Vous avez souvent des difficultés pour honorer vos engagements et vos accords commerciaux ? Vous doutez en votre capacité à respecter les échéances ? Vous avez déjà eu du mal à apporter une réelle valeur ajoutée à vos opérations, et ce à intervalles réguliers? Si la réponse est positive à l’une de ces questions, alors vous avez tout intérêt à utiliser le diagramme de flow cumulatif dans vos opérations.
Commencez par adopter le tableau Kanban et par visualiser ainsi toutes les étapes des opérations est un premier pas positif, mais il est aussi nécessaire de bien comprendre que le tableau en lui-même, ainsi que toutes les cartes Kanban, ne suffisent pas pour obtenir un process stable.
En effet, sachez que le diagramme de flow cumulatif peut être l’outil de votre arsenal managérial qui fera pencher la balance en votre faveur.
Qu’est-ce qu’un Diagramme de Flow Cumulatif ?
Le diagramme de flow cumulatif, aussi appelé DFC, est l’un des outils d’analyse les plus évolués de toute optimisation des opérations. Il fournit une image nette et concise des trois mesures les plus importantes de votre flow :
- Le Temps de cycle
- La Cadence
- Le Travail en cours
Comment Lire le Diagramme de Flow Cumulatif ?
Le DFC répertorie le nombre total d’éléments de travail présents dans les colonnes de la section ‘En Cours’ du tableau Kanban, et ce chaque jour.
L’axe horizontal du DFC représente la période de temps pour laquelle le graphique illustre les données, tandis que l’axe vertical montre le nombre cumulé de cartes présentes dans le workflow à différents moments.
Les couleurs affichées par strates représentent les étapes correspondantes de votre workflow, de la même couleur que dans votre tableau Kanban lui-même. Chaque strate va toujours croissante et de gauche à droite en fonction du nombre de tâches du process global. La ligne du haut de chaque strate du diagramme de flow cumulatif représente le point d’entrée des tâches dans chaque étape respective de votre tableau Kanban, celle du bas quant à elle représente le point de sortie de ces mêmes tâches. Si une ligne est plate, cela signifie que rien n’alimente l’étape correspondante ou que rien n’en sort.
Utiliser un DFC permet de se faire une idée approximative du temps de cycle de vos tâches, le tout d’un seul coup d’œil.
Pour ce faire vous n’avez qu’à mesurer la distance entre la ligne du haut de la première étape du DFC et la ligne du bas de la dernière étape.
Le nombre de jour(s)/semaine(s)/mois écoulés représentera donc la moyenne approximative du temps de cycle des tâches de votre équipe sur une période donnée.
La distance séparant les lignes de votre DFC vous montrera les soucis rencontrés par votre workflow.
Savoir lire les données sur un DFC
Il est possible de se rendre compte si vos opérations sont stables d’un seul coup d’œil, pour cela il suffit de regarder comment évoluent les lignes hautes de chaque strate de votre graphique.
Voici les trois scénarii les plus communs :
Les Strates Progressent en Parallèle
Cela signifie que votre cadence est stable et que les nouvelles tâches qui entrent dans votre workflow s’équilibrent avec celles qui en sortent. C’est le résultat idéal et cela prouve que vous vous efforcez de réduire les temps de cycle de vos tâches.
Une Strate Devient Plus Fine Rapidement
Si une strate de votre DFC se rapproche continuellement d’une autre, cela signifie que la cadence de l’étape concernée est plus haute que son niveau d’entrée. Cela montre que vous avez êtes sans doute en surcapacité sur cette étape précisément et que vous devriez revoir vos effectifs et les réagencer différemment pour optimiser le flow.
Une Strate Devient Plus Épaisse Rapidement
Lorsque cela arrive sur un DFC, cela signifie que le nombre de tâches pénétrant dans telle ou telle phase du process est supérieur au nombre de tâches qui en sortent. C’est un problème très fréquent souvent causé par la multiplicité des tâches et par l’inertie ne générant aucune valeur.
Il existe des tas de solutions pour pallier à ce problème, et s’il n’est pas causé par des partenaires extérieurs, alors vous devriez reconsidérer vos limites TEC sur le tableau Kanban et vous appliquer à terminer les tâches en cours avant d’en entamer de nouvelles.
Nous souhaitons vous informer qu’il existe encore un 4ème scénario possible, selon lequel les strates vont vers le bas. Si une seule des strates de votre DFC va vers le bas, alors dites-vous que le diagramme est faux. Une tâche n’est jamais sensée disparaître de votre workflow.
Pour conclure, disons que le diagramme de flow cumulatif est un outil d’analyse qui vous donnera une image précise de la stabilité de vos opération et de l’efficacité de votre équipe. Vous pourrez aussi en retirer de précieux conseils s’agissant des actions à mener spécifiquement pour améliorer le process global en un rien de temps.
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In Summary
Le diagramme de flow cumulatif est l’un des outils Kanban les plus pointus pour aborder l’optimisation de projet.
- Il permet de visualiser d’importantes mesures du flow
- Il vous montre à quel point votre flow est stable et vous aidera à comprendre où vous concentrer pour rendre votre flow plus prévisible
- Il vous donne un aperçu quantitatif et qualitatif, tant des problèmes passés que de ceux présents
