La marche Gemba : là où s’effectue vraiment le travail

Qu’est-ce qu’une marche Gemba ?

Le terme « gemba » vient du japonais et signifie « le vrai lieu ». Dans le lean management, « gemba » est le lieu le plus important pour une équipe, car c’est là que le travail s’effectue vraiment.

C’est assez simple, pour les groupes de musique le « gemba » est le studio d’enregistrement. Pour les équipes de Formule 1, le « gemba » est là où la voiture se trouve. Pour les industriels, c’est l’atelier et ainsi de suite. En d’autres termes, c’est là où s’effectue vraiment le travail, vous pouvez donc observer et l’analyser.

La marche Gemba est un concept développé par Taiichi Ohno, qui est souvent considéré comme le père de la production juste-à-temps.

En développant un tel concept, Ohno propose une véritable opportunité aux cadres de quitter leur routine quotidienne, de voir où s’effectue vraiment le travail et de tisser des relations basées sur la confiance mutuelle avec les travailleurs.

Il y a 3 éléments importants pour cet outil du lean manufacturing :

1. Aller et voir. L’idée de base de la marche Gemba est que les responsables et les meneurs de tous les niveaux doivent régulièrement passer dans l’atelier et s’impliquer dans la recherche de gaspillages.
2. Demander pourquoi : Le principal objectif d’une marche Gemba est d’examiner la chaîne de valeur en détail et d’identifier les parties problématiques grâce à une communication active. Le bon meneur est toujours davantage disposé à écouter plutôt qu’à parler. C’est pourquoi vous pouvez utiliser différentes techniques, comme les 5 pourquoi, afin d’identifier les parties problématiques du processus.
3. Respecter les individus. Gardez en tête qu’une marche Gemba n’est pas une « marche de chef ». Porter des accusations et blâmer les individus n’est pas ce que vous devez faire. Vous n’êtes pas là pour juger et évaluer les résultats. Vous êtes là pour collaborer avec l’équipe et trouver les problèmes ensemble. Essayez de vous concentrer sur le fait de trouver les points faibles du processus, pas les individus.

7 étapes à suivre lorsque vous faites une marche Gemba

Avant de marcher dans l’atelier, vous devez faire un plan et suivre les étapes. Le plan doit dépendre de vos buts et objectifs.

Il peut parfois être non structuré, par exemple, si vous êtes nouveau dans l’organisation, tandis que dans d’autres cas, il sera bien plus précis, car vous connaîtrez bien mieux les détails. Dans tous les cas, préparez-vous avant une marche Gemba. Sinon, elle sera inefficace.

Précisons maintenant quelques étapes basiques.

1. Choisissez un thème. Lorsque vous faites une marche Gemba, vous devez choisir un thème. Cela vous permettra de concentrer vos efforts et d’être efficace. Il existe plusieurs thèmes que vous pouvez explorer comme : la productivité, l’efficacité économique, la sécurité, etc. Afin d’être aussi précis que possible, vous aurez également besoin de préparer la liste des questions que vous allez poser.
2. Préparez votre équipe. L’équipe qui sera évaluée doit être préparée en vue de ce qui va se passer. Tous ses membres doivent comprendre que la marche Gemba est un processus commun dont l’objectif final est l’amélioration continue. Ainsi les travailleurs seront bien plus à l’aise et disposés à collaborer.
3. Concentrez-vous sur le processus, pas sur les individus. Vous devez vous souvenir qu’une marche Gemba n’est pas le bon moment pour évaluer les performances de votre équipe. Son but principal est d’observer, de comprendre et d’améliorer le processus. Si vous vous concentrez sur les capacités personnelles, vous ne ferez que vous heurter à de la résistance.

1. Soyez là où se trouve la chaîne de valeur. Suivre la chaîne de valeur vous offrira les meilleures possibilités d’identifier les zones avec un fort potentiel de gaspillages. Éliminer ces activités vous aidera à améliorer les performances globales.
2. Consignez vos observations. Ne faites pas de suggestions durant la marche. Écrivez tout ce qui attire votre attention ou enregistrez-le à l’aide de votre smartphone. Dans certains cas, vous serez probablement tenté de proposer immédiatement une solution, mais ce serait une erreur. Laissez l’analyse pour plus tard. Vous serez bien plus précis une fois que vous disposerez de tous les faits disponibles. En outre, la vision générale peut vous offrir des occasions d’utiliser des outils performants de résolution des problèmes, comme la méthode PDCA. Ce qui est bien mieux qu’une intuition immédiate.
3. Une paire d’yeux supplémentaire. Cela peut être une bonne idée d’inviter un collègue d’un autre service. Quelqu’un ayant des tâches quotidiennes complètement différentes. Les individus qui sont moins familiers avec les processus ont généralement un point de vue nouveau et posent des questions différentes que vous n’auriez peut-être jamais posées.
4. Effectuez le suivi. Même si vous ne détectez rien de significatif durant votre marche Gemba, vous devez partager tout ce que vous avez appris ou constaté avec l’équipe. Dans le cas contraire, elle aura simplement le sentiment d’être surveillée. Si vous devez prendre des mesures après la marche, informez l’équipe des changements à venir et pourquoi ils sont nécessaires.

Liste de vérification pour la marche Gemba

Chaque fois que vous effectuez une marche Gemba, vous devez préparer une liste de vérification en amont. Cette liste vous permettra de vous concentrer et de cibler vos efforts.

La liste de vérification doit inclure des questions qui vous aideront à mieux comprendre le processus que vous allez observer. Vos questions peuvent varier selon le thème de votre marche Gemba.

Voici quelques questions de base d’une liste de vérification pour marche Gemba :

Ces questions différeront selon les domaines examinés, comme : la résolution de problèmes, l’innovation, les ressources, les outils etc. Donc avant de faire une marche Gemba, préparez minutieusement votre liste de vérification selon le domaine sur lequel vous voulez vous pencher.

Marche post-Gemba

Avant de prendre une mesure basée sur vos observations issues de la marche Gemba, vous aurez besoin d’un peu de temps afin d’organiser vos réflexions et vos notes.

Les retours sont importants, mais des réactions précoces peuvent être désastreuses. Voici pourquoi vous devez vous réunir avec l’équipe de direction et minutieusement analyser la situation.

Vous pouvez même inviter certains des travailleurs que vous avez observés. Par exemple, ceux qui vous ont donné les renseignements les plus instructifs.

Utilisez toutes les données que vous avez collectées dans le cadre de votre processus d’amélioration continue, que l’on appelle également le cercle Gemba Kaizen.

C’est une réunion organisée après chaque marche Gemba qui peut inclure quelques participants issus des différents services.

Le principal objectif est de disposer d’autant de points de vue que possible afin de prendre la meilleure décision. Une décision qui apportera une réelle amélioration.

Il est important de circuler dans l’atelier et de recueillir des informations utiles sur ce qui a besoin d’être amélioré. Toutefois, ce qui importe le plus est de retourner là où vous avez commencé.

Une marche post-Gemba ferme la boucle et démontre du respect aux individus que vous avez observés. Cela facilitera grandement la réussite d’une marche Gemba à l’avenir.