Outils de Gestion de Projet Kanban – Pourquoi et Comment Débuter

L’époque durant laquelle le mot Kanban était exotique et n’évoquait pas grand chose au sein de la communauté des project-managers est révolue depuis longtemps. Les outils de management de projet évoluent et ils peuvent désormais s’appliquer plus ou moins à tout type de scénario et de contexte.

Ces outils surpassent les tableaux traditionnels et repoussent nombreuses de leurs limites. Implémenter un outil Kanban est facile et vous en retirerez des bénéfices immédiats.

Avantage de la Gestion de Projet Kanban avec un Outil Numérique

En partant du principe que vous savez déjà appliquer Kanban dans le contexte de la gestion de projet, tâchez de considérer comment maximiser les effets de la méthode. Pour peu que vous ayez déjà eu à matérialiser un flow sur un tableau Kanban physique, vous savez comme c’est génial au début mais combien cela devient difficile à maintenir avec le temps.

Bien que les tableaux en dur soient super pour débuter avec Kanban, ils ne remplissent pas tous les besoins des équipes qui cherchent à repousser les limites de leur efficacité et qui travaillent sur des projets élaborés. Si vous n’avez pas vu les avantages à utiliser les tableaux Kanban numériques par rapport à un tableau physique, voici quelques exemples spécifiques dans un contexte de project-management :

Les outils de gestion de projet Kanban élimine le besoin de rapports d’étape

Cela est rendu possible grâce à 3 composants-clef que l’on retrouve dans la plupart des solutions existantes : les tableaux Kanban, le moteur de recherche et les mécanismes de rapport.

Les tableaux Kanban servent à distribuer et à montrer l’information, ils rendent chaque tâche passant par le flow transparente. Chaque plate-forme Kanban est équipée d’une sorte de moteur de recherche. Il vous permettra de trouver n’importe quelle information sur les tâches qui passent, ou sont passées par le flow, le tout très rapidement et sans avoir à déranger vos collaborateurs.

Si vous avez besoin de montrer certaines données aux parties prenantes du projet, sans pour autant leur donner l’accès à l’outil, il vous suffira de filtrer l’information concernée et de l’exporter dans un format approprié.

Les outils de gestion de projet Kanban définissent des TEC pour vous

Cette vieille habitude de traiter plusieurs tâches à la fois à la vie dure si on ne lutte pas constamment contre.

En adoptant une solution numérique, vous n’aurez pas à forcer les limites des travaux en cours manuellement puis à surveiller vos équipes pour vous assurer qu’elles gèrent. Il vous suffira de fixer les limites souhaitées et, soit le système bloquera toute tentative de les dépasser, soit il vous notifiera lorsque cela se produira.

Les outils de gestion de projet Kanban vous permettent de gérer les files d’attente facilement

Les files d’attente sont les principales responsables de la faible efficacité d’une équipe. Appliquer un outil de project-management Kanban permettra de faire en sorte qu’elles roulent au mieux. Si nécessaire, il est possible de surveiller la stabilité de votre flow grâce au diagramme de flow cumulatif et de restructurer le tableau de votre projet en seulement quelques clics.

Comment Débuter avec l’Outil Kanban ?

Choisissez la bonne configuration de projet Kanban

Lorsque vous envisagez d’adopter le logiciel Kanban, il est crucial de trouver celui qui est le mieux adapté à votre cas particulier. Par exemple, il vous sera demandé d’entrée quel genre de projet vous souhaitez réaliser.

De cette manière, le système sera susceptible de vous aider à mettre sur pied le type de projet Kanban le plus approprié qui soit. Vous devrez choisir entre 2 scenarii : Team Kanban (Kanban d’Équipe) ou Portfolio Kanban.

Personnalisez votre tableau Kanban

Sélectionner une configuration va permettre de suggérer un modèle de projet pensé pour fournir les lignes directrices quant à la manière de structurer votre workflow. Les modèles peuvent être profondément personnalisés et sont bien entendu supprimables, pour pouvoir modéliser vos opérations de la façon la plus pratique possible.

Par exemple, le modèle portfolio vous permet de créer un tableau-maître pour surveiller les tâches étendues ainsi que autant de tableaux d’équipe que nécessaire. Lorsque vous mettez sur pieds vos tableaux, vous pouvez créer des cartes sur chacun d’entre-eux et linker les plus petites tâches du tableau d’équipe avec les tâches plus étendues du tableau-maître.

L’installation vise à vous montrer comment parvenir à faire tourner de grands projets complexes sans perdre de concentration et en conservant une transparence totale des opérations.

Automatisez pour gagner en efficacité

Une fois que votre workflow est installé, vous pouvez automatiser les tâches de routine qui sont réalisées mécaniquement par l’équipe et qui ne nécessitent pas beaucoup de réflexion. Cela est rendu possible par l’énorme variété des règles stratégiques.La part belle est faite au principe ‘Si ceci,...alors cela.’ et il est aisé de paramétrer des actions automatiques dans votre outil de project-management Kanban, qui seront déclenchées par des occurrences prédéfinies.

Voilà un moyen parfait pour illustrer l’exemple de l’application de limites TEC. Vous pouvez automatiquement bloquer toute carte qui violerait la limite d’une colonne et envoyer une notification au manager du projet.

Les outils Kanban numériques offrent encore un autre atout au projet, ils peuvent être intégrés avec un très grand nombre de solutions logicielles utilisées par vos équipes. Ainsi, tous les outils peuvent être interconnectés et voir leur valeur maximisée.

Analysez et améliorez

Au final, une fois que votre équipe aura commencé à utiliser son outil de management de projet Kanban, vous pourrez surveiller les performances avec l’aide de tout un arsenal d’outils d’analyses à votre disposition. Vous pourrez donc observer en détail la stabilité de vos opérations, surveiller le temps de cycle des tâches et même avoir une projection des cadences à venir de votre équipe.

En conclusion, les outils de gestion de projet Kanban sont le haut du panier pour les équipes déjà chevronnées et qui souhaitent encore entrer dans une nouvelle dimension.

Ils assurent plus de flexibilité et de transparence pour le workflow, vous offrent la possibilité d’avoir une vue globale très pertinente quant à la progression du projet et permettent en outre de suivre les performances en seulement quelques clics.