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Utiliser le Diagramme de Dispersion pour Mesurer et Prévoir le Temps de Cycle

Le diagramme de dispersion des temps de cycle est un outil d’analyse pour mesurer le temps de cycle des tâches des tableaux Kanban et pour prévoir le niveau de performance de votre équipe.

Effectuer un suivi des indicateurs de performance clefs est une activité obligatoire pour tout manager de projet. En fonction du secteur d’activité et des méthodes d’exécution des tâches, les KPI (Indicateurs de performance clefs) peuvent varier. De nombreux outils pour les mesurer sont sensiblement les mêmes, mais sont adaptés au cas spécifique. 

L’un de ces outils est le diagramme de dispersion. Il est devenu un instrument plébiscité par d’innombrables managers, pour effectuer notamment des mesures et des projections de temps de cycle des tâches à traiter. 

Qu’est-ce qu’un diagramme de dispersion de temps de cycle? 

C’est un outil très utilisé dans le monde de l’optimisation car il fournit une image très détaillée d’un des indicateurs clefs : le temps de cycle. 

Le temps de cycle est une représentation du temps qu’il faut pour traiter un élément de travail de bout en bout sur vos tableaux Kanban. L’objectif du diagramme de dispersion de temps de cycle est de visualiser les temps de cycles des tâches de votre équipe au cours d’une période donnée. 

Cycle time scatter plot

La structure est très similaire à un diagramme de dispersion classique. L’axe horizontal représente les périodes de temps avec les dates. L’axe vertical représente le temps de cycle des tâches complétées durant cette période (calculée en jours). 

Chaque point affiché sur le graphique représente la tâche d’une carte de votre tableau Kanban. Les positions des points sont déterminées par la date de complétion et par le temps nécessaire à la carte Kanban pour atteindre la colonne Terminé(e). 

Un manager maîtrisant correctement l’optimisation pourra utiliser le diagramme de dispersion de temps de cycle pour : 

- Visualiser Clairement les Temps de Cycle de Nombreuses Tâches de tel ou tel Type 

- Comparer le Temps Requis par les Différents Types de Travail en Colorant les Points de Manière à Bien Faire la Distinction 

- Prévoir le Temps de Cycle des Tâches Futures 

Comment Utiliser un Diagramme de Dispersion Afin de Prévoir le Temps de Cycle 

Un des atouts majeurs lorsque vous utilisez ce diagramme pour optimiser vos opérations, c’est qu’il vous donne la possibilité de prévoir les résultats pour les nouvelles tâches. Bien qu’il puisse paraître un peu déroutant de prime abord, il est très efficace pour vous fournir des prévisions basées sur les probabilités, s’agissant de vos futures performances. 

Cycle time scatter plot - anticipating future outcome

Pour ce faire, vous devrez tracer une ligne horizontale sur le graphique en fonction du nombre de tâches terminées au cours d’une période donnée. 

Par exemple, disons que vous avez terminé 100 tâches lors des 30 derniers jours. Si 25 d’entre-elles ont été traitées en 5 jours ou moins, alors que les autres ont nécessité plus de temps, il y a 25 pourcent de chance que vous finissiez une tâche future en ce même laps de temps. Tracez maintenant une ligne horizontale à hauteur du 10ème jour de votre diagramme de dispersion de temps de cycle. 

Disons que 50 tâches de plus ont été accomplies dans les 10 jours. La second ligne horizontale devra marquer 75 pourcent et sera positionnée à hauteur du jour 10. Plus haut sera le pourcentage, plus grandes seront les chances de compléter une tâche future dans ce même laps de temps. 

Chaque fois que vous devrez vous engager sur une date limite, vous devrez jeter un œil à la ligne de pourcentage de votre diagramme de dispersion et savoir que vous aurez donc un certain pourcentage de chance de traiter X futures tâches en X jours/semaines/mois. 

Bien qu’il serait sans aucun doute d’un renfort certain et d’une aide précieuse, réaliser et tenir à jour un diagramme de dispersion à la main requiert énormément de temps. Heureusement, les plate-formes de tableaux Kanban numériques ont implémenté les graphiques dans leur logiciel. Grâce à leur aide, vous pouvez fixer la période de temps souhaitée et obtenir des données et des pourcentages précis en quelques secondes. 

En outre, vous disposerez d’un grand nombre de filtres pour vous aider à différencier les critères des cartes tels que type de tâche, priorité, assigné, etc. De cette manière vous pourrez visualiser les données exactes que vous recherchez avec la plus haute précision qui soit. 

Le diagramme de dispersion de temps de cycle est une arme supplémentaire dans votre arsenal d’outils d’analyse pour le lean project management. Grâce à son aide, vous aurez une photographie réaliste et transparente du temps de cycle des cartes passant par le tableau Kanban de votre équipe. Vous serez également capable de prédire le temps qu’il faudra pour compléter telle ou telle future tâche. 

EN RÉSUMÉ 

Le diagramme de dispersion de temps de cycle est l’un des outils d’analyse les plus aboutis pour ce qui du lean project management. Il permet de : 

  • Montrer une image claire des temps de cycle des multiples tâches similaires
  • Comparer les performances s’agissant des éléments de travail en colorant les points différemment en fonction du type de travail concerné.
  • Donner un moyen facile pour prévoir le temps de cycle de futurs éléments de travail 

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