Portfolio Kanban – Implémenter une Feuille de Route Kanban

Les feuilles de route pour les projets et/ou les produits comptent parmi les instruments les plus importants à fournir aux parties prenantes du projet de la part de managers de projet ou de produit, ceci afin de les tenir informés. Il faut reconnaître cependant que la plupart des professionnels établissent des feuilles de route avec une mauvaise méthode. 

Au moment où quelqu’un croit pouvoir prédire le future et fournit son estimation détaillée, on peut considérer que des dégâts sont commis au niveau de l’élément de travail concerné. Si l’on croit pouvoir dire à quelle date commence et à quelle date va finir tel ou tel projet, on se fourre le doigt dans l’œil et/ou dans ceux de nos interlocuteurs. 

Si toutefois vous devez vraiment anticiper et prévoir le futur, le concept de Portfolio Kanban est tout désigné pour vous aider à délivrer une feuille de route Kanban flexible, optimisée, qui sera d’un grand recours. 

Les Problèmes des Implémentations de Feuilles de Route Traditionnelles 

Le vrai problème avec les feuilles de route traditionnelles c’est qu’elles sont déterministes, communiquent souvent des dates et des cadres fixes, alors qu’elles devraient être probabilistes, informer qu’il y a X % de chance de terminer une certaine quantité de tâches pour une date donnée. 

Avez-vous déjà vu une feuille de route de produit avec des milestones posées à une date donnée ? Combien de fois avez-vous pu constater qu’il y avait une probabilité en relation avec cette fameuse date ? Presque jamais. C’est un vrai défi pour beaucoup de compagnies parce que les managers de projet ou de produit travaillent avec des dates fixes. 

Au demeurant, lorsque vous parlez du futur et que vous avez une certaine connaissance du monde du travail, personne ne sait réellement combien de temps les choses vont prendre. Vous ne devez donc pas communiquer de dates ni de milestones, à moins que vous ne soyez absolument certain de pouvoir les tenir. 

Si l’on vous impose de donner des dates fixes, ne serait-ce que pour remporter l’appel d’offre pour le projet, alors faites ce que vous avez à faire pour le remporter. Cela entraînera nécessairement que vous vous engagiez à fournir une certaine quantité de travail sur une certaine période de temps. 

Que ce soit bien ou mal, le monde est ainsi de nos jours. Ne perdez pas de vue que ce n’est pas parce que vous vous êtes engagé à une date fixe que vous devez exécuter le projet au sprint et en Waterfall (cascade). Vous pouvez encore définir une feuille de route flexible qui entre dans les limites préfixées. 

Comment Sortir de cette Impasse? Le Portfolio et la Feuille de Route Kanban. 

Avant de creuser dans les entrailles de l’application Portfolio Kanban pour les implémentation de Feuilles de Route Kanban, voyons déjà le Upstream Kanban, autrement appelé Client Kanban (Customer Kanban). 

Upstream Kanban / Client Kanban 

Comme l’explique Patrick Steyart dans l’article « Customer Kanban – from customer push to customer pull » (Client Kanban – du client push au client pull), le Upstream Kanban (ou Client Kanban) c’est : 

« Upstream Kanban visualise la demande en termes d’options explorées pour définir et choisir les éléments de travail qui seront distribués/attribués. » 

Si l’on met tout le reste de côté, penser en termes d’options est crucial pour mieux comprendre comment fonctionne la Feuille de Route Kanban. Tous les projets qui n’ont pas été commencés peuvent être visualisés (via les options) en tant que cartes Kanban dans la zone ‘Demandé(e)’ de votre tableau Kanban. Même si un projet donné est distribué/attribué, à moins que le travail n’ait déjà commencé, il y a toujours la possibilité de le réaliser ou pas. 

Considérer le travail non commencé comme des options, c’est en fait repousser l’engagement au dernier moment possible. C’est l’un des principes de Lean Software Development discuté par Tom et Mary Poppendieck dans leurs livres à succès. Ce principe est non seulement valable pour le développement logiciel (software development) mais il s’applique aussi pour tout autre travail. 

Si vous reportez l’engagement, cela vous donne l’option de mettre un frein sur certaines parties du travail, pour peu que les circonstances l’exigent. Si vous opérez sur la base d’un master plan à suivre, alors vous perdez cette flexibilité. Même si vous n’en avez pas besoin, elle peut être très utile car vous apprendrez des tas de choses à mesure que le projet avancera. Ces connaissances peuvent être utilisées afin de reporter certaines tâches et d’en compléter certaines autres en priorité. C’est ainsi que votre propension à réorganiser vos plans de manière rapide et discrète peut amener de très grands bénéfices économiques. 

Portfolio Kanban et Feuille de Route Kanban 

Si vous n’êtes pas familier avec les termes Portfolio Kanban, veuillez parcourir l’article suivant avant d’aller plus loin : Qu’est-ce qu’un Portfolio Kanban ? Afin d’établir une feuille de route Kanban, en premier lieu il vous faut posséder un tableau Portfolio Kanban. Ce tableau contiendra généralement les MMFs ou les Projets. Les MMFs ou les Projets seront fragmentés en ‘Stories’ d’utilisateur ou plus simplement dit, en tâches. 

Une fois le tableau Kanban en place, vous devrez vous focaliser plus spécifiquement sur le côté gauche de votre tableau – la zone ‘Demandé(e)’ (celle avec une ligne grise en haut). Cette section contient les éléments pas encore commencés (les options donc). En fonction de l’ampleur et du timing du projet, vous pouvez ajouter un nombre illimité de colonnes dans la zone ‘Demandé(e)’, qui, dans ce scénario, représente un calendrier inversé. 

