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Durée de Vie du Travail En Cours (TEC) dans un Contexte de Lean Project Management

Vous souhaitez garder une traçabilité de votre workflow ? Surveiller la durée de vie des TEC vous aidera à comprendre comment progressent les tâches et à comparer avec des périodes précédentes.

Appliquer la méthode Kanban au process de travail s’est avéré être un moyen très efficace pour accroître la productivité au sein des équipes. 

Cependant, au départ, en tant que manager, vous allez sans doute lutter pour savoir quelles mesures vous devez surveiller et comment vous y prendre pour extraire les données afin de prouver noir sur blanc que la performance est véritablement en progression. Une des premières choses à surveiller est la durée de vie des travaux en cours (TEC) de votre tableau Kanban. 

Le Travail en Cours dans le Management d’Optimisation 

Limiter le travail en cours est primordial pour implémenter le lean management. Comme l’un des principaux objectifs est de minimiser l’inertie et le gaspillage (de temps, de ressource, d’énergie…), la méthode Kanban est parfaite pour appliquer ses principes à vos opérations. 

Le but du tableau Kanban est de tout  rendre visible, lisible et de conserver une organisation cohérente pour l’ensemble des opérations. Les cartes Kanban transitent dans les différentes étapes jusqu’à la complétion, et elles représentent votre process de travail. 

La méthode Kanban préconise de toujours tendre vers des temps de cycle plus courts. Pour y parvenir, il vous faut appliquer les limites TEC et structurer votre tableau afin de refléter au mieux vos opérations. Valoriser le flow est un excellent moyen pour assurer la livraison ou la mise en circulation de la production dans les délais. 

Dans le domaine du management, plus le temps de cycle est court sur votre tableau, plus vous allez produire/compléter/traiter d’éléments de travail en une période de temps donnée. 

Appliquer des limites TEC aidera votre équipe à minimiser la multiplicité et la commutation des tâches. 

Attention cependant, car fixer des limites TEC ne suffit pas à assurer une hausse de la productivité. Le cycle ‘Construire-Mesurer-Apprendre’, véritable pierre angulaire de l’Optimisation, garantit que vous parveniez à vous imprégner et à développer une culture d’amélioration perpétuelle (Kaizen). 

En ce sens qu’après avoir structuré votre tableau Kanban, il vous faut continuer à mesurer les indicateurs de performance clefs. L’étape suivante consiste à surveiller comme ces actions impactent vos résultats. Cette approche sera nécessaire si vous souhaitez encore améliorer votre process. 

Pourquoi Devez Vous Surveiller la Durée de Vie des TEC ? 

Au fond, surveiller la durée de vie de TEC n’est guère qu’une analyse de flow. Elle permet de visualiser comment les tâches progressent depuis la Requête jusqu’à la Complétion, représentée par la colonne Terminé(e)) de votre tableau Kanban. 

Ils passent plus ou moins de temps dans chacune des sous-colonnes et il est important de savoir où les opérations sont ralenties afin de comprendre pourquoi et d’y remédier. 

Grâce à cette information, il vous sera facile de vous faire une idée du niveau de performance de votre équipe dans un contexte similaire, par le passé. Ces statistiques peuvent notamment être utilisées afin de motiver de nouveaux objectifs stratégiques face au management d’en haut et comme thèmes de discussion au sein de l’équipe. 

Comment Utiliser le Graphique de Durée de Vie des TEC ? 

Le graphique de durée de vie des TEC est un moyen facile pour les surveiller et il est intégré dans certaines solutions logicielles Kanban professionnelles. C’est un outil très intuitif, facile à utiliser car il est très similaire au tableau de votre équipe. Le graphique extrait les données du tableau et les présente d’une façon claire afin de synthétiser et de visualiser votre flow. 

Chaque graphique de durée de vie des TEC contient les informations suivantes : 

- Colonnes (axe horizontal) 

- Durées de Vie (axe vertical gauche) 

- Pourcentage de Cadence (axe vertical droit) 

- Tâches (points dans le graphique) 

Afin d’être plus précis, vous pouvez choisir d’afficher des dates spécifiques en sélectionnant une période depuis l’icône de calendrier située en haut. Le paramètre par défaut est réglé sur aujourd’hui. 

L’axe horizontal représente toutes les étapes des opérations (les colonnes du tableau). En haut, au-dessus de chaque colonne, vous pouvez trouver un indicateur TEC qui vous montre combien de tâches sont en cours à chaque étape. 

L’axe vertical quant à lui, permet de visualiser le temps passé par chaque tâche dans la section (en nombre de jour(s)). Si vous souhaitez en savoir davantage, de plus amples informations et instructions sont dispensées dans l’article sur la Durée de vie des TEC. 

Interpréter les Données 

En surveillant quelles tâches prennent le plus de temps pour être complétées, il est assez simple de tirer de précieuses conclusions. Par exemple, il se peut qu’un employé en particulier nécessite plus de temps ou une formation sur tel ou tel point spécifique. 

Il se peut aussi que vous localisiez un souci avec les paramètres de votre tableau Kanban et que vous décidiez que certaines colonnes ne sont pas organisées de manière optimale, car cela ralentit  l’ensemble du process. Cela peut être une colonne Révision dont la limite TEC serait trop haute et qui causerait des perturbations dans le flow. 

Afin de prévenir ce genre de problème, il est de bon ton de créer un envoi de message automatique vers les assignés dont certaines tâches ont passé plus de temps que d’habitude dans la section ‘En Cours’. Ce message pourrait simplement leur demander de fractionner la tâche en plus petits éléments afin de passer plus vite par l’entonnoir virtuel et de ne plus engorger le process global en remplissant ses limites TEC. 

Si vous souhaitez faire perdurer un Lean Management sain et retirer le plus grand profit de Kanban, vous devriez croiser ces mesures avec les autres indicateurs et les utiliser en combinaison avec le diagramme de flow cumulatif, les simulations Monte Carlo, et les histogrammes de cadence. 

Afin de découvrir la puissance des outils d’analyse et tous les bienfaits de votre travail, n’hésitez pas expérimenter. Ne vous privez pas de donner un tout nouveau sens à votre cycle Construire-Mesurer-Apprendre.  

EN RÉSUMÉ 

La section analyse des TEC est l’une des plus importantes de toute Kanban. Le graphique de durée de vie des TEC peut vous permettre de bien cerner votre workflow, d’identifier où et pourquoi les opérations sont ralenties. Pour garantir un flow sain et pérenne, il vous faut surveiller les durées de vie des TEC ainsi que les temps de cycle et la cadence. 

  • Surveiller les durée de vie des TEC vous permettra d’identifier les causes d’inefficacité
  • Le graphique de Durée de Vie des TEC extrait les données de votre tableau Kanban et les traduit sous forme claire, concise et visuelle afin de synthétiser votre flow
  • Vous vous ferez très facilement une idée du niveau de performance de votre équipe, dans un contexte similaire, par le passé. 

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