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Qu’est-ce que Kanban?

Kanban est une méthode de gestion du workflow créée afin de vous aider à visualiser votre travail, pour optimiser votre efficacité et pour vous rendre plus agile. En japonais, Kanban signifie panneau ou signe. Employé à l'rigine dans l'industrie, Kanban a ensuite été adopté par les équipes de développement logiciel. Récemment, la méthode a également conquis de nombreux secteurs de diverses activités. Alors que de plus en plus de monde entend parler de Kanban, on interprète souvent mal ce que cela signifie. Alors Kanban, c'est quoi ? Voici les choses essentielles qu'il vous faut savoir sur Kanban, de sa création à aujourd'hui.

Qu’est-ce que Kanban ? Courte introduction.

Définition de Kanban. A l’origine le concept est né pour servir de système de planification afin d’optimiser la production dans les ateliers de Toyota Production System (TPS). A la fin des années 40, Toyota établit l’idée de production “juste à temps” et l’applique à ses chaînes de production. L’approche tient du système ‘pull’, ce qui signifie que la production est fonction de la demande client, à l’inverse du traditionnel ‘push’ qui consiste à produire en masse pour ensuite écouler ‘en force’ sur le marché. Ce système de production unique a posé les fondations de la Production Optimisée aussi appelée Lean. Sa finalité première est de minimiser les déchets et le gaspillage (temps, ressources, énergie) sans pour autant sacrifier la productivité. Le but fondamental est de créer plus de valeur pour le client sans générer davantage de coûts.

Toyota Production SystemSource : TOYOTA Global Website

La Méthode Kanban

A l'entame du 21ème siècle, des acteurs majeurs du monde de l'industrie logicielle ont réalisé à quel point Kanban pouvait être utilisé positivement afin de changer les méthodes de production (produits et services). En se concentrant davantage sur l'efficacité et en exploitant au mieux les technologies informatiques, Kanban a délaissé son territoire initial pour conquérir l'industrie automatisée et être appliqué à d'autres secteurs d'activité complexes tels que l'IT software development, le marketing, etc. En effet, ce que nous appelons aujourd'hui la Méthode Kanban ainsi que tout son arsenal de pratiques et d'outils, a émergé au début de l'année 2007. Le plus simple Tableau Kanban présente trois colonnes - ‘Demandé(e)’, ‘En Cours’, ‘Terminé(e)’. Lorsqu’il est construit, géré et qu’il fonctionne correctement, le tableau Kanban permet d’avoir les informations en temps-réel, de localiser les goulots d'étranglement à 'intérieur du système et tout ce qui pourrait entraver la fluidité des opérations. Comment fonctionne la méthodologie Kanban ? Voyons cela de plus près...

Les 4 Principes Fondamentaux de Kanban

David J. Anderson (qui est un pionnier en matière de Lean/Kanban s’agissant du travail intellectuel notamment) est le premier à avoir formulé la méthode Kanban comme un moyen d’intégrer graduellement et de faire évoluer les procédés et les systèmes grâce à l’organisation et à la connaissance du travail. L’accent est mis sur la réalisation et les lois fondatrices peuvent être réduits à quatre principes de base et six pratiques.

Principe 1 : Commencez par ce que vous êtes en train de faire

La flexibilité offerte par Kanban lui permet d’être appliqué sur des workflows, des systèmes et des procédés existants sans pour autant perturber tout ce qui fonctionne déjà parfaitement ; vous pourrez ainsi très facilement mettre en évidence les soucis méritant d’être soulevés et aider à les résoudre, puis planifier la manière pour que les changements soient le moins dérangeants possible. La polyvalence de Kanban permet son implémentation progressive et sans douleur pour tout type d’organisation, sans que vous n’ayez à vous angoisser, à subir un choc culturel ou technologique etc. Voilà pourquoi Kanban est si facile à introduire dans toute organisation, puisqu’il ne nécessite aucune révolution de palais lors de sa mise en place.

Principe 2 : Ok pour continuer l’implémentation et les changements

La méthode Kanban a été pensée en vue de réduire au minimum toute résistance et ainsi encourager son intégration graduelle et les changements induits au procédé en cours. D’une manière générale, les changements radicaux sont déconseillés parce qu’ils se heurtent à une forme de résistance due aux craintes ou aux incertitudes.

Principes 3 : Respect des procédés, des rôles et des responsabilités en cours

Kanban reconnaît que cela vaut la peine de préserver les procédés, les rôles, les responsabilités et les statuts existants. La méthode Kanban n’interdit pas de changer les choses, mais ne soutient pas non plus l’idée que le changement est une ‘Panacée Universelle’. Elle encourage plutôt l’implémentation pas à pas, raisonnée, en évitant de faire naître une angoisse trop forte qui serait liée aux changements eux-mêmes.