Jetez un coup d’œil à cette image qui sert d’exemple : 

Comme vous le voyez ci-dessus, la colonne la plus à droite de la zone ‘Demandé(e)’ est celle la plus proche de l’instant présent (Ce mois). Plus vous allez sur la gauche, plus plus allez vers le futur - ‘3 prochains mois’ ‘Non planifié(s)’. Bien entendu, les éléments que vous placez dans ces colonnes doivent être planifiés sur la période correspondante. 

Par exemple, tous les éléments présents dans la colonne ‘Ce mois’ sont sensés être complétés avant la fin du mois en cours. Tous les éléments placés dans ‘3 prochains mois’ seront sensément traités dans les 3 mois qui viennent, etc. 

S’agissant de la priorité, plus un élément de travail se situe haut dans la colonne, plus sa priorité est haute. Si vous souhaitez re-prioriser, il suffit de ‘Glisser-Déposer’ l’élément vers sa nouvelle position. 

Les noms des colonnes peuvent varier à votre convenance, l’essentiel est qu’ils indiquent un calendrier inversé. Dans l’exemple du dessus, nous avons utilisé les mois, mais dans votre cas, ce pourrait être des jours, des semaines, des quinzaines ou même des années. Les lignes horizontales peuvent être utilisées pour plusieurs équipes, produits ou quoi que ce soit qui colle à votre contexte. 

Aussi simple que cela  puisse paraître, voilà à quoi une simple Feuille de Route de Portfolio Kanban ressemble. 

Quels Sont les Avantages de la Feuille de Route Portfolio Kanban ? 

1. Elle est Visuelle – La nature très visuelle de la feuille de route Kanban vous permettra de facilement obtenir tout un tas d’informations. Par exemple, si quelques MMFs sont bloquées à cause d’un souci dans une ou plusieurs équipes, cela se verra immédiatement sur la feuille de route, en temps réel. C’est aussi une excellente source d’informations car tout le monde peut la voir et répondre instantanément à la question « Quand est-ce que X sera Terminé(e) ? » sans avoir à faire appel à un rapport de statut. 

2. Facile pour re-Prioriser – Comme nous l’avons dit plus haut, changer la priorité est simple comme bonjour puisqu’il suffit de ‘Glisser-Déposer’ la carte vers sa nouvelle position. Voilà comment vous allez vous assurer que vos équipes ne travailleront que sur les éléments les plus importants en premier. 

3. Facile pour Changer les Échéances – Que faire en cas de changement dans les dates prévues ? Et bien, au lieu de mettre à jour un plan de 3 ans, il vous suffira de seulement déplacer quelques éléments d’une colonne vers une autre. Bien entendu, cela requiert une analyse minutieuse s’agissant de la capacité et de la cadence, mais si vous avez besoin d’aide, vous pouvez aller parcourir l’article suivant : Portfolio Kanban – Comment Prévoir au Niveau Portfolio. 

4. Soutenir le Flow au Niveau Global – Le point le plus important c’est que votre feuille de route Kanban n’est pas une présentation Powerpoint statique à laquelle personne ne va prêter attention. Bien au contraire – c’est une entité vivante qui diffuse constamment des informations et facilite le flow dans toute l’organisation. En ayant cette approche via une feuille de route, vous ne vous contenterez pas de pouvoir dire quand le travail sera accompli, vous pouvez également surveiller activement le bon déroulement des opérations ainsi que ce qu’il reste à faire. 

Quels Sont les Désavantages de la Feuille de Route Portfolio Kanban ? 

Le seul vrai désavantage à l’élaboration d’une feuille de route Kanban c’est que l’on manque de dates fixes. D’un point de vue technique, vous pourriez étiqueter une colonne à une certaine date et la considérer comme une milestone, mais cela revient plus ou moins à violer l’approche basée sur le flow décrite plus haut. 

Ce concept représente un paradigme différent et demande un changement de perspectives pour être appliqué puis s’y habituer. Néanmoins, après avoir managé votre premier projet de cette manière, il y a peu de chances pour que vous regrettiez les méthodes que vous utilisiez auparavant.

In Summary

L’implémentation d’une feuille de route Kanban en utilisant un tableau Portfolion Kanban apporte 5 avantages majeurs : 

• Penser et travailler via des Options – Une option peut être annulée à n’importe quel moment, tant qu’elle n’a pas été levée et débutée. Notez qu’il est aussi possible d’annuler une option si exécutée (commencée), mais cela représente une perte de temps et de ressources, alors nous vous déconseillons de le faire trop souvent.
• L’engagement est repoussé au dernier moment possible – une option peut être exécutée quand on a une certaine capacité inemployée (équipes, collaborateurs, ressources, etc.). D’ici là, il nous est toujours possible de re-prioriser aussi souvent que nécessaire, en fonction des nouvelles informations disponibles.
• Penser en Flow – Lorsque notre feuille de route est Kanban, nos options « flow » (s’écoulent) au travers du tableau Portfolio Kanban. Cela donne notamment la liberté de se départir du code couleur rouge/vert/jaune des rapports pour embrasser les mesures de flow Lean Kanban comme le Temps de Cycle et l’efficacité du Flow.
• Détecter et résoudre les blocages – Quand les ‘Options’ « flow » (s’écoulent) au travers du tableau Portfolio Kanban, il est possible de repérer quand une ‘Option’ reste bloquée trop longtemps dans un état donné. Cela permet d’avoir un contrôle sur la situation et de la débloquer avant qu’il ne soit trop tard.
• Agrandir et changer facilement – Étant donné la structure d’un tableau Kanban, il est toujours possible d’ajouter des colonnes à gauche et de les étiqueter ‘3 prochains mois’, ‘6 prochains mois’, ‘Année prochaine’, etc. Cela donne une fantastique représentation visuelle de ce qui va advenir à plus long terme, sans avoir à creuser dans le détail et les estimations.