été approfondie par David Anderson, qui formula la méthode Kanban à proprement parler et qui créa plus ou moins le tableau Kanban tel qu'on le connaît. C'est un collègue à Anderson, nommé Darren Davis qui suggéra de visualiser le workflow sur un tableau blanc.Voilà comment est né le tableau Kanban moderne, l'outil de project-management pour le travail intellectuel le plus utile et le plus agile.

Comment se décompose un tableau Kanban

Kanban board elements

Cartes Kanban - Ce sont les représentations visuelles des tâches. Chacune contient de l'information relative à la tâche concernée, son statut (date limite, assigné, description, etc.)Colonnes Kanban - Chaque colonne du tableau représente une étape différente du workflow. Les cartes passent par le workflow jusqu'à leur complétion.Limites de Travaux En Cours - Elles permettent de restreindre le nombre maximum de tâches dans les différentes phases du workflow. Limiter les TEC vous permettra de traiter les éléments de travail plus vite en aidant votre équipe à se concentrer sur les tâches en cours.Swimlanes Kanban - Ce sont les lignes horizontalesque vous pouvez utilisez pour séparer différents types d'activité, d'équipe, de classe de service, etc.Si vous démarrez avec la méthode, vous pouvez commencer avec une structure de tableau très simple, divisée en trois sections basiques, pour autant d'étapes différentes dans le workflow.

simple Kanban board

Pour avoir un aperçu plus détaillé du processus et visualiser votre workflow avec un maximum de précision, vous pouvez ajouter autant de sous-sections que vous le désirez. Une équipe de développement pourrait par exemple posséder un tableau Kanban découpé en une multitudes de colonnes et tout autant de swimlanes.

developemnt Kanban board

Comment Utiliser un Tableau Kanban ?

  1. Visualisez le Workflow de Votre Equipe sur le Tableau Kanban & Découvrez les Points Faibles

    Le tableau Kanban est l’outil parfait pour visualiser les hypothétiques problèmes rencontrés lors de vos opérations. La logique est simple : si vous voyez une colonne à l’intérieur de laquelle les tâches arrivent plus vite qu’elles n’en repartent, le travail va commencer à s’accumuler et le problème va devenir visible pour toute l’équipe.Cela peut être dû à un souci ponctuel ou à un goulot d’étranglement dans le process global. C’est pour cette raison que nous vous conseillons de cartographier votre workflow de façon aussi précise que possible afin de vous faire l’image la plus claire qui soit de là où réside le(s) nœud(s) du problème.Par exemple, si vous utilisez un tableau Kanban simple possédant une seule section ‘En Cours’ et que de nombreuses cartes attendent d’être traitées, cela risque d’être difficile de déterminer ce qui bloque l’avancée du travail et ce qui devrait ou pourrait être entrepris pour gérer la situation.A contrario, si vous avez pris le temps de cartographier votre workflow avec force détails en utilisant un tableau divisé en multiples colonnes pour chaque étape de travail, un coup d’œil suffira pour comprendre où et comment les améliorations doivent être faites. process with a bottleneckAn example of a process bottleneckLorsque vous avez localisé une colonne problématique/goulot d’étranglement, agissez promptement pour résoudre le problème et éviter qu’il se reproduise. La première des chose à faire est de limiter les travaux en cours en amont dans le workflow, afin de donner plus de temps aux collaborateurs qui travaillent à ce niveau et leur permettre d’éliminer l’embouteillage. Une autre option serait de redistribuer les tâches au sein de l’équipe afin de pouvoir faire face aux nouvelles prérogatives. Kanban a été crée dans l’optique d’offrir une flexibilité maximale, c’est donc vous qui piloterez l’ensemble des décisions importantes.
  2. Utilisez le Tableau Kanban pour Limiter les Travaux En Cours et Concentrer les Efforts

    Le tableau Kanban est un moyen formidable pour éviter à vos équipe le sempiternel Multitasking (Multiplicité des tâches), puisqu’il permet les Limites de TEC en fonction de votre capacité. Vous pouvez soit décider d’une limite globale pour l’ensemble des tâches simultanément En Cours sur votre tableau, ou bien définir une limite individuelle pour chaque étape du workflow.Pour apporter aux clients finaux toute la qualité et toute la valeur ajoutée possible, il faut que chaque collaborateur se concentre sur le plus petit nombre de tâches possible.De cette manière, plutôt que de devoir ‘sauter’ de tâche en tâche, chacun pourra se concentrer sur et terminer celle en cours. Savoir que tout le monde peut voir ‘qui fait quoi’ en temps réel est une motivation incroyable lorsqu’il s’agit de tendre vers l’excellence et la performance durablement.
  3. Utilisez le Tableau de Bord Kanban pour Économiser le Temps Perdu en Réunions Inutiles

    Un des grands bénéfices à retirer de l’implémentation des tableaux Kanban, c’est qu’ils vous feront économiser énormément de temps perdu lors de réunions, de lecture de rapports et autres ruptures dans le déroulement même du travail.Le tableau sert de répertoire pour l’information et il est dédié à tel ou tel projet. Il va permettre de clarifier l’ensemble en montrant qui fait quoi et à quel moment. Le tableau Kanban va vous incorporer vous ainsi que chaque collaborateur dans une sorte de boucle montrant l’avancement des tâches : plus besoin de réunion tous les 2 ou 3 jours pour avoir un suivi précis de la progression.En suivant cette ligne de pensée, le tableau Kanban va vous permettre de remiser au placard le fastidieux classeur ou dossier, dont la mise sur pied a pris une éternité et qui s’avère obsolète avant même d’être présenté aux parties prenantes.
  4. Visualisez les Bloqueurs depuis Votre Tableau Kanban

    Le tableau Kanban va vous permettre de visualiser les problèmes qui empêchent votre équipe de mener à son terme telle ou telle tâche. Sur un tableau physique classique, les bloqueurs sont généralement représentés par des aimants rouges (ou des punaises sur un tableau de liège). blocked cardBlocked card on a Kanban boardLe logiciel Kanban propose des façons plus subtiles de visualiser les bloqueurs (panneau STOP sur les cartes bloquées par exemple) : de cette manière, lorsqu’un bloqueur vient empêcher votre équipe d’avancer sur telle ou telle tâche, chacun pourra poser un marqueur ‘Bloqué’ avant de passer à une autre tâche sans remettre en cause quelques limite TEC que ce soit.
  5. Rassemblez les Mesures Clefs du Workflow et Améliorez-les

    De nos jours, les tableaux Kanban digitaux sont capables de rassembler automatiquement les informations des temps de cycle de vos tâches, des délais, et d’autres indicateurs de performance clefs. Cela vous aidera grandement pour prendre des décisions basées sur des données et décider de changer telle ou telle chose dans l’opération ; vous gagnerez énormément de temps notamment celui qui aurait été dévolu à collecter les données à la main.En outre, savoir utiliser un tableau Kanban va vous aider à bien mieux prioriser les tâches . Le fait de tout visualiser dans un seul écran va permettre à l’équipe entière d’être posée sur les mêmes rails et donc de suivre la même trajectoire, à chaque instant.Vous trouverez ci-après une vidéo qui survolera l’ensemble et vous montrera comment utiliser un tableau Kanban basique.

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