Uma grande parte da sua rotina de trabalho diária está relacionada com a solução de problemas. Sejam eles grandes ou pequenos, os problemas são uma parte inevitável do seu trabalho. No entanto, se você decidir agir imediatamente e remover um problema com rapidez, ele pode se tornar recorrente.
Em vez de enfrentar os sintomas, você precisa ir a fundo e descobrir a causa raiz. Ao fazer isso, você será capaz de proteger o processo de trabalho de problemas recorrentes.
A ferramenta de solução de problemas A3 é um ótimo exemplo de como os problemas devem ser tratados para eliminá-los com eficiência. Com base em passos e ideias simples, o modelo oferece a direção para lidar com a resolução de problemas através de uma estrutura simples, boa colaboração e comunicação ativa.
Origem da Ferramenta de Solução de Problemas A3
O relatório A3 é uma das várias ferramentas da gestão Lean, desenvolvida com parte do Sistema Toyota de Produção (TPS).
Não há um único inventor para os relatórios A3. Na verdade, Isao Kato (antigo gerente da Toyota) o descreve como um híbrido entre o ciclo PDCA e a filosofia da Toyota de tornar as coisas visíveis.
Há também uma lenda de que Taiichi Ohno recusava ler mais do que a primeira página de qualquer relatório escrito. É por isso que o A3 é um relatório de uma única página.
O nome A3 vez do tamanho do papel europeu A3, que corresponde a 11 por 17 polegadas ou 29,7cm por 42 cm.
O pensamento A3 teve um grande papel no sucesso comercial da Toyota. Consequentemente, ele se tornou uma ferramenta conhecida que é usada em várias indústrias.
Vamos explorar a ferramenta de solução de problemas A3 em detalhes.
Fundações do modelo A3
Na verdade, o A3 é um relatório único que não o ajudará a resolver problemas como mágica. É muito mais importante que todas as partes envolvidas se dediquem ao processo e mantenham uma comunicação ativa.
Antes de começar um relatório A3, você precisa estar familiarizado com os 3 principais papeis no processo:
- Proprietário
- Respondente
- Mentor/coach
O proprietário é responsável por gerenciar o processo e manter o documento. Por outro lado, o proprietário precisa ser aconselhado e supervisionado por um mentor, que possui experiência com a solução de problemas.
O papel do mentor é dar direções e provocar o proprietário do problema para encontrar a solução, mas sem dar respostas ou proposições.
Por último, mas não menos importante, há os respondentes ou partes interessadas. Aqueles que estão diretamente interessados no resultado final do projeto A3.
Aqui está o desafio. Geralmente, há uma ampla variedade de partes interessadas envolvidas. O proprietário do problema precisa ter acesso a todas elas, caso necessário.
No entanto, nós sabemos que nas organizações com uma hierarquia estrita, é difícil contatar a alta gerência.
É por isso que toda a organização deve estar familiarizada com o conceito do pensamento lean e estar preparada para ajudar a qualquer momento. Algumas vezes, isso é desafiador, mas pode mostrar a flexibilidade real de uma organização.
No final das contas, a comunicação ativa entre todas as partes envolvidas é crucial para o sucesso de qualquer projeto A3.
O Relatório A3
O relatório A3 é um documento de uma página, que reflete os resultados de todo o processo. Geralmente, ele contém sete passos, mas pode também conter outras variações. Frequentemente, você pode ver um relatório com os seguintes passos:
- Contexto/Clarificação do problema
- Situação atual
- Definição de objetivos
- Análise da causa raiz
- Contramedidas
- Implementação
- Confirmação do efeito/Acompanhamento
O Processo A3
O A3 é um processo do pensamento lean onde o proprietário do problema passa por diferentes passos do modelo até que apareça uma solução adequada para ser implementada. O proprietário precisa comunicar ativamente com seus colegas e com o mentor do projeto.
Vamos ver os diferentes passos do processo.
Contexto
O primeiro passo é clarificar o problema e descrevê-lo brevemente. Este é o ponto de partida onde o dono pode adicionar contexto e apoiar os próximos passos.
Situação atual
Antes de um problema ser resolvido adequadamente, o dono do problema precisa descrever a situação atual na área onde o problema aparece.
Neste estágio, você pode mapear os diferentes processos que existem ao redor da área problemática. Isso permitirá que você tenha uma visão clara e identifique a causa raiz.
Definição de objetivos
Depois que a situação atual é clarificada, você precisa definir os objetivos. Lembre-se de que, neste estágio, você precisa levar em consideração o fato de que você não possui a imagem completa.
Então, após passar pelos passos restantes, até a “confirmação do efeito”, você pode voltar a este passo e adicionar mais detalhes aos objetivos iniciais.
Análise da causa raiz
Se você tente enfrentar o problema imediatamente, você somente tratará os sintomas. No entanto, esta só é a superfície e a causa raiz permanecerá intocada. Desta maneira, um problema pode aparecer regularmente em proporções maiores.
Portanto, após ter um bom entendimento de como os processos funcionam e qual é o objetivo inicial, você precisa descobrir a causa raiz do problema. Para isso, você pode usar diferentes técnicas como os 5 porquês.
Contramedidas
Após se familiarizar com a causa raiz, você pode começar a oferecer soluções. A partir daí, você pode voltar ao objetivo inicial e adicionar mais detalhes. Em todo caso, as contramedidas devem levar a um entendimento claro de como o objetivo inicial será alcançado.
Plano de Implementação
Depois de definir as contramedidas, você deve apresentar um plano de implementação que incluirá uma lista de ações que serão aplicadas para a execução das contramedidas. Também é importante designar indivíduos para cada tarefa e um prazo.
Confirmação de efeito & Acompanhamento
O último passo é crucial para o estabelecimento de uma cultura de melhoria contínua. É muito importante medir os resultados reais e confirmar o efeito das suas contramedidas.
Caso haja resultados positivos ou negativos, você precisa agir.
Se o resultado real diferir do previsto, você deve modificar o plano, implementá-lo novamente e acompanhar os resultados.
Se houver um resultado positivo, você deve comunicar as melhorias para o resto da organização e, por fim, defini-las como um padrão.
Os benefícios da solução de problemas A3
O modelo A3 é consistente e encoraja a mentoria e colaboração geral.
Além disso, ele promove o compartilhamento de informações na organização e encoraja o aprendizado e melhoria contínua em todos os níveis.
Além disso, o modelo encoraja o comprometimento aos objetivos comuns e reforma os níveis de responsabilidade.
Por último, mas não menos importante, você pode usar o relatório A3 não só para a solução de problemas, mas também para propor melhoria, fazer relatório, coaching, entre outros.
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In Summary
O A3 é uma ferramenta útil para a solução de problemas que possui algumas vantagens significativas:
- É simples e promove a mentoria e colaboração.
- Lida com a causa raiz e não só com os sintomas.
- Encoraja o compartilhamento de informações na organização.
