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Qu’est-ce que le muri et comment le traiter ?

Qu’est-ce que le muri ?

Muri est un terme japonais signifiant « surcharge et excessif ». C’est l’un des trois types de gaspillages (muda, mura, muri) et un concept clé du système de production Toyota.

En d’autres termes, vous générez du muri lorsque vous placez votre équipe dans une situation de stress en lui demandant un travail déraisonnable ou inutile qui excède sa capacité.

Le muri peut drastiquement réduire la productivité et l’efficacité de votre équipe. Exercer une pression trop importante se traduit souvent par davantage d’heures supplémentaires, qui peuvent entraîner l’épuisement des employés.

La sursollicitation peut avoir un effet négatif sur le moral de votre équipe et porter préjudice à l’ensemble du processus de travail.

C’est comme dans une équipe de football : si vous faites peser toute la pression sur seulement 3 joueurs, car ils sont très bons, ils finiront par se blesser et toute l’équipe se retrouvera en difficulté. Vous devez donc faire preuve de prudence quand vous tentez d’utiliser la pleine capacité de votre équipe.

Vous devriez tenter de trouver l’équilibre à la capacité optimale, un niveau auquel toutes les parties du système sont capables de fournir des résultats sans avoir besoin de travail supplémentaire.

C’est facile à dire, mais découvrons ce qui peut provoquer du muri.

Quelles peuvent être les causes du muri ?

Vous pouvez sursolliciter vos équipes sans même le réaliser. Par exemple, des échéances irréalistes peuvent obliger différents membres de l’équipe à bâcler leur travail. Cela peut souvent conduire à une mauvaise qualité et à une insatisfaction des clients.

Démontrons cela à l’aide d’un exemple.

Si vous demandez à votre graphiste de créer deux fois plus d’images qu’elle est capable d’en produire pendant un laps de temps donné, elle le fera sans doute, mais toutes les images ne seront pas de la plus grande qualité.

C’est plus ou moins la même chose sur une chaîne de montage. Les travailleurs vérifient la qualité des produits, mais plus la chaîne de montage est rapide, plus les chances que les produits proposés à vos clients soient de mauvaise qualité sont élevées.

Il existe de nombreuses raisons qui peuvent causer du muri.

Demande excessive

La première raison et la plus évidente est une demande excessive. Dans le monde des affaires actuel, la façon dont la direction transfère plus de travail à ses équipes en espérant que davantage de sollicitations aboutiront d’une manière ou d’une autre à plus de résultats, est assez surprenante.

En réalité, cela mène à un nombre sans cesse croissant de tâches en attente, ce qui entraîne souvent le chaos et l’épuisement.

Manque de formation

Les sociétés négligent souvent le besoin en formations de qualité. C’est ainsi qu’un membre de l’équipe peut se retrouver à travailler sur une tâche bien plus longtemps que nécessaire.

Imaginons que vous êtes formés pour être un rédacteur. Toutefois, le responsable décide de vous utiliser comme graphiste. Vous aurez sans doute besoin de deux fois plus de temps qu’un graphiste ordinaire pour créer de bonnes images.

Manque de communication

Une bonne communication est cruciale pour la réussite d’une équipe. Vous devez mettre en place des canaux et des pratiques de communication clairs afin d’éviter la sursollicitation.

Imaginez que vous avez une réunion avec 3 membres de votre équipe et que vous décidez de créer 10 nouvelles pages pour votre site internet.

Durant la réunion, tout le monde accepte et l’équipe commence à travailler sur le projet. Il ne s’agissait cependant que d’un accord verbal et le graphiste n’a été informé du projet que la veille de l’échéance prévue.

Le graphiste sera sursollicité et ressentira l’effet négatif du muri à cause de la mauvaise communication.

Manque d’outils et équipements adaptés

Lorsque les outils adaptés manquent, le muri est inévitable et évident. Si vous fournissez de nouveaux ordinateurs à certains de vos développeurs par exemple, mais que le reste de l’équipe travaille sur des machines vieilles de 5 ans, le second groupe sera assurément sursollicité, car il aura besoin de plus de temps pour mener à bien ses tâches avec son vieil équipement.

Il peut y avoir bien d’autres causes au muri. Vous devez garder à l’esprit que les traiter toutes empêchera l’effondrement de tout le processus de travail.

Examinons maintenant comment vous pouvez traiter le muri.

Les différentes manières de traiter le muri

Le lean propose divers outils et pratiques qui peuvent vous aider à supprimer l’effet négatif de la sursollicitation ou au moins limiter celui-ci à un niveau minimal.

Cartographiez le flux de travail de votre équipe

Commencez par cartographier le flux de travail de votre équipe. À cette fin, vous pouvez utiliser un tableau kanban afin de visualiser les différentes étapes du flux de travail. Vous pourrez ainsi obtenir une vision claire de la capacité de votre équipe et voir où de la valeur est créée.

Vous pouvez ensuite définir des limites de travail en cours pour chaque étape du flux de travail. Ainsi vous veillerez à ce que chaque membre de l’équipe ne travaille pas de manière chaotique sur plusieurs tâches, mais qu’il se concentre sur la réalisation des tâches en cours avant d’en commencer de nouvelles.

L’application de limites de travail en cours créées grâce au kanban une méthode de régulation du travail efficace qui vous permettra de mieux organiser le travail et de prévenir la sursollicitation des membres de l’équipe.

Cela devient toutefois un peu plus complexe à un niveau global. Très souvent, il y a deux équipes ou plus dont le travail est interdépendant.

Par exemple, disons que nous avons une équipe A, qui développe de nouvelles fonctionnalités pour votre logiciel, et une équipe B, qui déploie ces fonctionnalités.

Mais l’équipe A livre les nouvelles fonctionnalités plus rapidement que l’équipe B ne les déploie. Dans ce cas, l’équipe B aura toujours une importante file de travail de travail demandé et son flux de travail sera en permanence surchargé.

Il est donc important de fixer des limites de travail en cours à un niveau global. Chaque fois que l’équipe A commence à travailler sur une nouvelle fonctionnalité, elle doit vérifier que l’équipe B dispose de capacités disponibles.

Portfolio WIP Limits

Oui, l’équipe A est bloquée pendant un moment, mais elle peut rediriger une partie de ses capacités afin d’aider l’équipe B plutôt que de la sursolliciter. Dans le monde des affaires, une équipe bloquée vaut mieux que toute votre société.

Normalisez votre processus

La normalisation est un autre moyen de traiter le muri. Documenter tous les processus et disposer de membres d’équipe bien formés garantira que tout le monde est capable de faire le travail adéquat de la façon appropriée.

Des procédures normalisées favoriseront la bonne communication et aideront vos équipes à éviter les malentendus.

Pratiquez le Jidoka

Le Jidoka est un autre outil du lean management qui peut vous permettre de traiter le muri. Il s’agit d’une pratique simple qui permet à n’importe quel membre de l’équipe d’arrêter le processus de travail si un problème survient. L’équipe doit ensuite régler le problème avant de reprendre le processus de travail. Vous créez ainsi des standards de qualité intégrés et évitez les modifications.

Vous pouvez également faire régulièrement une marche Gemba, qui est une méthode simple qui consiste à « aller voir » et qui vous permettra d’avoir une vision claire de ce qui se passe vraiment et d’où le muri se manifeste.

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