Principe 4 : Encourager les actes de leadership à tous les niveaux

Voici le principe Kanban le plus moderne. Il rappelle que les meilleures décisions stratégiques sont souvent des initiatives prises au quotidien par des personnes au front, sur le terrain, au sein de leurs équipes. Il est crucial que tout un chacun cultive une mentalité de perpétuelle amélioration (Kaizen) afin d’atteindre des performances optimales au niveau de l’équipe/du département/de la compagnie. Cela ne se joue pas au niveau de la direction.

Les 6 Pratiques de Kanban

Bien qu’intégrer et adopter la philosophie Kanban pour entreprendre une transition efficace soit le pas le plus important à franchir, chaque organisation devra également se conformer rigoureusement à certains prérequis pratiques. Ces derniers sont au nombre de 6, comme l’a identifié David Anderson, et sont nécessaires pour envisager une implémentation réussie.

1. Visualiser le Workflow

Basic Kanban board

La première des choses cruciales qu’il va vous falloir comprendre, c’est les efforts à consentir pour faire passer un élément de la colonne ‘Demandé(e)’ à la colonne ‘Terminé(e)’. Ce n’est qu’après avoir bien saisi le trajet, la méthode et le workflow que vous pourrez espérer améliorer le tout en réalisant les ajustements qui s’imposent. Afin de visualiser vos opérations via un système Kanban, vous aurez besoin d’un tableau, de cartes et de colonnes. Chaque colonne du tableau représente une étape de votre workflow et chaque carte représente un élément de travail. Lorsque que vous commencez à travailler sur tel ou tel élément, vous le déplacez de ‘A faire’ vers ‘Terminé(e’ une fois qu’il sera complété. Vous pourrez ainsi très facilement suivre votre progression et localiser les goulots d’étranglement.

2. Limiter les Travaux En Cours (TEC)

>WIP warning

Réorienter le travail d’une équipe à mi-chemin d’une tâche pose généralement problème, tout comme la multiplication des tâches a tendance à générer de l’inertie et de l’inefficacité. Une des fonctions premières de Kanban est de permettre la gestion de plusieurs éléments actifs ‘En Cours’ à tout moment. S'il n'existe aucune 

Limite de Travaux En Cours, c’est que vous n’êtes pas en train d’appliquer la méthode Kanban. Limiter les TEC signifie qu’un système pull est intégré sur tout ou partie du workflow. Régler les éléments au maximum permet de s’assurer qu’une carte atteindra la prochaine étape uniquement lorsque de l’espace sera disponible pour elle. Une telle manière de procédé permettra de rapidement mettre en avant les zones à problèmes du workflow afin que vous puissiez vous en occuper.

3. Gérer le Flux

Toute l’idée d’implémenter Kanban revient à fluidifier et à rationaliser le workflow. Par workflow on entend le flux de travail, le flux d’éléments du process de production (l’ensemble des opérations). Ce qui nous intéresse, c’est la fluidité et la rapidité du flow. Gérer le flux, c’est donc gérer le travail et non les personnes. Alors, plutôt que de micro-manager les gens et de tâcher de les garder occupés tout le temps, nous devrions nous concentrer sur la gestion des procédés de travail et sur la méthode pour que le travail soit complété plus rapidement et plus efficacement via le système. Dans l’idéal nous voulons un flow rapide et régulier. Cela signifierait que notre système fonctionne et crée de la valeur (valorise) rapidement . C’est de cette manière que nous pouvons réduire le Temps de Cycle de la production et éviter les coûts liés au retard, le tout de manière prévisible.

4. Clarifier le Processus Décisionnel

Il est impossible d’améliorer quelque chose que nous ne comprenons pas, voilà pourquoi le processus doit être clairement défini, décrit et partagé. Personne ne s’associe à quoi que ce soit qui lui semblerait inutile. Lorsque tout le monde connaîtra l’objectif commun, le travail et les prises de décision se feront en connaissance, en conscience, et dans la perspective d’une trajectoire positive.

5. Boucles de Feedback

Pour que les améliorations arrivent, s’imposent et optimisent l’ensemble, il manque encore une petite chose de plus. La philosophie Lean part du principe que des réunions régulières doivent être organisées pour communiquer la connaissance et les informations (boucles de feedback). C’est le but des réunions semi formelles : synchroniser le travail des équipes. Ces meetings sont généralement tenus face à un tableau Kanban, et chaque participant explique ce qu’il a fait la veille et ce qu’il fera le jour suivant. Mais il y a aussi les contrôles des prestations de service, des opérations et des risques. Leur fréquence dépend de nombreux facteurs, mais ils doivent être faits régulièrement, à heure fixe, aller droit au but et ne pas s’éterniser. On considère généralement que la durée idéale de ce type de réunion doit se situer entre 10 et 15 minutes en fonction de la taille des équipes et des sujets abordés.

6. Améliorer la Collaboration (utilisation de modèles et d’une méthode scientifique)

Afin de s’améliorer sur le long cours et de faire des changements durables, il faut une vision partagée d’un futur meilleur ainsi qu’un entendement collectif des problèmes dont il va falloir s’affranchir. Les équipes possédant cette compréhension collective des théories de travail, du worflow, du processus et des risques sont plus à même de saisir un problème de manière collective et de suggérer des étapes qui feront consensus pour le solutionner.

