O Que é um Gargalo e Como Lidar com Isso?

Quando foi a última vez que seu time entregou um produto a tempo? Sem nenhum atraso ou qualquer hora extra feita por certos membros.

Os gargalos do processo estão entre as razões pelas quais os projetos são atrasados, orçamentos são estourados com os custos adicionais de atrasos e todo o processo se torna imprevisível.

Em vez de lutar contra os sintomas, tudo que um gerente precisa é uma análise simples do gargalo e definir as medidas de prevenção para salvar o dia.

Neste artigo, você aprenderá a usar o Kanban e o Lean para identificar e analisar os gargalos do processo para estabelecer um fluxo previsível e permanecer no controle.

O que é um Gargalo?

Na sua definição mais simples, um gargalo de processo é uma etapa do trabalho que recebe mais pedidos do que consegue processar, na sua capacidade máxima da taxa de transferência. Isso causa uma interrupção no fluxo do trabalho e atrasos nos processos de produção.

Em outras palavras, mesmo se o estágio do trabalho operar na sua capacidade máxima, ele ainda não conseguirá processos todos os itens de trabalho rápido o suficiente para empurrá-los para a próxima etapa, sem causar atraso.

O gargalo do fluxo de trabalho pode ser um computador, uma pessoa, um departamento, ou toda a etapa de trabalho. Exemplos típicos de gargalos no trabalho de conhecimento são os testes de software e os processos de revisão de qualidade.

Infelizmente, um gargalo é frequentemente reconhecimento só depois de causar um bloqueio no fluxo de trabalho.

Na Gestão Lean e no Kanban, existem ferramentas de análise simples, mas efetivas, que podem ajudá-lo a prevenir a obstrução de trabalho e localizar um gargalo existente.

Como Detectar um Gargalo do Fluxo de Trabalho?

Se você perceber que seu fluxo de trabalho é imprevisível e opera esporadicamente, em vez de um fluxo suave, você possui um gargalo em algum lugar.

O real problema está na sua localização e definição de uma medida adequada. Na Gestão Lean, para detectar um gargalo, você pode usar várias ferramentas de análises de gargalos Kanban.

Aqui estão 3 passos para identificar um gargalo:

1. Visualização. Acompanhar seu trabalho no formato de cartões de tarefas em um quadro Kanban faz com que seja fácil ver onde seu trabalho está empilhando, o que é um forte sinal de problemas, provavelmente um gargalo.
2. Mapeamento de Filas e Atividades. Quando separamos filas e atividades e as mapeamos no quadro Kanban, nós podemos ver quanto tempo nosso trabalho espera em uma fila antes de uma atividade. Se essa fila cresce significativamente mais rápido do que a etapa da atividade processa o trabalho, você encontrou um gargalo.
3. Cálculo do Tempo de Ciclo por Estágio. O cálculo do tempo de ciclo em cada etapa permite que você construa um diagrama de heat map do tempo de ciclo. Ao olha para esse diagrama, os estágios onde os cartões passam mais tempo serão revelados. Se essas etapas do fluxo de trabalho também são fila, provavelmente estes são os seus gargalos.

O que fazer a seguir? Como lidar com um gargalo?

Às vezes, você pode facilmente resolver o gargalo ao alocar mais recursos ou pessoas para aquele estágio ou processo. Isto poderia significar a contratação de mais testadores de QA para um fluxo de produção mais ágil.

No entanto, e se esse gargalo exigir um recurso particularmente escasso ou uma especialidade que é difícil de ser encontrada? Em alguns casos, o custo da solução do gargalo pode ser muito alto.

Deixar de cuidar de um gargalo sempre custará mais do que resolvê-lo.

O que você deve fazer a seguir?

Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para conter o gargalo:

• Nunca o deixa parado. Por causa do efeito dominó que ele possui no restante do fluxo, o processo com gargalo deve sempre estar em sua capacidade máxima.
• Reduza a tensão no gargalo. Certifique-se de que o trabalho chegue na sua melhor forma possível. Se o seu processo de revisão é um gargalo, certifique-se de que a qualidade é construída desde o começo. O trabalho a ser revisado deve estar perfeito, cada erro que o revisor encontrar custará mais tempo e dinheiro.
• Gerencie os limites de WIP. Se os limites do trabalho em progresso são um tanto quanto liberais no gargalo e há muita troca de contexto, considere a diminuição do limite de WIP. Se não há um limite de WIP, considere a alocação de um.
• Processe o trabalho em grupos. Algumas das operações levaria menos tempo se você organizar itens de trabalho semelhantes em grupos. No entanto, tenha cuidado, quanto maior o grupo, maior é o risco. A regra geral é quanto menor o grupo, melhor, mas no mundo real, nós, às vezes, temos que fazer comprometimentos.
• Adicione mais pessoas e recursos. Se for possível, aumenta a capacidade do gargalo para acelerar o processo. No entanto, mantenha seus olhos abertos, assim que os recursos são redistribuídos no sistema, outro gargalo deverá aparecer em algum outro lugar do sistema.

Análise Contínua de Gargalos com o Kanban

A chave para um fluxo produtivo e saudável é a interrupção mínimo do processo, o trabalho deve fluir livremente com a força do sistema de puxar.

Seguindo o conceito de melhoria contínua da Gestão Lean, a análise de gargalos deve ser um processo contínuo.

Afinal, nos marcados modernos em constante mudança, toda vez que o equilíbrio relativo no sistema de produção é perturbado, você precisará revisar o fluxo de trabalho para ver se há novas obstruções e o que precisa ser feito para reduzir seus efeitos.

Tenha seu trabalho sob controle com as ferramentas de análise de gargalos Lean e os fluxos de trabalho do Kanban para atingir um nível de previsibilidade do fluxo sem precedentes.

In Summary

Se o seu time está constantemente estressado, os prazos são sempre perdidos e o trabalho nunca flui, você pode precisar fazer uma análise de gargalos. Felizmente, a gestão Lean em conjunto com as ferramentas Kanban permitem que você encontre e resolva os gargalos rapidamente.

• Mapeie seu processo e fluxo de trabalho visualmente para encontrar obstruções.
• Calcule as métricas de fluxo no nível do sistema para uma melhor visão geral.
• Ajuste a distribuição de recursos para resolver gargalos simples.
• Mantenha o fluxo de trabalho estável e previsível ao fazer a análise contínua de gargalos.