O que é o Ciclo Plan-Do-Check-Act?

Explicado brevemente, o ciclo Plan-Do-Check-Act é um modelo para desenvolver mudanças. É uma parte essencial da filosofia de produção Lean e um pré-requisito importante para a melhoria contínua de pessoas e processos.

Proposto por Walter Shewhart e depois desenvolvido por William Deming, o ciclo PDCA se tornou um modelo famoso para melhoria constantes na produção, gerência e outros áreas.

O PDCA é um método simples de quatro estágios que permite que times evitem erros recorrentes e melhorem seus processos.

Vamos nos aprofundar no tópico e aprender mais sobre o PDCA.

De Onde Vem o Ciclo Plan-Do-Check-Act Cycle?

O estatístico e físico americano Walter Shewhart é considerado o pai do PDCA. Ele era apaixonado pela análise estatística e a melhoria de qualidade e construiu a fundação do PDCA, gravada em inúmeras publicações.

Anos depois, inspirado pelas ideias de Shewhart, William Deming desenvolveu o modelo em um ciclo de melhoria e aprendizado, que se tornou popular como PDCA. É por isso que o modelo também é conhecido como ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming.

O que é PDCA?

O ciclo PDCA é uma abordagem iterativa para a melhoria contínua de produtos, pessoas e serviços. Ele se tornou uma parte integral do que é conhecido como gestão Lean. O modelo inclui testes de soluções, análise de resultados e melhoria de processos.

Por exemplo, imagine que você possui várias reclamações de consumidores sobre a velocidade de resposta do seu time de suporte. Então, você provavelmente precisará melhorar a maneira como seu time trabalha para manter seus consumidores satisfeitos. É aqui que o PDCA entra em ação.

Vamos explorar os quatros estágios do PDCA em detalhes.

PLAN (PLANEJAR)

No primeiro estágio, você planejará literalmente o que precisa ser feito. Dependendo do tamanho do projeto, o planejamento pode precisar de um grande esforço do seu time. Ele consistirá, geralmente, de passos menores, para que você possa construir um plano adequado com poucas possibilidades de falha.

Antes de passar para o próximo estágio, você precisa se certificar de que alguns pontos básicos foram respondidos:

• Qual é o problema central que precisamos resolver?
• Quais recursos precisamos?
• Quais recursos possuímos?
• Qual é a melhor solução para consertar o problema com os recursos disponíveis?
• Em quais condições o plano será executado com sucesso? Quais são os objetivos?

Lembre-se de que você e seu time precisam revisar o plano algumas vezes antes de proceder. Neste caso, é adequado usar uma técnica para criar e manter feedback loops abertos como o Hoshin Kanri Catchball. Ele será capaz de coletar informações suficientes antes que você decida proceder.

DO (FAZER)

Depois de concordar com um plano, está na hora de agir. Neste estágio, você aplicará tudo que foi considerado durante o estágio anterior.

Lembre-se de que problemas imprevisíveis podem ocorrer nesta fase. É por isso que em uma situação perfeita, você deve primeiro tentar incorporar seu plano em pequena escala, em um ambiente controlado.

A padronização é algo que definitivamente ajudará seu time a aplicar o plano tranquilamente. Certifique-se de que todos conheçam seus papéis e responsabilidades.

CHECK (VERIFICAR)

Este é, provavelmente, o estágio mais importante do ciclo PDCA. Se você quiser clarificar seu plano, evitar erros recorrentes e aplicar a melhoria contínua com sucesso, você precisa prestar atenção à fase de CHECK.

Aqui, você precisa auditar a execução do seu plano e ver se seu planejamento inicial funcionou. Além disso, seu time será capaz de identificar partes problemáticas do processo atual e eliminá-las no futuro. Se algo deu errado durante o processo, você precisa analisá-lo e descobrir a causa raiz do problema.

ACT (AGIR)

Finalmente, você chega ao último estágio. Anteriormente, você desenvolveu, aplicou e verificou seu plano. Agora, você precisa agir.

Se tudo parece ser perfeito e seu time conseguiu atingir os objetivos originais, então você pode prosseguir e aplicar seu plano inicial.

Pode ser adequado adotar o plano por completo se os objetivos são alcançados. Respectivamente, seu modelo PDCA se tornará uma nova linha de base padrão. No entanto, toda vez que você repetir um plano padronizado, lembre de pedir para seu time revisar todos os passos novamente e tentar melhorá-los.

O ciclo Plan-Do-Check-Act é um modelo simples, mas poderoso para consertar problemas em qualquer nível da sua organização. Ele pode fazer parte de um processo de planejamento maior como o Hoshin Kanri.

A abordagem repetitivo ajuda seu time a encontrar e testar soluções e melhorá-las através de um ciclo que reduz desperdício.

O ciclo PDCA inclui um compromisso obrigatório com a melhoria contínua e pode ter um impacto positivo na produtividade e eficiência.

Por último, mas não menos importante, tenha em mente que o modelo PDCA exige uma certa quantia de tempo e pode não ser adequada para a solução de problemas urgentes.

In Summary

O plano Plan-Do-Check-Act é uma ferramenta útil que pode ajudar seu time a resolver problemas de uma maneira muito mais eficiente. O PDCA possui algumas vantagens significativas:

• Ele estimula a melhoria contínua de pessoas e processos.
• Permite que seu time teste possíveis soluções em pequena escala e em um ambiente controlado.
• Previne a recorrência de erros no processo de trabalho.