Atouts Clefs de Kanban

De nos jours, de nombreuses organisations utilisent la méthode Kanban afin de se rendre plus agiles et pour mettre de l'ordre dans le véritable chaos de leurs opérations. Pour le dire simplement, la méthode Kanban va vous aider à traiter plus de travail.Creusons un peu plus loin et tâchons de comprendre quels sont les vrais avantages à utiliser Kanban.

Tout le monde est à la (même...) page.

A la racine de Kanban, l'idée de visualiser chaque élément de travail sur un tableau. Ainsi, le tableau Kanban devient la plate-forme centrale de l'information. Toutes les tâches sont visibles et ne peuvent pas se perdre, les opérations sont donc faites en toute transparence. Chaque membre de l'équipe peut donc avoir accès en temps réel au statut de chaque projet ou de chaque tâche.

Kanban permet de localiser les goulots d'étranglement de votre workflow

Une fois que vous avez construit un tableau Kanban, vous notez que certaines colonnes seront très vite remplies de tâches. Vous pourrez ainsi localiser les embouteillages dans votre workflow pour les traiter efficacement. Vous pouvez par exemple vous faire une idée de la taille de chaque tâche afin que votre équipe soit en capacité de les traiter rapidement.

Kanban apporte de la flexibilité

En jetant un œil aux principes basiques de Kanban, vous comprendrez facilement que la méthode s'applique à n'importe quelle équipe de votre organisation, du marketing aux RH. En effet, Kanban respecte la structure actuelle de votre organisation et ne nécessite pas de changements révolutionnaires. Au contraire, Kanban suggère d'opter pour une évolution continuelle, une amélioration constante, essayer de toujours aller vers l'avant.

Votre équipe gagnera en réactivité

Kanban a été créé afin de satisfaire la demande juste plutôt que de noyer le marché sous l'offre. De nos jours, le travail intellectuel profite aussi des atouts offerts par Kanban s'agissant d'adaptabilité à la demande toujours changeante des clients. Kanban permet à chaque équipe de changer ses priorités, de re-organiser ou de re-orienter ses ressources très rapidement.

Terminez le travail entamé en premier lieu, cela boostera la collaboration et la productivité

Un des principaux avantages de Kanban est que la méthode oblige les équipe à terminer leurs tâches en cours. Cela est possible grâce au concept de limitation de Travaux en Cours. Limiter les TEC encourage la collaboration pour terminer les éléments de travail commencés plus rapidement. Cela permet notamment d'éviter l'inertie due à la commutation et/ou à la multiplicité des tâches. En fin de journée, cela aura nécessairement un impact positif sur la productivité de l'équipe.

Kanban de nos jours

Digital Kanban board

Au même titre que la technologie, Kanban a connu des améliorations continues ces dernières décennies, les solutions Digital Kanban board ont été développées pour régler les soucis rencontrés par les équipes travaillant à distance. Un accès facile pour les membres d'équipe à distance Beaucoup de sociétés en dur, et d’autant plus de start-ups de fait, possèdent des employés dans de multiples endroits éloignés les uns des autres, parfois même à l’échelle du globe. Il est donc impossible pour eux de travailler sur un seul tableau blanc commun, d’où la nécessité d’en posséder un qui soit digital, et accessible partout. Les tableaux Kanban du cloud sont le meilleur moyen pour mettre tout le monde sur les mêmes rails. Toutes les informations sont disponibles à tous depuis UN SEUL TABLEAU depuis à peu près tout type d’appareil et à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit. Analyses de Flow En outre, Kanban software fournit un procédé analytique sophistiqué qui surveille le niveau de performance dans le détail, pointe du doigt les goulots d’étranglement et implémente les changements nécessaires. Integrations avec d'autres outils Les tableaux digitaux Kanban peuvent facilement être intégrés avec d’autres systèmes et donnent des perspectives incroyablement précises sur le projet global. En outre, ils représentent un gain de temps et un gain d’efficacité non négligeables. Automatisation du Workflow Les solutions Kanban en ligne vous donnent l'opportunité d'automatiser certaines étapes de vos opérations et de gagner ainsi un temps précieux. N'importe quel workflow peut être très sensiblement amélioré avec quelques automatisations debien réglées et bien réfléchies.

Kanban en bref...

Kanban ne se contente pas de jouer le rôle de ‘Post-it’ collé sur le mur. Le moyen le plus simple pour bien comprendre Kanban, c’est de voir la philosophie dans son ensemble et de l’appliquer dans votre vie quotidienne. Si vous lisez, comprenez et faites vôtre les 4 principes fondamentaux, alors la transition pratique vous semblera logique et même inévitable. Visualiser le workflow, régler les limites TEC, gérer les flux, s’assurer des prises de décision et des améliorations collectives va amener votre processus global bien au-delà de ce que vous aviez imaginé. N’oubliez pas d’organiser des Boucles de Feedback régulières afin que ces éléments, tous ensemble, finissent par vous révéler le vrai pouvoir de Kanban.

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